Cold Tea von Messmer: Fruchtige Getränke sind an heißen Sommertagen herrlich erfrischend, aber oft sehr zuckerhaltig. Nicht so diese kalorienarmen Kaltaufgusstees, die es in sechs verschiedenen Geschmacksrichtungen gibt. Einfach Teebeutel in ein Gefäß geben, 500 ml Wasser darauf gießen, acht Minuten ziehen lassen und gelegentlich umrühren: Fertig ist die gesunde Erfrischung.

Kaffeekapseln von Cup Verde: Wer auf Nachhaltigkeit setzt, liegt mit diesen alternativen Kaffeekapseln für Nespresso- Maschinen richtig. Sie werden ohne Aluminium produziert und sind heimkompostierbar. Cup Verde ist B-Corp-zertifiziert und legt auch bei seinen neun verfügbaren Kaffeesorten großen Wert auf Nachhaltigkeit und faire Arbeitsbedingungen.

WPD 50 WS von Kärcher: Der leitungsgebundene Wasserspender liefert zwei Arten gekühltes Wasser: still und sprudelnd. Bis zu 15 Liter pro Stunde. Der Hy-Pure-Plus-Filter filtert Chlor und Schwer- metalle zuverlässig heraus, die Ultrafiltrationsmembran hält darüber hinaus Bakterien und Viren zurück. Eine leicht zu öffnende Servicetür vereinfacht den Filterwechsel.

Qbo One von Tchibo: Die Kapselmaschine ist lediglich 24 cm hoch und 10,5 cm breit. Der Hersteller verspricht dennoch, dass dank der PressBrew-Technik und 19 bar Pumpendruck Kaffee wie aus dem Siebträger gelingt. Der Wassertank fasst 0,7 Liter, die Getränkemenge lässt sich individuell einstellen. Ein Entkalkungsprogramm sorgt für die erforderliche Hygiene.

Cafina CT8 Plus von Melitta: Der Hochleistungsvollautomat ermöglicht die Verarbeitung von jeweils bis zu vier Bohnen- bzw. Milchsorten, optional in zwei getrennten Systemen. Rezepte lassen sich individualisieren und dauerhaft im System hinterlegen. Die tägliche automatische Reinigung der Kaffee-, Milch- und Instantsysteme erfolgt ohne Demontage von Bauteilen.

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Das Betriebsrestaurant ist ein zentrales Element des neuen Edeka-Campus. Abbildung: Oliver Windus Fotodesign

Mit dem neuen Campus hat die Regionalgesellschaft des Lebensmittelhändlers in Minden-Hannover ein Zeichen für moderne und zukunftsfähige Arbeitsumgebungen gesetzt. Zum Campus gehören fünf Gebäudeblöcke. Auf dem großflächigen Gelände sind verschiedene Arbeitswelten und Aufenthaltszonen entstanden, die durch eine 110 Meter lange Magistrale verbunden sind. Diese bildet nicht nur die zentrale Wegeführung, sondern auch das kommunikative Herzstück des gesamten Areals.

Arbeitswelten mit Zukunft

Flexible Arbeitsplatzmodelle, offene Teamflächen und Aufenthaltszonen bestimmen die Struktur des neuen Campus. Die Gestaltung unterstützt ein Arbeiten, das sich an die jeweiligen Tätigkeiten anpasst und zugleich spontanen Austausch ermöglicht. Verschiedene Akustik- und Rückzugslösungen schaffen Orte für konzentrierte Aufgaben, während offene Bereiche Raum für Begegnung und Zusammenarbeit bieten. Dank seiner energieeffizienten Bauweise, Photovoltaik und einer modernen Gebäudetechnik erfüllt der Edeka-Campus hohe ökologische Standards und verbindet Nachhaltigkeit mit zeitgemäßer Architektur.

Zum neuen Campus gehören auch „Coffice“-Zonen, die sowohl zur Zusammenarbeit als auch zum spontanen Gespräch einladen. Abbildung: Oliver Windus Fotodesign

Überall auf dem Campus befinden sich Loungebereiche, die zum Verweilen und zu spontanen Besprechungen einladen. Abbildung: Oliver Windus Fotodesign

Die Möblierung verbindet klare Formen mit hoher Alltagstauglichkeit und unterstützt ein entspanntes Ambiente. Abbildung: Oliver Windus Fotodesign

Die Möblierung des Campus folgt dem Prinzip, unterschiedliche Arbeits- und Aufenthaltsqualitäten harmonisch miteinander zu verbinden. In den offen gestalteten Arbeitswelten wurden durch ergonomische Arbeitsplätze und modulare Möbellösungen Orte für tätigkeitsbasiertes Arbeiten geschaffen. Die Besprechungs- und Begegnungszonen wurden mit robusten, hochwertigen Polstermöbeln von SMV und Gowld ausgestattet, die Komfort und Langlebigkeit bieten. Dazu kommen abgestimmte Farb- und Materialkonzepte, die die großzügige Innenarchitektur des Campus aufgreifen.

Betriebsrestaurant als sozialer Treffpunkt

Ein zentrales Element des Edeka-Campus ist das großflächige Betriebsrestaurant „Grüner Wenzel“. Es ist an den historischen Gründungsort der Edeka Minden eG angelehnt. Mit mehreren hundert Sitzplätzen, offenen Bereichen und einer großzügigen Terrasse dient es als sozialer Treffpunkt für die Mitarbeitenden. Die Auswahl der dort eingesetzten Möbel verbindet klare Formen mit Alltagstauglichkeit und schafft eine entspannte Atmosphäre, sowohl für kurze Pausen als auch für gemeinsame Mittagessen. Die Vielzahl individuell abgestimmter Lösungen zeigt, wie variabel Räume gestaltet werden können, wenn Funktion und Gestaltung ineinandergreifen.

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PD-50xx von Kindermann: Dank der 4K-Auflösung der Non-Touch-Displays und der hohen Helligkeit von 550 cd/m2 ist die Bildwiedergabe detailreich und klar erkennbar. Die Geräte verfügen über kein eigenes Betriebssystem, sondern werden über ein OPS-Modul oder einen USB-C-Port mit Ladefunktion von externen Geräten angesteuert. Die Lebensdauer beträgt mehr als 50.000 Stunden.

Momentum 5 Wireless von Sennheiser: Dieser Over-Ear-Kopfhörer ist gut geeignet für Mobile Worker, die hohe Ansprüche an die Soundqualität stellen. Vier Mikrofone auf jeder Seite ermöglichen die bisher ausgereifteste Active Noise Cancellation (ANC) des Herstellers. Der auswechselbare Akku hält mit aktiviertem ANC bis zu 57 Stunden. Bluetooth 5.4 bietet eine stabile Konnektivität.

Panacast U30 von Jabra: Die Videobar wurde für die Zusammenarbeit mit eigenen Geräten (BYOD) in kleinen Besprechungsräumen und Huddle Rooms mit bis zu sechs Personen entwickelt. Dank einem Kamera-Sichtfeld von 120 Grad, den integrierten Lautsprechern sowie sechs Mikrofonen liefert die Videobar ein überzeugendes audiovisuelles Erlebnis in hybriden Meetings.

Meeting Owl 5 Pro von Owl Labs: Äußerlich an die Form einer Eule angelehnt, sind vor allem die technischen Innereien dieser Videobar hervorzuheben. Eine 360-Grad-4KKamera, leistungsstarke Lautsprecher und ein Acht-Mikrofon-Array fangen alle Teilnehmer hybrider Meetings gut seh- und hörbar ein. Die Meetingeule kann per Kabel oder drahtlos mit Endgeräten gekoppelt werden.

Spotlight 2 Advanced von Logitech: Wer regelmäßig Präsentationen hält, weiß einen zuverlässigen Presenter zu schätzen. Spotlight 2 Advanced kombiniert unter anderem haptisches Feedback, digitale Hervorhebungs- und Annotationsfunktionen, Laser- und Digital-Pointer, „Guided Breathing“, eine lange Akkulaufzeit sowie Bluetooth- und Logi-Bolt-Konnektivität.

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In 69 Prozent der von CBRE zugrunde gelegten Unternehmen weltweit teilen sich über 40 Prozent der Mitarbeitenden einen Schreibtisch. Abbildung: BGStock72, Depositphotos

Die Studie basiert auf Daten, die der Immobiliendienstleister CBRE durch Büro-Benchmarking in den vergangenen fünf Jahren von seinen weltweiten Kunden, die insgesamt über 28 Millionen m2 Bürofläche verfügen, erhalten hat. Laut der Studie liegt die weltweite durchschnittliche Bürogebäudeauslastung nun bei 53 Prozent. Dieser Wert ist deutlich gestiegen. Er hat den höchsten Stand seit März 2020 erreicht (2024: 38 Prozent, 2023: 35 Prozent). Die durchschnittliche Spitzenauslastung in Büros liegt bei 80 Prozent. Laut CBRE deutet dies darauf hin, dass Arbeitgeber die Rückkehr ihrer Mitarbeitenden ins Büro gut organisieren. Gleichzeitig könnten die Zahlen zur Auslastung jedoch auch bedeuten, dass die Büros zu Spitzenzeiten überfüllt sind.

Desk-Sharing als Standard

Die zunehmende Verbreitung hybrider Arbeitsformen wird besonders deutlich in der globalen Auslastungsrate von Arbeitsflächen. Diese liege bei 111 Prozent – der höchste Stand seit Beginn der Erfassung dieser Kennzahl. Das bedeutet, dass mehr Personen den Bürogebäuden zugeordnet sind, als physische Arbeitsplätze vorhanden sind. Im Vergleich zu 101 Prozent im Jahr 2024 ist die Auslastung weiter angestiegen. Sie spiegelt den Wandel wider, der ein strategisches Raum- und Arbeitszeitmanagement wie Desk-Sharing erfordert.

69 Prozent der Unternehmen gaben an, dass sich mehr als 40 Prozent ihrer Mitarbeitenden einen Schreibtisch teilen. Die Mehrheit (48 Prozent, 2024: 21 Prozent) strebe ein Verhältnis von 1,01 bis 1,49 Personen pro Arbeitsplatz an, was den Trend zu einer optimierten Raumnutzung widerspiegele. Dies weise zwar auf eine effizientere Nutzung der Büroflächen hin, die Daten zeigten aber auch einen Rückgang aggressiverer Sharing-Modelle. Nur noch 33 Prozent der Befragten streben ein Verhältnis von mehr als 1,5:1 an, ein deutlicher Rückgang gegenüber 62 Prozent im Jahr 2024.

Drei Tage im Büro

Den Studienergebnissen zufolge haben 96 Prozent der Unternehmen Richtlinien für die Büropräsenz eingeführt. Am häufigsten gilt die Regelung, dass Mitarbeitende mindestens drei Tage pro Woche überwiegend im Büro sein müssen (66 Prozent, 2024: 53 Prozent, 2023: 49 Prozent). Dieser Trend verdeutlicht eine engere Definition des Hybridmodells. Unternehmen räumen der Büroanwesenheit zunehmend Priorität ein. Die Daten zeigen jedoch auch eine Diskrepanz zwischen der erwarteten und der tatsächlichen Anwesenheit: 70 Prozent gaben an, dass die Mitarbeitenden weniger im Büro sind, als von der Führungsebene gefordert oder erwartet wird – ein Anstieg gegenüber 61 Prozent im Jahr 2024.

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Meetingraum mit Dancing Wall, Visiona Stool und NesTable. Abbildung: Eduardo Perez

Für die Erneuerung seiner in die Jahre gekommenen Büros nahm der international tätige Spiele- und Buchverlag Ravensburger Kontakt mit Vitra auf. Einerseits für die Beratung und Planung einer zeitgemäßen New-Work-Umgebung und andererseits mit dem Wunsch nach Produkten, die den Anspruch von Ravensburger an Design, Qualität, Nachhaltigkeit und Zeitlosigkeit erfüllen.

Ziel war es, die Unternehmenswerte, die Zusammenarbeit verschiedener Teams und die Kommunikation zu fördern sowie die Identität des Unternehmens durch eine unverwechselbare Ravensburger-Arbeitsumgebung erkennbar zu machen. Ravensburger wollte unter anderem ausdrücken, dass die Firma auch heute, nach 140 Jahren, relevant und zeitgemäß ist und stellte sich der Frage: Wie kann eine Arbeitsatmosphäre kreativer werden? Dabei war dem Spielehersteller wichtig, die Gemeinsamkeit zu fördern, denn auch beim Spielen geht es darum, Leute zusammenzubringen. Das Teamgefühl mit dem Umbau der Büros auch im Arbeitsalltag zu stärken, war die zentrale Aufgabe.

Das Consulting & Planning Studio von Vitra (CPS) unterstützte den Kunden im Verlauf des Planungsprozesses dabei, die Mitarbeitenden einzubeziehen und für ein neues, offenes Office zu begeistern. Entstanden ist eine wohnliche, akustisch fein abgestimmte und – dank des pointierten Einsatzes der Unternehmensfarben – unverwechselbare Arbeitsumgebung, in der die New-Work-Strategie von Ravensburger zum Leben erweckt werden konnte. Die Sorge um eine Lärmbelästigung im Großraumbüro erübrigte sich schon im Rohbau. Durch Paneele und die verbauten Materialien entstand eine relativ gedämpfte Akustik. Zusätzlich wurden eine Bibliothek integriert und Alcoven eingesetzt, in die man sich zum konzentrierten Arbeiten zurückziehen kann. Auf der anderen Seite entstand ein Working-Café, in dem sich Mitarbeitende aus allen Bereichen treffen können, sei es aus den „Bürobereichen“, aus der Produktion oder der Logistik.

Alcoven dienen als Ruheorte innerhalb des Großraumbüros. Abbildung: Eduardo Perez

Softwork bringt die Kompetenzen aus den Bereichen Home, Office und Public zusammen. Abbildung: Eduardo Perez

Lounge trifft Arbeitsplatz – die moderne Büroumgebung mit Design- und Komfortfaktor. Abbildung: Eduardo Perez

Abgegrenzte (Besprechungs-)Bereiche. Abbildung: Eduardo Perez

Im Working-Café kommen Mitarbeitende aus allen Abteilungen zusammen. Abbildung: Eduardo Perez

Die Bibliothek bietet weitere Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten. Abbildung: Eduardo Perez

Die Unternehmensfarben wurden in die Neugestaltung der Büroräume integriert. Abbildung: Eduardo Perez

Abbildung: Ravensburger

Wir haben mit Vitra in der gesamten Konzeption und für die Innenausstattung zusammengearbeitet. Im Findungsprozess wollten wir uns genug Zeit lassen, um zu kreieren, was wir brauchen. Dabei hat Vitra uns sehr professionell begleitet. Für die Konzeption war entscheidend, wie Büroarbeit heute funktioniert, was unsere Mitarbeitenden brauchen. Menschen gewöhnen sich an den Status quo und bei Veränderungen – ganz egal, ob sie schön oder schwierig sind – gibt es eine gewisse Resistenz. Das haben wir auch bei uns gespürt. Darum war es wichtig, die Teams sehr intensiv mitzunehmen. Es gehört ohnehin zu unserer Kultur, solche Projekte gemeinsam zu konzipieren und die Mitarbeitenden einzubinden. Wir haben Befragungen gemacht, wollten wissen, was wer bei der Arbeit braucht. Es war ein längerer, nicht immer einfacher Prozess, aber es ist ja auch klar, dass so ein Projekt ein paar Herausforderungen mit sich bringt.“

Clemens Maier,
Ravensburger.

Vitra GmbH

Bei Vitra ist man überzeugt, dass Umgebungen Gedanken und Gefühle prägen – zu Hause, bei der Arbeit und unterwegs. Darum arbeitet der Schweizer Möbelhersteller jeden Tag daran, diese Umgebungen durch die Kraft des Designs zu verbessern.

• Gegründet: 1950
• Standorte: Birsfelden/Schweiz (Headquarter), Weil am Rhein/Deutschland (Produktion)
• vitra.com

BUCHTIPP: OFFICE+OBJEKT. Lieblingsprojekte von Architekten, Planern, Herstellern. Band 2 Im zweiten Sammelband „OFFICE+OBJEKT“ werden weitere 44 Top-Projekte für Büro & Co. vorgestellt. Es handelt sich um besonders gelungene Planungs- und Einrichtungsbeispiele, „Lieblingsprojekte“ namhafter Architekten, Planer und Hersteller. Auch dieser im Berliner PRIMA VIER Nehring Verlag erschienene Sammelband hat 208 hochwertig produzierte Seiten. Nach den Autorenbeiträgen renommierter Architekten folgen die bilderreich dargestellten Referenzbeiträge: Top-Projekte, die den Architekten, Planern und Herstellern besonders am Herzen liegen und die Redaktion beeindruckt haben. Zusammen mit Band eins liegen nun 88 Leuchtturm-Projekte vor, bilderreich dokumentiert auf 416 Seiten – zwei Werke voll mit Impulsen und Inspirationen für neue Räume in Büroumgebungen. „OFFICE+OBJEKT. Lieblingsprojekte von Architekten, Planern, Herstellern“, Band 2, Robert Nehring (Hg.), PRIMA VIER Nehring Verlag, Berlin 2025, 208 Seiten, DIN A4, 79,90 € (Hardcover), 64,90 € (E-Book). Erhältlich unter office-roxx.de/shop.

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Björn Budack ist seit über 20 Jahren im Bereich Bürovermietung tätig. Der Gründer der Kette „Kiez Büro Coworking“ agiert auch erfolgreich als Unternehmensberater. Abbildung: Dajana Lothert

Im Sommer des Jahres 2004 betrat ich ein neues berufliches Spielfeld: den Berliner Immobilienmarkt. Sehr schnell lernte ich, welche gewaltigen Herausforderungen hier auf mich warteten.

Mein Arbeitgeber, die Regus-Gruppe, musste 2003 für einige Standorte in Deutschland Insolvenz anmelden. Das hatte einen einfachen Grund: Der Bürovermietungsmarkt lag am Boden. Der Leerstand betrug über acht Prozent, in bester Lage wurden Mieten von deutlich unter zehn Euro angeboten. Die Vermietenden waren bei Laufzeit, Ausstattung und Flächenteilung äußerst gesprächsbereit und machten uns als Serviceanbieter das Leben damit schwer.

2007 entschied der Berliner Senat, die städtische „Gewerbesiedlungs-Gesellschaft“ (GSG) zu verkaufen, die zu der Zeit eine Leerstandsquote von 30 Prozent zu verzeichnen hatte.

Der weitere Verlauf ist bekannt: In den 2010er-Jahren boomte die Berliner Wirtschaft und ließ den Leerstand auf unter ein Prozent fallen. Im Jahr 2019 gab es dann fast keine freien Büroflächen mehr und die Mietpreise hatten sich mehr als verdoppelt.

Während diese Entwicklung der Flex-Office-Branche einen Boom bescherte, stellte sie die Kreativwirtschaft und NGOs vor große Herausforderungen. In zentralen Lagen waren die Mieten kaum mehr bezahlbar. Die GSG, in deren Gewerbeflächen zahlreiche Kreative ihre Ateliers hatten, erhöhte nach der Privatisierung die Mieten erheblich – teilweise um bis zu 200 Prozent. Auch für NGOs, die auf zentrale Standorte in Berlin-Mitte im Umfeld der Politik angewiesen waren, deren Projektmittel aber nicht im gleichen Maße stiegen wie die Mieten, war die Suche nach Büroräumen eine immer größere Herausforderung.

Die Situation änderte sich schlagartig mit der Coronapandemie. Durch die Zunahme von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen ist der Leerstand in Berlin inzwischen erneut auf über acht Prozent angestiegen. Gab es 2019 etwas mehr als 200.000 Quadratmeter freie Bürofläche, sind es inzwischen wieder fast zwei Millionen Quadratmeter – Tendenz steigend. Auch eine wachsende Wirtschaft wird diesen Trend nicht umdrehen: Größere Teams führen in Zeiten hybrider Arbeit nicht mehr zwangsläufig zu einer Vergrößerung der Bürofläche.

Neben dem „zählbaren“ Leerstand gibt es zusätzlich auch noch einen „verdeckten“ Leerstand, nämlich die ungenutzten Flächen innerhalb laufender Mietverträge und bei selbst genutzten Immobilien. Viele Unternehmen haben lange laufende Mietverträge abgeschlossen, aus denen sie nicht austreten können, oder Immobilien erworben, die für den aktuellen Bedarf zu groß geworden sind. Hier eröffnen sich drei Wege, mit diesem Leerstand kreativ zu arbeiten.

Für NGOs bietet sich die Untermiete bei Organisationen an, die Werte und Ziele teilen. Das ist nicht nur finanziell hilfreich, sondern ermöglicht auch eine intensive Vernetzung und im besten Fall die gemeinsame Nutzung weiterer Ressourcen wie größere Veranstaltungsräume oder Kantinen. Gerade kleinere Organisationen können dadurch ihren Mitarbeitenden wieder einen attraktiveren und vor allem weniger einsamen Arbeitsort anbieten.

Der Kreativwirtschaft eröffnen sich neue Möglichkeiten durch Konzepte der Zwischennutzung. So verfolgt etwa der Verein Transiträume Berlin e.V. das Ziel, „kulturelle Zwischennutzung für leerstehende Immobilien zum (Berliner) Standard zu machen und so die Lebensqualität unserer Stadt nachhaltig zu fördern.“ Auf seiner Webseite transitraeume.org finden sich zahlreiche Gewerbeflächen, die für Kulturveranstaltungen angefragt werden können.

Eine dritte Option ist die Zusammenarbeit mit Flex-Office-Betreibern, die in freien Flächen Coworking-Spaces einrichten. So können nicht nur entstehende Einnahmeverluste oder Kosten für Leerstand aufgefangen werden, einem Bürogebäude kann durch ihr Angebot auch zusätzliche Attraktivität verliehen werden.

In den nächsten Jahren werden zusätzliche Büroflächen auf den Markt kommen und die Herausforderungen für Vermietende also eher größer. Daher ist ihre Kreativität gefragt. Es ist zu erwarten, dass sich für Akteure der Kreativ- und Zivilgesellschaft die Suche nach geeigneten und bezahlbaren Büro-, Atelier- oder Veranstaltungsflächen erheblich einfacher gestalten wird.

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Bei Alvero wird Service großgeschrieben: von der Beratung bis zur Planung, vom Transport bis zur Lieferung und Montage. Abbildung: Alvero Bürovermietung

Unternehmen sehen sich heute mit einer neuen Realität konfrontiert. Teams wachsen und schrumpfen, Standorte verändern sich, hybride Arbeitsmodelle beeinflussen die Flächenkonzepte und wirtschaftliche Unsicherheiten erschweren langfristige Entscheidungen. Gerade in Deutschland, wo Stabilität lange Zeit als selbstverständlich galt, nimmt die Vorhersehbarkeit deutlich ab. Veränderung ist zur Konstante geworden. Die Arbeitswelt ist nicht mehr statisch planbar.

Wandel der Arbeitswelt

Dies hat direkte Auswirkungen auf die Arbeitsumgebung. Das Büro wandelt sich zunehmend vom klassischen Arbeitsplatz zu einem Ort für Begegnung, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur. Gleichzeitig steigt der Druck, Flächen effizienter zu nutzen. Deshalb stellen sich viele Unternehmen nicht mehr die Frage: „Welche Möbel kaufen wir?“, sondern: „Was brauchen wir – und wie lange?“

Mietmöbel von Alvero gibt es auch bei Rivvers, einem Anbieter von Coworking- und Flex-Office-Spaces. Abbildung: Alvero Bürovermietung

Auch das Facility-Management verändert sich. Entscheidungen werden datenbasierter getroffen. Unternehmen möchten verstehen, welche Arbeitsplätze genutzt werden, wo Überkapazitäten entstehen und wie sich Flächen flexibel anpassen lassen. Die Arbeitsumgebung wird dabei nicht mehr als statischer Zustand betrachtet, sondern als etwas, das sich kontinuierlich verändert.

Wandel der Denkweisen

Parallel dazu verändert sich die Sicht auf Nachhaltigkeit. Es geht nicht mehr nur um Materialien oder Zertifikate. Im Mittelpunkt steht zunehmend eine andere Denkweise: Nutzung statt Besitz. Möbel müssen heute nicht mehr über Jahre hinweg am gleichen Ort stehen. Sie werden flexibel eingesetzt, angepasst, gewartet und wiederverwendet. Das reduziert den Ressourcenverbrauch und schafft gleichzeitig mehr Beweglichkeit.

Die moderne Lkw-Flotte von Alvero, hier in der Kölner Niederlassung. Abbildung: Alvero Bürovermietung

Genau in diesem Spannungsfeld entstehen neue Modelle. Modelle, die nicht auf langfristigen Besitz, sondern auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit setzen. Die eigentliche Herausforderung besteht heute nicht darin, die perfekte Arbeitsumgebung zu schaffen. Sondern eine, die sich verändern kann, wenn sich die Anforderungen verändern. Denn die Zukunft bedeutet vor allem eines: beweglich bleiben.

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Für konstant leckeren Kaffee sollten ein paar einfache Regeln beachtet werden, sagen die Experten des Kaffeeblogs Coffeeness. Abbildung: Hay Dmitriy, Depositphotos

Um die Grundsätze für leckeren Kaffee zu verstehen, sollte die 5-M-Regel, die von italienischen Baristi entwickelt wurde, bekannt sein. Die fünf Faktoren Mischung, Mahlgrad, Menge, Maschine und Mensch müssen zusammenspielen, um einen gut schmeckenden Kaffee zuzubereiten. Dem Faktor Mensch kommt dabei eine besondere Bedeutung zu, da er für alle anderen Faktoren verantwortlich ist und diese beeinflusst: von der Auswahl der Bohnen über die Brühtemperatur bis hin zur Pflege der Maschine.

Bohnen und Wasser

Für den Geschmack des Kaffees ist in erster Linie die verwendete Bohne ausschlaggebend. Erst danach kommt die Maschine. Selbst in Premium-Geräten lässt sich aus Billigbohnen kein guter Kaffee aufbrühen. Unerfahrene Genießer sollten nicht gleich mit der Dunkelsten Espresso-Röstung beginnen, sondern mit milden bis mittleren Röstungen, da diese nur wenig Säure und zarte Bitterstoffe enthalten.

Kaffee besteht zu mehr als 95 Prozent aus Wasser. Ist es zu hart, zu weich oder geschmacklich auffällig, leidet das Ergebnis in der Tasse. Die Wasserhärte – der Kalkanteil im Wasser – sollte idealerweise einen pH-Wert zwischen drei und sechs haben. Denn in der richtigen Menge ist Kalk buchstäblich das Salz in der Suppe, das die Kaffeearomen deutlicher herausarbeitet. Zu kalkhaltiges Wasser ist jedoch problematisch, da es einen stark kreidigen Eigengeschmack hat, der den Kaffee sauer werden lässt und die Crema-Bildung behindert.

Lagerung und Temperatur

Luft, Licht und Feuchtigkeit wirken sich negativ auf das Aroma des Kaffees aus und lassen ihn in der Tasse flach schmecken. Trocken gelagert ist er sehr lange haltbar. Zu beachten ist jedoch, dass viele der über 800 Aromen von Kaffee stark flüchtig sind. Bohnen verlieren rund sechs Wochen nach der Röstung deutlich an Aroma, bei Filterkaffee geht es schneller.

Die Extraktion der Aromen wird auch durch die Zubereitungstemperatur erheblich beeinflusst. Ist das Wasser zu kalt, gelangen hauptsächlich Säuren und nur wenige Aromen in die Tasse. Ist es zu heiß, schmeckt der Kaffee unangenehm bitter. Bei Espresso sollte die Temperatur höchstens 94 Grad, bei Filterkaffee maximal 96 Grad betragen.

Sauberkeit

Der wichtigste Punkt für guten Kaffee ist, die Maschine regelmäßig und gründlich zu reinigen. Besonders wichtig sind die nicht wasserführenden Teile. Denn Kaffeebohnen enthalten zahlreiche Öle und Fette, die mit der Zeit ranzig werden und unangenehm riechen. Das betrifft den Bohnenbehälter, das Mahlwerk und vor allem die Brühgruppe. Für ein lang anhaltendes und gutes Geschmackserlebnis wird für diese eine tägliche manuelle Reinigung empfohlen, sofern eine Entnahme möglich ist. Ebenso wichtig ist das regelmäßige Entkalken der Maschine. Denn Kalk beeinflusst nicht nur den Geschmack des Kaffees, sondern verstopft auch die Leitungen und Düsen, steigert den Stromverbrauch und macht die Geräte ineffizienter.

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TA Cloud Capture ermöglicht eine zeitgemäße Digitalisierung von Dokumenten. Abbildung: TA Triumph-Adler

In vielen Unternehmen herrscht immer noch Zettelwirtschaft. Ob in der Rechnungs- oder Personalabteilung, in der Produktion oder in der Logistik, es gibt viel zu erledigen und der Administrationsaufwand ist groß – zumal die Anforderungen an Sicherheit, Nachhaltigkeit und Compliance stets höher werden. Dort könnte die digitale Dokumentenablage gute Dienste leisten, doch oft werden die Dokumente weiterhin in Papierform verwaltet.

Unternehmen erkennen Vorzüge der Digitalisierung

Dies, obwohl sich Unternehmen der Potenziale und der Notwendigkeit der Digitalisierung zunehmend bewusst sind. Über 90 Prozent der Unternehmen sind der Ansicht, dass der Einsatz neuer Technologien ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist, wie die Bitkom-Studie Digitalisierung der Wirtschaft herausfand. Die Studie des Digitalverbandes zeigt außerdem, dass mittlerweile 89 Prozent der Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie verfolgen, allerdings nur 28 Prozent diese zentral aussteuern und 61 Prozent eine solche in speziellen Bereichen verfolgen.

Zur Unterstützung einer effizienten Dokumentenablage stellt TA Triumph-Adler Cloud-Lösungen bereit, die hybride Arbeitsweisen unterstützen.“

Speziell kleine und mittelständische Unternehmen können von einer digitalen Dokumentenablage profitieren. Bei der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten können Arbeitsschritte, Zeit und Kosten gespart werden, die papierbasierte Prozesse mit sich bringen. Auch neue Vorgaben für Firmen machen Fortschritte bei der Digitalisierung notwendig – beispielsweise die E-Rechnungs-Pflicht und die EU-weite NIS-2-Richtlinie.

Um diese Herausforderungen zu adressieren, helfen digitale Dokumentenlösungen aus der Cloud. Mit Workflows, klaren Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischen Erinnerungen und effizienten Suchfunktionen kann die digitale Dokumentenablage Firmen schnell und sicher weiterhelfen.

Drucken, Scannen, Faxen – mobil und cloudbasiert

Zur Unterstützung einer effizienten Dokumentenablage stellt TA Triumph-Adler spezielle Lösungen bereit, die mobile und cloudbasierte Prozesse berücksichtigen. Mit dem TA Cloud Information Manager (TACIM) landen Dokumente am gewünschten Speicherort in der Cloud. Eine Installation ist nicht notwendig, lediglich eine sichere und schnelle Anmeldung im Webbrowser oder am Multifunktionsdrucker (MFP) ist erforderlich. Die Verwaltung von überall ermöglicht ein Online-Dashboard, welches gescannte oder importierte Dokumente via Dashboard, mobile App und HyPAS-Anwendung am MFP verarbeitet. Ferner lassen sich mit TACIM Dokumentenklassen definieren, Dokumente orts- und geräteunabhängig erfassen sowie speichern und individuelle Prüf- und Freigabe-Workflows erstellen.

Mit benutzerdefinierten Workflows, klaren Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischen Erinnerungen sowie effizienten Suchfunktionen hilft die digitale und cloudbasierte Dokumentenablage Unternehmen dabei, zeitgemäße Workflows zu etablieren.“

Mit TACPS (TA Cloud Print and Scan) lassen sich Dokumente netzwerkunabhängig von jedem angebundenen MFP drucken, verschicken und in der Cloud speichern – ganz einfach am Desktop-Arbeitsplatz oder direkt am Drucker. Auch hier muss nichts installiert werden. Einsetzbar ist TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich. TA Triumph-Adler stellt als Provider den Account zur Verfügung, Kunden können sofort loslegen.

TA Cloud Capture ermöglicht eine zeitgemäße Digitalisierung von Dokumenten: Nach dem Einscannen können Dokumente über den MFP in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden. Grundlage für die inhaltliche Erschließung der Dokumente bildet eine leistungsfähige OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition). Nach der Erfassung können die erstellten Dateien direkt aus dem System an einen gängigen Clouddienst geschickt werden – ganz ohne Rechner oder zusätzliche Software. Entweder an den TA Cloud Information Manager (TACIM) – ein hauseigenes Angebot zur Dokumentenverwaltung – oder an einen Cloudspeicher eines Drittanbieters. Unterstützt werden die Dienste Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Box. Firmenkunden melden sich dort mit ihren eigenen Accounts an.

Die kostenfreie TA Mobile Print App verbindet Smartphones, Tablets und Laptops mit den Multifunktionssystemen (MFPs) des Druckernetzwerks und erlaubt es, Dateien von diesen Mobilgeräten zu drucken oder nach dem Scannen an E-Mail-Postfächer zu verschicken. Zudem integriert es TACPS für die mobile Nutzung.

All diese Cloud-Lösungen sind intuitiv bedienbar und konform mit den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen profitieren von vielfältigen Vorteilen der cloudbasierten, digitalen Prozesse: Sie können laufende Kosten reduzieren, zeitsparender arbeiten, sichere und effektive Prozesse etablieren und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden steigern, indem sie moderne Arbeitsweisen mit zeit- und ortsunabhängigen Workflows fördern.

Abbildung: TA Triumph-Adler Florian Ehlers, Manager Solution Marketing, TA Triumph-Adler. triumph-adler.de

Ausführliche Informationen zu dem Thema finden Interessierte unter: Cloud-Lösungen | Triumph-Adler

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Die Officemanagement-Enthusiastin Melanie Habel ist mit über 20 Jahren Erfahrung als virtuelle Assistentin tätig und gibt Seminare zum Einsatz von KI im Assistenzberuf. Abbildung: Romy S Fotografie

Die Erholung aus dem Urlaub hält oft nur bis zum ersten Blick in den Kalender oder ins E-Mail-Postfach. Termine, Rückfragen und aufgelaufene Aufgaben sorgen schnell dafür, dass der Arbeitsalltag mit voller Wucht zurückkehrt. Dabei muss der Wiedereinstieg keineswegs im Chaos enden. Entscheidend ist, die Rückkehr nicht erst nach dem Urlaub zu organisieren, sondern bereits mehrere Wochen vor der Abreise.

#1 Standard statt Improvisation

Eine strukturierte Urlaubsrückkehr beginnt idealerweise etwa vier Wochen vor Urlaubsbeginn. Wer wiederkehrende Vorbereitungsschritte in einer festen Checkliste bündelt, muss nicht jedes Mal neu überlegen, welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Digitale Aufgabenmanagement-Systeme wie Asana oder vergleichbare Lösungen eignen sich dafür ebenso wie klassische Checklisten.

Der eigentliche Mehrwert liegt dabei weniger im eingesetzten Werkzeug als in der Standardisierung. Sind alle Vorbereitungsschritte einmal definiert, lassen sie sich vor jeder Auszeit zuverlässig wiederverwenden. Das reduziert Planungsaufwand und minimiert das Risiko, wichtige Details zu vergessen.

#2 Erwartungen bewusst steuern

Zur Vorbereitung gehört auch eine transparente Kommunikation. Kolleginnen und Kollegen sollten das tatsächliche Rückkehrdatum kennen. Ebenso sinnvoll kann es sein, die automatische Abwesenheitsnotiz ein oder zwei Tage über den ersten Arbeitstag hinaus aktiv zu lassen. Dadurch entsteht zusätzlicher Handlungsspielraum, ohne unmittelbar neue Erwartungen an die Erreichbarkeit zu wecken.

Ebenso empfiehlt es sich, reguläre Aufgaben und Wiedervorlagen bewusst erst ab dem dritten Arbeitstag einzuplanen. Die ersten beiden Tage bleiben dadurch frei für Themen, die sich während der Abwesenheit entwickelt haben und nun kurzfristig Aufmerksamkeit erfordern.

#3 Puffer schaffen statt den Kalender füllen

Ein voller Kalender signalisiert zwar Beschäftigung, verhindert jedoch häufig einen geordneten Wiedereinstieg. Deshalb lohnt es sich, die ersten beiden Arbeitstage bereits vor dem Urlaub mit ganztägigen Kalendereinträgen zu blockieren. Stehen diese auf „Gebucht“, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sich kurzfristig Besprechungen oder fremdbestimmte Termine einschleichen.

Bleibt mehr Zeit als erwartet, können vorbereitete Aufgaben jederzeit vorgezogen werden. Die bewusst geschaffenen Freiräume führen also keineswegs zu Leerlauf, sondern ermöglichen flexibles Arbeiten entsprechend der tatsächlichen Situation nach der Rückkehr.

#4 Wissen in Etappen übernehmen

Ebenso wichtig wie freie Zeit ist eine strukturierte Übergabe. Statt sämtliche Informationen in einem einzigen Gespräch aufzunehmen, können bereits vor dem Urlaub zwei feste Austauschtermine mit der Vertretung vereinbart werden – jeweils am ersten und zweiten Arbeitstag. Der erste Termin dient dem Überblick über die wichtigsten Entwicklungen, der zweite ermöglicht Vertiefung, Rückfragen und eine gemeinsame Priorisierung.

Eine standardisierte Übergabestruktur erleichtert diesen Prozess zusätzlich. Werden Aufgaben, Entscheidungen und offene Punkte konsequent dokumentiert, verkürzt sich die Einarbeitungszeit nach dem Urlaub erheblich und wichtige Informationen gehen seltener verloren.

#5 Erholung bewusst erhalten

Eine gut vorbereitete Rückkehr verfolgt nicht das Ziel, möglichst viele Aufgaben am ersten Arbeitstag zu erledigen. Vielmehr geht es darum, den Erholungseffekt des Urlaubs möglichst lange zu bewahren und den Wiedereinstieg realistisch zu gestalten. Niemand kann sämtliche Entwicklungen einer mehrtägigen Abwesenheit innerhalb weniger Stunden aufarbeiten.

Wer Prioritäten neu bewertet, ausreichend Puffer einplant und Routinen etabliert, startet entspannter in den Arbeitsalltag. Häufig entsteht dadurch sogar die Möglichkeit, den Laptop an den ersten Tagen wieder etwas früher zu schließen – ein kleiner, aber wirkungsvoller Beitrag, um die Erholung nicht unmittelbar wieder zu verlieren.

Erst wenn dieser organisatorische Überblick geschaffen ist, lohnt sich der Blick auf das E-Mail-Postfach. Doch auch dort entscheidet nicht Geschwindigkeit über den Erfolg, sondern die richtige Strategie. Welche Vorgehensweisen sich für eine effiziente E-Mail-Sichtung nach längerer Abwesenheit bewährt haben, ist Thema einer weiteren Folge dieser Serie.

Bisher veröffentlichte Kolumnenbeiträge:

• Smarte Office-Hacks #5: Vorbereitungstipps für die Urlaubsabwesenheit im Büro
• Smarte Office-Hacks #4: Effizientes E-Mail-Management – Struktur, Automatisierung und Selbstorganisation
• Smarte Office-Hacks #3: Effizienz beginnt im Posteingang – kleine Gewohnheiten, große Wirkung
• Smarte Office-Hacks #2: Ein Thema pro E-Mail – kleine Regeln mit großer Wirkung
• Smarte Office-Hacks #1: Die E-Mail-Flut bewusst steuern und reduzieren

Der Beitrag Smarte Office-Hacks #6: Tipps für eine entspannte Rückkehr ins Büro nach dem Urlaub erschien zuerst auf OFFICE ROXX.