Das papierlose Büro wurde schon oft verkündet. Doch selbst die Verbreitung der Mobile Devices hat das Medium Papier noch nicht aus den Büros verdrängt. Eine Stufe zwischen Papier und digital kann eine Paper-Light-Strategie sein.
In jedem dritten Büro stapelt sich das Papier. Foto: Iron Mountain
Eine Möglichkeit, der Papierflut Herr zu werden: die Auslagerung von Dokumenten an einen externen Dienstleister. Foto: Iron Mountain
Zwar hat die Digitalisierung die Arbeitswelt schon in erheblichem Maße verändert, doch das papierlose Büro ist längst nicht auf breiter Front umgesetzt: Wie eine Studie der Association for Information and Image Management (AIIM) zeigt, sind gerade einmal 17 Prozent der Angestellten in einer Arbeitsumgebung tätig, die als papierlos bezeichnet werden könnte. Jeder dritte Geschäftsführer gibt zu, dass sich in den Büroräumen immer noch Papierdokumente stapeln, wodurch ihnen laut AIIM wichtige Vorteile in Sachen Produktivität, Informationszugriff und Compliance verloren gehen.
Ursachen der Papierflut
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, weshalb Unternehmen immer noch damit zu kämpfen haben, das Papier aus ihrer Arbeitsumgebung zu verbannen: 56 Prozent der befragten Unternehmen nehmen an, dass Verträge, Aufträge und Buchungsformulare zwingend auf Papier zu unterschreiben sind. Weitere 40 Prozent glauben, Ausdrucke von wichtigen Dokumenten zur späteren Verwendung archivieren zu müssen. 49 Prozent der Unternehmen wollen nicht auf die Verwendung von Papier verzichten, weil ihre Angestellten das entweder so wünschen oder es an Eigeninitiative des Managements fehlt. In 39 Prozent der Fälle ist dies aber auch auf mangelnde Kenntnis über papierlose Alternativen zurückzuführen.
Paper-Light-Strategie
Viele Unternehmen haben also noch einen weiten Weg vor sich, bis die Digitalisierung auch sie vollständig erreicht hat und das papierlose Büro bei ihnen Realität geworden ist. „Das Erste, das Unternehmen auf dem Weg dorthin machen sollten, ist einen Ansatz zu verfolgen, den wir Paper-Light nennen“, empfiehlt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „Paper-Light kann erreicht werden, indem man jegliche für Geschäftszwecke benötigte Papierakten digitalisiert und diese denjenigen Personen, die sie benötigen, zugänglich macht. Falls die originalen Papierakten nicht vernichtet werden können oder falls kein digitales Image aller Akten erforderlich ist, empfiehlt sich die Auslagerung der Akten an einen externen Dienstleister“, so Börgmann weiter.
Realisierung
Für die Umsetzung einer Paper-Light-Strategie sind die folgenden drei Schritte empfehlenswert:
- E-Learning und andere Weiterbildungsmöglichkeiten sollten in Erwägung gezogen werden, um Mitarbeiter darüber aufzuklären, wie man Informationen in allen Formaten über den kompletten Lebenszyklus hinweg effektiv verwaltet.
- Falls sich ein Unternehmen noch keine Gedanken über die Digitalisierung von Papierdokumenten gemacht hat, lohnt ein Blick auf die Dokumentenmanagementprozesse oder Arbeitsabläufe, um festzustellen, welche papierbasierten Prozesse für das Scannen geeignet sind, welche Dokumente sofort benötigt werden, welche regelmäßig anfallen und wie viele Personen darauf Zugriff haben sollen. Anschließend kann das ursprüngliche Dokument vernichtet oder sicher aufbewahrt werden.
- Zusätzlich lässt sich ein spezieller Aufräumtag im Jahr einrichten. An diesem macht sich das Team Gedanken über den Papierbestand und entscheidet im Zuge dessen, wie man die Papierdokumente am besten aus dem Büro schafft. Und mithilfe eines Handbuchs können Mitarbeiter feststellen, ob Unterlagen vernichtet oder an einen externen Aufbewahrungsort gebracht werden sollten.
