Videokonferenzen sind zu einem wesentlichen Bestandteil des Büroalltags geworden. Zugleich sind technische Mängel sowie fehlendes Wissen zur richtigen Akustik und Beleuchtung immer noch weit verbreitet. Die Experten von Akustikform beleuchten die essenziellen Faktoren für erfolgreiche Videokonferenzen.
Werden die inhaltliche Vorbereitung sowie gute Technik und Raumgestaltung berücksichtigt, steht einer erfolgreichen Videokonferenz nichts im Wege. Abbildung: Malte Helmhold, Unsplash
Videokonferenzen, die zur Zufriedenheit aller Teilnehmenden verlaufen, sind für Unternehmen erfolgsentscheidend – nicht nur, was das Teamwork angeht, sondern auch hinsichtlich der Kommunikation mit Kunden. Bei einer Videokonferenz, von der alle Beteiligten profitieren und niemand im Nachhinein denkt „das hätte ich mir sparen können“, stehen die folgenden drei Aspekte im Mittelpunkt:
- Inhalt,
- Technik,
- Raum.
#1 Die inhaltliche Vorbereitung: Der rote Faden
Wer nicht genau weiß, wovon er redet, hinterlässt in Meetings keinen guten Eindruck – das ist in digitalen Konferenzen nicht anders. Die eigene Agenda zu kennen und diese inhaltlich vorzubereiten und zu strukturieren, bildet die Basis für eine erfolgreiche digitale Konferenz. Nur mit einem gut organisierten, nachvollziehbaren roten Faden kann man gewährleisten, dass alle Beteiligten jeden inhaltlichen Punkt verarbeiten und vor allem auch behalten können.
Auch wenn die Teilnehmenden der Konferenz mehrheitlich zum Zuhören zugeschaltet sind, ist es empfehlenswert, allen den Zweck sowie den Ablauf und die voraussichtliche Dauer des Meetings mitzuteilen. Idealerweise passiert dies ein paar Tage vor der Konferenz per E-Mail – im Zuge dieser kann auch schon der Link zur Zoom-, Teams- oder Meet-Konferenz verschickt werden.
#2 Die technische Vorbereitung: Endgerät, Mikrofon, Kamera
Ähnlich unvorteilhaft wie eine inhaltlich schlecht vorbereitete Videokonferenz, der niemand richtig folgen kann, ist eine unzureichende und nicht optimal eingestellte technische Ausstattung. Das A und O ist eine stabile Internetverbindung mit ausreichend Bandbreite, sodass Ruckeln und Unterbrechungen ausgeschlossen werden können. Hier darf man aber ruhig Blut bewahren, denn für Internetprobleme, die etwa vom Provider ausgehen, kann niemand etwas. Man darf hier also etwas Nachsicht erwarten. Die Internetverbindung allein ist aber noch kein Garant für eine gelungene Videokonferenz. Weitere technische Mittel, die vor Start des Meetings überprüft werden sollten, sind:
- das Mikro,
- die Kamera,
- das Endgerät.
Es empfiehlt sich, diesen Check bereits einige Zeit vor Beginn durchzuführen, sodass ein defektes oder nicht einwandfrei funktionierendes Teil ausgetauscht und/oder neu installiert werden kann.
Beim Endgerät lohnt es sich, ein Gerät auf dem aktuellen Stand der Technik zu verwenden. Die Leistung alter Notebooks reicht für parallele Anwendungen – Konferenz- und Präsentationssoftware sowie Hintergrundprogramme – unter Umständen nicht aus.
Ohne gute Sprachverständlichkeit ist eine Konferenz zum Scheitern verurteilt. Kameras und Mikrofone für unterbrechungsfreie Videokonferenzen gibt es viele, hier lohnt es sich, auf Qualität zu setzen. Es gibt Geräte, die Gesprochenes besonders gut einfangen – nicht nur die Stimme der Person, die sich direkt daneben befindet. Auch kann eine externe Webcam auf Augenhöhe aufgestellt werden, sodass man nicht schräg nach unten blicken muss, wie bei einem Notebook.
#3 Die räumliche Vorbereitung: Schall und Licht
Ein Faktor, der den beiden anderen genannten Aspekten gern untergeordnet wird, ist der Raum, in dem man sich befindet. Dieser findet in der Regel nur dann Beachtung, wenn es um Konferenzen geht, bei denen sich alle Beteiligten gegenübersitzen. Allerdings spielen die Raumakustik sowie die Ausleuchtung des Raumes auch für Videokonferenzen eine Rolle.
In Sachen Akustik sollte die Konferenz in einem Raum stattfinden, der schalloptimiert ist. Das bedeutet einerseits, dass Straßenlärm oder Geräusche von außerhalb des Raumes nicht übermäßig durchdringen. Andererseits heißt schalloptimiert, dass in einem Raum Schallabsorber an geeigneten Stellen installiert werden, die die Schallreflexion unterbinden. Denn Beton, Stahl und Glas reflektieren Schallwellen in den Raum zurück und sorgen für ein diffuses Klangbild. Darunter leiden die Sprachverständlichkeit sowie die Konzentration. Diverse Unternehmen haben zu diesem Zweck Raum-in-Raum-Lösungen im Büro integriert.
Bei der Beleuchtung sollte darauf geachtet werden, dass genügend Licht auf das Gesicht fällt und sich im Hintergrund keine Schatten bilden. Eine Lichtquelle hinter dem Bildschirm bzw. ein Ringlicht, das das eigene Gesicht ausleuchtet, sind eine gute Investition.
Inhaltlich, technisch und räumlich glänzen
Eine gute Vorbereitung, was Inhalt, Technik und Raumgestaltung angeht, ist für die moderne Arbeitswelt unverzichtbar. Mit guten Kameras und Mikros sowie einer klaren Agenda und einem Konferenzraum, der in Sachen Schall und Beleuchtung optimiert ist, gewährleistet man eine Videokonferenz, von der alle Beteiligten profitieren.
