Flexibilität als Chance

Die Arbeitswelt durchläuft seit einigen Jahren einen Wandel wie nie zuvor. Wie, wann und wo wir arbeiten, unterliegt einer neuen Dynamik. Diese Entwicklung rückt flexible Arbeitsmodelle in den Fokus. In seinem Buch verdeutlicht Florian Kunze mit Praxisbeispielen und wissenschaftlichen Erkenntnissen die Chancen flexibler Arbeitsarten. Der Autor geht auch auf ihre Herausforderungen und Risiken ein.

Florian Kunze: „Schluss mit dem Büro! Oder doch nicht?“, Haufe, 216 S., 22 €.

Produktivität neu gedacht

Die fehlende Anpassung der Arbeitsorganisation an das digitale Zeitalter sowie ein veralteter Leistungs- und Produktionsbegriff führen zu hohen Krankheitsquoten und einem unproduktiven Arbeitsklima in deutschen Unternehmen. Vera Starker erklärt in ihrem Buch, wie Unternehmen durch das Einführen einer neuroergonomischen Leistungsumgebung die Produktivität und das Erleben von Selbstwirksamkeit messbar erhöhen können.

Vera Starker: „Stop Bullshit Work: Wie Unternehmen im Zeitalter von Overflow ihre Produktivität retten können“, Rossberg Verlag, 192 S., 24 €.

Gesunde Spitzenleistungen

Dieser praxisnahe Leitfaden richtet sich an Menschen, die im Büro Spitzenleistungen erzielen möchten, ohne dabei ihre Gesundheit zu gefährden. Dr. Irene Psenicka zeigt, wie nachhaltiger Erfolg, mentale Klarheit und körperliche Stabilität eine Symbiose bilden. Sie spricht insbesondere Personen in Führungspositionen an. Ihre Methode besteht aus vier Feldern: Klarheit und Fokus, Energie und Gesundheit, Struktur und Effizienz sowie Stabilität und Freude.

Nina Psenicka: „Gesunde High Performance: Mehr Erfolg, mehr Energie, mehr Zeit - mit Strategien aus Medizin, Neurowissenschaft, Sport und Wirtschaft“, Wiley-VCH, 432 S., 29,99 €.

50 Jahre Innovation

Anlässlich des 50-jährigen Firmenjubiläums von Apple nimmt David Pogue seine Leser mit auf eine Reise durch die Unternehmensgeschichte. Von der Gründung 1976 über das beinahe Scheitern und die Neugeburt durch Steve Jobs bis zum Zeitraum unter der Ägide von Tim Cook. Das Buch blickt hinter die Kulissen von Erfolgen wie iPod und iPhone. Es basiert auf Interviews mit über 150 Schlüsselfiguren, etwa mit Steve Wozniak oder John Sculley. Ein Muss für jeden Apple-Fan.

David Pogue: „Apple: Die ersten 50 Jahre“, Vahlen, 647 S., 39,80 €.

KI als Weckruf

Bei der Arbeit mit Prompts für die künstliche Intelligenz wird einem die Unklarheit unserer alltäglichen Kommunikation bewusst. In seinem Buch beschreibt Ingo Hamm, dass gute Kommunikation nach drei Maximen funktioniert: Kontext schaffen, Erwartungen formulieren und einfach kommunizieren. Im Hinblick auf KI bedeutet das: Prompting ist Silber, Reden ist Gold und Kontext schlägt Content. So hilft das Prompten für die KI parallel auch bei der menschlichen Kommunikation.

Ingo Hamm: „Abenteuer: Kommunikation! Miteinander reden in der KI-Realität.“, Murmann Verlag, 360 S., 25 €.

Wirksame Meetings

Zu viele Meetings kosten Zeit, Energie und Nerven, ohne einen klaren Output zu liefern. Der praxisnahe Ratgeber von Christian Zielke enthält 84 direkt umsetzbare Tipps, mit denen sich Besprechungen effizienter, fokussierter und verbindlicher gestalten lassen. Mithilfe von Praxisbeispielen, Checklisten und Führungsimpulsen können Diskussionen gesteuert, Entscheidungen schneller getroffen und Meetingzeiten ohne Qualitätsverlust reduziert werden.

Christian Zielke: „Crashkurs Meeting-Hacks: Wie du Zeit zurückgewinnst und Ergebnisse erzielst“, Haufe, 224 S., 34,99 €.

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Der Vatikan setzt seit Jahren auf PFU-Technik, um historische Dokumente zu erfassen und digital zugänglich zu machen. Abbildung: PFU

Bei einer Presseveranstaltung im Vatikan hat PFU, ein Unternehmen der Ricoh-Gruppe und weltweiter Spezialist für Dokumentenerfassung und Informationsmanagement, zwei neue Dokumentenscanner der Ricoh SP-Serie vorgestellt. Zudem skizzierte das Unternehmen dort seinen Wandel vom reinen Scannerhersteller zum Anbieter durchgängiger Capture-Lösungen. Die Wahl des Vatikans als Veranstaltungsort passte zur Botschaft: Seit Jahren werden dort Dokumente von unschätzbarem historischem Wert mit Technologie von PFU erfasst und digital zugänglich gemacht.

Bewährte Scanqualität dank zuverlässiger Technik

Die Modellen Ricoh SP-2240N und Ricoh SP-2230N, mit denen PFU seine Position bei Dokumentenscannern in Westeuropa weiter ausbauen will, arbeiten mit bis zu 40 bzw. 30 Seiten pro Minute und verbinden Wirtschaftlichkeit mit gleichbleibender Qualität. Beide Modelle nutzen einige Technologien der FI-Serie wie beispielsweise „Image Monitoring Paper Protection“ und „Clear Image Capture“ und liefern konsistente Ergebnisse für OCR und nachgelagerte Workflows. Über die erweiterte DirectScan-Funktion des neuen iiGA-SoC gelingt zudem PC-loses Scannen direkt am Gerät.

Brian Fortune, General Manager Sales bei PFU (EMEA) Limited: Die Qualität der Datenerfassung entscheidet über den Erfolg. Abbildung: PFU

Bei der Präsentation rückte Brian Fortune, General Manager Sales bei PFU (EMEA) Limited, die Frage in den Mittelpunkt, wie vertrauenswürdige Informationen das Zeitalter der künstlichen Intelligenz tragen können. „Wir sind längst nicht mehr nur Hersteller von Scannern, sondern begleiten den gesamten Weg einer Information, von ihrer ersten Erfassung bis zur Nutzung in den nachgelagerten digitalen Prozessen. Automatisierung, KI und Compliance mit den Regularien des ‚EU AI Act‘ sind dabei immer nur so verlässlich wie die Daten, die am Anfang erfasst werden, weshalb schon der erste Erfassungsschritt über die Qualität von allem entscheidet, was danach folgt“, so Fortune.

Schneller erfassen, besser kontrollieren, nahtlos integrieren

Ebenso wichtig wie die Hardware ist die Software, welche die erfassten Dokumente weiterverarbeitet und die von PFU kontinuierlich weiterentwickelt wird. So hat das Unternehmen die Version 6.0 seiner Suite „PaperStream Capture“ veröffentlicht. Das Update bringt Verbesserungen für PaperStream Capture Pro und Capture Pro Premium in drei zentralen Bereichen: Integration mit Drittanbieterlösungen, Qualitätskontrolle nach dem Scannen und Effizienz im täglichen Betrieb.

Im Bereich Integration erweitert die Version 6.0 die Release-API um Formular-OCR für die strukturierte Erfassung von Formulardaten, während eine neue Validierungs-API erfasste Daten mit externen Datenbanken abgleicht und so die Genauigkeit erhöht. Neu ist zudem ein „Custom Connector“, mit dem sich Digitalisierungsworkflows ohne Programmierkenntnisse über Konfigurationsdateien anstatt per Code einrichten lassen.

Die Scanlösung Ricoh SP-2240N ermöglicht effizientes und zuverlässiges Scannen für den täglichen Geschäftsbetrieb. Abbildung: PFU

Bei der Qualitätskontrolle lässt sich die zonale OCR (optische Zeichenerkennung) nun feiner steuern. Anwender können für einzelne Felder Konfidenzschwellenwerte festlegen und ihre Prüfaufwände gezielt auf Felder mit geringerer Erkennungssicherheit konzentrieren, während ein überarbeitetes QC-Fenster Verarbeitungsfortschritt und Feldstatus in einer Ansicht bündelt.

Für den täglichen Betrieb bringt die Version 6.0 eine Outlook-Integration, die per E-Mail empfangene Bilddateien mit einem Klick an PaperStream Capture Pro Premium übergibt. Beim Dateiimport gibt es nun zwei Wege: den bisherigen TWAIN-basierten Import, der unterschiedliche Dateitypen in einheitliche Bilder umwandelt, oder einen neuen direkten Import, der Originaldateien samt Bildstruktur und Metadaten ohne Neuverarbeitung übernimmt. Zudem lässt sich die umschlagbasierte Dokumententrennung nun vor oder nach dem Inhalt konfigurieren, und in Multi-Station-Umgebungen zeigt die KI-gestützte OCR-Verarbeitung die Ergebnisse bereits seitenweise an, sodass die Verifikation beginnen kann, während der übrige Batch noch läuft.

Mehr Marge für den Channel

Auf der Vertriebsseite öffnet PFU seinen Vertriebspartnern mit dem PaperStream- Solution-Partnerprogramm einen Weg über die reine Hardwaremarge hinaus, indem Scan-Hardware, PaperStream Capture Pro und integrierte Workflow-Funktionen zu einsatzbereiten Komplettlösungen gebündelt werden. Zu den Angeboten zählen eine E-Signatur-Lösung auf Basis von Namirial sowie Dokumentenmanagement über den DocuWare- und den Zeendoc-Connector. Für registrierte Imaging-Channel-Partner entstehen so planbare, wiederkehrende Umsätze.

Seit Mai 2026 führt Yasunari Shimizu als Präsident und CEO das Unternehmen PFU (EMEA) Limited. Abbildung: PFU

Neuer CEO für die Region EMEA

Über diese Produkt- und Programmneuheiten hinaus hat PFU auch seine Führung neu aufgestellt. Seit Mai 2026 führt Yasunari Shimizu als Präsident und CEO das Unternehmen. „Ich fühle mich geehrt, PFU (EMEA) Limited als Präsident und CEO beizutreten, und freue mich darauf, eng mit dem Team zusammenzuarbeiten, um auf den Stärken des Unternehmens aufzubauen und die Organisation in ihr nächstes Kapitel zu führen“, so Shimizu.

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Neue Elemente greifen die architektonische Identität des Hauses auf, ohne sie zu kopieren. Abbildung: Fabian Gruber

Bei der Neugestaltung lag der Fokus insbesondere auf den Mandanten- und Konferenzbereichen der Kanzlei. Denn die Art, wie Mandantengespräche, Workshops und interne Abstimmungen stattfinden, hat sich in den vergangenen Jahren verändert. Digitale Formate, hybride Meetings und projektbezogene Zusammenarbeit erfordern andere Raumangebote als klassische Konferenzstrukturen. Herzstück ist der flexibel nutzbare Multifunktionsraum mit direktem Terrassenzugang. Mobile Trennwände und variabel einsetzbare Möbel ermöglichen unterschiedliche Nutzungsszenarien – von Mandantengesprächen und Meetings über Seminare bis zu Veranstaltungen. Für die Mitarbeitenden von Linklaters blieb die Grundstruktur des Arbeitsalltags weitgehend erhalten: keine grundlegende Neuorganisation, sondern gezielte Eingriffe nur dort, wo sie funktional und atmosphärisch Wirkung entfalten.

Herzstück ist der vielseitig nutzbare „Multi-Purpose-Raum“ mit direktem Zugang zur Terrasse. Abbildung: Fabian Gruber

Ein zentrales Leitmotiv des CSMM-Projekts war der verantwortungsvolle Umgang mit dem Bestand. Bestehende Möbel, Materialien und Oberflächen wurden bewusst integriert. Neue Elemente greifen die architektonische Identität des Gebäudes aus dem Jahr 2016 auf, ohne sie zu kopieren. So entstand kein Bruch, sondern ein präziser „Refresh“.

Bestehende Möbel, Materialien und Oberflächen wurden bewusst integriert. Abbildung: Fabian Gruber

„Less is more“ ist das Motto der Umgestaltung. Im Fokus: gezielte Eingriffe statt grundlegender Neuordnung. Abbildung: Fabian Gruber

Mobile Trennwände und variabel einsetzbare Möbel ermöglichen unterschiedliche Nutzungsszenarien. Abbildung: Fabian Gruber

Das Ergebnis ist kein neues Büro, sondern ein verbessertes: ein Bestand, der mit gezielten Maßnahmen sichtbar in die 2020er-Jahre transformiert wurde – ökonomisch sinnvoll, nachhaltig und architektonisch klar.

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Fast die Hälfte aller Mitarbeitenden in KMU gibt an, dass veraltete Workflow- Tools bei täglichen Aufgaben zu Frustration führen. Abbildung: HoltarenkoAnhelinaBO, Depositphotos

Die von HP beauftragte Studie „The Workflow Wakeup: How Unexpected Tech Can Help Future-Proof Small and Medium Businesses“ macht die wachsende operative Belastung von KMU deutlich. Der Bericht, der auf Umfragedaten aus den Ländern USA, Großbritannien, Deutschland und Indien basiert, deckt auf, wie veraltete Technik, ineffiziente Dokumenten-Workflows und übersehene Sicherheitslücken beim Drucken die Produktivität bremsen sowie Budgets belasten. Für die Studie hat das Datenberatungsunternehmen Edelman DXI vom 5. bis 27. August 2025 gut 4.000 Bürobeschäftigte online befragt.

Veraltete Tools

Branchenübergreifend arbeiten KMU härter denn je – allerdings nicht unbedingt effizienter. Laut der Analyse von HP verbringen 57 Prozent der IT-Verantwortlichen in KMU mehr Zeit damit, Probleme zu beheben als Systeme zu verbessern. Dadurch sind sie ständig damit beschäftigt „Feuer zu löschen“. Dies hindert Teams daran, Modernisierungen vorzunehmen oder Innovationen zu implementieren, so die Studienmacher.

Ein weiteres Ergebnis der Studie: Fast die Hälfte der Mitarbeitenden in KMU findet, dass veraltete Tools die täglichen Aufgaben unnötig erschweren. 60 Prozent der IT-Verantwortlichen berichteten zudem, dass Drucker mehr Supportzeit in Anspruch nehmen als nötig – ein oft übersehener Produktivitätshemmer in hybriden und verteilten Arbeitsumgebungen. 69 Prozent der Führungskräfte befürchten, dass Konkurrenten mit smarteren Workflow-Tools ihnen den Rang ablaufen.

Option KI-Workflow-Tools

Nach Angaben von HP bieten KI-fähige Workflow-Tools neuartige Möglichkeiten und könnten eine Lösung des Problems sein. Das zeigen auch die Aussagen der Befragten: Vier von fünf Büroangestellten in kleinen und mittelständischen Unternehmen gaben an, dass intelligentes Drucken die täglichen Reibungsverluste reduziert. Gleichzeitig sagten 86 Prozent der IT-Führungskräfte, dass die Arbeitsabläufe dadurch effizienter werden. Die Nutzung solcher Tools könnte die Produktivität in den vier untersuchten Kernmärkten um bis zu 58 Milliarden US-Dollar steigern.

In puncto Datensicherheit sind KMU stark gefährdet. Das zeigt eine Studie des Marktforschungsunternehmens Quocirca: Sechs von zehn KMU haben im vergangenen Jahr mindestens einen datenbezogenen Verlust im Zusammenhang mit dem Drucken erlebt. Dies unterstreicht laut HP, dass eine moderne Absicherung von Endgeräten notwendig ist, denn hybrides Arbeiten vergrößere die Angriffsfläche.

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Einladend, funktional und wandelbar. Das Work-Café ist Treffpunkt für Pausen, Meetings und Eventfläche. Abbildung: thies – for work

Minimalistisch, pur und zukunftsorientiert: Das hochmoderne Gebäude im münsterländischen Vreden steht sinnbildlich für die dynamische Weiterentwicklung des Unternehmens Kemper. Die Neuausrichtung übersetzte thies aus Stadtlohn im Innenraum in eine konsistente Designsprache, die eine klare Verbindung zwischen InnoLab im Neubau und laufender Modernisierung im Bestandsgebäude schafft. Die Architektur und Ausstattung des InnoLabs reflektieren die Werte des Technologieführers in Absaug- und Filteranlagen: Innovationsgeist, Agilität und Zusammenarbeit. Auf 1.700 m2 ist eine zukunftsweisende New-Work-Umgebung entstanden, die die Identität des Unternehmens widerspiegelt.

Zentrales Element ist das Work-Café mit angrenzender Tribüne – konzipiert als Treffpunkt für Pausen, Austausch, Townhall-Meetings und Events. Besonders wichtig war Kemper, dass auch Mitarbeitende aus dem benachbarten Bestandsgebäude diesen Raum als Ort der Begegnung nutzen können und ein inspirierendes Umfeld für Gemeinschaft und Wohlbefinden, Kollaboration und Kommunikation vorfinden. Darüber hinaus zeichnet sich das InnoLab vor allem durch die vielfältigen Besprechungsmöglichkeiten aus. Sieben unterschiedlich gestaltete Bereiche schaffen Raum für Meetings, Workshops, agile Teamformate und flexible Schulungen – von kleinen Thinktanks bis zu offen konzipierten Gruppenflächen. Eingebettet in dieses Umfeld sind auch die Prototypenwerkstatt und der R&D-Bereich – zentrale Orte der Ideenentwicklung und Produktinnovation.

Cleane Materialien und Farben schaffen bewussten Raum für Ideen und Visionen. Betonflächen unterstreichen den reduzierten Industriestil, während Schwarz-Akzente und Orange-Nuancen im Mobiliar gezielt Kontraste setzen. Im Wechselspiel dazu öffnen großzügige Fensterflächen den Blick ins Grüne – für mehr Wohlbefinden und Zufriedenheit. Moderne Architektur, hochwertige Materialien, Designmöbel und smarte Funktionalität machen das InnoLab zu einem Ort, an dem Design auf Innovation trifft.

Design trifft Agilität: Der Schulungsraum für bis zu 30 Personen lässt sich je nach Anwendung flexibel umgestalten. Abbildung: thies – for work

Smartes Work-Sofa für hybride Meetings: ergonomisch, stilvoll und ideal für konzentriertes Arbeiten. Abbildung: thies – for work

Anpassungsfähige Sitzmöbel lassen schnelle Wechsel zwischen Vortrag und Gruppenarbeit zu. Abbildung: thies – for work

Orange als Statement, Design als Haltung – das CI von Kemper wird im InnoLab sichtbar und raumwirksam übersetzt. Abbildung: thies – for work

Die Dachterrasse lädt Mitarbeitende zu Entspannung ein und dient gleichzeitig als Open-Air-Eventfläche. Abbildung: thies – for work

Für mehr Wohlbefinden: Durch große Fensterflächen und die Nähe zur Natur entstehen Räume mit hoher Aufenthaltsqualität. Abbildung: thies – for work

Hier dürfen die Ideen sprudeln. Kreative Zusammenarbeit und Austausch gedeihen am besten in einem flexiblen Setting. Abbildung: thies – for work

Raum für Innovationskraft: Knallige Akzente in Orange heben sich im zurückhaltenden Industriedesign gekonnt ab. Abbildung: thies – for work

Wer ungestört und konzentriert arbeiten möchte, findet in den Raum-in-Raum-Lösungen einen Rückzugsort. Abbildung: thies – for work

Abbildung: thies – for work

„Das InnoLab der Firma Kemper vereint modernes Design, hochwertige Materialien und smarte Funktionalität – und wird so zu einem Raum für Innovation. Auf zwei Etagen findet sich eine flexible Arbeitsumgebung, die sich unterschiedlichen Anforderungen anpasst und technisch auf dem neuesten Stand ist. Unsere ganzheitliche Raumgestaltung orientiert sich konsequent an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden: Raum, Mensch und Technik greifen nahtlos ineinander. Teamzonen und Einzelarbeitsplätze, variable Raumkonfigurationen sowie Orte für spontanen Austausch und Kreativität bieten maximale funktionale Vielfalt – und schaffen die Basis für agiles Arbeiten. Das Ergebnis ist eine dynamische New-Work-Arbeitsumgebung, die dank unseres durchgängigen Design-, Farb- und Materialkonzepts die Identität von Kemper widerspiegelt und das InnoLab zu einem Ort macht, mit dem sich das Team verbunden fühlt. Eine Arbeitswelt, die sich mit den Wachstumszielen des Unternehmens weiterentwickeln kann, genauso wie die Menschen, die hier arbeiten. Denn Räume wirken auf Verhalten – und prägen damit auch die Kultur, die darin entsteht.“

Sebastian Thies,
thies – for work.

thies – for work GmbH & Co. KG

thies steht für durchdachte, ganzheitliche Bürokonzepte, die Mensch, Raum und Technik intelligent verbinden. Das Expertenteam denkt strategisch, gestaltet kreativ und plant mit Blick auf das, was Arbeitswelten heute und morgen wirklich brauchen.

• Gegründet: 1968
• Standorte: Stadtlohn, Bocholt
• Mitarbeitende: 33
• thies-for-work.de

BUCHTIPP: OFFICE+OBJEKT. Lieblingsprojekte von Architekten, Planern, Herstellern. Band 2 Im zweiten Sammelband „OFFICE+OBJEKT“ werden weitere 44 Top-Projekte für Büro & Co. vorgestellt. Es handelt sich um besonders gelungene Planungs- und Einrichtungsbeispiele, „Lieblingsprojekte“ namhafter Architekten, Planer und Hersteller. Auch dieser im Berliner PRIMA VIER Nehring Verlag erschienene Sammelband hat 208 hochwertig produzierte Seiten. Nach den Autorenbeiträgen renommierter Architekten folgen die bilderreich dargestellten Referenzbeiträge: Top-Projekte, die den Architekten, Planern und Herstellern besonders am Herzen liegen und die Redaktion beeindruckt haben. Zusammen mit Band eins liegen nun 88 Leuchtturm-Projekte vor, bilderreich dokumentiert auf 416 Seiten – zwei Werke voll mit Impulsen und Inspirationen für neue Räume in Büroumgebungen. „OFFICE+OBJEKT. Lieblingsprojekte von Architekten, Planern, Herstellern“, Band 2, Robert Nehring (Hg.), PRIMA VIER Nehring Verlag, Berlin 2025, 208 Seiten, DIN A4, 79,90 € (Hardcover), 64,90 € (E-Book). Erhältlich unter office-roxx.de/shop.

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Auch wenn KI Vorschläge unterbreiten darf, sind Kontrollmechanismen wie das Vier-Augen-Prinzip unerlässlich. Abbildung: Pressmaster, Depositphotos

Laut einer Umfrage der Unternehmensberatung Horváth gaben KMU 2025 weniger für die KI-Transformation aus als im Jahr davor. Investitionen des Mittelstands lagen demnach rund 30 Prozent unter dem Gesamtmarkt. Gründe für die Zurückhaltung sind unter anderem die Ungewissheit, ob KI im Unternehmensalltag wirklich helfen kann, wie viel Aufwand Transformationsprojekte bedeuten, ob Datenschutz und KI kompatibel sind und wer sich im Unternehmen damit befassen soll. Verharrt der Mittelstand allerdings weiter in traditionellen Arbeitsweisen, während andere die Einführung von KI-Modellen vorantreiben, riskiert er, den Anschluss zu verlieren.

Klare Anforderungsprofile

Eine schrittweise Einführung von KI anhand abgegrenzter Use-Cases kann Unsicherheiten nehmen und das Vertrauen fördern. Skeptiker mahnen beim KI-Einsatz zur Vorsicht – wegen Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und hohen Investitionskosten. Doch viele KI-Modelle lassen sich mittlerweile ohne Programmieraufwand in wenigen Wochen und zielführend implementieren. Einen deutlich höheren Preis stellen ineffiziente Abläufe, aufwendige, manuelle Fehlerkorrekturen und ausbleibende Innovationen dar. Wichtig für Mittelständler ist es, konkrete Use-Cases mit direktem ROI und hoher Entlastung in der Verwaltung beziehungsweise im Backoffice anzugehen: schrittweise, mit klaren Anforderungsprofilen, Zielsetzungen und definiertem Nutzen.

Für den Mittelstand bieten beispielsweise KI-Systeme zur Rechnungsverarbeitung, für Erfassung und Zuordnung von Dokumenten oder für E-Mail-Archivierung inklusive revisionssicherer Aufbewahrung und schneller Auffindbarkeit mögliche Anwendungsfelder. Auch Duplikaterkennung, semantische Suche oder Vorschläge für Aktenzuordnung stellen Einsatzfelder mit hohem Nutzen dar. Dabei ist wichtig, dass die KI in bestehende Systeme integriert wird. Bereits funktionierende Workflows im Unternehmen sollten sich nicht weitreichend ändern, nur weil KI zum Einsatz kommt.

„Human in the loop“

KI darf Vorschläge machen, aber bei kritischen Vorgängen braucht es Kontrollmechanismen, zum Beispiel ein Vier-Augen-Prinzip, Confidence Scores oder Stichproben. Nach dem Prinzip „Human in the Loop“ bleiben Menschen involviert. Ebenfalls stehen Transparenz und Datenschutz im Fokus. So gilt es, Berechtigungs-, Lösch- und Aufbewahrungskonzepte zu implementieren sowie Datenminimierung, Zweckbindung und Auskunftsfähigkeit sicherzustellen. Bei all den Anforderungen müssen KI-Systeme gleichzeitig planbar bleiben. Denn nur wenn Kosten mit Nutzen skalierbar sind und es klare Metriken sowie Limits gibt, werden Mittelständler wieder mehr in KI investieren.

Abbildung: Applord GmbH Thomas Uber, Geschäftsführer, Applord GmbH. applord.de

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Trotz hybrider Arbeitsmodelle sinkt die Motivation vieler Beschäftigter. Abbildung: .shock, Depositphotos

Für den Arbeitsplatz-Trendreport 2026 wurden Anfang 2026 679 Beschäftigte aus acht Ländern und acht Branchen von der Worktech Academy im Auftrag der SPS Holding (ehemals Swiss Post Solutions) befragt.

Der Anteil der Beschäftigten, die sich als hoch motiviert bezeichnen, sank innerhalb eines Jahres von 42 auf 36 Prozent, berichten die Studienmacher. 25 Prozent seien entweder neutral oder aktiv unmotiviert. Hingegen haben 39 Prozent ein ambivalentes Verhältnis zu ihrer eigenen Arbeitsmotivation.

Mitarbeitende bleiben trotz Frust

Die SPS-Studie zeigt auch: Viele Beschäftigte bleiben trotz Frustration im Unternehmen. Unsicherheit in Bezug auf den Arbeitsmarkt, KI-getriebene Veränderungen und Sorgen um die eigene berufliche Zukunft führen dazu, dass Mitarbeitende seltener kündigen – auch wenn ihre Motivation zunehmend sinkt. Das werde besonders an den am wenigsten motivierten Mitarbeitenden deutlich: Während im Jahr 2025 noch 76 Prozent dieser Gruppe angaben, wegen eines frustrierenden Arbeitsumfelds über einen Jobwechsel nachzudenken, sind es 2026 nur noch 56 Prozent. Zudem zeigt der SPS-Report, wie stark ineffiziente Arbeitsumgebungen die Mitarbeiterbindung beeinflussen: 53 Prozent der Befragten würden wegen eines ineffizienten Arbeitsplatzes einen Jobwechsel in Betracht ziehen.

Konzentrationsfähigkeit und der Zugang zu richtigen Tools und Technologien sind die wichtigsten Produktivitätsfaktoren. Abbildung: SPS/Worktech Academy

Motivation verändert den Blick auf Produktivität

Auch das Verständnis von Leistung im Arbeitsalltag hat sich verändert. Während engagierte Mitarbeitende Produktivität eher mit Wertschöpfung, Zusammenarbeit und gemeinsamen Zielen verbinden, steht bei weniger motivierten Beschäftigten die reine Bewältigung des Arbeitsalltags im Vordergrund. Gleichzeitig herrscht Einigkeit darüber, was produktives Arbeiten ermöglicht. Hier nennen die Beschäftigten am häufigsten die Möglichkeit, ungestört konzentriert zu arbeiten (42 Prozent), gefolgt vom Zugang zu passenden Tools und Technologien (37 Prozent) sowie dem unkomplizierten Austausch mit Kollegen und Entscheidungsträgern (33 Prozent).

Unternehmen messen Produktivität über klassische Kennzahlen

Die Kennzahlen vieler Unternehmen zur Produktivitätsmessung unterscheiden sich von dem, was Beschäftigte im Arbeitsalltag als Leistung wahrnehmen. Unternehmen orientieren sich dabei an Parametern wie Auslastung, Anwesenheit oder Aufgabenerledigung. Diese Kennzahlen bleiben wichtig, so die Studienmacher. Gleichzeitig werden Faktoren wie Mitarbeitergewinnung und -bindung, Kundenzufriedenheit sowie Motivation häufiger als aussagekräftige Indikatoren für den Erfolg von Investitionen am Arbeitsplatz genannt.

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Abbildung: Murat Yilmaz

Teamboxen von Strähle: Sie sind der passende Rückzugsort für konzentrierte Wissensarbeit und in zwei Größen erhältlich: als TB.1 oder TB.2. Wer kein Budget für den Kauf hat, greift zum Leasingmodell von Strähle. Die TB.1 mit Ausstattung gibt es ab 209 Euro pro Monat, die TB.2 mit Ausstattung ab 350 Euro pro Monat – bestens geeignet für alle, die unabhängig bleiben wollen.

Qyos von Actiu: Diese Akustikkabinen, entworfen vom Actiu-eigenen Forschungs- und Entwicklungsteam, bieten Platz für ein bis vier Personen. Sie vereinen akustische Abschirmung und ergonomische Ausstattung mit Beleuchtung, Belüftung und Konnektivität. Recyceltes PET und ein flexibles Stahlprofilsystem unterstreichen das nachhaltige Produktdesign.

Hushfree M Access von Hushoffice: In dieser Akustikkabine finden bis zu vier Personen Platz. Eine niedrige Türschwelle und eine breite Tür mit praktischem Griff ermöglichen auch mobilitätseingeschränkten Personen einen leichten Zugang. Per Hushassistant lassen sich die Lichtfarbe und -intensität (2.200–6.500 K) sowie die Lüftung unabhängig voneinander regeln.

Abbildung: Bosse Design

Bosselino Uno + Duo von Bosse: Neben der weißen Variante sind die beiden Raum-in-Raum-Lösungen nun auch in einer Black Edition sowie in 15 weiteren Melaminfarben für die Außenwände erhältlich – für mehr Gestaltungsspielraum. Dank der Materialien Low-Carbon- Aluminium, Organicboard und recyceltem PET sind „bosselino uno + duo“ nachhaltige Akustiklösungen für offene Raumkonzepte.

Framery One Lounge von Framery: Diese Variante des Framery-One-Pods erfüllt die ISO-Norm 23351 für Schallisolierung. Dank des maßgeschneiderten Sofas mit gepolstertem Fußhocker wird sie aber zu einer Wohlfühl- Rückzugsinsel. Optional kann der integrierte Tisch auf eine höhenverstellbare Ausführung upgegradet werden.

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Kopfschmerzen, Übelkeit und Schwindel können Geschäftsreisen zur Tortur machen. Abbildung: nuttapongmohock02, Depositphotos

Die Reisekrankheit kann den Weg zu Geschäftspartnern zur Qual machen. Sie entsteht durch einen Konflikt im Innenohr: Während das Gleichgewichtsorgan Bewegungen registriert, nehmen die Augen etwas Ruhendes wie etwa ein Smartphone-Display oder ein Buch wahr. Darauf reagiert der Körper mit Stress. Bislang halfen dagegen meist nur Medikamente mit möglichen Nebenwirkungen oder Akupressur. Samsung hat nun eine Lösung vorgestellt, die auf wissenschaftlicher Forschung basiert und eine Linderung der Symptome verspricht: die Hearapy-App.

Der Ton macht die Musik

Die Entwicklung basiert auf Erkenntnissen der Nagoya University in Japan. Ein Team von Forschern hat dort experimentell untersucht, welcher Ton das Gleichgewichtsorgan am effektivsten stimuliert. Das Ergebnis: Wer mehrere Minuten lang einen Ton mit 100 Hz bei einer Lautstärke von 75 bis 85 dB hört, kann seine Balance-Leistung verbessern.

Dieses Ergebnis konnte auf Menschen übertragen werden, die an der Reisekrankheit leiden. Die Probanden hatten während einer Autofahrt weniger Stress und geringere Beschwerden. Die Wirkung kann bis zu zwei Stunden anhalten. Sie zeigt sich allerdings nur, wenn gleichzeitig weder Musik noch andere Geräusche den Sinuston stören. Zudem muss die Frequenz exakt bei 100 Hz liegen und beide Ohren müssen vor der Fahrt mindestens eine Minute lang mit dem Sinuston beschallt werden. Der integrierte Timer der App sorgt für die exakte Dauer von 60 Sekunden, während die Lautstärke auf 85 dB eingestellt wird. Das entspricht in etwa der Lautstärke eines Rasenmähers.

Technische Details

Hier kommen die Galaxy Buds4 Pro ins Spiel. Sie übertragen 100 Hz sauber dank Zwei-Wege-Lautsprechern und einer Bluetooth-Verbindung über den Samsung-Seamless-Codec Ultra-High-Quality (SSC-UHQ). Dieser überträgt HiFi-Sound mit einer unterbrechungsfreien 24-Bit/96-kHz-Audiounterstützung – Grundvoraussetzung für eine exakte 100-Hz-Frequenzwiedergabe. Die Kopfhörer besitzen zudem eine adaptive Active Noise Cancellation (ANC), deren Algorithmen in Echtzeit Trageposition sowie Umgebungsgeräusche analysieren und die Tonwiedergabe daran anpassen. So kann der wissenschaftlich erprobte Sinuston bei gleichbleibender Lautstärke ungestört den Gleichgewichtssinn stimulieren und seine volle Wirkung entfalten.

„60 Sekunden genügen. Keine Pillen, keine Nebenwirkungen. Die Lösung zeigt eindrücklich, wie unsere Innovationen das Leben von vielen Menschen vereinfachen und verbessern“, sagt Mario Winter, Vice President Marketing bei Samsung Electronics GmbH.

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72 Prozent der Befragten haben angegeben, dass sie nach einer Pause produktiver arbeiten. Abbildung: Compass Group

Die Studie wurde vom Umfrageunternehmen Mintel im Auftrag des Catering- und Facility-Management-Dienstleisters Compass durchgeführt. Weltweit haben 29.000 Mitarbeitende an der Erhebung teilgenommen, darunter 2.000 Beschäftigte in Deutschland.

Weniger Pause bei höherem Stress

Die Daten belegen eine starke Veränderung der Pausengewohnheiten. Während sich 2023 noch 70 Prozent der deutschen Mitarbeitenden regelmäßig (drei bis fünf Mal pro Woche) Zeit für eine Hauptmahlzeit nahmen, ist dieser Wert bis 2025 auf 57 Prozent gesunken. Parallel dazu verkürzt sich die verfügbare Zeit. Jeder fünfte Beschäftigte (20 Prozent) erlaubt sich eine Pausendauer von maximal 15 Minuten. Nur zwölf Prozent der Befragten aus Deutschland nehmen sich 45 Minuten oder länger Zeit – ein Wert, der unter dem globalen Durchschnitt von 16 Prozent liegt.

Nur zwölf Prozent der Teilnehmer nehmen sich 45 Minuten oder länger Zeit für eine Pause. Abbildung: Compass Group

Trotz knapper Zeitfenster ist das Erholungsbewusstsein hoch. 72 Prozent der Befragten gaben an, nach einer Pause produktiver zu sein. Dennoch berichten 43 Prozent der Arbeitnehmer von negativen Auswirkungen des Jobs auf die mentale Gesundheit. Der Wunsch nach Regeneration und der tatsächliche Stress im Job passen demnach oft nicht zusammen. Hinzu kommt, dass 45 Prozent der Befragten das Gefühl haben, dass Pausen von ihrem Arbeitgeber unterschätzt werden. Dies zeigt sich auch beim Thema Essensraum: Nur 24 Prozent der Mitarbeitenden in Deutschland haben Zugang zu einer Kantine oder einem Betriebsrestaurant. Gleichzeitig betonen 67 Prozent der Befragten, dass ein Verpflegungsangebot am Arbeitsplatz ihre Zufriedenheit steigern würde.

Trendwende: Snacking und digitale Sicherheit

Weil es im Alltag oft schnell gehen muss, verändert sich das Essverhalten. Rund 80 Prozent der Mitarbeitenden snacken während der Arbeit. Gleichzeitig steigt das Gesundheitsbewusstsein: 73 Prozent verändern ihre Ernährung aktiv, um langfristig gesünder zu leben. Damit einher geht eine Affinität zu digitalen Lösungen. Während 66 Prozent der Allergiker auf Apps setzen, um volle Transparenz über Inhaltsstoffe zu haben, nutzt fast jeder Zweite (47 Prozent) digitale Vorbestellungen, um die Zeit am Tisch statt in einer Warteschlange zu verbringen. Zusammen mit der hohen Akzeptanz von Bestellkiosken (42 Prozent) kann durch den Einsatz technischer Lösungen der Aufwand beim Bezahlen reduziert werden.

High-Tech für mehr High-Touch

Der Trend zu „Micro-Breaks“ kann mit digitalen Service- und Verpflegungsangeboten unterstützt werden. So stellen Unternehmen sicher, dass die Betriebsgastronomie trotz Zeitdrucks ein sozialer Ankerpunkt bleibt, der sich durch kurze Wartezeiten und hohe Servicequalität auszeichnet.

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