Geschäfts­rei­sen stel­len für Unter­neh­men häu­fig einen gro­ßen Kos­ten­fak­tor dar. Rei­se- und Über­nach­tungs­kos­ten las­sen sich jedoch mit ein­fa­chen Mit­teln sen­ken. Das Online-Buchungs­por­tal für Geschäfts­rei­sen Com­tra­vo stellt acht Tipps vor, mit denen sich Geld spa­ren lässt.

Mit Planung und einigen Tricks lassen sich bei Geschäftsreisen unnötige Kosten vermeiden.  Abbildung: Comtravo

Mit Pla­nung und eini­gen Tricks las­sen sich bei Geschäfts­rei­sen unnö­ti­ge Kos­ten ver­mei­den. Abbil­dung: Com­tra­vo

#1: Reisen in der Wochenmitte

Las­sen sich die Ter­mi­ne fle­xi­bel gestal­ten, soll­ten Rei­se­ta­ge direkt vor und nach Wochen­en­den und Fei­er­ta­gen ver­mie­den wer­den. Es emp­fiehlt sich, die Ter­mi­ne in die Wochen­mit­te zu legen.

#2: Cookies löschen

Bei der Online­bu­chung soll­te immer der Inko­gni­to­mo­dus des Web­brow­sers genutzt wer­den. Anbie­ter beob­ach­ten über das Set­zen von Coo­kies oft das Buchungs­ver­hal­ten sowie den Auf­ent­halts­ort ihrer Kun­den und kön­nen dem­entspre­chend Prei­se erhö­hen.

#3: Reiserichtlinien einführen

Klar for­mu­lier­te inter­ne Richt­li­ni­en beein­flus­sen den Rei­se­mit­tel­ein­kauf und redu­zie­ren direk­te Aus­ga­ben um bis zu 50 Pro­zent. In den Richt­li­ni­en soll­te ver­an­kert wer­den, wel­che Ver­kehrs­mit­tel, Buchungs­klas­sen und Hotel­ka­te­go­ri­en erlaubt sind. Auf kon­kre­te Preis­re­ge­lun­gen für ein­zel­ne Städ­te soll­te ver­zich­tet wer­den, da dies zu Unüber­sicht­lich­keit füh­ren kann.

#4: Gesamtkosten im Blick behalten

Anstatt aus­schließ­lich die Ticket­kos­ten zu betrach­ten, soll­te der Total Cost of Trip opti­miert wer­den. Dahin­ter steckt die Idee, nicht nur nach dem güns­tigs­ten Ticket zu suchen, son­dern alle finan­zi­el­len Aspek­te wie zum Bei­spiel Gehalts-, Taxi- und Nah­ver­kehrs­kos­ten eines Trips zu beach­ten.

#5: Transparenz über Ausgaben schaffen

Es ist unum­gäng­lich, dass ein regel­mä­ßi­ges Repor­ting für die Rei­se­kos­ten durch­ge­führt wird. Um den Über­blick nicht zu ver­lie­ren, soll­ten dabei weni­ge, aber aus­sa­ge­kräf­ti­ge Grö­ßen beur­teilt wer­den, zum Bei­spiel Gesamt­kos­ten, Anzahl der Rei­sen und Kos­ten sowie Umsatz pro Abtei­lung. Mit­hil­fe des Repor­tings kön­nen Schwan­kun­gen ver­stan­den wer­den, der Return on Invest­ment lässt sich bes­ser ein­schät­zen und künf­ti­ge Rei­se­kos­ten kön­nen opti­miert wer­den.

#6: Auf Firmenverträge zurückgreifen

Fast alle Flug­ge­sell­schaf­ten bie­ten ab einem bestimm­ten Rei­se­vo­lu­men Rah­men­ver­trä­ge an. Die­se beinhal­ten von einem fest­ge­leg­ten Jah­res­um­satz an spe­zi­el­le Kon­di­tio­nen, wie zum Bei­spiel güns­ti­ge­re Flug­prei­se oder fle­xi­bles Umbu­chen. Häu­fig erge­ben sich im Rah­men die­ser Ver­trä­ge zusätz­li­che Bene­fits für den Rei­sen­den. Das kön­nen unter ande­rem der Loun­ge­auf­ent­halt am Flug­ha­fen oder Mei­len­sam­mel­pro­gram­me sein.

#7: Firmen-Benefitprogramme nutzen

Neben den Rah­men­ver­trä­gen mit Flug­ge­sell­schaf­ten gibt es wei­te­re kos­ten­lo­se Bene­fit­pro­gram­me, die nutz­bar sind. Luft­han­sa bie­tet bei­spiels­wei­se das Part­ner­Plus-Bene­fit­pro­gramm an: Nach ein­ma­li­ger Anmel­dung sam­meln Rei­sen­de bei jedem Flug mit der Luft­han­sa oder einer Part­ner­air­line Bene­fit­punk­te, die dann in Frei­flü­ge, Upgrades oder Rück­ver­gü­tun­gen ein­ge­tauscht wer­den kön­nen.

#8: Geschäftsreisebuchung an Experten outsourcen

Geschäfts­rei­sen intern zu mana­gen und abzu­rech­nen, ist nicht nur kost­spie­lig, son­dern auch zeit­auf­wen­dig. Ein Groß­teil der Kos­ten und Zeit kann durch Über­ga­be der Rei­se­bu­chung, Abrech­nung und des Repor­tings an einen pro­fes­sio­nel­len Anbie­ter redu­ziert wer­den.