Alle vier Minuten: Die Folgen von Arbeitsunterbrechungen

Arbeits­un­ter­bre­chun­gen prä­gen den Büro­all­tag. Doch wel­che Aus­wir­kun­gen haben sie auf die Pro­duk­ti­vi­tät und wie hoch sind die dadurch ver­ur­sach­ten Kos­ten für Unter­neh­men? Eine Tage­buch-Stu­die des Thinktanks Next Work Inno­va­ti­on (NWI) ist die­sen Fra­gen nachgegangen.

Alle vier Minu­ten wer­den Wis­sens­ar­bei­ter bei ihrer Tätig­keit unter­bro­chen. Abbil­dung: Andrea Piac­qua­dio, Pexels

In der Stu­die auf Grund­la­ge regel­mä­ßi­ger Arbeits­pro­to­kol­le von 637 Per­so­nen aus 25 deut­schen Unter­neh­men haben die Wirt­schafts­psy­cho­lo­gin Vera Star­ker und ihr Team Arbeits­un­ter­bre­chun­gen quan­ti­fi­ziert. Der Befra­gungs­zeit­raum erstreck­te sich von Dezem­ber 2021 bis Febru­ar 2022. Im Anschluss wur­den die Ursa­chen der Unter­bre­chun­gen ermit­telt und die Pro­duk­ti­vi­täts­ver­lus­te berechnet.

Gigantische Mehrkosten

Durch­schnitt­lich alle vier Minu­ten und ins­ge­samt drei vol­le Arbeits­ta­ge im Monat wer­den Wis­sens­ar­bei­ter laut der Stu­die von Next Work Inno­va­ti­on bei ihrer Tätig­keit unter­bro­chen. Die Haupt­ur­sa­chen sind E-Mails, unwich­ti­ge Tele­fo­na­te und Mes­sen­ger-Diens­te. Zwei­mal pro Stun­de ver­su­chen Mit­ar­bei­ten­de Auf­ga­ben par­al­lel zu bear­bei­ten, die hohe Kon­zen­tra­ti­on bean­spru­chen. Der stän­di­ge Auf­ga­ben­wech­sel erhöht die Feh­ler­quo­te um bis zu 18 Pro­zent. Da das Gehirn nach jeder Stö­rung Refo­kus­sie­rungs­zeit braucht, ver­län­gert sich die Bear­bei­tungs­zeit um min­des­tens 15 Prozent.

Mit der stark gestie­ge­nen Anzahl an Online-Mee­tings ist seit der Coro­na­pan­de­mie ein wei­te­rer Fak­tor hin­zu­ge­kom­men. Hoch­qua­li­fi­zier­te Sach- und Wis­sens­ar­bei­ter ver­brin­gen in einer 40-Stun­den-Woche durch­schnitt­lich 1,5 Tage in Mee­tings. 35 Pro­zent die­ser per­sön­li­chen oder vir­tu­el­len Mit­ar­bei­ter­tref­fen könn­ten nach Ansicht der Befrag­ten ent­fal­len. Durch die Gesamt­heit aller Arbeits­un­ter­bre­chun­gen ent­ste­hen für deut­sche Unter­neh­men jähr­li­che Mehr­kos­ten von 114 Mil­li­ar­den Euro.

„Damit liegt uns zum aller­ers­ten Mal eine vali­de und reprä­sen­ta­ti­ve Daten­ba­sis über das wich­ti­ge The­ma Frag­men­tie­rung im Arbeits­all­tag vor“, so Vera Star­ker. Sie hofft, dass die Ergeb­nis­se zu einem Umden­ken in der deut­schen Arbeits­welt füh­ren: „Bis heu­te sind immer noch vie­le über­zeugt, dass mehr Work-Life-Balan­ce oder Home­of­fice, mehr Ent­span­nungs­übun­gen oder Tisch­ki­cker zu einer bes­se­ren Per­for­mance füh­ren. Jetzt wis­sen wir: Viel Pro­duk­ti­vi­tät ver­schwin­det in einem schwar­zen Loch.“

Wissensarbeit neu denken

Je höher der Digi­ta­li­sie­rungs­grad in einem Unter­neh­men, des­to grö­ßer sind laut Stu­die die Frag­men­tie­rung und das Mul­ti­tas­king. Füh­rungs­kräf­te haben außer­dem einen noch stär­ker zer­split­ter­ten Arbeits­all­tag zu bewäl­ti­gen als ihre Kol­le­gen. „Ob ich als Arbeits­recht­le­rin, Wirt­schafts­psy­cho­lo­gin oder Orga­ni­sa­ti­ons­be­ra­te­rin auf die­se Daten schaue – klar ist, dass wir Wis­sens­ar­beit im digi­ta­len Zeit­al­ter neu den­ken und anders orga­ni­sie­ren müs­sen“, sagt Starker.

Ansatzpunkt Arbeitskultur

Um Abhil­fe zu schaf­fen, soll­ten die Unter­neh­men der Stu­die zufol­ge bei der eige­nen Arbeits­struk­tur und Arbeits­kul­tur anset­zen. Die Autoren emp­feh­len, kon­zen­trier­te Ein­zel­ar­beit in Form von täg­li­cher Fokus­zeit zu imple­men­tie­ren. Außer­dem soll­ten digi­ta­le Arbeits­mit­tel redu­zier­ter und ziel­ge­rich­te­ter ver­wen­det, eine grund­sätz­li­che Mee­ting-Inven­tur ein­ge­führt sowie Smart­phone und Wert­schöp­fungs­pro­zes­se ent­kop­pelt werden.