OFFICE PIONEERS Katharina Dienes, Dr. Stefan Rief & Prof. Dr. Wilhelm Bauer: Inszenierte Arbeitswelten. Die neue Chance für das Büro

Katha­ri­na Die­nes, Dr. Ste­fan Rief und Prof. Dr. Wil­helm Bau­er sind Office Pio­nie­re, wie sie im Buche ste­hen. Denn mit die­sem Bei­trag sind die wis­sen­schaft­li­che Mit­ar­bei­te­rin, der Insti­tuts­di­rek­tor sowie der geschäfts­füh­ren­de Insti­tuts­lei­ter des Fraun­ho­fer IAO in dem gera­de erschie­ne­nen Band »OFFICE PIONEERS: Aus­bli­cke auf das Büro 2030« präsent.

Katharina Dienes (wissenschaftliche Mitarbeiterin im Team Workspace Innovation) Prof. Dr. Wilhelm Bauer (geschäftsführender Institutsleiter) & Dr. Stefan Rief (Institutsdirektor), Fraunhofer IAO. Abbildung: IAO

Katha­ri­na Die­nes (wis­sen­schaft­li­che Mit­ar­bei­te­rin im Team Works­pace Inno­va­ti­on), Dr. Ste­fan Rief (Insti­tuts­di­rek­tor ) & Prof. Dr. Wil­helm Bau­er (geschäfts­füh­ren­der Insti­tuts­lei­ter) vom Fraun­ho­fer IAO. Abbil­dung: Fraun­ho­fer IAO

Die Covid-19-Pan­de­mie hat einen welt­wei­ten Wan­del aus­ge­löst. Bewähr­te Pro­zes­se haben an Sta­bi­li­tät ver­lo­ren, Zukunfts­pro­gno­sen zahl­rei­cher Wis­sens­ge­bie­te wur­den hin­fäl­lig. Von heu­te auf mor­gen brach­te das Virus das als sta­bil gel­ten­de wirt­schaft­li­che und sozia­le Sys­tem an sei­ne Gren­zen. Auch das beruf­li­che Umfeld wur­de eher unvor­be­rei­tet von den ver­än­der­ten Umstän­den getrof­fen. Wir waren mit einer voll­kom­men neu­en Situa­ti­on kon­fron­tiert. Es muss­te extrem schnell reagiert wer­den. »Agi­li­tät« wur­de auf ein­mal zur not­wen­di­gen Rea­li­tät, war nicht mehr nur ein guter Gedan­ke. Wir alle wur­den in einen »Zwangs-Expe­ri­men­tier­raum« gesperrt. Wer hät­te das frei­wil­lig in die­ser Kon­se­quenz jemals akzep­tiert? Wohl nur ganz weni­ge, sehr Mutige.

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Es kann davon aus­ge­gan­gen wer­den, dass das in den letz­ten Mona­ten Erleb­te unser Tun in Zukunft dau­er­haft prä­gen wird und die Pan­de­mie als Chan­ce wahr­ge­nom­men wird, die Pro­zes­se und Arbeits­wei­sen in der Arbeits­welt zu hin­ter­fra­gen sowie eine neue Nor­ma­li­tät des Zusam­men­ar­bei­tens zu for­men. Dabei resul­tie­ren vie­le Über­le­gun­gen zum New Nor­mal in der Arbeits­welt nicht nur aus den Effek­ten der Coro­na-Pan­de­mie. Eini­ge Ent­wick­lun­gen zeich­ne­ten sich bereits zuvor ab – sei es das orts­un­ab­hän­gi­ge Arbei­ten, die Nut­zung vir­tu­el­ler Werk­zeu­ge oder die Fle­xi­bi­li­sie­rung star­rer Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren. Bereits seit Jah­ren beob­ach­ten wir als Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­ti­on IAO einen rapi­den Wan­del – sowohl in mit­tel­stän­di­schen als auch den glo­ba­len Unter­neh­men. Mit Neu­gier­de schau­ten vie­le auf die agi­le und unkon­ven­tio­nel­le Arbeits­wei­se der Start-up-Sze­ne, näher­ten sich Cowor­king-Model­len und hin­ter­frag­ten die eige­ne Phi­lo­so­phie und Unternehmenskultur.

Coro­na ist die Spit­ze eines Eis­bergs, des­sen Aus­ma­ße weit über das eigent­lich punk­tu­el­le Ereig­nis hin­aus­ge­hen. Abzu­le­sen sind die ver­än­der­ten sozia­len Inter­ak­tio­nen vor allem im archi­tek­to­ni­schen Kon­text. Die Gestal­tung der unmit­tel­ba­ren Büro­um­ge­bung ist die visu­el­le Über­set­zung des ver­än­der­ten Arbei­tens. Offe­ne, trans­pa­ren­te Struk­tu­ren sowie gro­ße infor­mel­le Zonen mit wohn­li­chen Möblie­rungs­ele­men­ten und beschreib­ba­ren Wän­den sind Aus­drucks­wei­sen für neue For­men der Zusam­men­ar­beit, deren Ursprung bereits Jahr­zehn­te zurück­liegt. Die Visi­on einer Post-Coro­na-Arbeits­welt soll­te daher nicht nur auf den Ana­ly­sen der Ver­än­de­run­gen wäh­rend des Lock­downs resul­tie­ren, son­dern grund­sätz­lich alle Trends und Ent­wick­lun­gen der letz­ten Jah­re umfas­sen, um ein ziel­ge­rich­te­tes Gesamt­bild zu erhalten.

Wissenstransfer als Schlüssel

Dass sich unse­re Arbeits­welt in einer sol­chen Schnel­lig­keit und Brei­te ver­än­dert hat, liegt unter ande­rem an der umfas­sen­den Digi­ta­li­sie­rung unse­rer Umwelt, der Ent­wick­lung neu­er Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gien und der Auto­ma­ti­sie­rung von Pro­zess­schrit­ten. Wenn­gleich deren Aus­wir­kun­gen nicht jedes Arbeits­feld in glei­chem Umfang betraf, führ­ten sie den­noch zu einer Ket­ten­re­ak­ti­on: Gewis­se Arbeits­tä­tig­kei­ten wie Rou­ti­ne­ar­bei­ten ent­fie­len mehr und mehr, ande­re Tätig­kei­ten wie­der­um kamen hin­zu. Dem­entspre­chend wan­del­ten sich auch die von den Mit­ar­bei­ten­den gefor­der­ten Kom­pe­ten­zen. Aller­dings wur­den nicht nur Fach­kennt­nis­se im digi­ta­len Bereich rele­vant, son­dern auch wei­che Fak­to­ren wie die Fähig­keit zur Arbeit im Team oder kom­mu­ni­ka­ti­ves Geschick.


„Das klas­si­sche Büro mit sei­nen homo­ge­nen Land­schaf­ten an Arbeits­ti­schen oder geschlos­se­nen Büro­zel­len hat bereits seit Lan­gem ausgedient.“

Prof. Dr. Wil­helm Bau­er, Katha­ri­na Die­nes & Dr. Ste­fan Rief, Fraun­ho­fer IAO


Zusätz­lich wuchs in den letz­ten Jah­ren der Wert von Wis­sen und Krea­ti­vi­tät als Basis für neue Ideen und mehr Inno­va­tio­nen in Unter­neh­men enorm. Dabei soll­te sich der Wis­sens­trans­fer kei­nes­falls nur auf die eige­ne Dis­zi­plin oder den eige­nen Fach­be­reich beschrän­ken. Ein ent­schei­den­der Wett­be­werbs­vor­teil ergab sich vor allem aus einem inter­dis­zi­pli­nä­ren, über­grei­fen­den Aus­tausch. Die inhalt­li­che und struk­tu­rel­le Kom­ple­xi­tät in der Arbeits­welt von heu­te sowie deren Schnell­le­big­keit ver­lang­ten nach einer kon­ti­nu­ier­li­chen, gren­zen­lo­sen Kom­mu­ni­ka­ti­on zur Bil­dung eines leben­di­gen Wis­sens­kol­lek­tivs. Der Wis­sens­trans­fer unter­ein­an­der und der Grad der Ver­net­zung sind in unse­rer hoch­kom­ple­xen, schnel­len Welt zum wich­tigs­ten und für alle frei zugäng­li­chen Besitz von Büro- und Wis­sens­ar­bei­tern gewor­den. Denn ver­netz­tes Wis­sen bie­tet die Grund­la­ge für neue, krea­ti­ve Lösungs­an­sät­ze. Die Bedeu­tung von Wis­sens­trans­fer und inter­dis­zi­pli­nä­rer Zusam­men­ar­beit in Teams mit hete­ro­ge­nen Fach­kom­pe­ten­zen zur Ent­wick­lung von Inno­va­ti­on kann auch anhand der räum­li­chen Umge­bung iden­ti­fi­ziert wer­den – zum einen im direk­ten Büro­um­feld, zum ande­ren auch in der Ent­wick­lung neu­er Funktionsbausteine.

Eine räum­li­che Kon­se­quenz war unter ande­rem die star­ke Zunah­me an alter­na­ti­ven Arbeits­or­ten wie Cowor­king-Spaces in Städ­ten. Cowor­king-Spaces ent­stan­den ursprüng­lich als Aus­tausch­platt­form für Selbst­stän­di­ge und Grün­der. Ziel des unab­hän­gi­gen Arbei­tens an einem gemein­sa­men, insti­tu­tio­na­li­sier­ten Ort ohne Hier­ar­chien war der Aus­bau des eige­nen Netz­werks und das Bil­den von Arbeits­sym­bio­sen auf­grund von spon­ta­nen und zufäl­li­gen Begeg­nun­gen. Damit tra­fen Cowor­king-Spaces den Nerv der Zeit und weck­ten auch die Neu­gier­de gro­ßer Unter­neh­men. Zur Nut­zung des krea­ti­ven Poten­zi­als durch die Gene­rie­rung neu­en Wis­sens in einem inspi­rie­ren­den Umfeld ent­sen­de­ten grö­ße­re Orga­ni­sa­tio­nen ver­stärkt Pro­jekt­grup­pen für einen gewis­sen Zeit­raum in die­se alter­na­ti­ven Räum­lich­kei­ten. Damit gehör­ten Cowor­king-Platt­for­men schon lan­ge nicht mehr nur der jun­gen, krea­ti­ven Bohe­me, son­dern waren zu einem fes­ten Bestand­teil der neu­en Büro­welt her­an­ge­wach­sen, Ten­denz steigend.

New Work heißt Entscheidungsfreiheit

Neben der Ergän­zung der Arbeits- und Büro­welt um neue Funk­ti­ons­bau­stei­ne wie Cowor­king-Spaces und damit der Öff­nung des Arbeits­raums in den städ­te­bau­li­chen Kon­text ver­än­dern sich durch die neue Arbeits­wei­se auch Bestands­struk­tu­ren. Das klas­si­sche Büro mit sei­nen homo­ge­nen Land­schaf­ten an Arbeits­ti­schen oder geschlos­se­nen Büro­zel­len hat bereits seit Lan­gem aus­ge­dient. Zur Unter­stüt­zung des Wis­sens­trans­fers und der inter­dis­zi­pli­nä­ren Zusam­men­ar­beit setzt man ganz bewusst auf offe­ne­re und zusam­men­hän­gen­de Räu­me mit flie­ßen­den Über­gän­gen zwi­schen den Unter­neh­mens­be­rei­chen. Infor­mel­le Treff­punk­te an Schnitt­stel­len sol­len zufäl­li­ge und spon­ta­ne Begeg­nun­gen und damit den Aus­tausch för­dern. Der Begriff »New Work« ist aller­dings nicht nur mit einem gestei­ger­ten Wis­sens­trans­fer gleich­zu­set­zen. Viel­mehr beinhal­tet er auch das The­ma der Ent­schei­dungs­frei­heit der Mit­ar­bei­ten­den. Vor allem die jün­ge­re Genera­ti­on for­dert eine selbst­be­stimm­te­re Arbeits­wei­se – zeit­lich sowie räum­lich. Das Nine-to-five-Modell wich daher bereits lan­ge Jah­re vor der Coro­na-Pan­de­mie einem fle­xi­ble­ren Sys­tem mit Wahl­mög­lich­kei­ten, wann, wie und wo gear­bei­tet wer­den kann.

Verlauf von Informations-, Work-, und Kreativitätsflow während der Corona-Pandemie (Home-Office-Studie, 2020). Abbildung: IAO

Ver­lauf von Infor­ma­ti­ons-, Work-, und Krea­ti­vi­täts­flow wäh­rend der Coro­na-Pan­de­mie (Home-Office-Stu­die, 2020). Abbil­dung: Fraun­ho­fer IAO

Laut der Stu­die »Office Ana­ly­tics« des Ver­bund­for­schungs­pro­jekts Office 21 aus dem Jahr 2017 stei­gert das orts­fle­xi­ble Arbei­ten die Zufrie­den­heit der Mit­ar­bei­ten­den sowie deren Moti­va­ti­on und Wohl­be­fin­den merk­lich. Durch die­se Orts­un­ge­bun­den­heit war die Ein­füh­rung von Sharing-Kon­zep­ten und Acti­vi­ty-Based-Working bereits bei vie­len Unter­neh­men ein wich­ti­ger Bau­stein zur Ent­wick­lung einer zukunfts­fä­hi­gen Arbeits­um­ge­bung. Dies bedeu­tet, dass die Mit­ar­bei­ten­den nicht nur zwi­schen Home-Office, Arbei­ten im Café und Büro­ar­beits­platz ent­schei­den konn­ten, son­dern auch inner­halb der Büro­ge­bäu­de eine viel­fäl­ti­ge Arbeits­land­schaft zur Ver­fü­gung gestellt beka­men – mit Rück­zugs­or­ten für kon­zen­trier­te Tätig­kei­ten, groß­zü­gi­gen Erho­lungs­flä­chen, Mee­ting­be­rei­chen, aber auch infor­mel­len Zonen zum Aus­tausch. Die Gestal­tung des Rau­mes hat dabei das Ziel, jeden Mit­ar­bei­ten­den best­mög­lich bei der Bear­bei­tung des viel­sei­ti­gen Auf­ga­ben­felds zu unterstützen.

Zusam­men mit einer Ver­än­de­rung der Unter­neh­mens­kul­tur und einer kon­se­quen­ten Über­tra­gung der neu­en Wer­te in den Raum kann ein ganz­heit­li­ches Kon­zept ent­ste­hen, dass die Mit­ar­bei­ten­den nicht nur in ihrem Arbeits­all­tag unter­stützt, son­dern auch neue Moti­va­ti­on weckt und die Iden­ti­fi­ka­ti­on mit dem Unter­neh­men stärkt.

Das Büro als Ort der Extreme

Und nun? Die Coro­na-Pan­de­mie lässt vie­le an den vor­he­ri­gen Kon­zep­ten einer viel­fäl­ti­gen und offe­nen Büro­struk­tur als Arbeits­welt der Zukunft zwei­feln. Offe­ne und trans­pa­ren­te Räum­lich­kei­ten mit einem inten­si­ven Kon­takt zu Kol­le­gen zur Wis­sens­ge­ne­rie­rung haben doch so gar nichts mit einem virus­re­sis­ten­ten Umfeld zu tun. Zudem stellt man fest, dass vor allem kon­zen­trier­te Tätig­kei­ten im Home-Office teil­wei­se bes­ser zu bewäl­ti­gen sind als am Arbeits­platz im Büro. Dies geht aus einer aktu­el­len Home-Office-Stu­die des Office-21-Pro­jekts mit rund 2.300 Büro­an­ge­stell­ten her­vor. Knapp zwei Drit­tel der Befrag­ten gaben an, sich im Home-Office bes­ser kon­zen­trie­ren zu kön­nen als im Büro. Zudem bestä­tig­ten zwei Fünf­tel, im Home-Office pro­duk­ti­ver zu sein. Zwei­fels­oh­ne hat das Arbei­ten von zu Hau­se wäh­rend des Lock­downs zu einem Umden­ken geführt. Die Akzep­tanz von räum­li­cher und zeit­li­cher Auto­no­mie nimmt, vor allem durch die über­ra­schend guten Erfah­run­gen, stark zu. Dies wird die Arbeits­welt auch in Post-Coro­na-Zei­ten prä­gen. Den­noch soll­te man bei der Kon­zep­ti­on einer Arbeits­welt für die Zeit nach Coro­na auch beden­ken, dass die­se Stu­die aus der Lock­down-Zeit nicht unbe­dingt eins zu eins der soge­nann­ten neu­en Nor­ma­li­tät ent­spre­chen wird.


„Grund­sätz­lich darf nicht ver­ges­sen wer­den, dass Büro- und Wis­sens­ar­bei­ter sowohl Frei­heit als auch Zuge­hö­rig­keit benötigen.“

Prof. Dr. Wil­helm Bau­er, Katha­ri­na Die­nes & Dr. Ste­fan Rief, Fraun­ho­fer IAO


Doch was bedeu­tet die­se Ent­wick­lung für das Büro der Zukunft? Wel­che Beweg­grün­de zum Arbei­ten im Büro gibt es noch? Und: Wie kann ein Büro­ster­ben in Zukunft ver­hin­dert wer­den? Grund­sätz­lich darf nicht ver­ges­sen wer­den, dass Büro- und Wis­sens­ar­bei­ter sowohl Frei­heit als auch Zuge­hö­rig­keit benö­ti­gen. Der Auf­bau einer Ver­trau­ens­ba­sis als Grund­la­ge zur Ent­fal­tung des maxi­ma­len krea­ti­ven Poten­zi­als eines Teams lässt sich nicht allein und viel­leicht auch nicht in der Brei­te einer gesam­ten Orga­ni­sa­ti­on im vir­tu­el­len Raum gewin­nen. Punk­tu­el­le Face-to-face-Mee­tings wer­den daher auch in Zukunft ein wich­ti­ger Bestand­teil der Arbeits­welt blei­ben. Vor allem infor­mel­le und unge­plan­te Tref­fen, wie die klas­si­sche Begeg­nung in der Kaf­fee­kü­che, sind mit vir­tu­el­len Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­for­men bis­her schwer nach­stell­bar. Dabei sind genau die­se unver­hoff­ten Tref­fen oft­mals der Beginn von krea­ti­ven Pro­zes­sen. Wenn man von einem Post-Coro­na-Büro spricht, sind dem­nach infor­mel­le Platt­for­men ein noch wich­ti­ge­rer Bestand­teil als zuvor. Das Büro muss zu einer insze­nier­ten Erleb­nis- und Lern­welt her­an­wach­sen, die emo­tio­na­le Erfah­run­gen ermög­licht. Bedeu­tend bei der Kon­zep­ti­on des insze­nier­ten Büros ist nicht nur der Raum an sich, son­dern auch eine gute Mode­ra­ti­on zur Akti­vie­rung der Mit­ar­bei­ten­den, den Raum dem­entspre­chend zu nut­zen. Die Kom­pe­tenz des Agie­rens als Netz­wer­ker und Regis­seur wird daher in Zukunft ver­mehrt in den Fokus rücken.

Inspi­ra­ti­on zur Ent­wick­lung von neu­en infor­mel­len, insze­nier­ten Flä­chen im Büro bie­tet die Cowor­king-Land­schaft. Cowor­king-Spaces arbei­ten sehr stark mit der »Emo­tio­nal Expe­ri­ence«, geprägt durch ein per­sön­lich und indi­vi­du­ell gestal­te­tes Umfeld und ein fami­liä­res, enges Netz­werk, sowohl unter­ein­an­der, als auch zwi­schen Betrei­bern und Nut­zern. Dies bedingt die Ent­wick­lung krea­ti­ver Lösungs­an­sät­ze durch sozia­le Inter­ak­ti­on, ein wesent­li­ches Kri­te­ri­um, wel­ches das Home-Office allein in Zukunft nicht abfan­gen kann.

Die Zeit im Home-Office hat gezeigt: Vor allem Tätig­kei­ten, die eine hohe Kon­zen­tra­ti­on vor­aus­set­zen, konn­ten hier sehr viel bes­ser bewäl­tigt wer­den. Im Umkehr­schluss bedeu­tet dies, dass das jet­zi­ge Büro den Bedarf an Rück­zugs­mög­lich­kei­ten noch nicht aus­rei­chend abdeckt. Zu vie­le offe­ne Inter­ak­ti­ons­flä­chen und zu wenig Mög­lich­keit, Stil­l­ar­bei­ten nach­zu­ge­hen, führ­ten nach Umset­zung einer »Acti­vi­ty-Based-Working-Envi­ron­ment« oft zu Unzu­frie­den­heit und Skep­sis gegen­über der neu­en Arbeits­welt. Wenn man von einer Viel­falt in der Büro­land­schaft spricht, darf eine aus­rei­chen­de Bereit­stel­lung von akus­tisch abge­schirm­ten, geschlos­se­nen Räu­men zum fokus­sier­ten Arbei­ten daher nicht ver­ges­sen wer­den. Denn allein der Mehr­wert der Büro­flä­che durch sozia­le Inter­ak­ti­on wird nicht aus­rei­chen, um das Büro­ge­bäu­de dau­er­haft zu hal­ten. Das Büro der Zukunft muss bei­dem Raum bie­ten – Fokus­sie­rung und Begegnung.

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Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO

  • ganz­heit­li­che Kon­zep­te für die Arbeits- und Orga­ni­sa­ti­ons­ge­stal­tung sowie für Unter­neh­mens- und Führungskulturen
  • Gegrün­det: 1981
  • Stand­ort: Stuttgart
  • iao.fraunhofer.de

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