In gro­ßen Unter­neh­men ver­brin­gen Füh­rungs­kräf­te durch­schnitt­li­ch etwa zwei Arbeits­ta­ge pro Woche in Mee­tings. Das mag auf den nor­ma­len Büro­an­ge­stell­ten nicht zutref­fen, Fakt ist aber, dass mit Mee­tings viel Arbeits­zeit ver­schwen­det wird. Mit die­sen Tipps gestal­ten Sie Bespre­chun­gen effek­tiv und erfolg­reich.

Meeting-Tipps: Zur Klärung wichtiger Sachverhalte muss nicht immer das ganze Team einbestellt werden. Oft reicht ein Gespräch unter vier Augen. Foto: Pixabay

Zur Klä­rung wich­ti­ger Sach­ver­hal­te muss nicht immer das gan­ze Team ein­be­stellt wer­den. Oft reicht ein Gespräch unter vier Augen. Foto: Pixabay

Meeting-Tipps: Pünktlichkeit ist Pflicht in jedem Meeting. Sie sollten immer explizit auf den Start des Meetings verweisen. Foto: Pixabay

Pünkt­lich­keit ist Pflicht in jedem Mee­ting. Sie soll­ten immer expli­zit auf den Start des Mee­tings ver­wei­sen. Foto: Pixabay

Meeting-Tipps: Es muss nicht immer der graue Konferenzraum sein. Moderne Meetingzonen schaffen eine entspannte Atmosphäre, die die Kreativität fördern kann. Foto: Pixabay

Es muss nicht immer der graue Kon­fe­renz­raum sein. Moder­ne Mee­ting­zo­nen schaf­fen eine ent­spann­te Atmo­sphä­re, die die Krea­ti­vi­tät för­dern kann. Foto: Pixabay

#1 unserer Meeting-Tipps: Meeting vermeiden

Die ers­te Fra­ge soll­te stets sein: Braucht es die­ses Mee­ting über­haupt? Denn vie­le Bespre­chun­gen fin­den nur aus rei­ner Rou­ti­ne statt. Manch­mal auch nur, weil „jemand“ nicht klar sagen kann, was er möch­te, oder sich zwei Per­so­nen nicht mit­ein­an­der ver­stän­digt haben.

#2 unserer Meeting-Tipps: Nur mit Ziel und Agenda

Vie­le Bespre­chun­gen fin­den ohne kon­kre­tes Ziel statt. Klas­si­scher Anlass: „Wir müs­sen uns mal zusam­men­set­zen.“ Dann kön­nen Sie es auch getrost sein las­sen, denn sol­che Mee­tings blei­ben oft ergeb­nis­los und sind letzt­end­li­ch pure Zeit­ver­schwen­dung. Wenn schon, dann immer mit Ziel und Agen­da!

#3 unserer Meeting-Tipps: Teilnehmerzahl auf das Nötigste begrenzen

Laden Sie nur die­je­ni­gen Mit­ar­bei­ter ein, die direkt zur Pro­blem­lö­sung oder dem Pro­jekt bei­tra­gen. Ver­su­chen Sie die Teil­neh­mer­zahl auf ein Mini­mum zu redu­zie­ren. So kön­nen Sie schnel­ler und effi­zi­en­ter arbei­ten. Bei län­ge­ren Mee­tings kann es sinn­voll sein, eini­ge Teil­neh­mer nur zu bestimm­ten Tages­ord­nungs­punk­ten ein­zu­la­den. Ver­mei­den Sie aber ein stän­di­ges Rein und Raus.

#4 unserer Meeting-Tipps: Gründliche Vorbereitung ist das A und O

Fai­ling to pre­pa­re = pre­pa­re to fail“ – unge­nü­gen­de Vor­be­rei­tung ist die Wur­zel allen Übels. Bei Ama­zon Deutsch­land zum Bei­spiel began­nen Mee­tings eine Zeit lang mit dem gemein­sa­men, stil­len Lesen der Tisch­vor­la­ge. Nur so schaff­te man es dort offen­bar, dass alle Teil­neh­mer gut vor­be­rei­tet waren.

Die Befra­gung „Unter­neh­mens­steue­rung 2016“ der Unter­neh­mens­be­ra­ter Kampmann, Berg & Part­ner unter 250 Füh­rungs­kräf­ten hat gezeigt, dass in 47 Pro­zent der Fäl­le schlech­te Vor­be­rei­tung der Grund für das Schei­tern eines Mee­tings ist. Eine Alter­na­ti­ve, die Pro­fis bei nicht gemach­ten Haus­auf­ga­ben emp­feh­len, ist der sofor­ti­ge Abbruch der Bespre­chung.

Gut vor­be­rei­tet soll­te natür­li­ch vor allem der Mee­ting­lei­ter sein. Erstel­len Sie als sol­cher eine Tages­ord­nung (Agen­da), schrei­ben Sie dort expli­zit die Zie­le, The­men und Tages­ord­nungs­punk­te auf, die Ihnen wich­tig sind, und set­zen Sie die­se in einen Zeit­rah­men. Ver­mei­den Sie unbe­dingt Tages­ord­nungs­punk­te wie „Sons­ti­ges“, die nur zu unnö­ti­ger Ver­wir­rung füh­ren.

#5 unserer Meeting-Tipps: Erstellen Sie Einladungen und Notfallpläne

Wenn Sie Ein­la­dun­gen ver­schi­cken, sor­gen Sie dafür, dass alle Punk­te klar und ver­ständ­li­ch auf­ge­lis­tet sind und die Gäs­te früh genug über den Zeit­plan infor­miert wer­den. Spre­chen Sie die­je­ni­gen Teil­neh­mer geson­dert an, die beson­de­re Auf­ga­ben haben, bei­spiels­wei­se Pro­to­kol­lan­ten, Abtei­lungs­lei­ter oder Pro­jekt­ma­na­ger.

Erstel­len Sie vor­ab auch einen Not­fall­plan, um sich auf ver­schie­de­ne Sze­na­ri­en wie zu vie­le Fra­gen oder unnö­tig lan­ge Spre­cher vor­zu­be­rei­ten und die­se gege­be­nen­falls von vorn­her­ein ver­hin­dern zu kön­nen.

#6 unserer Meeting-Tipps: Pünktliches Erscheinen ist Pflicht

Des Sol­da­ten Pünkt­lich­keit ist fünf Minu­ten vor der Zeit. Das gilt für alle Mee­ting­teil­neh­mer. Zuspät­kom­men signa­li­siert eine Gering­schät­zung der ande­ren Teil­neh­mer. Soll­ten Sie aber doch mal zu spät sein, ent­schul­di­gen Sie sich kurz beim Betre­ten des Rau­mes; bit­te auf kei­nen Fall lan­ge Aus­füh­run­gen: Das glaubt Ihnen sowie­so kei­ner.

Sind Sie selbst der Orga­ni­sa­tor des Mee­tings, soll­ten münd­li­che wie schrift­li­che Ein­la­dun­gen zu Mee­tings oder ande­ren Ver­an­stal­tun­gen immer expli­zit dar­auf hin­wei­sen, dass pünkt­li­ches Erschei­nen gefor­dert wird: „Das Mee­ting beginnt pünkt­li­ch um 10:00 Uhr“.

#7 unserer Meeting-Tipps: Der Umgang mit unpünktlichen Mitarbeitern

Ist ein Mit­ar­bei­ter des Öfte­ren unpünkt­li­ch, dür­fen Sie ihn als Mee­ting­lei­ter vor ver­sam­mel­ter Beleg­schaft nach dem Grund sei­nes Zuspät­kom­mens fra­gen. Das ist meis­tens unan­ge­nehm und soll­te dazu moti­vie­ren, in Zukunft pünkt­li­ch zu sein. Der radi­kals­te Schritt: Schlie­ßen Sie den ver­spä­te­ten Mit­ar­bei­ter vom Mee­ting aus.

Füh­rungs­kräf­te haben hier beson­de­re Vor­bild­funk­ti­on. Als Vor­ge­setz­te soll­ten sie nie zu spät kom­men. Denn dies geht auf Kos­ten der Glaub­wür­dig­keit. Ver­wand­te No-Gos zum Zuspät­kom­men: zwi­schen­durch raus- und frü­her weg­müs­sen.

#8 unserer Meeting-Tipps: Die Technik beherrschen

Moder­ne Prä­sen­ta­ti­ons­tech­nik (etwa digi­ta­le Whi­te­boards) und Kon­fe­renz­lö­sun­gen (zum Bei­spiel ent­spre­chen­de Apps und Col­la­bo­ra­ti­on-Hubs) bie­ten viel­fäl­ti­ge Mög­lich­kei­ten für inter­ak­ti­ve Mee­tings. Wenn Sie sie ein­set­zen möch­ten, müs­sen Sie die­se aber auch beherr­schen. Kein: „Kennt sich jemand damit aus?“ oder „Kann mal jemand? Ich habe kei­ne Ahnung, wie das funk­tio­niert.“ Las­sen Sie sich kom­pe­tent ein­wei­sen oder besu­chen Sie ent­spre­chen­de Semi­na­re.

#9 unserer Meeting-Tipps: Die Technik vorher prüfen

Laut einer Umfra­ge des IT-Anbie­ters Bar­co von 2016 haben neun von zehn Büro­an­ge­stell­ten wäh­rend Bespre­chun­gen Stress mit der Tech­nik. Die­ser Stress ist lei­der oft das Ergeb­nis schlech­ter tech­ni­scher Vor­be­rei­tung. WLAN, Bea­mer, digi­ta­les Whi­te­board, Pre­sen­ter, Kom­pa­ti­bi­li­tä­ten usw. soll­ten stets vor­her getes­tet wer­den.

#10 unserer Meeting-Tipps: Bei Technik-GAU Pause

Falls die Tech­nik dann den­no­ch strei­ken soll­te, blei­ben Sie ruhig und machen Sie nicht die Pan­ne zum The­ma des Mee­tings. Machen Sie ohne Tech­nik wei­ter, indem Sie ggf. auf ana­lo­ge Hilfs­mit­tel wie Flip­charts zurück­grei­fen, oder set­zen Sie eine Pau­se an, in der Sie das Pro­blem lösen.

#11 unserer Meeting-Tipps: Ablenkung durch Smartphones vermeiden

In eini­gen Unter­neh­men ist das Mit­brin­gen von mobi­len Gerä­ten zu Mee­tings grund­sätz­li­ch ver­bo­ten. Rund 40 Pro­zent aller Mee­ting­ex­per­ten sol­len sich ein gene­rel­les Ver­bot für Smart­pho­nes und Tablets in Bespre­chun­gen wün­schen. Beson­ders in klei­ne­ren Mee­tings ver­steht es sich von selbst, nicht neben­bei die Mails zu che­cken. Ab einer Anzahl von etwa zwölf Per­so­nen hat sich mitt­ler­wei­le die Dul­dung von Bli­cken aufs Smart­pho­ne durch­ge­setzt, solan­ge der Ablauf davon nicht gestört wird. Guter Stil ist das trotz­dem nicht. Denn dafür gibt es Pau­sen.

#12 unserer Meeting-Tipps: Smartphones sinnvoll einsetzen

Smart­pho­nes las­sen sich aller­ding auch sehr gut als fle­xi­ble Hel­fer im Mee­ting nut­zen. Es exis­tie­ren eini­ge Apps, die beim Prä­sen­tie­ren, Notie­ren und Auf­neh­men hilf­reich sein kön­nen. Der schnel­le und unkom­pli­zier­te Zugriff auf Adress­da­ten, Kalen­der­ein­trä­ge und Noti­zen macht das Smart­pho­ne für vie­le Nut­zer zum nütz­li­chen Tool in Bespre­chun­gen. Kom­mu­ni­zie­ren Sie als Mee­ting­lei­ter des­halb gleich zu Beginn kla­re Regeln für die Nut­zung von Smart­pho­nes.

#13 unserer Meeting-Tipps: Interaktion ist Trumpf

Als Prä­sen­tie­ren­der soll­ten Sie immer mit den Teil­neh­mern inter­agie­ren. „Touch, turn, talk“ – spre­chen Sie zu den Teil­neh­mern, nicht zur Wand. Suchen Sie Augen­kon­takt und schau­en Sie freund­li­ch. Reden Sie mög­lichst frei. Fol­gen Sie nicht Ihren Foli­en, son­dern nut­zen Sie die­se zur Ver­an­schau­li­chung des von Ihnen Gesag­ten. Sie kön­nen das Mee­ting auch auf­lo­ckern, indem Sie, falls nötig, auf kom­mu­ni­ka­ti­ons­för­dern­de Hilfs­mit­tel zurück­grei­fen, wie bei­spiels­wei­se das Wurf­mi­kro­fon Catch­box. Eini­ges lässt sich sogar – man glaubt es kaum – am bes­ten ohne jede Tech­nik sagen.

#14 unserer Meeting-Tipps: Aktivierende Möbel und Räume

Wenn Sie es nicht schaf­fen soll­ten, das Mee­ting inter­es­sant und ziel­füh­rend zu gestal­ten, könn­te das auch an den Räum­lich­kei­ten oder der Möblie­rung Ihres Büros lie­gen. Dabei gibt es mitt­ler­wei­le wirk­li­ch vie­le hilf­rei­che Ein­rich­tungs­ele­men­te wie Kon­fe­renz­ti­sche, die in Steh­hö­he hoch­ge­fah­ren wer­den kön­nen, Mee­ting­ti­sche, die sich zur Tisch­ten­nis­plat­te umbau­en las­sen, bewe­gungs­för­dern­de Kon­fe­renz­stüh­le, Steh-Sit­ze oder Coun­ter­stüh­le.

Über­le­gen Sie eben­falls, ob Sie Mee­tings zu beson­de­ren Anläs­sen nicht auch an beson­de­ren Orten statt­fin­den las­sen kön­nen.

#15 unserer Meeting-Tipps: Im Stehen und/oder an der frischen Luft

Ein ein­fa­cher und sehr wir­kungs­vol­ler Tipp gegen Mee­ting­mü­dig­keit: Hal­ten Sie sie im Ste­hen ab. Das för­dert nicht nur die Kon­zen­tra­ti­on und wirkt sich posi­tiv auf den Aus­tau­sch von Gedan­ken aus. In der Regel dau­ern die Bespre­chun­gen dann auch nicht so lan­ge. Durch die zuneh­men­de Ver­brei­tung von höhen­ver­stell­ba­ren Kon­fe­renz­ti­schen sind Mee­tings im Ste­hen kein Pro­blem mehr. Bei gutem Wet­ter kön­nen Sie das Mee­ting auch nach drau­ßen ver­le­gen. Die fri­sche Luft regt eben­falls den Stoff­wech­sel und die Krea­ti­vi­tät an.

#16 unserer Meeting-Tipps: In der Kürze liegt die Würze

Bereits nach einer guten Vier­tel­stun­de ist der größ­te Teil der Kon­zen­tra­ti­on dahin. Licht-, Sau­er­stoff- und Bewe­gungs­man­gel machen trä­ge. Die Teil­neh­mer wer­den unru­hig, rut­schen auf ihren Stüh­len her­um und zücken ihre Smart­pho­nes. Eine Stu­die der Per­so­nal­be­ra­ter Rochus Mum­mert hat gezeigt, dass 32 Pro­zent der Arbeit­neh­mer ihre Mee­tings für viel zu lang hal­ten.

Emp­feh­lens­wert für erfolg­rei­che Mee­tings sind die Vor­schlä­ge der TED-Kon­fe­ren­zen (Tech­no­lo­gy, Enter­tain­ment and Desi­gn). Die für ihre Power-Vor­trä­ge bekann­ten Orga­ni­sa­to­ren der TED-Kon­fe­ren­zen legen die maxi­ma­le und opti­ma­le Län­ge für Anspra­chen auf höchs­tens 18 Minu­ten fest. Das ist die Zeit­span­ne, in der das mensch­li­che Gehirn mühe­los und kon­zen­triert Infor­ma­tio­nen auf­neh­men kann. Aus­nah­men bestä­ti­gen wie immer die Regel.

Aus dem glei­chen Grund haben gro­ße Unter­neh­men wie Yahoo und Per­co­la­te Ober­gren­zen von 10 bzw. 15 Minu­ten ein­ge­führt.

Aber egal, wie lan­ge das Mee­ting letzt­end­li­ch dau­ert, nach spä­tes­tens 90 Minu­ten soll­ten Sie für eine Erho­lungs­pau­se sor­gen.

#17 unserer Meeting-Tipps: Etwas Humor kann nicht schaden

Sie soll­ten immer wie­der ver­su­chen, Ihre Mee­tings, wenn es ange­bracht ist, mit einem Schuss Humor zu wür­zen. Der ein oder ande­re Lacher beugt Schläf­rig­keit vor und sorgt für gute Stim­mung. Aber über­trei­ben Sie es nicht.

#18 unserer Meeting-Tipps: Zu lange Meetings kosten Geld

Wenn Sie gen­au wis­sen wol­len, was Ihr Mee­ting Sie kos­tet bzw. wie viel Geld Sie gera­de in einer unnüt­zen Bespre­chung ver­schwen­den, kön­nen Sie dies mit dem Mee­ting-Ticker tun. Aller­dings ohne Gewähr für die Rich­tig­keit der Anga­ben von unse­rer Sei­te.

Ver­ge­gen­wär­ti­gen Sie sich in die­sem Zusam­men­hang auch: Wäh­rend Sie in end­lo­sen Bespre­chun­gen sit­zen, machen Ihre Mit­be­wer­ber ihren Job.

#19 unserer Meeting-Tipps: Ergebnisse im Protokoll festhalten

Was nüt­zen Ent­schei­dun­gen, wenn sie nicht fest­ge­hal­ten wer­den? Noch vor dem eigent­li­chen Mee­ting soll­ten Sie einen Pro­to­kol­lan­ten bestim­men. Die­ser darf auf kei­nen Fall fach­fremd oder unvor­be­rei­tet sein. Außer­dem soll­ten ihm grund­le­gen­de Infor­ma­tio­nen des Mee­tings wie Datum, Teil­neh­mer und deren E-Mail­adres­sen, The­men und Tages­ord­nungs­punk­te bereits bekannt sein, damit nicht schon gleich zu Anfang Kom­pli­ka­tio­nen und Ver­zö­ge­run­gen auf­tre­ten und der Pro­to­kol­lant spä­ter nicht hin­ter­her­kommt.

#20 unserer Meeting-Tipps: Nutzen Sie Vorlagen und digitale Sofortprotokolle

Vor­la­gen und Tem­pla­tes kön­nen die Arbeit des Pro­to­kol­lan­ten erheb­li­ch ver­ein­fa­chen. Mit einem digi­ta­len Sofort­pro­to­koll und ent­spre­chen­der App kön­nen die Ergeb­nis­se zum Bei­spiel direkt auf Ihrem Smart­pho­ne oder Tablet fest­ge­hal­ten wer­den. Ein wei­te­rer Vor­teil: Die Umset­zung lässt sich mit der glei­chen Soft­ware im nächs­ten Mee­ting direkt kon­trol­lie­ren.

#21 unserer Meeting-Tipps: 10 Finger, Handschrift oder Smartpen

Kom­men sol­che Hilfs­mit­tel nicht infra­ge, müs­sen Sie mit­schrei­ben oder -tip­pen. Wenn Sie die Zehn-Fin­ger-Tippt­ech­nik beherr­schen, kön­nen Sie getrost Ihren Lap­top nut­zen. Für alle ande­ren emp­feh­len wir ein hand­schrift­li­ches Pro­to­koll, da man beim Mit­tip­pen dazu neigt, Feh­ler direkt behe­ben zu wol­len, was wie­der­um Zeit und Auf­merk­sam­keit kos­tet. Die Mit­schrift kön­nen Sie dann spä­ter digi­ta­li­sie­ren.

Wenn Sie sich den Schritt des Über­tra­gens spa­ren wol­len, kön­nen Sie auch einen Smart­pen benut­zen, der Ihre Hand­schrift direkt digi­ta­li­siert und spei­chert.

#22 unserer Meeting-Tipps: Protokoll zeitnah zur Verfügung stellen

Das Pro­to­koll soll­te so bald wie mög­li­ch nach dem Mee­ting fer­tig­ge­stellt und bereit­ge­stellt wer­den. Las­sen Sie es am bes­ten noch vor­her abseg­nen. Wenn Sie sich in einem Punkt unsi­cher sind, fra­gen Sie bei ande­ren Teil­neh­mern nach.

#23 unserer Meeting-Tipps: Kontrollieren Sie die Umsetzung der Maßnahmen

Was nüt­zen fest­ge­hal­te­ne Ent­schei­dun­gen, wenn sie nicht umge­setzt wer­den? Die Umset­zung der beschlos­se­nen Maß­nah­men muss spä­tes­tens beim nächs­ten Mee­ting kon­trol­liert wer­den. Soll­te der Ter­min für die Umset­zung in wei­ter Fer­ne lie­gen, sor­gen Sie dafür, dass über den Fort­schritt der Maß­nah­men infor­miert wird. Dies kann anhand von hand­schrift­li­chen Ver­mer­ken oder nach­träg­li­chen digi­ta­len Zusatz­be­mer­kun­gen im Pro­to­koll erfol­gen oder aber über die oben genann­ten Apps. Alter­na­tiv kön­nen Sie auch einen Außen­ste­hen­den als Con­trol­ler beauf­tra­gen. Dies ist jedoch in der Regel mit zusätz­li­chen Kos­ten ver­bun­den, die Sie bei sorg­fäl­ti­ger Pla­nung und Umset­zung der beschlos­se­nen Maß­nah­men ver­mei­den kön­nen.