Für eine gesun­de, siche­re und ange­neh­me Arbeit im Büro gibt es so eini­ges zu beach­ten. Der Exper­te Sašo Mer­kač gibt vier Tipps, wie ein sol­ches Arbei­ten gelin­gen kann.

Bei der Arbeit im Büro geht man mit sensiblen Firmendaten um, die vertraulich behandelt werden müssen.  Abbildung: unsplash

Bei der Arbeit im Büro geht man mit sen­si­blen Fir­men­da­ten um, die ver­trau­lich behan­delt wer­den müs­sen. Abbil­dung: uns­plash

Im Büroalltag müssen sich viele Passwörter gemerkt werden. Abhilfe kann ein Passwort-Manager schaffen. Abbildung: Pixabay

Im Büro­all­tag müs­sen sich vie­le Pass­wör­ter gemerkt wer­den. Abhil­fe kann ein Pass­wort-Mana­ger schaf­fen. Abbil­dung: Pixabay

Durch die Nutzung einer Cloud lässt sich Speicherplatz sparen und auf die Daten kann von mehreren Geräten aus zugegriffen werden. Abbildung: Pixabay

Durch die Nut­zung einer Cloud lässt sich Spei­cher­platz spa­ren und auf die Daten kann von meh­re­ren Gerä­ten aus zuge­grif­fen wer­den. Abbil­dung: Pixabay

Durch ein VPN (virtuelles privates Netzwerk) können Daten anonym und verschlüsselt übertragen werden. Abbildung: Pixabay

Durch ein VPN (vir­tu­el­les pri­va­tes Netz­werk) kön­nen Daten anonym und ver­schlüs­selt über­tra­gen wer­den. Abbil­dung: Pixabay

Strechtübungen am Arbeitsplatz helfen Verspannungen zu lösen oder zu vermeiden. Abbildung: Pixabay

Strecht­übun­gen am Arbeits­platz hel­fen Ver­span­nun­gen zu lösen oder zu ver­mei­den. Abbil­dung: Pixabay

Täg­lich arbei­ten hun­dert­tau­sen­de Ange­stell­te in deut­schen Büros, und vie­le wei­te­re leis­ten ihren Bei­trag an Com­pu­tern und Lap­tops im Home-Office. Wie bei jeder Arbeits­stel­le gilt es auch bei einer Büro­tä­tig­keit, die Sicher­heit zu beach­ten. Dazu zäh­len sowohl die Sicher­heit der Geschäfts­da­ten, als auch die Sicher­heit der Arbeit­neh­mer bzw. Selbst­stän­di­gen.

4 Tipps für sicheres Arbeiten

Bei der Arbeit im Büro geht man not­wen­di­ger­wei­se mit sen­si­blen, inter­nen Fir­men­da­ten um, die ver­trau­lich behan­delt wer­den müs­sen. Um die Sicher­heit der Daten zu gewähr­leis­ten und um sicher­zu­stel­len, dass alle Mit­ar­bei­ter Zugriff auf bestimm­te Datei­en haben, bie­ten sich unter­schied­li­che Lösun­gen an:

#1: Passwort-Manager für eine sichere Arbeitsumgebung

Um Daten effek­tiv zu schüt­zen, soll­te man nie ein und das­sel­be Pass­wort für meh­re­re Datei­en ver­wen­den. Außer­dem ist es wich­tig, dass Pass­wör­ter regel­mä­ßig geän­dert und mög­lichst nicht mit dem jewei­li­gen Benut­zer in Ver­bin­dung gebracht wer­den kön­nen. Zusätz­lich besteht das idea­le Pass­wort aus min­des­tens zwölf Zei­chen mit Groß- und Klein­buch­sta­ben, Zah­len und (Sonder-)Zeichen.

Je nach Arbeits­platz bedeu­tet das eine Men­ge Pass­wör­ter, die sich gemerkt wer­den müs­sen. Um die Arbeit ein wenig ein­fa­cher zu machen und kei­ne wich­ti­gen Zugangs­da­ten zu ver­ges­sen, kann man einen Pass­wort-Mana­ger ver­wen­den. Im Pass­wort-Mana­ger kann man wahl­wei­se alle sei­ne Pass­wör­ter abspei­chern oder sogar von der Soft­ware selbst die Pass­wör­ter erstel­len las­sen. Mer­ken müs­sen Sie sich dann nur noch das Mas­ter-Pass­wort, um alle ande­ren Pass­wör­ter benut­zen zu kön­nen. Die­ses wird nicht in der Soft­ware gespei­chert.

Pass­wort-Mana­ger unter­schei­den sich haupt­säch­lich durch den Ort der Spei­che­rung der Pass­wör­ter:

  • auf dem Com­pu­ter des Benut­zer,
  • auf dem Ser­ver des Anbie­ters,
  • in einer Cloud oder
  • auf einem USB-Stick.

Die  Wahl des rich­ti­gen Pass­wort-Mana­gers hängt dabei von der Art des Unter­neh­mens und der Ver­wen­dung ab.

#2: Clouds für Sicherheit am Arbeitsplatz

Ob im Büro oder im Home-Office − alle Mit­ar­bei­ter müs­sen auf bestimm­te Datei­en zugrei­fen kön­nen, um ihre Arbeit aus­zu­füh­ren. Eine gute Lösung dafür sind Clouds. In einer Cloud kann man Daten auf einem ent­fern­ten Ser­ver spei­chern und auf die­se dann mit ver­schie­de­nen Gerä­ten und von meh­re­ren Stand­or­ten zugrei­fen.

Durch eine Cloud lässt sich zudem eine Men­ge Spei­cher­platz auf den eige­nen Gerä­ten ein­spa­ren, da Datei­en nicht lokal gespei­chert wer­den. Eine Cloud für unter­neh­me­ri­sche Zwe­cke muss mehr Anfor­de­run­gen erfül­len als eine pri­va­te Cloud:

  • Syn­chro­ni­sie­rung: Damit alle Mit­ar­bei­ter immer unge­hin­dert mit der aktu­el­len Ver­si­on der Datei arbei­ten kön­nen, muss die Cloud eine gute Syn­chro­ni­sie­rung bie­ten. Dafür eig­net sich eine auto­ma­ti­sche Syn­chro­ni­sa­ti­on am bes­ten, da die­se sicher­stellt, dass alle Ände­run­gen gleich gespei­chert wer­den und somit auch Kol­le­gen sofort mit der aktua­li­sier­ten Datei arbei­ten kön­nen.
  • Daten­schutz: Auch in der Cloud gilt es, sei­ne Daten zu schüt­zen − dafür soll­te für einen zusätz­li­chen Schutz neben der Cloud gesorgt wer­den. Wenn­gleich eini­ge Cloud-Anbie­ter mit Daten­schutz wer­ben, lohnt es sich, eige­ne Maß­nah­men zu ergrei­fen. Am sichers­ten sind Daten bei einem Zero-Know­ledge-Stan­dard, denn mit die­sem sind die­se Daten soweit ver­schlüs­selt, dass nicht ein­mal der Cloud-Anbie­ter dar­auf zugrei­fen könn­te.

#3: VPN für sicheres Surfen während der Arbeit

Unter­neh­men sind dar­auf ange­wie­sen, dass inter­ne Daten geschützt und gesi­chert sind. Um dies zu gewähr­leis­ten, eig­net sich ein soge­nann­tes VPN (Vir­tu­el­les Pri­va­tes Netz­werk) am bes­ten.

Das VPN ver­schlei­ert die IP-Adres­se und über­trägt zudem Daten ver­schlüs­selt. Damit wird sicher­ge­stellt, dass sen­si­ble Daten anonym im Inter­net unter­wegs sind. Dies gilt auch für Daten, die in eine Cloud hoch­ge­la­den wer­den. Durch eine ver­schlei­er­te IP-Adres­se kön­nen die­se nicht zu einem Benut­zer oder einem Büro zurück­ver­folgt wer­den. Außer­dem kön­nen Daten dadurch weder mit­ge­le­sen noch gespei­chert wer­den.

#4: Die eigene Gesundheit als Basis der Arbeitssicherheit

Büro­ar­beit bedeu­tet, dass man den gan­zen Tag sitzt − das führt häu­fig zu Beschwer­den wie Nacken- oder Rücken­schmer­zen und Ver­span­nun­gen. Mit klei­nen Maß­nah­men kann man die­se jedoch ver­mei­den:

  • Die rich­ti­ge Büro­aus­stat­tung: Sor­gen Sie dafür, dass Ihr Schreib­tisch und Büro­stuhl für Sie rich­tig ein­ge­stellt sind. Das bedeu­tet, dass Ihr Stuhl so ein­ge­stellt sein soll­te, dass sich Ihre Ober­schen­kel im Sit­zen waa­ge­recht zum Boden befin­den oder sich ganz leicht nach vorne/unten nei­gen. Ihr Schreib­tisch soll­te sich auf Höhe Ihrer Ellen­bo­gen befin­den − damit begüns­ti­gen Sie eine gesun­de Hal­tung.
  • Die kor­rek­te Hal­tung: Ein auf­rech­tes Sit­zen schont Ihre Wir­bel­säu­le und kann Nacken- und Rücken­schmer­zen vor­beu­gen. Stre­cken Sie Ihre Brust nach vor­ne und nei­gen Sie auch das Becken leicht nach vorn. Ein auf­rech­tes Sit­zen ist wich­tig, jedoch soll­ten Sie ver­mei­den, stun­den­lang in ein- und der­sel­ben Posi­ti­on zu sit­zen.
  • Eine gesun­de Balan­ce: Ste­hen Sie regel­mä­ßig auf und bewe­gen Sie sich für ein paar Minu­ten. Das stärkt nicht nur die Mus­ku­la­tur, es bringt auch wei­te­re Vor­tei­le für Ver­dau­ung, Durch­blu­tung und Hirn­tä­tig­keit. Zusätz­lich kön­nen auch klei­ne Stretch­übun­gen gemacht wer­den, um even­tu­el­le Ver­span­nun­gen zu lösen oder zu ver­mei­den.

Gut abgesichert im Büro

Siche­res Arbei­ten im Büro umfasst vie­le Aspek­te – die Sicher­heit wich­ti­ger Daten steht natür­lich immer im Vor­der­grund, jedoch ist auch die Gesund­heit der Mit­ar­bei­ter für Unter­neh­men ein zen­tra­les The­ma. Mit gesun­den und zufrie­de­nen Beschäf­tig­ten steigt nicht nur deren Pro­duk­ti­vi­tät und Loya­li­tät, das Unter­neh­men spart durch weni­ger Kran­ken­ta­ge auch noch Geld.

Sen­si­ble Daten kön­nen mit einem VPN sicher über­tra­gen wer­den,  gleich­zei­tig ist die IP-Adres­se nicht zurück­ver­folg­bar. Pass­wör­ter sind essen­zi­ell im Umgang mit inter­nen Daten und müs­sen des­halb durch­dacht aus­ge­wählt wer­den. Ein Pass­wort-Mana­ger spei­chert alle wich­ti­gen Pass­wör­ter und kann sogar Pass­wör­ter erstel­len.

Saso Merkac

Sašo Mer­kač,
SEO-Exper­te bei
Splet­nik d.o.o