OFFICE PIONEER Oliver Spahn: Bit, Byte, Büro. Die Folgen disruptiver Digitalisierung

Oli­ver Spahn ist ein Office Pioneer, wie er im Buche steht. Denn mit die­sem Bei­trag ist der Geschäfts­füh­rer der Kes­se­böh­mer Ergo­no­mie­tech­nik GmbH auch in dem Sam­mel­band »OFFICE PIONEERS: Aus­bli­cke auf das Büro 2030« präsent.

Oliver Spahn, Geschäftsführer Kesseböhmer Ergonomietechnik GmbH und Vice President Kessebohmer Ergonomics of America. Abbildung: Kesseböhmer

Oli­ver Spahn, Geschäfts­füh­rer Kes­se­böh­mer Ergo­no­mie­tech­nik GmbH und Vice Pre­si­dent Kes­se­boh­mer Ergo­no­mics of Ame­ri­ca. Abbil­dung: Kesseböhmer

Begin­nen wir mit einer Bin­sen­weis­heit, die auf den ers­ten Blick kaum der Rede wert zu sein scheint: Digi­ta­li­sie­rung ver­än­dert die Welt. Und sie ver­än­dert auch das Den­ken der Büro­mö­bel­in­dus­trie, die wie vie­le ande­re Bran­chen vor der Auf­ga­be steht, im Zuge der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on ihre eige­ne Posi­ti­on zu fin­den. An die­ser Stel­le lohnt nun jedoch der zwei­te Blick. Denn die­se digi­ta­le Ver­än­de­rung neh­men wir wahr als zwar durch­aus schnel­len, aber doch kon­ti­nu­ier­li­chen Pro­zess, der prin­zi­pi­ell den alt­be­kann­ten Regeln folgt. Hier das Büro, dort der Her­stel­ler, hier der Han­dels­part­ner, dort der Kun­de, dort die Pro­duk­te. Die Digi­ta­li­sie­rung? Fort­schrei­tend. Und als gro­ße neue Über­schrift fast schon berechenbar.

Genau das hat sich jetzt dra­ma­tisch ver­än­dert: Bis 2020 ent­wi­ckel­te sich die Digi­ta­li­sie­rung des Büros kon­ti­nu­ier­lich. Aber jetzt ist sie anders – jetzt ist sie dis­rup­tiv und defi­niert die Para­me­ter des­halb in atem­be­rau­ben­der Geschwin­dig­keit neu.

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Die Covid-19-Pan­de­mie hat in nahe­zu allen Lebens­be­rei­chen für sol­che schnel­len dis­rup­ti­ven Umbrü­che gesorgt. Und auch in der Büro­mö­bel­in­dus­trie hat sie mit gro­ßer Wucht und in kür­zes­ter Zeit zu Neu­be­wer­tun­gen geführt, deren Fol­gen der­zeit nicht umfas­send abseh­bar sind. Die­se Coro­na-Zäsur erfolgt in einer Pha­se lang­fris­ti­gen Wachs­tums: Zahl­rei­che gro­ße deut­sche sowie euro­päi­sche Dax- und Groß­kon­zer­ne haben in den letz­ten Jah­ren durch ihre eige­ne unter­neh­me­ri­sche Ent­wick­lung zum nach­hal­ti­gen Auf­schwung der gesam­ten Büro­mö­bel­in­dus­trie bei­getra­gen. Doch die­ser Pro­zess wird nun deut­lich aus­ge­bremst. Noch zu Beginn des Jah­res 2020 rich­te­te die Bran­che ihren Fokus bereits auf den Monat Okto­ber: Die anste­hen­de Orga­tec 2020 ver­sprach erneut ein »Feu­er­werk« rich­tungs­wei­sen­der Desi­gn­ideen, prä­gen­der Büro-4.0-Konzepte und Desk-Sharing-Inno­va­tio­nen sowie eine Viel­zahl neu­er Ent­wick­lun­gen aus den Berei­chen Mul­tis­pace, Cowor­king und Remo­te Working (OFML-Daten). Sie ver­sprach natür­lich auch neue Erkennt­nis­se und Lösun­gen rund um das gän­gi­ge Zau­ber­wort Work-Life-Balan­ce. Doch plötz­lich stand im Früh­jahr 2020 ein neu­er Begriff auf der Tages­ord­nung. Kein ganz unbe­kann­ter Begriff, aber den­noch einer, der bis dato nicht im Fokus gestan­den hat­te und der nun schlag­ar­tig nicht nur die bran­chen­wei­te, son­dern auch die gesell­schaft­li­che und volks­wirt­schaft­li­che Dis­kus­si­on domi­nier­te: Homeoffice.

Homeoffice – digitales Neuland

Mit die­sem Begriff rück­ten eben­so schlag­ar­tig neue Fra­gen in den Vor­der­grund, deren Beant­wor­tung zeit­nah erfol­gen muss­te. Die­se Fra­gen stell­ten sich aus­nahms­los allen Akteu­ren der Arbeits­welt, deren Büro­um­ge­bun­gen schnellst­mög­lich modi­fi­ziert und vor allem auch phy­sisch trans­fe­riert wer­den muss­ten: ob gro­ße Unter­neh­men oder klei­ne, ob Insti­tu­ti­on, Behör­de, Bil­dungs- oder Ver­wal­tungs­ein­rich­tung. Die Über­tra­gung stan­dar­di­sier­ter, eta­blier­ter und Büro-basier­ter Arbeits­pro­zes­se in die pri­va­te Home­of­fice-Umge­bung war dabei nur auf den ers­ten Blick eine logis­ti­sche Fra­ge. Abtei­lungs­lei­tun­gen und IT-Mana­ger stan­den in ers­ter Linie vor drän­gen­den Fra­gen der Digi­ta­li­sie­rung: Wie lässt sich die Home­of­fice-Beleg­schaft zu Hau­se sicher und kom­pli­ka­ti­ons­frei an Fir­men­net­ze anbin­den? Wel­che bedien­freund­li­che Soft­ware ist opti­mal für vir­tu­el­le Team­mee­tings geeig­net? Wie erfolgt der Daten­zu­griff von zu Hau­se? Wel­che neu­en Regeln der IT-Secu­ri­ty gilt es zu beachten?


„In wel­chem Umfang wer­den sich Büro­flä­chen redu­zie­ren, weil Unter­neh­men erken­nen, dass ein Invest­ment in Tera­byte zukunfts­wei­sen­der ist als ein Invest­ment in Quadratmeter?“

Oli­ver Spahn, Geschäfts­füh­rer Kes­se­böh­mer Ergo­no­mie­tech­nik GmbH


Ant­wor­ten muss­ten in kür­zes­ter Zeit gefun­den wer­den, damit der Unter­neh­mens­be­trieb und die Arbeits­ab­läu­fe – wenn auch unter unge­wohn­ten Bedin­gun­gen – mög­lichst rei­bungs­los wei­ter­lau­fen konn­ten. Wenn man es aus der Büro­mö­bel­per­spek­ti­ve betrach­tet und ruhig ein­mal bewusst ein­fach for­mu­liert, dann lässt sich sagen: »Opti­ma­le Digi­ta­li­sie­rung« stand in die­ser von Zeit­druck gepräg­ten Situa­ti­on weit vor »opti­ma­ler Ergo­no­mie«. Dabei fehl­te natür­lich jedes Kor­rek­tiv: Es ist abwe­gig zu glau­ben, dass der über­wie­gen­de Teil der Betrof­fe­nen im has­tig ein­ge­rich­te­ten Home­of­fice auf Aspek­te der Arbeits­ge­sund­heit geach­tet hät­te. Selbst dort, wo das Bewusst­sein dafür vor­han­den ist, feh­len im häus­li­chen Umfeld die tech­ni­schen Möglichkeiten.

Ergo­no­mie stand nicht im Fokus, son­dern die For­de­rung nach Daten­si­cher­heit, nach sta­bi­len Netz­werk- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­bin­dun­gen sowie nach Cloud-Spei­cher­lö­sun­gen mit ent­spre­chen­dem Datenzugriffsmanagement.

Paradigmenwechsel im Rekordtempo

Die­se Form der situa­ti­ons­be­ding­ten, tem­po­rei­chen und im Ein­zel­fall sicher auch unkri­ti­schen Digi­ta­li­sie­rung hat Spu­ren hin­ter­las­sen und das eta­blier­te Den­ken auf den Kopf gestellt: ein dis­rup­ti­ver Vor­gang, wie er im Buche steht.
An die­ser Stel­le hat unse­re Gesell­schaft also einen grund­le­gen­den Para­dig­men­wech­sel erfah­ren, der die Arbeits- und Büro­welt nach­hal­tig ver­än­dern wird. Nicht nur die Akzep­tanz auf­wän­di­ger, zeit­in­ten­si­ver und vor allem teu­rer Geschäfts­rei­sen hat sich ver­än­dert: Aus dem ver­drucks­ten und leicht ver­schäm­ten »Mor­gen bin ich übri­gens im Home­of­fice« ist über Nacht eine Selbst­ver­ständ­lich­keit gewor­den, die kei­ner geson­der­ten Erwäh­nung mehr bedarf.
Die Fra­ge, wie ein Home­of­fice mit ent­spre­chen­dem Arbeits­mo­bi­li­ar ins­be­son­de­re unter dem Aspekt der Arbeits­ge­sund­heit opti­mal aus­ge­stat­tet sein soll­te, rück­te also schnell in den Hin­ter­grund. Eben­so die Fra­ge der sau­be­ren Dif­fe­ren­zie­rung der Kate­go­rien »Arbei­ten im Home­of­fice« und »mobi­les Arbei­ten«, die sich arbeits- und ver­si­che­rungs­recht­lich deut­lich von­ein­an­der unter­schei­den. Alle die­se Ant­wor­ten für den Mikro­kos­mos »Arbeit­neh­mer« ste­hen noch aus. Das gilt auch für die Ant­wor­ten, die jetzt im Makro­kos­mos »Arbei­ten­de Gesell­schaft« gefragt sind – und die vom Zulie­fe­rer über den Büro­mö­bel­her­stel­ler und den Han­dels­part­ner die kom­plet­te Wert­schöp­fungs­ket­te der Bran­che betref­fen. Wie wer­den sich lau­fen­de Bau­pla­nun­gen oder Gebäu­de, die sich aktu­ell ent­we­der im Bau oder in der Fer­tig­stel­lung befin­den, in der Nach-Coro­na-Zeit ver­än­dern? Wel­chen Effekt haben das neue, freie­re Den­ken und die zuneh­men­de Home­of­fice-Akzep­tanz auf die Gebäu­de­pla­nung der Zukunft? In wel­chem Umfang wer­den sich mit­tel- und lang­fris­tig Büro­flä­chen redu­zie­ren, weil Unter­neh­men erken­nen, dass ein Invest­ment in Tera­byte zukunfts­wei­sen­der ist als ein Invest­ment in Quadratmeter?

Eini­ge Ver­än­de­run­gen wer­den uns viel­leicht noch selbst über­ra­schen, ein paar ande­re zeich­nen sich heu­te bereits klar ab:

#1: Die Digi­ta­li­sie­rung der Fir­men, Behör­den, Ver­wal­tungs- und Bil­dungs­ein­rich­tun­gen wird mas­si­ven Ein­fluss auf die Infra­struk­tu­ren und den Inves­ti­ti­ons­fluss haben – die hier­für ver­wen­de­ten finan­zi­el­len Res­sour­cen wer­den in der Fol­ge für Büro­ein­rich­tun­gen erst ein­mal nicht mehr zur Ver­fü­gung stehen.

#2: Cloud-Lösun­gen und digi­ta­le For­men der Daten­ab­la­ge wer­den in Zukunft noch stär­ker vor­an­ge­trie­ben, um ein fle­xi­bles Arbei­ten sowie orts­un­ge­bun­de­ne Daten­zu­grif­fe zu ermög­li­chen. Dies führt unwei­ger­lich dazu, dass der Bedarf an klas­si­schem Stau­raum noch deut­lich schnel­ler schrump­fen wird als bisher.

#3: Auch die Nut­zung von Büro­ge­bäu­den wird sich ver­än­dern: weg vom fes­ten Arbeits­platz hin zu offe­nen Office-Kon­zep­ten mit Indi­vi­du­al­zo­nen und Mee­ting-Points. Die Büro­mö­bel­in­dus­trie muss dafür neue Lösun­gen ent­wi­ckeln, denn es wird künf­tig in Büro­ge­bäu­den weni­ger klas­si­sche Büro­mö­bel geben.

#4: Die Büro­ge­bäu­de wer­den auto­ma­tisch digi­ta­ler, da künf­tig die Ver­wal­tung der ver­füg­ba­ren Arbeits­plät­ze über Buchungs­sys­te­me erfol­gen muss.

Zu die­sen Ver­än­de­run­gen in der klas­si­schen Büro­welt gesel­len sich nun die Ver­än­de­run­gen – und auch die Poten­zia­le – der neu­en Home­of­fice-Lösun­gen. Über lan­ge Zeit haben Büro­mö­bel­her­stel­ler zu Recht für den ergo­no­mi­schen und gesun­den Arbeits­platz gekämpft. Dies betraf unter ande­rem The­men­fel­der wie bei­spiels­wei­se Akus­tik, Höhen­ver­stel­lung, Sitz­po­si­ti­on, Licht­si­tua­ti­on und vie­les mehr. Es liegt nun an der Bran­che selbst, dar­auf zu ach­ten, dass die­se Errun­gen­schaf­ten ange­sichts eines all­zu schnel­len Para­dig­men­wech­sels nicht ad absur­dum geführt wer­den. Akti­ves Mit­ge­stal­ten unter Ein­be­zie­hung aller Akteu­re ist hier erfor­der­lich: Her­stel­ler, Ver­bän­de, Kran­ken­kas­sen und Poli­tik ste­hen in der Pflicht, das The­ma Home­of­fice umfas­send auf­zu­ar­bei­ten. Das Ziel muss es sein, sicher­zu­stel­len, dass nicht nur die Arbeit selbst, son­dern auch das Know-how und die Erkennt­nis­se der Bran­che in die Home-Situa­ti­on über­tra­gen werden.

Smarte Technologien werden ein noch flexibleres Arbeiten ermöglichen. Abbildung: Kesseböhmer/DART Beratende Designer

Smar­te Tech­no­lo­gien wer­den ein noch fle­xi­ble­res Arbei­ten ermög­li­chen. Abbil­dung: Kesseböhmer/DART Bera­ten­de Designer

Simp­le Ant­wor­ten wer­den hier nicht aus­rei­chen: Ein­fach einen Büro­tisch zu Hau­se hin­zu­stel­len, kann schon allein des­we­gen nicht die Lösung sein, weil sich dann der Kreis der Markt­teil­neh­mer uner­wünscht erwei­tert und neue Wett­be­wer­ber aus der Wohn­mö­bel­in­dus­trie wie Ikea & Co. eben­falls als Anbie­ter infra­ge kom­men. Die­ses Sze­na­rio soll­te allen Play­ern der Büro­mö­bel­in­dus­trie ernst­haft zu den­ken geben und kann in sei­ner Bedeu­tung kaum unter­schätzt wer­den: Für uns Büro­möb­ler ist der Bereich Home im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes unbe­kann­tes Ter­rain, denn wir bespie­len ori­gi­när das Büro. Mit dem Shift vom Office zum Home­of­fice betritt die Büro­mö­bel­in­dus­trie das ange­stamm­te Revier der Wohn­mö­bel­in­dus­trie – nicht umge­kehrt. Und es ist nicht zu erwar­ten, dass die Wohn­mö­bel­in­dus­trie das Ein­drin­gen in ihren Kern­markt wider­spruchs­los hin­neh­men wird.

Neue Herausforderungen – und Chancen

Das Fazit ist also gemischt: Erns­ten Her­aus­for­de­run­gen ste­hen span­nen­de Poten­zia­le gegen­über. Durch den Para­dig­men­wech­sel im Arbeits­ver­hal­ten wird künf­tig viel Geld in die Digi­ta­li­sie­rung, die Block­chain-Tech­nik, in Auto­ma­ti­ons­pro­zes­se und in den Bereich IoT flie­ßen, zulas­ten klas­si­scher Büro­mö­bel­in­ves­ti­tio­nen. Die dis­rup­tiv wir­ken­de Digi­ta­li­sie­rung und der Trend zum Home­of­fice wer­den die Gebäu­de­land­schaft, die Archi­tek­tur und die phy­si­sche Grö­ße der Unter­neh­men ver­än­dern. Büro­ge­bäu­de wer­den zuneh­mend als begrenz­ter Treff­punkt genutzt: Hier wer­den Mee­tings abge­hal­ten, Besu­che emp­fan­gen sowie klei­ne Team­ar­bei­ten und kon­zen­trier­te Arbeits­pro­zes­se im Desk-Sharing-Ver­fah­ren erle­digt. Klas­si­scher Stau­raum für Büro­un­ter­la­gen wird sich mini­mie­ren. Nur der per­sön­li­che Stau­raum wird noch eine Rol­le spielen.

Die Büro­mö­bel­in­dus­trie sieht sich zugleich neu­en Wett­be­wer­bern gegen­über – und das gleich dop­pelt. Einer­seits wer­den Quer­ein­stei­ger oder Zulie­fe­rer auf den Markt drän­gen, die sich bei­spiels­wei­se nur punk­tu­ell mit einem The­ma – zum Bei­spiel dem Arbeits­tisch – aus­ein­an­der­set­zen und die durch gerin­ge­re Over­heads mas­siv in das Pro­jekt­ge­schäft ein­stei­gen kön­nen. Chan­cen wit­tern wird ande­rer­seits auch die Wohn­mö­bel­in­dus­trie, die heu­te schon in der Lage wäre, Mit­tel­zo­nen­kon­zep­te zu rea­li­sie­ren, der aber noch der Kun­den­zu­gang fehlt.


„Mit dem Shift vom Office zum Home-Office betritt die Büro­mö­bel­in­dus­trie das ange­stamm­te Revier der Wohnmöbelindustrie.“

Oli­ver Spahn, Geschäfts­füh­rer Kes­se­böh­mer Ergo­no­mie­tech­nik GmbH


Gelingt es der Büro­mö­bel­in­dus­trie jedoch, ihre Kern­kom­pe­tenz der holis­ti­schen Arbeits­platz­be­trach­tung aktiv zu nut­zen und den Men­schen bzw. Kun­den und die Schnitt­stel­le zum Office wirk­lich in den Mit­tel­punkt der Betrach­tung zu rücken, dann erge­ben sich völ­lig neue Chan­cen. Im Raum steht die pro­fes­sio­nel­le Gestal­tung von Home­of­fice-Arbeits­plät­zen, die sich exakt und hoch­in­di­vi­du­ell an das Umfeld der Men­schen anpas­sen las­sen und die zugleich die Bedürf­nis­se eines moder­nen, digi­ta­li­sier­ten und gesun­den Arbeits­plat­zes erfüllen.

Hier­zu müs­sen aber Han­del, Ver­bän­de, Her­stel­ler und die Part­ner aus der Zulie­fer­indus­trie ihre Kräf­te bün­deln, um in Zukunft nicht als »Möbel­lie­fe­rant am Ende der Ent­schei­dungs­ket­te von Unter­neh­men« wahr­ge­nom­men zu wer­den. Auch die Möbel selbst kön­nen und müs­sen neue Wege gehen. Smar­te Tech­no­lo­gien sind gefragt, die der User mit sei­nem Pro­fil zu Hau­se oder in der Fir­ma kom­for­ta­bel nut­zen kann: weil Daten über­all ver­füg­bar sind, weil sich der Arbeits­platz auto­ma­tisch auf die Bedürf­nis­se des Users ein­stellt und weil bei­spiels­wei­se die Zeit­er­fas­sung über die Buchung des Arbeits­plat­zes im Unter­neh­men oder das Anmel­den im Home­of­fice auto­ma­tisch erfolgt.

Die Büro­mö­bel­bran­che kann also die neu­en Arbeits­wel­ten, die sich aus dis­rup­ti­ver Digi­ta­li­sie­rung erge­ben, aktiv mit­ge­stal­ten und ihre Exper­ti­se in einen Vor­teil gegen­über neu­en poten­zi­el­len Wett­be­wer­bern wan­deln. Dies wird aber nur gelin­gen, wenn wir alle das Arbeits­um­feld als Gan­zes betrach­ten und den Men­schen mehr Lebens- und Arbeits­qua­li­tät bie­ten. Nur dann wer­den wir die­se Umwäl­zung als neue Markt­chan­ce nut­zen können.

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Kesseböhmer Ergonomietechnik GmbH

  • Her­stel­ler von Hub­sys­te­men und zukunfts­wei­sen­den Arbeitsplatzlösungen
  • Gegrün­det: 1998
  • Mit­ar­bei­ten­de: 260
  • Stand­ort: Weilheim/Teck und Grand Rapids (USA)
  • ergonomics.world

OFFICE PIONEERS: Ausblicke auf das Büro 2030. Visionen. Chancen. Herausforderungen.

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„OFFICE PIONEERS: Aus­bli­cke auf das Büro 2030. Visio­nen. Chan­cen. Her­aus­for­de­run­gen.“, Robert Nehring (Hg.), PRIMA VIER Nehring Ver­lag, 2., aktua­li­sier­te Auf­la­ge, Ber­lin 2021, 208 S., DIN A4, 49,90 € (E-Book 39,90 €).

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