Auch Prof. Dr. Volker Nürnberg ist ein Office Pioneer, wie er im Buche steht. Denn mit diesem Beitrag ist der Partner im Fachbereich Gesundheitswirtschaft Advisory Services der BDO AG in dem Sammelband »OFFICE PIONEERS: Ausblicke auf das Büro 2030« präsent.
Prof. Dr. Volker Nürnberg, Partner im Fachbereich Gesundheitswirtschaft Advisory Services, BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Abbildung BDO
Im Laufe der Jahre haben wir uns von einer Industrie- über eine Dienstleistungs- hin zu einer Wissensgesellschaft entwickelt. Der Einzug der Digitalisierung verändert nicht nur die Gesellschaft, sondern gefährdet auch einige Arbeitsplätze. So wird es in zehn Jahren Schätzungen zufolge etwa 30 Prozent der heutigen Berufe nicht mehr geben. Monotone, wiederkehrende Tätigkeiten können durch Automatisierungsprozesse von Computern und künstlicher Intelligenz übernommen werden. Doch durch den Wandel entstehen gleichzeitig neue Arbeitsplätze und Berufsfelder. Mit der Veränderung der Arbeitswelt geht auch ein Wandel der tatsächlichen Tätigkeiten im Arbeitsalltag einher. Die primär sitzende und zunehmend geistige Tätigkeit führt früher oder später zu einem chronischen Bewegungsmangel und folglich zu Lifestyle-Erkrankungen wie Diabetes, Bluthochdruck etc. Daher wird es unerlässlich, dass neue Bürokonzepte entwickelt werden, die Gegenmaßnahmen aufzeigen und die Mitarbeitergesundheit fördern. So können beispielsweise bestimmte Gehstrecken in den Arbeitsalltag integriert, variable Haltungen gefördert oder Bewegung während der Arbeitszeit ermöglicht werden.
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Aufgrund der niedrigen Geburtenrate und der steigenden Lebenserwartung spitzt sich die Lage auf dem Arbeitsmarkt zu. Die Zahl der Fachkräfte nimmt ab, gleichzeitig erhöht sich das Durchschnittsalter der Belegschaft. Um im »War for Talents« langfristig bestehen zu können, sollten Unternehmen attraktive Rahmenbedingungen anbieten und auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer eingehen. So haben ältere Mitarbeiter häufig typische Beschwerdebilder, die auf einen Verschleiß im Muskel- und Skelettapparat zurückzuführen sind. Daher sollten nicht nur Stühle und Schreibtische, sondern auch Hilfsmittel ergonomisch sein. Auch der Bodenbelag sollte auf seine gesundheitsfördernden Eigenschaften hin geprüft werden. Beispielsweise sind elastische Bodenbeläge gelenkschonender als Beton, da sie Erschütterungen dämpfen. Doch es gibt auch Trends, die auf eine vermehrte Mobilisierung von Arbeitskräften hindeuten. Aufgrund der geringen Erwerbsbeteiligung von Frauen mit Kindern besteht hier ein großes Potenzial zur Gewinnung von qualifizierten Fachkräften. Das Büro der Zukunft sollte daher lebensphasenorientierte Angebote vorhalten, wie zum Beispiel eine Ganztagsbetreuung von Kindern oder Gesundheitsangebote auf dem »Büro-Campus«. Aber auch Angebote zur Unterstützung von pflegenden Angehörigen oder psychisch belasteten Beschäftigten werden in Zukunft immer wichtiger.
Der Flexibilisierung Rechnung tragen
Menschen werden in Zukunft weniger im Büro und dafür mehr unterwegs und im Home-Office arbeiten. Somit wird der »Präsenzfetischismus«, den immer noch viele Unternehmen leben, bald der Vergangenheit angehören. Moderne Arbeitgeber legen Wert auf das Resultat (Output) und nicht auf die eingesetzte Zeit, die an einem fest definierten Arbeitsplatz erledigt wird (Input). So wird nicht nur die Life-Domain-Balance gestärkt, auch die Produktivität nimmt zu, da die Arbeit im Einklang mit dem biologischen Rhythmus erfolgt. Unternehmen werden zunehmend agil, das heißt, es wird vermehrt in räumlich und zeitlich befristeten Projekten und wechselnden Teams gearbeitet. Die aktuellen Entwicklungen rund um das Covid-19-Virus zeigen, dass die Corona-Krise wie ein Disruptor wirkt und diese Entwicklung stark beschleunigt – mit all seinen Vor- und Nachteilen. So beeinflussen die reduzierten Präsenzzeiten im Office unter anderem den »Teamspirit«, ebenso wie das Zugehörigkeitsgefühl. Wenn weder Gedankenaustausch noch Small-Talk beim gemeinsamen Lunch stattfinden, sollten Führungskräfte den zwischenmenschlichen Austausch aktiv fördern und das Team regelmäßig zusammenführen – sowohl virtuell als auch persönlich.
„Aus Sicht des Arbeitgebers bietet es sich an, die Zahl verfügbarer Arbeitsplätze zu reduzieren.“
Prof. Dr. Volker Nürnberg, BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Der eigene Arbeitsplatz wird an Bedeutung verlieren, denn »den einen Arbeitsplatz« wird es bald nicht mehr geben. Dies liegt nicht nur an den agilen Unternehmen, die deutlich dynamischer werden, sondern auch an den deutlich kürzeren Verweilzyklen der Mitarbeiter in Unternehmen. Die neuen Generationen binden sich immer seltener langfristig an ein Unternehmen, sodass der Mitarbeiter von morgen bis zum Ruhestand durchschnittlich über zehnmal seinen Arbeitgeber wechseln wird. Aus Sicht des Arbeitgebers bietet es sich an, die Zahl verfügbarer Arbeitsplätze zu reduzieren. In den letzten Jahren war die Urbanisierung für den dramatischen Anstieg der Mietpreise in den Metropolen verantwortlich, insbesondere auch für Gewerbe-Immobilien. Aus diesem Grund werden es sich Unternehmen nicht mehr leisten können, für jeden Angestellten einen eigenen Arbeitsplatz vorzuhalten. Je nach Branche sind zum Beispiel aufgrund von krankheitsbedingter Abwesenheit, Urlaub, Weiterbildung, Dienstreise oder Home-Office durchschnittlich lediglich 40 bis 70 Prozent der Arbeitsplätze belegt, sodass hieraus enorme Einsparpotenziale resultieren.
Die Covid-19-Pandemie wird das Arbeiten nachhaltig verändern. Eine große Lehre, die Unternehmen aus dieser Ausnahmesituation ziehen sollten, betrifft Präsenzmeetings, wie sie noch vor der Krise zelebriert wurden. In Zeiten von Corona hat man erkannt, dass eine Vielzahl von Meetings entbehrlich ist und die tatsächlich notwendigen Besprechungen auch virtuell durchgeführt werden können. Schätzungen zufolge sind rund 30 Prozent der Besprechungen überflüssig. Zudem werden häufig zu viele Teilnehmer eingeladen. Künftig sollte die Anzahl an Besprechungen und Teilnehmenden daher reduziert und vermehrt virtuelle Meetings angesetzt werden. Dies führt zu immensen Einsparpotenzialen im Hinblick auf Reisekosten und Reisezeiten. Außerdem kann so auch der Stresspegel der Mitarbeiter reduziert werden.
Aufgrund der zunehmenden Flexibilisierung der Arbeit wird Führung künftig zu einem großen Teil virtuell stattfinden. Vorgesetzte sollten zudem ihren Führungsstil anpassen und von der transaktionalen Führung (gute Leistungen belohnen, unzureichende Leistungen bestrafen) zur transformationalen Führung übergehen. Demnach benötigen Führungskräfte der Zukunft die Fähigkeit, Vertrauen und Respekt der Mitarbeitenden zu gewinnen, wodurch eine intrinsische Motivation der Beschäftigten erreicht wird, welche wiederum zur Veränderung bzw. »Transformation« der Leistungsbereitschaft befähigt. Viele Unternehmen folgen noch immer einer hierarchischen Struktur. Moderne Organisationsformen versuchen hingegen bewusst, Hierarchien abzubauen und eine Art Netzwerkorganisation zu etablieren. Dabei steuern sie auf heterarchische Strukturen zu, wobei sich autonome, selbstorganisierte Teams eigenständig steuern und miteinander kooperieren. Für das Büro von morgen bedeutet dies, dass es weniger repräsentative Einzelbüros mit eventuellen Vorzimmern gibt.
Mitarbeiter werden zukünftig mehr unterwegs und im Home-Office arbeiten. Abbildung: Pexels
Was bietet ein Smart Office?
Nachdem der Begriff Smart Home schon weit verbreitet ist, folgt allmählich auch das Smart Office. Die Lösungen, die ein Zuhause komfortabler machen, können natürlich auch in Bürogebäuden Anwendung finden. Dabei werden im Smart Office intelligent vernetzte Lösungen eingesetzt, die den Alltag speziell in den Räumlichkeiten eines Unternehmens vereinfachen sollen. Zum Einsatz kommen verschiedene Systeme sowie technische Verfahren und Anwendungen, die im gesamten Büro miteinander vernetzt werden. Diese reichen beispielsweise von digitalen Whiteboards über internetfähige Drucker bis hin zu smarten Sitz-Steh-Tischen, die regelmäßig an einen Haltungswechsel erinnern und somit Gesundheit und Bewegung fördern.
Der Nachhaltigkeitsgedanke wird in Smart Offices besonders berücksichtigt. Über dynamisches Energiemanagement erfolgt die Optimierung der Energieeffizienz, indem Heizungen oder Elektrogeräte automatisch deaktiviert werden, sobald ein Raum bzw. das Gebäude leer ist. Um das Konzept des Smart Office ganzheitlich abzurunden, sollten zudem eine gesunde Ernährung, Wasserquellen und Yogapausen oder Meditation berücksichtigt werden. Auch der einzelne Arbeitsplatz wird smart. Licht wird automatisch eingeschaltet, sobald der Platz betreten wird. Auf Wunsch können dabei Farbe sowie Helligkeit individuell eingestellt werden, ebenso wie die präferierte Raumtemperatur. Da Arbeitsplätze immer häufiger geteilt werden, lassen sich die Einstellungen eines jeden Mitarbeiters speichern, wodurch das Wohlbefinden maximal gestärkt wird. In einem smarten Office kann alles online gebucht und getrackt werden, sowohl einzelne Tische bzw. Arbeitsplätze als auch die verfügbaren Räume. Steht ein gebuchter Raum leer, erfolgt automatisch eine Erinnerung, sodass die Mitarbeiter diesen gegebenenfalls wieder freigeben können.
Smart Office in Zeiten von Covid-19
Die Covid-19-Pandemie hat Unternehmen dazu gezwungen, ihre Mitarbeiter vorübergehend im Home-Office arbeiten zu lassen, wodurch ein großer Leerstand in vielen Gewerbe-Immobilien vorherrschte. Im Zuge der Wiedereröffnung der Büros muss jedoch eine Vielzahl an Auflagen und Vorschriften eingehalten und kommuniziert werden, um die Mitarbeiter sicher und vor allem gesund an ihre Arbeitsplätze zurückzuführen. Ein ganzheitliches Smart-Office-Konzept kann die Betriebe wesentlich entlasten. So kann der Einsatz einer Arbeitsplatz-App beispielsweise eine kontinuierliche Kommunikation von lokalen Maßnahmen und Richtlinien sicherstellen. Weiterhin ist es möglich, ein aktives Dichtemanagement vorzunehmen und Social Distancing zu unterstützen, indem nur eine begrenzte Anzahl der zur Verfügung stehenden Schreibtische online gebucht werden kann. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, Wärmekameras mit dem Zugangskontrollsystem zu koppeln, um potenziell infizierte Mitarbeiter schnellstmöglich zu identifizieren und die Ansteckungsgefahr zu reduzieren. Gleiches gilt für die Steuerung von Licht oder Jalousien, die über die App vorgenommen werden kann, anstelle eines Schalters, den alle Mitarbeiter betätigen.
„In Zeiten von Corona hat man erkannt, dass eine Vielzahl von Meetings entbehrlich ist und die tatsächlich notwendigen Besprechungen auch virtuell durchgeführt werden können.“
Prof. Dr. Volker Nürnberg, BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Die Nachfrage nach Smart-Office-Lösungen ist bisher noch nicht sehr hoch, doch spätestens wenn die digitalaffine Generation Z in der Arbeitswelt angekommen ist, werden deren Mitglieder neben der Flexibilisierung der Arbeit vor allem eine gesundheitsfördernde und smarte Arbeitsumgebung fordern. Die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten hat oberste Priorität. Unternehmen, die dies erkennen und in smarte Office-Lösungen zur Gesundheitsförderung investieren, stärken nicht nur ihr Image, sondern können auch nach der Covid-19-Krise wieder früher in den Normalbetrieb übergehen. Demnach wird ein Smart Office künftig wesentlich zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität beitragen, wodurch relevante Talente und Experten gewonnen werden können.
Das Büro der Zukunft wird einem Wandel unterzogen. Das Smart Office bringt aufgrund der modernen Kommunikationstechnologien große Zeit- und Arbeitsersparnisse mit sich, fördert Innovation sowie Produktivität und beeinflusst die interne Kommunikation und Unternehmenskultur positiv. Doch neben den technologisch fortschrittlichen Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeit innerhalb der Räumlichkeiten darf das Wohlbefinden sowie die Gesundheit der Beschäftigten nicht vergessen werden. Die Mitarbeitergesundheit hat oberste Priorität und sollte seitens des Arbeitgebers gefördert werden, sodass sowohl eine Verhältnis- als auch Verhaltensprävention gegeben ist. In diesem Kontext ist auch eine Optimierung der Führungskultur erforderlich.
Die Covid-19-Pandemie hat die Unternehmen ungewollt zu einem Umdenken bewegt und beschleunigt den Wandel der Arbeitswelt ungemein. Da der »eine Arbeitsplatz« in Zukunft nicht mehr existiert, wird sich eine alternierende Form des Arbeitens durchsetzen, wobei sowohl im Büro als auch im Home-Office und gegebenenfalls an einem dritten Ort gearbeitet wird. Arbeitgeber sollten daher Sorge tragen, dass Geräte und auch das Mobiliar gesundheitsfördernd, flexibel und vor allem transportabel sind. Hinzu kommt, dass die aktuelle Pandemie sich mindestens in Form von Grippewellen wiederholen wird und wir noch eine lange Zeit von Social Distancing begleitet werden, was gegen eine hohe Mitarbeiterdichte in einem Raum spricht.
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BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
- Schwerpunkte im Fachbereich Advisory Services Gesundheitswirtschaft der BDO sind unter anderem betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Digitalisierung im Gesundheitswesen
- Gegründet: 1920
- Mitarbeitende: 1.900 an 27 Standorten
- bdo.de
BUCHTIPP:OFFICE PIONEERS: Ausblicke auf das Büro 2030Wie könnten Büroarbeit und Büros 2030 aussehen? Was wird dann wichtiger sein als heute, was weniger? Dieses Buch enthält die Antworten von 58 renommierten Experten. „OFFICE PIONEERS: Ausblicke auf das Büro 2030. Visionen. Chancen. Herausforderungen.“, Robert Nehring (Hg.), PRIMA VIER Nehring Verlag, Berlin 2020, 208 S., DIN A4, 49,90 € (E-Book 39,90 €). Erhältlich unter: OFFICE-PIONEERS.de |
Literaturverzeichnis:
- Müller, L. (2020): 10 Merkmale guter Führung in der neuen Normalität
- Pelz, W. (2020): Transformationale und Transaktionale Führung
- Reif, M., K. (2019): Organisationen entwickeln sich von Hierarchie zur Heterarchie – Führung von transaktional zu transformational
- Rubin, J. (2019): Smart Office: Wie Digitalisierung Kreativität fördert und Arbeitseffizienz steigert
- Siemens/Compfy (2020): Wie Smart Offices bei der Anpassung an die »neue Normalität« helfen
