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New Work, oder? Birgit Gebhardt über die künftige Bürowelt

Die Pan­de­mie hat den Wan­del der Büro­welt beschleu­nigt. Wir spra­chen mit der Trend­ex­per­tin Bir­git Geb­hardt über neue Erkennt­nis­se, künf­ti­ge Büro­kul­tu­ren und ver­än­der­te Einrichtungsmaßstäbe.

Birgit Gebhardt, Trendexpertin. birgit-gebhardt.com. Abbildung: Rebecca Hoppé

Bir­git Geb­hardt, Trend­ex­per­tin. birgit-gebhardt.com. Abbil­dung: Rebec­ca Hoppé

OFFICE ROXX: Frau Gebhardt, 2020 haben Sie für den deutschen Büroeinrichtungsverband IBA die „New Work Order“-Vertiefungsstudie „The Human Factor@Work“ veröffentlicht. Zu welchen Erkenntnissen sind Sie gelangt?

Bir­git Geb­hardt: Haupt­säch­lich dazu, dass das men­schen­zen­trier­te Büro von zwei Sei­ten begüns­tigt wird: von der tech­no­lo­gi­schen Ent­wick­lung zur Künst­li­chen Intel­li­genz wie auch von den indi­vi­du­el­len Erfah­run­gen mit unter­schied­li­chen Arbeits­or­ten wäh­rend der Pan­de­mie. Das bedeu­tet im Einzelnen:

  1. Wäh­rend der Pan­de­mie und der Erpro­bung neu­er Arbeits­or­te haben sich vie­le erst­mals bewusst gemacht, inwie­weit die Umge­bung die Tätig­keits­aus­übung behin­dern oder beflü­geln kann. Das ist eine neue Sen­si­bi­li­tät auf Mitarbeiterseite.
  2. Die Wahl des Arbeits­or­tes wird bewuss­ter getrof­fen wer­den und stär­ker mit der eige­nen Agen­da aus pri­va­ten und beruf­li­chen Ver­pflich­tun­gen abge­stimmt. Ziel ist die per­sön­li­che Effektivität.
  3. Hilf­rei­ches Feed­back, was sich wann, wo, wie und mit wem am bes­ten erle­di­gen lässt, leis­ten Smart­wat­ches und intel­li­gen­te Assis­tenz­sys­te­me, die sich voll­um­fäng­lich nur dem Nut­zer dar­stel­len. Ähn­lich indi­vi­du­ell und end­kun­den­ori­en­tiert arbei­tet jeder digi­ta­le Service.
  4. Die Immo­bi­li­en­wirt­schaft ist dage­gen noch rein B2B auf den Betrei­ber aus­ge­rich­tet, und das Büro atmet noch den Geist des Maschi­nen­zeit­al­ters, wo man Raum­vo­lu­men an Bild­schirm­ar­beits­plät­zen aus­rich­tet und Kopf pro Flä­che rech­net. Die Erwar­tungs­hal­tung der Nut­zer, deren Per­form­anz zu stei­gern, wür­de aber eine B2C-Aus­rich­tung verlangen.
  5. Tech­no­lo­gie beginnt zu men­scheln. Neue Medi­en, ver­misch­te Rea­li­tä­ten und Mensch-Maschi­ne-Kol­la­bo­ra­ti­on inter­agie­ren immer mehr mit unse­rem natür­li­chen Ver­hal­ten, erhö­hen unse­re Wirk­sam­keit oder kön­nen Defi­zi­te kom­pen­sie­ren. Wenn die KI uns ken­nen­ler­nen will, soll­ten wir uns nicht wie Robo­ter verhalten.
  6. Jedes Unter­neh­men muss her­aus­fin­den, wel­che Tätig­kei­ten bei der Beleg­schaft ver­blei­ben und wel­che künf­tig von der umge­ben­den Sys­tem­in­tel­li­genz erle­digt wer­den. Die Buz­z­words Krea­ti­vi­tät oder Empa­thie genü­gen nicht, um die huma­ne Arbeits­leis­tung zu beschrei­ben. Es gilt, das Büro in eine huma­ne Lern­welt zu ver­wan­deln, in der unse­re Natür­li­che Intel­li­genz frucht­bar unter­ein­an­der und mit der Künst­li­chen kooperiert.
  7. Akti­vi­täts­ba­sier­te Arbeits­wel­ten, die sich nach sol­chen Unter­su­chun­gen dif­fe­ren­zier­ter dar­stel­len, sind der ers­te Schritt zur men­schen­zen­trier­ten Arbeits­welt. Im zwei­ten Schritt gilt es, auch die indi­vi­du­el­le Ver­fas­sung und Moti­va­ti­on für die Arbeits­ab­sicht zu sti­mu­lie­ren. Nötig wird also eine funk­tio­na­le wie emo­tio­na­le Unter­stüt­zung, die sich über unter­schied­li­che Atmo­sphä­ren, sozia­le Kol­la­bo­ra­ti­on und kul­tu­rel­le Kon­takt­flä­chen erzeu­gen lässt.

Welche Aspekte finden Sie besonders spannend bzw. zukunftweisend?

Span­nend fand ich, dass wir lang­sam unse­re Natur ver­ste­hen und ihr ent­spre­chen kön­nen. So reagiert unser zir­ka­dia­ner Rhyth­mus nach­weis­lich auf die Farb­an­tei­le im Licht, des­sen Spek­trum sich erst seit die­sem Jahr­tau­send mit LEDs simu­lie­ren lässt. Eben­falls phy­sio­lo­gisch belegt ist die erhol­sa­me Wir­kung von Pflan­zen oder der anre­gen­de Effekt leich­ter Bewe­gung vor dem Lösen einer Auf­ga­be. Die phy­si­sche Inter­ak­ti­on mit der Umwelt und mit­ein­an­der ist für unse­re sen­so­ri­sche Auf­fas­sungs­ga­be enorm wich­tig. Dar­über hin­aus erwei­tert sich unser Wir­kungs­ra­di­us durch digi­ta­le Ser­vices wie Navi­ga­ti­ons­sys­te­me und VR-Simu­la­tio­nen. Ver­blüf­fend fand ich, dass Men­schen laut kogni­ti­ven Neu­ro­lo­gen gar nicht in der Lage sind, rein ratio­na­le Ent­schei­dun­gen zu tref­fen, weil unser Den­ken immer mit Erin­ne­run­gen, Erfah­run­gen und Emo­tio­nen ver­ket­tet ist. Das dürf­te das Ende für eine tech­nik­zen­trier­te Arbeits­welt mit nivel­lie­ren­den Stan­dards bedeuten.

Welche wesentlichen Veränderungen haben Sie in den letzten zehn Jahren wahrgenommen? Ihre erste „New Work Order“-Studie erschien schon 2012.

Bei der ers­ten ging es dar­um, wie die ver­netz­te Kom­mu­ni­ka­ti­on die Zusam­men­ar­beit ver­än­dert. Damals frag­ten wir nach den Ein­flüs­sen neu­er und sozia­ler Medi­en. In der zwei­ten Stu­die galt es dann her­aus­zu­fin­den, was die schnel­le­re Kom­mu­ni­ka­ti­on für die Arbeits- und Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren bedeu­tet, und in der drit­ten Stu­die waren der IBA wie ich über­zeugt, dass wir uns die künf­ti­ge Büro­land­schaft als Lern­welt vor­stel­len müs­sen. Damit popp­ten dann die gan­zen Fra­gen zum Men­schen und sei­nem natür­li­chen Ver­hal­ten auf.

Der Mensch soll künftig im Mittelpunkt stehen. In manchen Unternehmen scheint man vor lauter Benefits aber kaum noch zum Arbeiten zu kommen. Provokant gefragt: Sollten im Mittelpunkt nicht auch weiterhin der Unternehmenszweck und zunehmend unser Planet stehen?

Ich ver­ste­he, wor­auf Sie anspie­len und sehe teil­wei­se auch die Gefahr, dass man­ches New-Work-Ver­ständ­nis mit dem glo­ba­len Wett­be­werb und dem Arbeits­ethos auf­stre­ben­der Natio­nen nicht mit­hal­ten kann. Aber hier­zu­lan­de gilt es, inmit­ten einer erfolg­rei­chen Wirt­schaft Men­schen zum Umden­ken zu bewe­gen, weil die linea­re Pro­zess­lo­gik und Arbeits­wei­se in homo­ge­nen Abtei­lun­gen weder für die Kom­pe­tenz­an­pas­sung noch für eine nach­hal­ti­ge Kreis­lauf­wirt­schaft ziel­füh­rend sind. Die nöti­ge Ver­än­de­rungs­be­reit­schaft auf indi­vi­du­el­ler Ebe­ne erleich­tert ein attrak­ti­ves Umfeld und ist ein über­zeu­gen­der Rea­son why. Sie haben recht, dass der Unter­neh­mens­zweck auch moti­va­ti­ons­tech­nisch der Motor sein soll­te. Aller­dings muss er so über­setzt wer­den, dass die Mit­ar­bei­ten­den dar­in ihren Bei­trag bzw. die Sinn­haf­tig­keit ihres Tuns ent­de­cken kön­nen. Das müss­te dann auch bedeu­ten, im Sin­ne des Pla­ne­ten zu agie­ren – Letz­te­res ist lei­der noch sehr opti­mis­tisch gedacht.

Die „New Work Order“-Vertiefungsstudie „The Human Factor@Work“ ist kostenfrei verfügbar unter iba.online/service/publikationen/.

Die „New Work Order“-Vertiefungsstudie „The Human Factor@Work“ ist kos­ten­frei ver­füg­bar.

Umfragen ergeben regelmäßig, dass die meisten Bürobeschäftigten am liebsten im Einzelbüro arbeiten würden, erst recht vor dem Hintergrund der aktuellen Ansteckungsgefahr. Dieses Bedürfnis soll aber auch künftig ignoriert werden?

Ich den­ke, dass Ein­zel­bü­ros auch zum mehr­stün­di­gen kon­zen­trier­ten Arbei­ten durch­aus ihre Berech­ti­gung haben und sich zu Hau­se nur sel­ten opti­mal dar­stel­len las­sen. Gene­rell hat der anfäng­li­che Open-Space-Trend vie­le Bedürf­nis­se igno­riert: Kei­nen Schutz im Rücken zu haben etwa wider­strebt unse­rem evo­lu­tio­nä­ren Gedächt­nis, das uns die­se Posi­ti­on im Raum unter­schwel­lig als gefähr­lich signa­li­siert. Die ange­streb­te Kom­mu­ni­ka­ti­on im Groß­raum wur­de schnell als stö­rend emp­fun­den und mit Kopf­hö­rern kon­ter­ka­riert. Das Gefühl, dass man nur aus Flä­chen­ef­fi­zi­enz­grün­den so gleich­för­mig auf­ge­reiht wur­de und den Platz jeden Abend räu­men muss­te, hat ja nicht indi­vi­du­el­le Belan­ge, son­dern eher die des Flä­chen­ma­nage­ments berück­sich­tigt. Der Mul­tis­pace rück­te dann schon näher an das Tun der Men­schen her­an, meist jedoch rein auf funk­tio­na­ler und stark stan­dar­di­sier­ter Ebene.

Activity-Based-Working in Multispaces: Werden wir künftig wirklich für jede Tätigkeit einen anderen Raum aufsuchen müssen, zum Telefonieren also zum Beispiel eine „Telefonkabine“?

Die­se Inhouse-Tele­fon­ka­bi­nen hal­te ich für kon­tra­pro­duk­ti­ve Käfi­ge, zumal die meis­ten Men­schen beim Tele­fo­nie­ren intui­tiv schlen­dern und den Blick schwei­fen las­sen wol­len. Rich­tig ist, dass wir unse­re Arbeits­um­ge­bung absichts­vol­ler wäh­len wer­den – ent­spre­chend der Tätig­keit, aber auch ent­spre­chend unse­rer emo­tio­na­len Befind­lich­keit. Wir dür­fen ratio­nal, also ergo­no­misch und werk­zeug­tech­nisch, einen grö­ße­ren Sup­port erhal­ten. Zusätz­lich dür­fen wir auch emo­tio­nal, also atmo­sphä­risch und im Aus­tausch mit ande­ren, mehr Sti­mu­li erwar­ten, die uns in die beab­sich­tig­te Arbeits­ver­fas­sung bringen.

Auch wenn der Homeoffice-Anteil wieder abnehmen dürfte – das Heimbüro hat sich etabliert. Können nun die Flächen im Firmenbüro reduziert werden?

Vor allem vie­le gro­ße Unter­neh­men den­ken genau so. Sie ver­su­chen aktu­ell, etwa ein Drit­tel ihrer Flä­che ein­zu­spa­ren und flä­chen­de­ckend auf Desk-Sharing umzu­stel­len. Ich hal­te die­sen Reflex für falsch und auch die Rech­nung für zu sim­pel. Nicht die Flä­che, son­dern die Talen­te sind die teu­ers­te Res­sour­ce. Wenn Faci­li­ty-Manage­ment, Ein­kauf und HR jeder im eige­nen Tun­nel­blick ope­rie­ren, ist weder dem Unter­neh­mens­ziel noch der Immo­bi­lie öko­no­misch gehol­fen. Viel­mehr müss­ten sie alle pri­mär die Per­for­mance der Mit­ar­bei­ten­den in den Blick neh­men. Dann geht es nicht län­ger um Flä­chen­ef­fi­zi­enz, son­dern um die Effek­ti­vi­tät der End­nut­zer. Und auch Füh­rung und Ent­wick­lung könn­ten indi­vi­du­el­le Vor­aus­set­zun­gen bes­ser berück­sich­ti­gen sowie auf viel­fäl­ti­ge Wei­se ver­su­chen, Bin­dung zum Unter­neh­men zu erzeu­gen. Das wür­de dann mehr Begeg­nungs­flä­chen im kul­tu­rel­len Sin­ne, mehr gemein­sa­me Arbeits­räu­me zum Von­ein­an­der-Ler­nen und unter­schied­li­che­re Kol­la­bo­ra­ti­ons­mög­lich­kei­ten bedeuten.

Und noch etwas zum Home­of­fice und der Büro­im­mo­bi­lie an sich: Deren smar­te Funk­tio­nen rich­ten sich bis­her allein auf Ein­spa­run­gen im Betrieb. Aber wie nach­hal­tig ist eine Büro­im­mo­bi­lie, die ihr pro­fes­sio­nel­les Ver­spre­chen auf End­nut­zer­sei­te nicht ein­zu­lö­sen ver­mag? Mit der frei­en Wahl des Arbeits­plat­zes zeigt sich, wie stark die Arbeit im Büro wirk­lich wert­ge­schätzt wird. Meist ist der Frei­tag favo­ri­sier­ter Home­of­fice-Tag, häu­fig kom­bi­niert mit dem Mon­tag oder Don­ners­tag, sodass ein Büro­ge­bäu­de, das sich in einer Smart City 24/7 nütz­lich machen könn­te, nur an drei Tagen (Diens­tag bis Don­ners­tag) für je zwölf Stun­den voll aus­ge­las­tet ist. Wie nach­hal­tig ist das? Wenn ich mir jetzt noch den Ein­zug digi­ta­ler Nut­zer­ser­vices wie Pay per use vor­stel­le – was ande­re Bran­chen längst B2C anbie­ten –, dann müss­te auch die Immo­bi­li­en­bran­che end­lich die End­nut­zer und deren Per­for­mance­kri­te­ri­en in den Blick nehmen.

Welche Aspekte sollten für die Büroeinrichtung künftig vor allem wichtiger werden?

Büro­ein­rich­tung soll­te uns Men­schen in unse­rem natür­li­chen, emo­tio­na­len und sozia­len Ver­hal­ten neu in einer Lern­welt zusam­men­füh­ren. Smar­te Umge­bun­gen soll­ten uns auf mög­lichst indi­vi­du­el­ler Ebe­ne hel­fen, in die jeweils beab­sich­tig­te Tätig­keit zu fin­den. Dazu müs­sen sie unse­re Sin­ne atmo­sphä­risch auf viel­fäl­ti­ge Wei­se anspre­chen. Huma­ne Wis­sens­ar­beit und unse­re mensch­li­che Wahr­neh­mung wer­den um kul­tu­rel­le Aspek­te, bio­phi­le Umge­bun­gen, zir­ka­dia­ne Licht­far­ben (HCL), ver­misch­te Rea­li­tä­ten und inspi­rie­ren­de Sti­mu­li berei­chert. Im Maschi­nen­zeit­al­ter war der Mensch die Arbeits­kraft neben der Maschi­ne. In Zukunft sind wir die Natür­li­che Intel­li­genz neben der Künst­li­chen. Die Künst­li­che Intel­li­genz braucht kei­ne Büros, und lern­mo­ti­vier­te Indi­vi­du­en brau­chen andere.

Vielen Dank.

Die Fra­gen stell­te Robert Nehring.

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