Microsoft hat in einem Knigge Tipps für Videokonferenzen zusammengefasst. Eine Auswahl gibt es hier - denn wenn sich jeder an ein paar einfache Regeln hält, klappt es auch mit den Konferenzen.
Damit Videokonferenzen allen Beteiligten Spaß machen und ergiebig sind, müssen einige Punkte beachtet werden. Foto: Microsoft
Bereits bei der Auswahl des Equipments müssen einige Punkte beachtet werden, um beste Ton- und Bildqualität zu erreichen. Die Webcam etwa sollte Folgendes leisten:
- Sie sollte über einen empfindlichen Bildsensor zum Ausgleich von Licht und Schatten verfügen. Eine hohe Auflösung garantiert Aufnahmen, die detailgetreuer sind.
- Eine hohe Bildqualität der Kamera wird durch ein Weitwinkelobjektiv und einen 1.080p-Sensor erreicht. Durch eine geschützte Position der Linse werden Reflexionen wirkungsvoll verhindert und der Bildsensor auch bei schlechten Lichtverhältnissen mit ausreichend Licht versorgt.
- Es sollte eine Kamera gewählt werden, die die Bildhelligkeit automatisch an das Umgebungslicht anpasst.
- Zusätzlich sollte die Webcam bis zu 360 Grad schwenkbar sein, sodass jede Position im Raum eingefangen werden kann, ohne den Bildschirm verdrehen oder verschieben zu müssen.
Know before you call!
Um eine möglichst natürliche Konferenzumgebung herzustellen, sollte die Kamera oben mittig auf dem Empfangsbildschirm angebracht werden. Dabei sollte sie direkt auf den oder die Konferenzteilnehmer gerichtet sein, sodass ein Blickkontakt mit den Partnern am anderen Ende der Leitung gewährleistet ist. Genauso wichtig wie die Auswahl der richtigen Hardware ist die passende Software. Skype for Business etwa bietet speziell für Unternehmen eine einheitliche Plattform, mit der Nutzer im Rahmen ihrer täglichen Arbeit von überall aus kommunizieren können, egal ob sie stationäre oder mobile Geräte verwenden.
Trotz einer automatischen Anpassung des Bildausschnitts wird immer ein Teil des Hintergrundes zu sehen sein. Daher sollte dieser in ruhigen und neutralen Farben gehalten sein. Zudem sollte die Kamera nicht vor einem Türeingang platziert werden. Unnötige Möbelstücke oder Unordnung haben im Konferenzraum ebenfalls nichts zu suchen. Eine direkte Lichteinstrahlung auf Menschen, Präsentationsgegenstände oder auf die Kameralinse ist unvorteilhaft, da sie scharfe Kontraste und Schatten wirft. Besser ist angenehmes und natürliches Licht von draußen. Gibt es im Raum keine ausreichenden Lichtverhältnisse, so sollte am besten eine indirekte, künstliche Beleuchtung eingesetzt werden.
Grundregeln
Vor der Videokonferenz checkt der Teilnehmer noch einmal, ob Webcam und eventuell Headset ordentlich funktionieren und ob die Internetverbindung stabil ist. Der Organisator einer Videokonferenz ist dafür verantwortlich, dass sich jeder problemlos einwählen kann. Darüber hinaus sollte der Moderator eine Agenda erstellen und diese an alle Teilnehmer vorab schicken. Eine kurze Vorstellungsrunde vor der Konferenz ist ebenfalls vorteilhaft, um sich vorab kennenzulernen. Auch sollte geklärt werden, wie die Kommunikation während der Konferenz abläuft. Dazu gehört, ob Wortmeldungen schon während eines Vortrags oder erst im Anschluss gewünscht sind. Wenn sich dann alle Teilnehmer noch daran halten, deutlich und in Richtung Mikrofon zu sprechen, dann sind die wichtigsten Voraussetzungen für eine gelungene Videokonferenz erfüllt.
