Wer will da zurück? Birgit Gebhardt über den drohenden Bedeutungsverlust des Büros

Bir­git Geb­hardt beschäf­tigt sich seit vie­len Jah­ren mit der Zukunft unse­rer Arbeits­kul­tur. Nun ist ihre neue New-Work-Order-Stu­die erschie­nen. Wir spra­chen mit der Trend­for­sche­rin über die Ent­wick­lung der Büro­kul­tur und die neue Rol­le des Büros.

OFFICE ROXX: Frau Gebhardt, die Coronapandemie hat auch insbesondere die Bürowelt auf den Kopf gestellt. Welche Veränderungen finden Sie am gravierendsten?

Bir­git Geb­hardt: Dass die Impul­se zur Ver­än­de­rung nicht mehr von Per­so­nal­ent­wick­lung und Cor­po­ra­te Real Estate kom­men, son­dern von den Ange­stell­ten. Dabei ist es ganz inter­es­sant zu sehen, dass die Mit­ar­bei­ten­den die glei­chen Prä­mis­sen, die ihnen zuvor von der Arbeits­welt auf­er­legt wur­den – sei fle­xi­bel, such‘ dir neue Auf­ga­ben, ver­netz­te dich, orga­ni­sie­re dich selbst, arbei­te von zu Hau­se aus, ... – jetzt für sich selbst einfordern.

Die Büro­welt, die bis­lang für eine schlan­ke Orga­ni­sa­ti­on, mehr inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on, Trans­pa­renz, mehr Wirt­schaft­lich­keit und Effi­zi­enz im Betrieb geplant hat, muss erken­nen, dass sie damit zwar ihren eige­nen Anfor­de­run­gen, aber nicht denen ihrer End­nut­zer ent­spro­chen hat. Gra­vie­rend fin­de ich, wie vie­le Büros gegen­über ihren Nut­zern kei­nen spür­ba­ren Mehr­wert ver­mit­teln konn­ten, ihre Ent­schei­der jetzt die No-Show-Quit­tung erhal­ten und noch immer an ihrem Rechen­spiel von Bele­gungs­zah­len und ver­füg­ba­ren Bild­schirm­ar­beits­plät­zen festhalten.

Die Bran­che kon­sta­tiert selbst, dass gut ein Drit­tel der Flä­che nicht mehr genutzt und in Kon­se­quenz abge­baut wird. Fast hat man den Ein­druck, sie schrei­ben sich gera­de selbst ab, denn ihre Lösung heißt: Desk-Sha­ring per Buchungs­sys­tem und fle­xi­ble Begeg­nungs­flä­che. Wen soll das zurück ins Büro zie­hen? Der Arbeits­platz zu Hau­se ist damit ver­läss­li­cher als der im Office. Mit dem Kon­zept wird das Büro nicht nur sei­ne Nut­zer, son­dern auch sei­ne Bedeu­tung ver­lie­ren. Aber nur so wird viel­leicht end­lich die neue Arbeits­welt sichtbar.

Kürzlich ist Ihre New-Work-Order-Studie „Die Macht des Raums“ erschienen. Was sind die wichtigsten Erkenntnisse?

Dass wir nur zu einer nut­zer­zen­trier­ten Arbeits­welt fin­den, wenn wir begrei­fen, was Raum für uns Men­schen sowie unse­re Lern- und Leis­tungs­fä­hig­keit bedeu­tet. Dazu zwei Bemer­kun­gen: Ers­tens ist da die Fest­stel­lung, dass wir Men­schen über unse­re Sin­ne per­ma­nent mit unse­rer Umge­bung inter­agie­ren und deren Signa­le immer räum­lich ver­ar­bei­ten. Wir loka­li­sie­ren Schmer­zen am Kör­per, iden­ti­fi­zie­ren Geräusch- oder Duft­quel­len im Raum, über­win­den Distan­zen über abs­trak­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­räu­me und beschrei­ben Sze­na­ri­en für die Zukunft. Jede unse­rer Erfah­run­gen oder Vor­stel­lun­gen ist ein­ge­bet­tet in ein Raum­emp­fin­den, damit wir uns mit der Umwelt in Bezie­hun­gen set­zen kön­nen. Wenn wir also von Natur aus stän­dig damit beschäf­tigt sind, uns zu ver­or­ten, war­um ver­wen­den wir die­se Ver­an­la­gung nicht bewuss­ter bei der Wahl oder Bespie­lung unse­rer Arbeitsräume?

Zwei­tens woll­te ich die­se Mög­lich­keit mit den smar­ten Tools unse­rer hybri­den Arbeits­welt wei­ter­den­ken: Wir betre­ten erwei­ter­te Räu­me und Rea­li­tä­ten. Fik­ti­ves über­la­gert unse­re Koh­len­stoff­welt. Erfah­run­gen im Gam­ing über­stei­gen das Men­schen­mög­li­che. Ein­spie­lun­gen wer­den als „Blen­ded Lear­ning“ erfahr- und gestalt­bar. Wir kön­nen räum­li­che wie zeit­li­che Dimen­sio­nen spren­gen: von 2-D- auf 3-D-(Druck), vom digi­ta­len Zwil­ling in die simu­lier­te Stadt­pla­nung. Im Grun­de sind wir mit dem Erpro­ben der digi­ta­len Tools wei­ter als im Begrei­fen unse­rer eige­nen räum­li­chen Inter­ak­ti­ons­kom­pe­tenz. Dabei läge genau in der Zusam­men­füh­rung auf einer gemein­sa­men Lern- und Erleb­nis­flä­che das neue Poten­zi­al für das Büro!

Doch dafür müs­sen wir erken­nen, wie stark wir Men­schen mit Räu­men inter­agie­ren, wel­che Vor­tei­le wir in rea­len Räu­men und erwei­ter­ten Rea­li­tä­ten erle­ben, für wel­che Arbeits­ab­sicht phy­si­sche Prä­senz uner­setz­lich ist und was ein gemein­sam erleb­ter Arbeits­raum bewir­ken kann. Wenn die Arbeits­mit­tel zum Men­schen wan­dern, könn­te man glau­ben, die Arbeits­um­ge­bung wäre unbe­deu­tend. Aber das Gegen­teil ist der Fall: Das Phä­no­men Raum erreicht sei­ne Nut­zer in zwei­fa­cher Hin­sicht: mit dem abs­trak­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­raum, in dem man Zei­ten und Rea­li­tä­ten über­win­det, und über den phy­si­schen Begeg­nungs­raum, in dem Men­schen ihre Gren­zen unter­ein­an­der überwinden.

Wie sieht das moderne Büro von heute aus? Muss es Lagerfeuer und Heimathafen sein, wie oft zu lesen ist?

Die­se Moti­ve mögen viel­leicht schon etwas abge­dro­schen sein, aber sie sind hilf­reich, denn sie adres­sie­ren Ver­stand und Gefühls­welt glei­cher­ma­ßen. Sie sind außer­dem geeig­net, weil ihre Moti­ve auf kul­tu­rel­le Riten oder Meta­phern ver­wei­sen, die vom Büro als Ort der Pflicht­er­fül­lung weg­füh­ren und eine Ein­la­dung für ein bestimm­tes Erle­ben von Zuge­hö­rig­keit aus­spre­chen. Mehr noch: Bie­tet die Umge­bung – samt der in ihr Agie­ren­den – schon ein asso­zia­ti­ves Abbild der Arbeits­hal­tung, die ein Neu­an­kömm­ling ein­neh­men will, fällt ihm der Switch in die Arbeits- oder Gesprächs­hal­tung leich­ter. Vor allem in fle­xi­blen Struk­tu­ren und bei einer frei­en Ent­schei­dung, wie und wo man arbei­ten möch­te, wer­den Vor­bil­der, Ritua­le und Sym­bo­lik zu wich­ti­gen Mus­tern, um sich selbst effi­zi­en­ter zu ori­en­tie­ren und zu orga­ni­sie­ren. Aber natür­lich kommt es auf die Über­set­zung an.

Das Einzelbüro wird zunehmend zum alten weißen Mann der Büroformen. In offenen Konzepten wird jedoch oft ignoriert, dass Menschen territoriale Wesen sind …

Rich­tig. Das bestä­tig­te mir der kogni­ti­ve Neu­ro­lo­ge Colin Ellard: Wir Men­schen sind sozia­le, aber auch ter­ri­to­ria­le Wesen. Im Ver­lau­fe mei­ner Recher­chen ist mir dann auf­ge­fal­len, dass wir in zwei­er­lei Rich­tung ter­ri­to­ri­al agie­ren. Zunächst in unse­rem evo­lu­tio­nä­ren Ver­hal­tens­im­puls im Sin­ne der Revier­mar­kie­rung zur Abgren­zung oder auch Besitz­ergrei­fung. Es trifft aber auch für unse­re kogni­ti­ve Wahr­neh­mung zu, weil unse­re Sin­ne die Umge­bung per­ma­nent nach Mus­tern absu­chen, die uns ver­traut oder für die augen­blick­li­che Situa­ti­on pas­send erschei­nen. Ent­spre­chend wir­ken Umge­bun­gen oder auch Arbeits­räu­me nie neu­tral, son­dern sind von jedem bereits mit Erfah­run­gen, Gewohn­hei­ten oder auch Abnei­gun­gen auf­ge­la­den. Es ist also ein schwie­ri­ges Ter­rain – vor allem wenn man Arbeits­wei­sen trans­for­mie­ren und Rou­ti­nen an neue Her­aus­for­de­run­gen anpas­sen will. Gleich­wohl ist die Gestal­tung der Umge­bung dafür ein wesent­li­cher und bis­lang kaum stra­te­gisch ein­ge­setz­ter Hebel.

Viele Unternehmen stecken heute in einem Dilemma: Sie haben viel in die Attraktivität der Büroräume investiert, aber die Mitarbeitenden wollen – wie bei Apple in Cupertino – trotzdem lieber zu Hause arbeiten. Wie lässt sich dieses Problem lösen?

Die Fra­ge ist schlicht: In was habe ich inves­tiert? In eine schi­cke Mar­ken­iden­ti­tät, von der ich hof­fe, dass sie als Wow-Effekt auf mei­ne Ange­stell­ten abstrahlt? Gera­de Apple ver­folgt die­ses Mar­ken­den­ken ja sehr rigo­ros von Head­quar­ter bis End­pro­dukt und setzt es top-down um. Oder ver­ste­he ich Büro­at­trak­ti­vi­tät nut­zer­zen­triert, das heißt: nicht deko­ra­tiv, son­dern als stra­te­gi­schen Hebel zur Arbeits­er­leich­te­rung, wo Mit­ar­bei­ten­de vor Ort einen Unter­schied in ihrer Ener­gie und Effek­ti­vi­tät spü­ren. Das bedeu­tet dann rück­kop­pelnd auch ein spür­ba­res Asset für die Arbeit­ge­ber­mar­ke. Die Kul­tur, die aus dem ers­ten Kon­zept ent­steht, braucht ein Design­ma­nu­al und ist ver­pflich­tend. Die Kul­tur, die aus der Nut­zer­be­fä­hi­gung ent­steht, braucht ein­la­den­de Signa­le und emo­tio­na­le Sti­mu­li – und wird dann von den Mit­ar­bei­ten­den gelebt und abge­bil­det. Ihr Aus­druck ist viel­fäl­tig und adaptiv.

2012 ist im Auftrag des deutschen Büroeinrichtungsverbandes IBA Ihre erste New-Work-Order-Studie erschienen. „Die Macht des Raums“ ist bereits die vierte Folgestudie. Sind die in den Studien formulierten Prognosen eingetreten?

Es ist lus­tig, dass Sie das fra­gen, denn die Basis­stu­die wur­de gera­de neu auf­ge­legt, weil Lesern auf­fiel, dass dar­in alle Trends beschrie­ben sind, die sie jetzt umtrei­ben: Mobi­le Work und Cowor­king, die Nut­zer­zen­trie­rung, der Fach­kräf­te­man­gel, vier Gene­ra­tio­nen im Büro und agi­le Orga­ni­sa­ti­ons­for­men, ... Das liegt dar­an, dass die Basis­stu­die den Haupt­trei­ber des New-Work-Trends auf­ge­drö­selt hat: Sie fragt, wie digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Men­schen, Medi­en und Maschi­nen unse­re Zusam­men­ar­beit ver­än­dert. Gera­de heu­te, wo Kom­mu­ni­ka­ti­on unse­re Haupt­be­schäf­ti­gung gewor­den ist, seziert die Stu­die das War­um, Woher und Wie weiter.

Dadurch, dass ich Trend­ent­wick­lun­gen anhand von Pio­nier­bei­spie­len und Exper­ten­in­ter­views beschrei­be, sind die Stu­di­en nie los­ge­löst von der Rea­li­tät. Aber natür­lich zie­he ich aus den Besu­chen und Gesprä­chen mei­ne Schlüs­se und ver­su­che neue Per­spek­ti­ven auf­zu­zei­gen. Ab der drit­ten Stu­die („Krea­ti­ve Lern­wel­ten“) habe ich begon­nen, stär­ker auf neue Wege zu ver­wei­sen, und den Fokus durch Hin­zu­nah­me neu­er Schul­kon­zep­te erwei­tert. Aber das The­ma Lern­welt war 2016 für die Büro­welt schein­bar noch zu früh, es rückt erst jetzt lang­sam auf die Agen­da. Bei der vier­ten Stu­die („The Human Factor@Work“) haben mich die Inter­views mit Neu­ro­lo­gen und Psy­cho­lo­gen sehr begeis­tert und die Büro­bei­spie­le dann so ent­täuscht, dass ich hier wohl die meis­ten Hypo­the­sen rein­ge­ge­ben habe. Sie sind aber als mei­ne Inter­pre­ta­ti­on deut­lich abge­setzt. Die fünf­te Stu­die („Die Macht des Raums“) ist ein Schwer­punkt zur Büro­leit­mes­se Orga­tec. Sie bün­delt alle Erkennt­nis­se unter dem Fokus Raum und Raum­wir­kung. Gera­de für die hybri­de Arbeits­welt, die wir in vie­ler­lei Hin­sicht noch falsch ange­hen, bie­tet sie Auf­klä­rung und skiz­ziert die Wirk­po­ten­zia­le unter­schied­li­cher Räu­me für unter­schied­li­che Arbeits­ab­sich­ten. Hier wer­den teil­wei­se auch Ansät­ze aus den ande­ren Stu­di­en zitiert und neu hinterfragt.

Seit etwa zehn Jahren ist das Thema New Work in Deutschland sehr präsent. Auf dem New-Work-Festival NWX22 in Hamburg hatten wir den Eindruck, das Thema sei nun erwachsen geworden, weil es auch viele kritische Stimmen zu Purpose, Holokratie und Agilität gab. Wie ist Ihr Eindruck?

Auch unter dem New-Work-Schirm las­sen sich Pro­zes­se büro­kra­ti­sie­ren oder Men­schen von ihrer Arbeit distan­zie­ren. New Work ist auch nicht der All­heils­brin­ger, zu dem vie­le die Bewe­gung ver­brä­men. Noch immer zie­hen wir nicht an einem Strang. Der Arbeits­markt hat sich wei­ter gespal­ten und vie­len New-Work-Uto­pien fehlt die öko­no­mi­sche Nach­hal­tig­keit als not­wen­di­ger Trans­for­ma­tor. Aber so ist das mit Trends: Sie star­ten als hel­ler Stern, wer­den von Sehn­süch­ten über­häuft und müs­sen sich dann am ech­ten Leben rei­ben, um ihre Strahl­kraft zu behalten.

New Work ist ein Mega­trend, der in den letz­ten zehn Jah­ren im Main­stream ange­kom­men ist, der in den Unter­neh­men aber zunächst unter­schied­li­che Prio­ri­tä­ten bekom­men hat. Wäh­rend der Pan­de­mie hat sich dann für alle die ver­netz­te Zusam­men­ar­beit als wirk­sam erwie­sen, was die Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on der Ange­stell­ten und suk­zes­si­ve auch ihre Frei­heits­gra­de erhöht hat. Es wäre jetzt aller­dings kon­tra­pro­duk­tiv, wenn mit der neu gewon­ne­nen Sou­ve­rä­ni­tät auch die Distanz zum Unter­neh­men wüch­se. Die räum­li­che Abna­be­lung und der Fokus auf die eige­ne Work-Life-Balan­ce kön­nen als ers­te Indi­zi­en dafür gel­ten. Ange­sichts stei­gen­der Ener­gie­kos­ten und gebo­te­ner Res­sour­cen­scho­nung kann der Ver­zicht auf das Büro nun als ver­ant­wor­tungs­vol­les Han­deln ver­kauft wer­den. Doch wenn der Raum, den das Unter­neh­men zur Zusam­men­ar­beit bereit­stellt, nur noch vir­tu­ell und nicht mehr phy­sisch erfahr­bar ist, berau­ben wir uns der Chan­ce einer spür­ba­ren Unter­neh­mens­kul­tur und all der Ener­gie, die mit­schwingt, wenn Men­schen auf begrenz­tem Raum an gemein­sa­men Inhal­ten zusammenarbeiten.

Mit Future Pics haben Sie ein sehr interessantes Buch über unsere künftige Lebens- und Arbeitswelt geschrieben. Nehmen Sie uns doch einmal mit: Wie werden wir 2040 leben und arbeiten? Geht da noch jemand ins Büro oder treffen sich alle im Metaverse?

Ich den­ke, dass es vie­le ganz ver­schie­de­ne Arbeits­räu­me und -wel­ten geben wird, die sich abgren­zen und über­la­gern. Sie wer­den sich aber nicht mehr uni­form oder tech­nisch anfüh­len, son­dern viel sanf­ter mit uns inter­agie­ren und uns inspi­rie­ren. Im bes­ten Fall wer­den wir bei der Arbeit etwas dazu­ler­nen und mehr über uns selbst erfah­ren – durch spie­le­ri­sche Inter­ak­tio­nen mit ande­ren, durch bran­chen­frem­de Erfah­run­gen, durch kul­tu­rel­le Ange­bo­te und adap­ti­ve Umgebungen.

Im Buch hat zum Bei­spiel eine Unter­neh­me­rin ihren Fami­li­en­be­trieb vom Gewer­be­ge­biet in einen Guts­hof ver­la­gert, weil nicht mehr die Pro­duk­ti­on von Gütern, son­dern die Erzeu­gung von Ideen aus­schlag­ge­bend für ihr Geschäft und also den Arbeits­ort ist. Auf dem umge­bau­ten Guts­hof gibt es fast klös­ter­li­che Klau­sur­räu­me, Kun­den­work­shops in Gewächs­häu­sern, gemein­sa­me Mahl­zei­ten und Spa­zier­gän­ge durch die Land­schaft. Men­schen und Umge­bung sind smart ver­netzt, aber der Sup­port kommt zum Bei­spiel über einen Licht­farb­wech­sel eher unterschwellig.

Im Buch treibt mich gene­rell die Fra­ge um, was Arbeit für uns Men­schen bedeu­tet und wie sie uns in Zukunft beschäf­ti­gen wird. Die Kurz­ge­schich­ten beschrei­ben daher auch Sze­na­ri­en zur Fami­li­en­ar­beit, zur Bil­dungs-, Pfle­ge- oder gar Flücht­lings­ar­beit. Vom Men­schen aus gedacht lan­det man nicht nur schnel­ler bei den gesell­schaft­li­chen Her­aus­for­de­run­gen, man kommt auch auf neue Ansät­ze. So befas­sen sich fünf Kapi­tel mit dem Woh­nen und Arbei­ten in einer Smart City – mal Ham­burg, mal Peking – und über­zeich­nen die Ver­än­de­run­gen, die mir bei mei­nen Gesprä­chen und Besu­chen auf­ge­fal­len sind: selbst­fah­ren­de Autos, die als kom­for­ta­bles Ein­zel­bü­ro genutzt wer­den, Stadt­ent­wick­lungs­pro­jek­te, die den indi­vi­du­el­len Arbeits­weg auf Kanä­le ver­le­gen wol­len, Pro­to­ty­pen­märk­te, aus­ge­rich­tet von Design­fa­kul­tä­ten mit Inku­ba­to­ren, mar­ken­ku­ra­tier­te Pop-up-Stores, in denen sich Influen­cer qua­si vom Laden­ge­schäft bis in die Krea­ti­on „hoch­ar­bei­ten“ kön­nen. Oder berühm­te Wis­sens­trä­ger, die sich sogar nach ihrem Tod noch am klei­nen Haus­schrein anru­fen und dank künst­li­cher Intel­li­genz befra­gen las­sen. Die viel­leicht gewag­tes­te Arbeits­welt eines inner­städ­ti­schen Kon­zerns gibt es unter „Future Pods“ jetzt neu auch als Hörspiel.

Vielen Dank.

Die Fra­gen stell­te Robert Nehring.

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Tipps

OFFICE-ROXX-Bürotrendforum Bir­git Geb­hardt gehört zu den Spea­k­ern des OFFICE-ROXX-Büro­trend­fo­rums am 28. Okto­ber 2022 auf der Orga­tec in Köln. Die Ver­an­stal­tung ist kos­ten­frei. Mehr Infor­ma­tio­nen fin­den Sie hier.