OFFICE PIONEER Prof. Dr. Volker Nürnberg: Smart and healthy. Mitarbeitergesundheit im Büro von morgen

Auch Prof. Dr. Vol­ker Nürn­berg ist ein Office Pioneer, wie er im Buche steht. Denn mit die­sem Bei­trag ist der Part­ner im Fach­be­reich Gesund­heits­wirt­schaft Advi­so­ry Ser­vices der BDO AG in dem Sam­mel­band »OFFICE PIONEERS: Aus­bli­cke auf das Büro 2030« präsent.

Prof. Dr. Volker Nürnberg, Partner im Fachbereich Gesundheitswirtschaft Advisory Services, BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Abbildung BDO

Prof. Dr. Vol­ker Nürn­berg, Part­ner im Fach­be­reich Gesund­heits­wirt­schaft Advi­so­ry Ser­vices, BDO AG Wirt­schafts­prü­fungs­ge­sell­schaft. Abbil­dung BDO

Im Lau­fe der Jah­re haben wir uns von einer Indus­trie- über eine Dienst­leis­tungs- hin zu einer Wis­sens­ge­sell­schaft ent­wi­ckelt. Der Ein­zug der Digi­ta­li­sie­rung ver­än­dert nicht nur die Gesell­schaft, son­dern gefähr­det auch eini­ge Arbeits­plät­ze. So wird es in zehn Jah­ren Schät­zun­gen zufol­ge etwa 30 Pro­zent der heu­ti­gen Beru­fe nicht mehr geben. Mono­to­ne, wie­der­keh­ren­de Tätig­kei­ten kön­nen durch Auto­ma­ti­sie­rungs­pro­zes­se von Com­pu­tern und künst­li­cher Intel­li­genz über­nom­men wer­den. Doch durch den Wan­del ent­ste­hen gleich­zei­tig neue Arbeits­plät­ze und Berufs­fel­der. Mit der Ver­än­de­rung der Arbeits­welt geht auch ein Wan­del der tat­säch­li­chen Tätig­kei­ten im Arbeits­all­tag ein­her. Die pri­mär sit­zen­de und zuneh­mend geis­ti­ge Tätig­keit führt frü­her oder spä­ter zu einem chro­ni­schen Bewe­gungs­man­gel und folg­lich zu Life­style-Erkran­kun­gen wie Dia­be­tes, Blut­hoch­druck etc. Daher wird es uner­läss­lich, dass neue Büro­kon­zep­te ent­wi­ckelt wer­den, die Gegen­maß­nah­men auf­zei­gen und die Mit­ar­bei­ter­ge­sund­heit för­dern. So kön­nen bei­spiels­wei­se bestimm­te Geh­stre­cken in den Arbeits­all­tag inte­griert, varia­ble Hal­tun­gen geför­dert oder Bewe­gung wäh­rend der Arbeits­zeit ermög­licht werden.

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Auf­grund der nied­ri­gen Gebur­ten­ra­te und der stei­gen­den Lebens­er­war­tung spitzt sich die Lage auf dem Arbeits­markt zu. Die Zahl der Fach­kräf­te nimmt ab, gleich­zei­tig erhöht sich das Durch­schnitts­al­ter der Beleg­schaft. Um im »War for Talents« lang­fris­tig bestehen zu kön­nen, soll­ten Unter­neh­men attrak­ti­ve Rah­men­be­din­gun­gen anbie­ten und auf die Bedürf­nis­se der Arbeit­neh­mer ein­ge­hen. So haben älte­re Mit­ar­bei­ter häu­fig typi­sche Beschwer­de­bil­der, die auf einen Ver­schleiß im Mus­kel- und Ske­lett­ap­pa­rat zurück­zu­füh­ren sind. Daher soll­ten nicht nur Stüh­le und Schreib­ti­sche, son­dern auch Hilfs­mit­tel ergo­no­misch sein. Auch der Boden­be­lag soll­te auf sei­ne gesund­heits­för­dern­den Eigen­schaf­ten hin geprüft wer­den. Bei­spiels­wei­se sind elas­ti­sche Boden­be­lä­ge gelenk­scho­nen­der als Beton, da sie Erschüt­te­run­gen dämp­fen. Doch es gibt auch Trends, die auf eine ver­mehr­te Mobi­li­sie­rung von Arbeits­kräf­ten hin­deu­ten. Auf­grund der gerin­gen Erwerbs­be­tei­li­gung von Frau­en mit Kin­dern besteht hier ein gro­ßes Poten­zi­al zur Gewin­nung von qua­li­fi­zier­ten Fach­kräf­ten. Das Büro der Zukunft soll­te daher lebens­pha­sen­ori­en­tier­te Ange­bo­te vor­hal­ten, wie zum Bei­spiel eine Ganz­tags­be­treu­ung von Kin­dern oder Gesund­heits­an­ge­bo­te auf dem »Büro-Cam­pus«. Aber auch Ange­bo­te zur Unter­stüt­zung von pfle­gen­den Ange­hö­ri­gen oder psy­chisch belas­te­ten Beschäf­tig­ten wer­den in Zukunft immer wichtiger.

Der Flexibilisierung Rechnung tragen

Men­schen wer­den in Zukunft weni­ger im Büro und dafür mehr unter­wegs und im Home-Office arbei­ten. Somit wird der »Prä­senz­fe­ti­schis­mus«, den immer noch vie­le Unter­neh­men leben, bald der Ver­gan­gen­heit ange­hö­ren. Moder­ne Arbeit­ge­ber legen Wert auf das Resul­tat (Out­put) und nicht auf die ein­ge­setz­te Zeit, die an einem fest defi­nier­ten Arbeits­platz erle­digt wird (Input). So wird nicht nur die Life-Domain-Balan­ce gestärkt, auch die Pro­duk­ti­vi­tät nimmt zu, da die Arbeit im Ein­klang mit dem bio­lo­gi­schen Rhyth­mus erfolgt. Unter­neh­men wer­den zuneh­mend agil, das heißt, es wird ver­mehrt in räum­lich und zeit­lich befris­te­ten Pro­jek­ten und wech­seln­den Teams gear­bei­tet. Die aktu­el­len Ent­wick­lun­gen rund um das Covid-19-Virus zei­gen, dass die Coro­na-Kri­se wie ein Dis­ruptor wirkt und die­se Ent­wick­lung stark beschleu­nigt – mit all sei­nen Vor- und Nach­tei­len. So beein­flus­sen die redu­zier­ten Prä­senz­zei­ten im Office unter ande­rem den »Team­spi­rit«, eben­so wie das Zuge­hö­rig­keits­ge­fühl. Wenn weder Gedan­ken­aus­tausch noch Small-Talk beim gemein­sa­men Lunch statt­fin­den, soll­ten Füh­rungs­kräf­te den zwi­schen­mensch­li­chen Aus­tausch aktiv för­dern und das Team regel­mä­ßig zusam­men­füh­ren – sowohl vir­tu­ell als auch persönlich.


„Aus Sicht des Arbeit­ge­bers bie­tet es sich an, die Zahl ver­füg­ba­rer Arbeits­plät­ze zu reduzieren.“

Prof. Dr. Vol­ker Nürn­berg, BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft


Der eige­ne Arbeits­platz wird an Bedeu­tung ver­lie­ren, denn »den einen Arbeits­platz« wird es bald nicht mehr geben. Dies liegt nicht nur an den agi­len Unter­neh­men, die deut­lich dyna­mi­scher wer­den, son­dern auch an den deut­lich kür­ze­ren Ver­weil­zy­klen der Mit­ar­bei­ter in Unter­neh­men. Die neu­en Genera­tio­nen bin­den sich immer sel­te­ner lang­fris­tig an ein Unter­neh­men, sodass der Mit­ar­bei­ter von mor­gen bis zum Ruhe­stand durch­schnitt­lich über zehn­mal sei­nen Arbeit­ge­ber wech­seln wird. Aus Sicht des Arbeit­ge­bers bie­tet es sich an, die Zahl ver­füg­ba­rer Arbeits­plät­ze zu redu­zie­ren. In den letz­ten Jah­ren war die Urba­ni­sie­rung für den dra­ma­ti­schen Anstieg der Miet­prei­se in den Metro­po­len ver­ant­wort­lich, ins­be­son­de­re auch für Gewer­be-Immo­bi­li­en. Aus die­sem Grund wer­den es sich Unter­neh­men nicht mehr leis­ten kön­nen, für jeden Ange­stell­ten einen eige­nen Arbeits­platz vor­zu­hal­ten. Je nach Bran­che sind zum Bei­spiel auf­grund von krank­heits­be­ding­ter Abwe­sen­heit, Urlaub, Wei­ter­bil­dung, Dienst­rei­se oder Home-Office durch­schnitt­lich ledig­lich 40 bis 70 Pro­zent der Arbeits­plät­ze belegt, sodass hier­aus enor­me Ein­spar­po­ten­zia­le resultieren.

Die Covid-19-Pan­de­mie wird das Arbei­ten nach­hal­tig ver­än­dern. Eine gro­ße Leh­re, die Unter­neh­men aus die­ser Aus­nah­me­si­tua­ti­on zie­hen soll­ten, betrifft Prä­senz­mee­tings, wie sie noch vor der Kri­se zele­briert wur­den. In Zei­ten von Coro­na hat man erkannt, dass eine Viel­zahl von Mee­tings ent­behr­lich ist und die tat­säch­lich not­wen­di­gen Bespre­chun­gen auch vir­tu­ell durch­ge­führt wer­den kön­nen. Schät­zun­gen zufol­ge sind rund 30 Pro­zent der Bespre­chun­gen über­flüs­sig. Zudem wer­den häu­fig zu vie­le Teil­neh­mer ein­ge­la­den. Künf­tig soll­te die Anzahl an Bespre­chun­gen und Teil­neh­men­den daher redu­ziert und ver­mehrt vir­tu­el­le Mee­tings ange­setzt wer­den. Dies führt zu immensen Ein­spar­po­ten­zia­len im Hin­blick auf Rei­se­kos­ten und Rei­se­zei­ten. Außer­dem kann so auch der Stress­pe­gel der Mit­ar­bei­ter redu­ziert werden.

Auf­grund der zuneh­men­den Fle­xi­bi­li­sie­rung der Arbeit wird Füh­rung künf­tig zu einem gro­ßen Teil vir­tu­ell statt­fin­den. Vor­ge­setz­te soll­ten zudem ihren Füh­rungs­stil anpas­sen und von der trans­ak­tio­na­len Füh­rung (gute Leis­tun­gen beloh­nen, unzu­rei­chen­de Leis­tun­gen bestra­fen) zur trans­for­ma­tio­na­len Füh­rung über­ge­hen. Dem­nach benö­ti­gen Füh­rungs­kräf­te der Zukunft die Fähig­keit, Ver­trau­en und Respekt der Mit­ar­bei­ten­den zu gewin­nen, wodurch eine intrinsi­sche Moti­va­ti­on der Beschäf­tig­ten erreicht wird, wel­che wie­der­um zur Ver­än­de­rung bzw. »Trans­for­ma­ti­on« der Leis­tungs­be­reit­schaft befä­higt. Vie­le Unter­neh­men fol­gen noch immer einer hier­ar­chi­schen Struk­tur. Moder­ne Orga­ni­sa­ti­ons­for­men ver­su­chen hin­ge­gen bewusst, Hier­ar­chien abzu­bau­en und eine Art Netz­werk­or­ga­ni­sa­ti­on zu eta­blie­ren. Dabei steu­ern sie auf heterar­chi­sche Struk­tu­ren zu, wobei sich auto­no­me, selbst­or­ga­ni­sier­te Teams eigen­stän­dig steu­ern und mit­ein­an­der koope­rie­ren. Für das Büro von mor­gen bedeu­tet dies, dass es weni­ger reprä­sen­ta­ti­ve Ein­zel­bü­ros mit even­tu­el­len Vor­zim­mern gibt.

Mitarbeiter werden zukünftig mehr unterwegs und im Home-Office arbeiten. Abbildung: Pexels

Mit­ar­bei­ter wer­den zukünf­tig mehr unter­wegs und im Home-Office arbei­ten. Abbil­dung: Pexels

Was bietet ein Smart Office?

Nach­dem der Begriff Smart Home schon weit ver­brei­tet ist, folgt all­mäh­lich auch das Smart Office. Die Lösun­gen, die ein Zuhau­se kom­for­ta­bler machen, kön­nen natür­lich auch in Büro­ge­bäu­den Anwen­dung fin­den. Dabei wer­den im Smart Office intel­li­gent ver­netz­te Lösun­gen ein­ge­setzt, die den All­tag spe­zi­ell in den Räum­lich­kei­ten eines Unter­neh­mens ver­ein­fa­chen sol­len. Zum Ein­satz kom­men ver­schie­de­ne Sys­te­me sowie tech­ni­sche Ver­fah­ren und Anwen­dun­gen, die im gesam­ten Büro mit­ein­an­der ver­netzt wer­den. Die­se rei­chen bei­spiels­wei­se von digi­ta­len White­boards über inter­net­fä­hi­ge Dru­cker bis hin zu smar­ten Sitz-Steh-Tischen, die regel­mä­ßig an einen Hal­tungs­wech­sel erin­nern und somit Gesund­heit und Bewe­gung fördern.

Der Nach­hal­tig­keits­ge­dan­ke wird in Smart Offices beson­ders berück­sich­tigt. Über dyna­mi­sches Ener­gie­ma­nage­ment erfolgt die Opti­mie­rung der Ener­gie­ef­fi­zi­enz, indem Hei­zun­gen oder Elek­tro­ge­rä­te auto­ma­tisch deak­ti­viert wer­den, sobald ein Raum bzw. das Gebäu­de leer ist. Um das Kon­zept des Smart Office ganz­heit­lich abzu­run­den, soll­ten zudem eine gesun­de Ernäh­rung, Was­ser­quel­len und Yoga­pau­sen oder Medi­ta­ti­on berück­sich­tigt wer­den. Auch der ein­zel­ne Arbeits­platz wird smart. Licht wird auto­ma­tisch ein­ge­schal­tet, sobald der Platz betre­ten wird. Auf Wunsch kön­nen dabei Far­be sowie Hel­lig­keit indi­vi­du­ell ein­ge­stellt wer­den, eben­so wie die prä­fe­rier­te Raum­tem­pe­ra­tur. Da Arbeits­plät­ze immer häu­fi­ger geteilt wer­den, las­sen sich die Ein­stel­lun­gen eines jeden Mit­ar­bei­ters spei­chern, wodurch das Wohl­be­fin­den maxi­mal gestärkt wird. In einem smar­ten Office kann alles online gebucht und getrackt wer­den, sowohl ein­zel­ne Tische bzw. Arbeits­plät­ze als auch die ver­füg­ba­ren Räu­me. Steht ein gebuch­ter Raum leer, erfolgt auto­ma­tisch eine Erin­ne­rung, sodass die Mit­ar­bei­ter die­sen gege­be­nen­falls wie­der frei­ge­ben können.

Smart Office in Zeiten von Covid-19

Die Covid-19-Pan­de­mie hat Unter­neh­men dazu gezwun­gen, ihre Mit­ar­bei­ter vor­über­ge­hend im Home-Office arbei­ten zu las­sen, wodurch ein gro­ßer Leer­stand in vie­len Gewer­be-Immo­bi­li­en vor­herrsch­te. Im Zuge der Wie­der­eröff­nung der Büros muss jedoch eine Viel­zahl an Auf­la­gen und Vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten und kom­mu­ni­ziert wer­den, um die Mit­ar­bei­ter sicher und vor allem gesund an ihre Arbeits­plät­ze zurück­zu­füh­ren. Ein ganz­heit­li­ches Smart-Office-Kon­zept kann die Betrie­be wesent­lich ent­las­ten. So kann der Ein­satz einer Arbeits­platz-App bei­spiels­wei­se eine kon­ti­nu­ier­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on von loka­len Maß­nah­men und Richt­li­ni­en sicher­stel­len. Wei­ter­hin ist es mög­lich, ein akti­ves Dich­tema­nage­ment vor­zu­neh­men und Social Distancing zu unter­stüt­zen, indem nur eine begrenz­te Anzahl der zur Ver­fü­gung ste­hen­den Schreib­ti­sche online gebucht wer­den kann. Gleich­zei­tig besteht die Mög­lich­keit, Wär­me­ka­me­ras mit dem Zugangs­kon­troll­sys­tem zu kop­peln, um poten­zi­ell infi­zier­te Mit­ar­bei­ter schnellst­mög­lich zu iden­ti­fi­zie­ren und die Anste­ckungs­ge­fahr zu redu­zie­ren. Glei­ches gilt für die Steue­rung von Licht oder Jalou­sien, die über die App vor­ge­nom­men wer­den kann, anstel­le eines Schal­ters, den alle Mit­ar­bei­ter betätigen.


„In Zei­ten von Coro­na hat man erkannt, dass eine Viel­zahl von Mee­tings ent­behr­lich ist und die tat­säch­lich not­wen­di­gen Bespre­chun­gen auch vir­tu­ell durch­ge­führt wer­den können.“

Prof. Dr. Vol­ker Nürn­berg, BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft


Die Nach­fra­ge nach Smart-Office-Lösun­gen ist bis­her noch nicht sehr hoch, doch spä­tes­tens wenn die digi­tal­af­fi­ne Genera­ti­on Z in der Arbeits­welt ange­kom­men ist, wer­den deren Mit­glie­der neben der Fle­xi­bi­li­sie­rung der Arbeit vor allem eine gesund­heits­för­dern­de und smar­te Arbeits­um­ge­bung for­dern. Die Gesund­heit und Sicher­heit der Beschäf­tig­ten hat obers­te Prio­ri­tät. Unter­neh­men, die dies erken­nen und in smar­te Office-Lösun­gen zur Gesund­heits­för­de­rung inves­tie­ren, stär­ken nicht nur ihr Image, son­dern kön­nen auch nach der Covid-19-Kri­se wie­der frü­her in den Nor­mal­be­trieb über­ge­hen. Dem­nach wird ein Smart Office künf­tig wesent­lich zur Stei­ge­rung der Arbeit­ge­ber­at­trak­ti­vi­tät bei­tra­gen, wodurch rele­van­te Talen­te und Exper­ten gewon­nen wer­den können.

Das Büro der Zukunft wird einem Wan­del unter­zo­gen. Das Smart Office bringt auf­grund der moder­nen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gien gro­ße Zeit- und Arbeits­er­spar­nis­se mit sich, för­dert Inno­va­ti­on sowie Pro­duk­ti­vi­tät und beein­flusst die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und Unter­neh­mens­kul­tur posi­tiv. Doch neben den tech­no­lo­gisch fort­schritt­li­chen Mög­lich­kei­ten zur Opti­mie­rung der Arbeit inner­halb der Räum­lich­kei­ten darf das Wohl­be­fin­den sowie die Gesund­heit der Beschäf­tig­ten nicht ver­ges­sen wer­den. Die Mit­ar­bei­ter­ge­sund­heit hat obers­te Prio­ri­tät und soll­te sei­tens des Arbeit­ge­bers geför­dert wer­den, sodass sowohl eine Ver­hält­nis- als auch Ver­hal­tensprä­ven­ti­on gege­ben ist. In die­sem Kon­text ist auch eine Opti­mie­rung der Füh­rungs­kul­tur erforderlich.

Die Covid-19-Pan­de­mie hat die Unter­neh­men unge­wollt zu einem Umden­ken bewegt und beschleu­nigt den Wan­del der Arbeits­welt unge­mein. Da der »eine Arbeits­platz« in Zukunft nicht mehr exis­tiert, wird sich eine alter­nie­ren­de Form des Arbei­tens durch­set­zen, wobei sowohl im Büro als auch im Home-Office und gege­be­nen­falls an einem drit­ten Ort gear­bei­tet wird. Arbeit­ge­ber soll­ten daher Sor­ge tra­gen, dass Gerä­te und auch das Mobi­li­ar gesund­heits­för­dernd, fle­xi­bel und vor allem trans­por­ta­bel sind. Hin­zu kommt, dass die aktu­el­le Pan­de­mie sich min­des­tens in Form von Grip­pe­wel­len wie­der­ho­len wird und wir noch eine lan­ge Zeit von Social Distancing beglei­tet wer­den, was gegen eine hohe Mit­ar­bei­ter­dich­te in einem Raum spricht.

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BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

  • Schwer­punk­te im Fach­be­reich Advi­so­ry Ser­vices Gesund­heits­wirt­schaft der BDO sind unter ande­rem betrieb­li­ches Gesund­heits­ma­nage­ment sowie Digi­ta­li­sie­rung im Gesundheitswesen
  • Gegrün­det: 1920
  • Mit­ar­bei­ten­de: 1.900 an 27 Standorten
  • bdo.de

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Literaturverzeichnis:

  • Mül­ler, L. (2020): 10 Merk­ma­le guter Füh­rung in der neu­en Normalität
  • Pelz, W. (2020): Trans­for­ma­tio­na­le und Trans­ak­tio­na­le Führung
  • Reif, M., K. (2019): Orga­ni­sa­tio­nen ent­wi­ckeln sich von Hier­ar­chie zur Heterar­chie – Füh­rung von trans­ak­tio­nal zu transformational
  • Rubin, J. (2019): Smart Office: Wie Digi­ta­li­sie­rung Krea­ti­vi­tät för­dert und Arbeits­ef­fi­zi­enz steigert
  • Siemens/Compfy (2020): Wie Smart Offices bei der Anpas­sung an die »neue Nor­ma­li­tät« helfen

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