Aufgrund von Studienergebnissen zum Nutzerverhalten in Videocalls hat man sich bei Cisco gefragt, was außer dem Einsatz technologischer Möglichkeiten gegen den verbreiteten Meetingfrust hilft. Ergebnis ist ein „Videokonferenz-Manifest“ mit acht Tipps und Tricks zum Aufmotzen virtueller Meetings.
Mit ein paar einfachen Tipps und Tricks kommt in Videocalls keine Langeweile auf. Abbldung: Ketut Subiyanto, Pexels
Über 60 Prozent der Deutschen finden Videokonferenzen langweilig – das ist das zentrale Ergebnis einer Umfrage mit 1.000 Teilnehmenden von Civey im Auftrag von Cisco Deutschland. So ist es wenig verwunderlich, dass viele Beschäftigte ihre Zeit während Online-Meetings auch schon mal anders nutzen: Ganze 24 Prozent der Befragten haben angegeben, während des Videocalls zu kochen oder zu essen. Weitere 20 Prozent vertreiben sich die Langeweile mit Online-Shopping. 16 Prozent der Befragten erklärten, während einer Videokonferenz schon einmal geduscht, gebadet oder die Toilette benutzt zu haben. Sechs Prozent hingegen lassen sich nebenbei vom Fernseher berieseln. Und sieben Prozent sind tatsächlich schon einmal während eines Online-Meetings eingeschlafen.
Tipps gegen den Meeting-Frust
#1: Nein sagen können: Dem automatischen Klick auf Annehmen widerstehen, wenn eine Meeting-Einladung kommt, die nicht wirklich relevant ist. Feel free to decline.
#2: Kommunikation ist vielfältig: Den inneren Meeting-Schweinehund bekämpfen, der einflüstert: „Lass uns dazu mal eine Besprechung aufsetzen“. Oft helfen auch der bilaterale Austausch oder ein klares schriftliches Briefing, um Projekte voranzutreiben.
#3: Feedback an den Meeting-Host: Konstruktives Feedback hilft, Meetings peu à peu besser zu machen und die Aufmerksamkeit zu steigern. Außerdem schont es den Geldbeutel, weil nebenbei keine neuen Sneaker gekauft wurden.
#4: Sag mir, wie du heißt: Es kommt häufig vor, dass Meeting-Teilnehmende sich nicht kennen. Eine kurze Vorstellung als erste Auflockerungsübung zu Beginn eines Calls kann helfen. Das macht die ganze Veranstaltung viel persönlicher.
#5: Ohne Agenda kein Meeting: Viel zu oft arten Besprechungen in ein wildes Durcheinanderreden aus. Das liegt häufig daran, dass es keine Agenda gibt. Darauf sollte im Vorfeld bestanden werden. #make-agenda-great-again
#6: Professionell bleiben: Zu Hause kann die Versuchung groß sein, mit der Jogginghose und dem Hoodie am Meeting teilzunehmen (vielleicht sogar noch mit dem Wäscheständer im Hintergrund). Wichtig sind daher angemessene Kleidung, ein ordentlicher Bildausschnitt und die Überlegung, ob ein virtueller Hintergrund vielleicht besser passt. Der lässt sich auch individualisieren – mit dem Firmenlogo zum Beispiel. All das überträgt sich auf die allgemeine Atmosphäre eines Meetings.
#7: 30 Minuten sind genug: Vermieden werden sollten regelmäßige Besprechungen (zum Beispiel Status-Updates), die länger als eine halbe Stunde gehen. 30 Minuten reichen in der Regel aus, um sich über die wichtigsten Sachen abzustimmen. #ist-wirklich-so
#8: Eine Auszeit nehmen: Vielleicht lässt sich im Team die Diskussion zu einem meetingfreien Tag anregen. So kann neue Energie für die anstehenden Besprechungsdauerläufe getankt werden.
