Tür­men sich die Akten, artet die Doku­men­ten­ver­wal­tung in Cha­os aus. Deren Digi­ta­li­sie­rung allei­ne ist jedoch kei­ne Lösung. Erst mit Pro­gram­men, die Doku­men­te cle­ver archi­vier­bar, auf­find­bar, bear­beit­bar machen, kommt Sys­tem in den Work­flow. Ein Über­blick über neue ECM- Lösun­gen.

Einfaches ECM: Daten, Prozesse, Dokumente. Im Businessalltag muss vieles im Blick bleiben. Abbildung: Pixabay

Daten, Pro­zes­se, Doku­men­te. Im Busi­ness­all­tag muss vie­les im Blick blei­ben. Abbil­dung: Pixabay

Einfaches ECM: Mit neuen Bearbeitungsfunktionen: Scan-App von Adobe.

Mit neu­en Bear­bei­tungs­funk­tio­nen: Scan-App von Ado­be.

Einfaches ECM: Dokumentenvorschau im Office Manager DMS. Abbildung: Softwarebüro Krekeler

Doku­men­ten­vor­schau im Office Mana­ger DMS. Abbil­dung: Soft­ware­bü­ro Kreke­ler

Dokumente per Smartphone: Adobe

Mit der aktu­el­len Ver­si­on von Ado­be Scan kön­nen in Ado­bes Docu­ment Cloud gespei­cher­te Scans per Smart­pho­ne nach­träg­lich zuge­schnit­ten oder berei­nigt wer­den, ohne dass dafür Tools wie Acro­bat oder Pho­to­shop nötig sind. Bei mehr­sei­ti­gen Scans las­sen sich Sei­ten hin­zu­fü­gen oder ent­fer­nen. Die App erkennt schlech­te Belich­tungs­ver­hält­nis­se und schal­tet das Blitz­licht ein, um jeder­zeit sau­be­re und kla­re Bil­der der Doku­men­te zu pro­du­zie­ren. Sie erkennt sogar dunk­le Schat­ten und hellt die­se auf – zum Bei­spiel den Schat­ten der eige­nen Hand, die gera­de das Bild macht.

Belege im Griff: Office Manager DMS

Wenn bei einer Betriebs­prü­fung nach einem bestimm­ten Beleg gefragt wird, ist Stress oft vor­pro­gram­miert. Der lässt sich durch die Kopp­lung der Buch­hal­tungs- mit einer Doku­men­ten­ma­nage­ment­soft­ware ver­hin­dern. Der Office Mana­ger DMS ist mit einer Buch­hal­tungs­schnitt­stel­le aus­ge­stat­tet, die eine Daten­syn­chro­ni­sa­ti­on mit den gän­gi­gen Buch­hal­tungs­lö­sun­gen Lex­wa­re und DATEV ermög­licht. Damit wer­den bei der Archi­vie­rung von Buchungs­be­le­gen Import­funk­tio­nen für ori­gi­när elek­tro­ni­sche oder digi­ta­li­sier­te Bele­ge sowie E-Mails gebo­ten. Sämt­li­che Ände­run­gen und Doku­men­ten­ver­sio­nen wer­den doku­men­tiert, der ursprüng­lich erfass­te Beleg bleibt im Ori­gi­nal bei­be­hal­ten.

PDFs clever bearbeiten: Foxit

Mit Con­nec­ted­PDF 2.0 von Foxit kön­nen Anwen­der Infor­ma­tio­nen über einen Datei­link, sozia­le Medi­en oder pri­vat an eine aus­ge­wähl­te Emp­fän­ger­grup­pe wei­ter­ge­ben. Außer­dem kön­nen meh­re­re Nut­zer gleich­zei­tig an einem PDF zusam­men­ar­bei­ten: Sie sehen Kom­men­ta­re ande­rer in Echt­zeit und kön­nen auf sie ant­wor­ten. Doku­men­ten­be­sit­zer kön­nen den Zugriff auf die Doku­men­te ertei­len und wider­ru­fen sowie bestimm­ten Lesern spe­zi­fi­sche Doku­men­ten­zu­griffs­rech­te gewäh­ren. Die­se Ein­stel­lun­gen blei­ben auch nach dem Her­un­ter­la­den, Kopie­ren etc. bestehen. Ohne ein zusätz­li­ches Con­tent-Manage­ment-Sys­tem ist erkenn­bar, wer auf eine Datei zuge­grif­fen hat, wel­che Aktio­nen durch­ge­führt und wel­che Sei­ten ange­se­hen wur­den.

Einfaches ECM: TA Triumph-Adler

Der Busi­ness­Op­ti­mi­zer und der dar­auf auf­bau­en­de Busi­ness­Op­ti­mi­zer Work­flow von TA Tri­umph-Adler ent­hal­ten je vier Apps: Mit dem Busi­ness­Op­ti­mi­zer Con­tract Manage­ment wer­den Ver­trä­ge und Fris­ten ver­wal­tet. Doku­men­te, Infor­ma­tio­nen und Anla­gen sind in über­sicht­li­chen Ver­trags­ak­ten orga­ni­siert. Busi­ness­Op­ti­mi­zer Human Resour­ces legt fach­be­zo­ge­ne Über­sich­ten und Mas­ken an, ver­wal­tet Per­so­nal­do­ku­men­te oder legt auto­ma­tisch Unter­ord­ner zu Wei­ter­bil­dun­gen oder Kran­ken­ta­gen an. Busi­ness­Op­ti­mi­zer Sales & Dis­tri­bu­ti­on lie­fert einen zen­tra­len Abla­ge- und Ver­wal­tungs­ort für Kun­den­lis­ten, Ver­trä­ge oder sons­ti­ge wich­ti­ge Kor­re­spon­denz. Busi­ness­Op­ti­mi­zer Pro­cu­re­ment unter­stützt bei der Lie­fe­ran­ten- und Bestel­lungs­ver­wal­tung. Kun­den von Busi­ness­Op­ti­mi­zer Work­flow wird dar­über hin­aus eine opti­mier­te Inte­gra­ti­on in die IT-Umge­bung ange­bo­ten sowie die Mög­lich­keit, die Funk­tio­nen der Soft­ware indi­vi­du­ell zu erwei­tern.