Alles nur Ausreden: Fünf Argumente für das papierlose Büro

Die Vor­tei­le des papier­lo­sen Büros sind bekannt: effi­zi­en­te­re Arbeits­ab­läu­fe, gerin­ge­re Kos­ten und kli­ma­freund­li­ches Wirt­schaf­ten. Den­noch schaf­fen vie­le Unter­neh­men nicht den Sprung zu „paper­less“. War­um? Karo­lin Köst­ler von Foxit kennt mög­li­che Gründe.

Kern der Digi­ta­li­sie­rung ist der Wech­sel von ana­lo­gen Work­flows hin zu digi­ta­len. Den­noch ver­har­ren Unter­neh­men oft auf ihren gewohn­ten Arbeits­pro­zes­sen. Hier sind fünf Aus­re­den, war­um nicht auf papier­lo­ses Arbei­ten umge­stie­gen wird und was Füh­rungs­kräf­te tun kön­nen, um die Vor­ur­tei­le aus dem Weg zu räumen.

#1 Angst vor Veränderung

„Wir machen das schon seit Jahr­zehn­ten so.“ Daher fühlt es sich für vie­le Unter­neh­men siche­rer an, bei dem zu blei­ben, „was seit Jah­ren funk­tio­niert“. Dabei ist es heu­te viel ris­kan­ter, hin­ter­her­zu­hin­ken. Unter­neh­men soll­ten auf ihr eige­nes Netz­werk bli­cken und mit ande­ren spre­chen, die bereits papier­los arbei­ten. So kön­nen sie ver­ste­hen, wie die Umset­zung gelingt und wel­che Vor­tei­le sie erwarten.

#2 Investitionskosten

Das papier­lo­se Büro erscheint den tech­nisch weni­ger Ver­sier­ten häu­fig wie ein hohes Hin­der­nis. Wer­den sich Inves­ti­tio­nen aus­zah­len? Die benö­tig­te Tech­nik ist weder kom­pli­ziert noch teu­er. Es wer­den Scan­ner, PDF-Soft­ware, eine Soft­ware-Suite für Büro­do­ku­men­te, eine Lösung für elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren und Datei­ser­ver benö­tigt. Das meis­te davon ist sicher­lich bereits vor­han­den. Es ist also mehr eine Sache der Ein­stel­lung als der Fähigkeiten.

#3 Unterschriften

Vie­le Bran­chen beschäf­ti­gen sich mit der Abkehr von der tra­di­tio­nel­len „hand­schrift­li­chen Unter­schrift“. Häu­fig wirft das die Fra­ge nach der Rechts­gül­tig­keit auf. Unter­schrif­ten auf dem Papier sind nicht die ein­zi­gen recht­lich zuläs­si­gen. In der EU ist der recht­li­che Rah­men für E-Signa­tu­ren mit der eIDAS-Ver­ord­nung seit 2014 genau fest­ge­legt. Die­se Ver­ord­nung über elek­tro­ni­sche Iden­ti­fi­zie­rung und Ver­trau­ens­diens­te für elek­tro­ni­sche Trans­ak­tio­nen gilt für alle EU-Mit­glie­der und ent­hält die not­wen­di­gen recht­li­chen Rege­lun­gen für digi­ta­le Signaturen.

#4 Compliance-Richtlinie

Fir­men müs­sen Com­pli­ance-Vor­schrif­ten sowie Bran­chen- und Unter­neh­mens­richt­li­ni­en ein­hal­ten. Kön­nen digi­ta­li­sier­te Pro­zes­se die­se Vor­ga­ben erfül­len? Im Grun­de sind bei digi­ta­len Pro­zes­sen die glei­chen Grund­sät­ze wie bei papier­ba­sier­ten anzu­wen­den. Vie­le Anfor­de­run­gen las­sen sich im papier­lo­sen Büro sogar ein­fa­cher und zuver­läs­si­ger erfül­len. Wenn Unter­neh­men bestimm­te Doku­men­te län­ger auf­be­wah­ren müs­sen, kön­nen die­se ein­fa­cher und kos­ten­güns­ti­ger auf Datei­ser­vern gespei­chert werden.

#5 Unternehmenssicherheit

Eine der häu­figs­ten Sor­gen im Zusam­men­hang mit der Digi­ta­li­sie­rung ist die Sicher­heit. Wie schützt man Infor­ma­tio­nen vor Hackern oder vor Mit­ar­bei­ten­den, die kei­nen Zugang dazu haben sol­len? Es gibt heu­te vie­le Pro­duk­te für digi­ta­le Doku­men­ten­si­cher­heit. Sie ermög­li­chen den Zugriff auf ver­schlüs­sel­te Doku­men­te auf Grund­la­ge der Iden­ti­tät des Benut­zers und der gewähr­ten Rech­te. Außer­dem kön­nen sie Doku­men­te im Not­fall wie­der­her­stel­len. Cloud­ba­sier­te Tools bie­ten im Fal­le einer Natur­ka­ta­stro­phe oder eines Strom­aus­fal­les die not­wen­di­gen Sicherungsmaßnahmen.

Abbil­dung: Foxit Karo­lin Köstler, Seni­or Mar­ke­ting Mana­ger EMEA, Foxit. foxit.com