Videokonferenzen sind praktisch. Sie ermöglichen Teambesprechungen vom Home-Office aus und können Geschäftsreisen ersetzen. Wie bei normalen Besprechungen gibt es auch bei virtuellen Meetings Dos und Don’ts. Gerrit Krämer stellt die wichtigsten vor.
So sollten Sie auf keinen Fall an einem virtuellen Business-Meeting teilnehmen. Abbildung: Pexels
#1: Vorbereitung auf die Videokonferenz
Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, sorgen Sie für gute Beleuchtung und ggf. einen neutralen Hintergrund. Falls Sie das Meeting hosten, checken Sie unbedingt die Technik vorher – das gilt für Hard- und Software. Je einfacher die Technik ist, desto weniger Havarien sind möglich. Arbeiten Sie in einer Firma mit eigener IT-Abteilung, müssen Sie eventuell mit Ihrem IT-Administrator die nötigen Freigaben oder Software-Updates der Konferenzlösung besprechen.
Sollen im Meeting mehrere Punkte besprochen werden, versenden Sie bereits mit der Einladung eine Agenda, damit sich Ihre Kollegen vorbereiten können. Für Teilnehmer des virtuellen Meetings gilt, sich rechtzeitig einzuwählen, besser einige Minuten vor Beginn der Besprechung.
#2: Äußerlichkeiten: Sich sehen im Video
Der entscheidende Unterschied zum Telefonat ist, dass sich alle Teilnehmer in einer Videokonferenz sehen. Der Kamerawinkel sollte deswegen so eingestellt sein, dass Ihre Augen immer sichtbar sind. Apropos Augen: Versuchen Sie immer, Blickkontakt zu Ihren Gesprächspartnern zu halten, das gilt nicht nur im echten Meeting als höflich.
Achten Sie auf Ihr Äußeres. Was Ihre Kleidung betrifft, gilt das nicht nur für den Oberkörper. Falls Sie im Home-Office arbeiten und unerwartet aufstehen müssen, möchten Sie nicht in Jogginghose oder Shorts von Ihren Kollegen gesehen werden. Das ist unprofessionell. Auch wenn Sie gerade nicht sprechen, können alle Kollegen Sie weiterhin sehen. Vermeiden Sie also unbedingt das Schneiden von Grimassen oder unflätige Mimik oder Gestik.
#3: Sprache ist der entscheidende Faktor
Ein wichtiger Punkt im virtuellen Meeting ist die Verständlichkeit. Wenn Sie Audioqualität und Lautstärke bzw. Mikrofone vorher getestet haben, sollte hier eigentlich nichts schiefgehen. Sind Sie der Host des Meetings, stellen Sie sich zu Beginn der Besprechung vor und begrüßen alle Teilnehmer. Wenn Menschen aus anderen Unternehmen teilnehmen, bitten Sie diese, sich ebenfalls vorzustellen. Im virtuellen Meeting sollte eventuell etwas langsamer gesprochen werden als im realen Leben, da dies wesentlich zur Sprachverständlichkeit beitragen kann. Sprechen Sie vor allem aber deutlich.
Ein kleiner Tipp: Wenn Sie lächeln, klingt Ihre Stimme automatisch freundlicher. Sie können Ihr Mikrofon stumm schalten, wenn Sie nicht an der Reihe sind. So lassen sich Nebengeräusche, die im Home-Office unerwartet auftreten können, minimieren. Sie dürfen dann aber nicht vergessen, es wieder anzuschalten.
#4: Verhaltensregeln wie im echten Leben
In der virtuellen Zusammenkunft sollten, wie in jedem anderen Meeting, immer Konzentration und Partizipation selbstverständlich sein. Beschäftigen Sie sich also nicht mit anderen Dingen wie E-Mails oder Ihrem Handy – Letzteres schalten Sie am besten in den Flugmodus. Versuchen Sie zu Hause zu vermeiden, dass Kinder oder andere Familienmitglieder in Ihr Meeting platzen. Es mag zwar für ein paar Lacher bei Ihren Gesprächspartnern sorgen, wirklich professionell ist dies aber nicht.
