In großen Unternehmen ver­brin­gen Führungskräfte durch­schnit­tlich etwa zwei Arbeit­stage pro Woche in Meet­ings. Das mag auf den nor­malen Büroangestell­ten nicht zutr­e­f­fen, Fakt ist aber, dass mit Meet­ings viel Arbeit­szeit ver­schwen­det wird. Mit diesen Tipps gestal­ten Sie Besprechun­gen effek­tiv und erfol­gre­ich.

Meeting-Tipps: Zur Klärung wichtiger Sachverhalte muss nicht immer das ganze Team einbestellt werden. Oft reicht ein Gespräch unter vier Augen. Foto: Pixabay

Zur Klärung wichtiger Sachver­halte muss nicht immer das ganze Team einbestellt wer­den. Oft reicht ein Gespräch unter vier Augen. Foto: Pix­abay

Meeting-Tipps: Pünktlichkeit ist Pflicht in jedem Meeting. Sie sollten immer explizit auf den Start des Meetings verweisen. Foto: Pixabay

Pünk­tlichkeit ist Pflicht in jedem Meet­ing. Sie soll­ten immer expliz­it auf den Start des Meet­ings ver­weisen. Foto: Pix­abay

Meeting-Tipps: Es muss nicht immer der graue Konferenzraum sein. Moderne Meetingzonen schaffen eine entspannte Atmosphäre, die die Kreativität fördern kann. Foto: Pixabay

Es muss nicht immer der graue Kon­feren­zraum sein. Mod­erne Meet­ing­zo­nen schaf­fen eine entspan­nte Atmo­sphäre, die die Kreativ­ität fördern kann. Foto: Pix­abay

Meeting-Tipp #1: Meeting vermeiden

Die erste Frage sollte stets sein: Braucht es dieses Meet­ing über­haupt? Denn viele Besprechun­gen find­en nur aus rein­er Rou­tine statt. Manch­mal auch nur, weil „jemand“ nicht klar sagen kann, was er möchte, oder sich zwei Per­so­n­en nicht miteinan­der ver­ständigt haben.

Meeting-Tipp #2: Nur mit Ziel und Agenda

Viele Besprechun­gen find­en ohne konkretes Ziel statt. Klas­sis­ch­er Anlass: „Wir müssen uns mal zusam­menset­zen.“ Dann kön­nen Sie es auch get­rost sein lassen, denn solche Meet­ings bleiben oft ergeb­nis­los und sind let­z­tendlich pure Zeitver­schwen­dung. Wenn schon, dann immer mit Ziel und Agen­da!

Meeting-Tipp #3: Teilnehmerzahl auf das Nötigste begrenzen

Laden Sie nur diejeni­gen Mitar­beit­er ein, die direkt zur Prob­lem­lö­sung oder dem Pro­jekt beitra­gen. Ver­suchen Sie die Teil­nehmerzahl auf ein Min­i­mum zu reduzieren. So kön­nen Sie schneller und effizien­ter arbeit­en. Bei län­geren Meet­ings kann es sin­nvoll sein, einige Teil­nehmer nur zu bes­timmten Tage­sor­d­nungspunk­ten einzu­laden. Ver­mei­den Sie aber ein ständi­ges Rein und Raus.

Meeting-Tipp #4: Gründliche Vorbereitung ist das A und O

Fail­ing to pre­pare = pre­pare to fail“ – ungenü­gende Vor­bere­itung ist die Wurzel allen Übels. Bei Ama­zon Deutsch­land zum Beispiel began­nen Meet­ings eine Zeit lang mit dem gemein­samen, stillen Lesen der Tis­chvor­lage. Nur so schaffte man es dort offen­bar, dass alle Teil­nehmer gut vor­bere­it­et waren.

Die Befra­gung „Unternehmenss­teuerung 2016“ der Unternehmens­ber­ater Kamp­mann, Berg & Part­ner unter 250 Führungskräften hat gezeigt, dass in 47 Prozent der Fälle schlechte Vor­bere­itung der Grund für das Scheit­ern eines Meet­ings ist. Eine Alter­na­tive, die Profis bei nicht gemacht­en Hausauf­gaben empfehlen, ist der sofor­tige Abbruch der Besprechung.

Gut vor­bere­it­et sollte natür­lich vor allem der Meet­ingleit­er sein. Erstellen Sie als solch­er eine Tage­sor­d­nung (Agen­da), schreiben Sie dort expliz­it die Ziele, The­men und Tage­sor­d­nungspunk­te auf, die Ihnen wichtig sind, und set­zen Sie diese in einen Zeitrah­men. Ver­mei­den Sie unbe­d­ingt Tage­sor­d­nungspunk­te wie „Son­stiges“, die nur zu unnötiger Ver­wirrung führen.

Meeting-Tipp #5: Erstellen Sie Einladungen und Notfallpläne

Wenn Sie Ein­ladun­gen ver­schick­en, sor­gen Sie dafür, dass alle Punk­te klar und ver­ständlich aufge­lis­tet sind und die Gäste früh genug über den Zeit­plan informiert wer­den. Sprechen Sie diejeni­gen Teil­nehmer geson­dert an, die beson­dere Auf­gaben haben, beispiel­sweise Pro­tokol­lanten, Abteilungsleit­er oder Pro­jek­t­man­ag­er.

Erstellen Sie vor­ab auch einen Not­fallplan, um sich auf ver­schiedene Szenar­ien wie zu viele Fra­gen oder unnötig lange Sprech­er vorzu­bere­it­en und diese gegebe­nen­falls von vorn­here­in ver­hin­dern zu kön­nen.

Meeting-Tipp #6: Pünktliches Erscheinen ist Pflicht

Des Sol­dat­en Pünk­tlichkeit ist fünf Minuten vor der Zeit. Das gilt für alle Meet­ingteil­nehmer. Zus­pätkom­men sig­nal­isiert eine Ger­ingschätzung der anderen Teil­nehmer. Soll­ten Sie aber doch mal zu spät sein, entschuldigen Sie sich kurz beim Betreten des Raumes; bitte auf keinen Fall lange Aus­führun­gen: Das glaubt Ihnen sowieso kein­er.

Sind Sie selb­st der Organ­isator des Meet­ings, soll­ten mündliche wie schriftliche Ein­ladun­gen zu Meet­ings oder anderen Ver­anstal­tun­gen immer expliz­it darauf hin­weisen, dass pünk­tlich­es Erscheinen gefordert wird: „Das Meet­ing begin­nt pünk­tlich um 10:00 Uhr“.

Meeting-Tipp #7: Der Umgang mit unpünktlichen Mitarbeitern

Ist ein Mitar­beit­er des Öfteren unpünk­tlich, dür­fen Sie ihn als Meet­ingleit­er vor ver­sam­melter Belegschaft nach dem Grund seines Zus­pätkom­mens fra­gen. Das ist meis­tens unan­genehm und sollte dazu motivieren, in Zukun­ft pünk­tlich zu sein. Der radikalste Schritt: Schließen Sie den ver­späteten Mitar­beit­er vom Meet­ing aus.

Führungskräfte haben hier beson­dere Vor­bild­funk­tion. Als Vorge­set­zte soll­ten sie nie zu spät kom­men. Denn dies geht auf Kosten der Glaub­würdigkeit. Ver­wandte No-Gos zum Zus­pätkom­men: zwis­chen­durch raus- und früher weg­müssen.

Meeting-Tipp #8: Die Technik beherrschen

Mod­erne Präsen­ta­tion­stech­nik (etwa dig­i­tale White­boards) und Kon­feren­zlö­sun­gen (zum Beispiel entsprechende Apps und Col­lab­o­ra­tion-Hubs) bieten vielfältige Möglichkeit­en für inter­ak­tive Meet­ings. Wenn Sie sie ein­set­zen möcht­en, müssen Sie diese aber auch beherrschen. Kein: „Ken­nt sich jemand damit aus?“ oder „Kann mal jemand? Ich habe keine Ahnung, wie das funk­tion­iert.“ Lassen Sie sich kom­pe­tent ein­weisen oder besuchen Sie entsprechende Sem­i­nare.

Meeting-Tipp #9: Die Technik vorher prüfen

Laut ein­er Umfrage des IT-Anbi­eters Bar­co von 2016 haben neun von zehn Büroangestell­ten während Besprechun­gen Stress mit der Tech­nik. Dieser Stress ist lei­der oft das Ergeb­nis schlechter tech­nis­ch­er Vor­bere­itung. WLAN, Beam­er, dig­i­tales White­board, Pre­sen­ter, Kom­pat­i­bil­itäten usw. soll­ten stets vorher getestet wer­den.

Meeting-Tipp #10: Bei Technik-GAU Pause

Falls die Tech­nik dann den­noch streiken sollte, bleiben Sie ruhig und machen Sie nicht die Panne zum The­ma des Meet­ings. Machen Sie ohne Tech­nik weit­er, indem Sie ggf. auf analoge Hil­f­s­mit­tel wie Flipcharts zurück­greifen, oder set­zen Sie eine Pause an, in der Sie das Prob­lem lösen.

Meeting-Tipp #11: Ablenkung durch Smartphones vermeiden

In eini­gen Unternehmen ist das Mit­brin­gen von mobilen Geräten zu Meet­ings grund­sät­zlich ver­boten. Rund 40 Prozent aller Meeting­ex­perten sollen sich ein generelles Ver­bot für Smart­phones und Tablets in Besprechun­gen wün­schen. Beson­ders in kleineren Meet­ings ver­ste­ht es sich von selb­st, nicht neben­bei die Mails zu check­en. Ab ein­er Anzahl von etwa zwölf Per­so­n­en hat sich mit­tler­weile die Dul­dung von Blick­en aufs Smart­phone durchge­set­zt, solange der Ablauf davon nicht gestört wird. Guter Stil ist das trotz­dem nicht. Denn dafür gibt es Pausen.

Meeting-Tipp #12: Smartphones sinnvoll einsetzen

Smart­phones lassen sich allerd­ings auch sehr gut als flex­i­ble Helfer im Meet­ing nutzen. Es existieren einige Apps, die beim Präsen­tieren, Notieren und Aufnehmen hil­fre­ich sein kön­nen. Der schnelle und unkom­plizierte Zugriff auf Adress­dat­en, Kalen­dere­in­träge und Noti­zen macht das Smart­phone für viele Nutzer zum nüt­zlichen Tool in Besprechun­gen. Kom­mu­nizieren Sie als Meet­ingleit­er deshalb gle­ich zu Beginn klare Regeln für die Nutzung von Smart­phones.

Meeting-Tipp #13: Interaktion ist Trumpf

Als Präsen­tieren­der soll­ten Sie immer mit den Teil­nehmern inter­agieren. „Touch, turn, talk“ – sprechen Sie zu den Teil­nehmern, nicht zur Wand. Suchen Sie Augenkon­takt und schauen Sie fre­undlich. Reden Sie möglichst frei. Fol­gen Sie nicht Ihren Folien, son­dern nutzen Sie diese zur Ver­an­schaulichung des von Ihnen Gesagten. Sie kön­nen das Meet­ing auch auflock­ern, indem Sie, falls nötig, auf kom­mu­nika­tions­fördernde Hil­f­s­mit­tel zurück­greifen, wie beispiel­sweise das Wurfmikro­fon Catch­box. Einiges lässt sich sog­ar – man glaubt es kaum – am besten ohne jede Tech­nik sagen.

Meeting-Tipp #14: Aktivierende Möbel und Räume

Wenn Sie es nicht schaf­fen soll­ten, das Meet­ing inter­es­sant und zielführend zu gestal­ten, kön­nte das auch an den Räum­lichkeit­en oder der Möblierung Ihres Büros liegen. Dabei gibt es mit­tler­weile wirk­lich viele hil­fre­iche Ein­rich­tungse­le­mente wie Kon­feren­ztis­che, die in Ste­hhöhe hochge­fahren wer­den kön­nen, Meet­ingtis­che, die sich zur Tis­chten­nis­plat­te umbauen lassen, bewe­gungs­fördernde Kon­feren­zstüh­le, Steh-Sitze oder Coun­ter­stüh­le.

Über­legen Sie eben­falls, ob Sie Meet­ings zu beson­deren Anlässen nicht auch an beson­deren Orten stat­tfind­en lassen kön­nen.

Meeting-Tipp #15: Im Stehen und/oder an der frischen Luft

Ein ein­fach­er und sehr wirkungsvoller Tipp gegen Meet­ing­müdigkeit: Hal­ten Sie sie im Ste­hen ab. Das fördert nicht nur die Konzen­tra­tion und wirkt sich pos­i­tiv auf den Aus­tausch von Gedanken aus. In der Regel dauern die Besprechun­gen dann auch nicht so lange. Durch die zunehmende Ver­bre­itung von höhen­ver­stell­baren Kon­feren­ztis­chen sind Meet­ings im Ste­hen kein Prob­lem mehr. Bei gutem Wet­ter kön­nen Sie das Meet­ing auch nach draußen ver­legen. Die frische Luft regt eben­falls den Stof­fwech­sel und die Kreativ­ität an.

Meeting-Tipp #16: In der Kürze liegt die Würze

Bere­its nach ein­er guten Vier­tel­stunde ist der größte Teil der Konzen­tra­tion dahin. Licht-, Sauer­stoff- und Bewe­gungs­man­gel machen träge. Die Teil­nehmer wer­den unruhig, rutschen auf ihren Stühlen herum und zück­en ihre Smart­phones. Eine Studie der Per­son­al­ber­ater Rochus Mum­mert hat gezeigt, dass 32 Prozent der Arbeit­nehmer ihre Meet­ings für viel zu lang hal­ten.

Empfehlenswert für erfol­gre­iche Meet­ings sind die Vorschläge der TED-Kon­feren­zen (Tech­nol­o­gy, Enter­tain­ment and Design). Die für ihre Pow­er-Vorträge bekan­nten Organ­isatoren der TED-Kon­feren­zen leg­en die max­i­male und opti­male Länge für Ansprachen auf höch­stens 18 Minuten fest. Das ist die Zeitspanne, in der das men­schliche Gehirn müh­e­los und konzen­tri­ert Infor­ma­tio­nen aufnehmen kann. Aus­nah­men bestäti­gen wie immer die Regel.

Aus dem gle­ichen Grund haben große Unternehmen wie Yahoo und Per­co­late Ober­gren­zen von 10 bzw. 15 Minuten einge­führt.

Aber egal, wie lange das Meet­ing let­z­tendlich dauert, nach spätestens 90 Minuten soll­ten Sie für eine Erhol­ungspause sor­gen.

Meeting-Tipp #17: Etwas Humor kann nicht schaden

Sie soll­ten immer wieder ver­suchen, Ihre Meet­ings, wenn es ange­bracht ist, mit einem Schuss Humor zu würzen. Der ein oder andere Lach­er beugt Schläfrigkeit vor und sorgt für gute Stim­mung. Aber übertreiben Sie es nicht.

Meeting-Tipp #18: Zu lange Meetings kosten Geld

Wenn Sie genau wis­sen wollen, was Ihr Meet­ing Sie kostet bzw. wie viel Geld Sie ger­ade in ein­er unnützen Besprechung ver­schwen­den, kön­nen Sie dies mit dem Meet­ing-Tick­er tun. Allerd­ings ohne Gewähr für die Richtigkeit der Angaben von unser­er Seite.

Verge­gen­wär­ti­gen Sie sich in diesem Zusam­men­hang auch: Während Sie in end­losen Besprechun­gen sitzen, machen Ihre Mit­be­wer­ber ihren Job.

Meeting-Tipp #19: Ergebnisse im Protokoll festhalten

Was nützen Entschei­dun­gen, wenn sie nicht fest­ge­hal­ten wer­den? Noch vor dem eigentlichen Meet­ing soll­ten Sie einen Pro­tokol­lanten bes­tim­men. Dieser darf auf keinen Fall fach­fremd oder unvor­bere­it­et sein. Außer­dem soll­ten ihm grundle­gende Infor­ma­tio­nen des Meet­ings wie Datum, Teil­nehmer und deren E-Mail-Adressen, The­men und Tage­sor­d­nungspunk­te bere­its bekan­nt sein, damit nicht schon gle­ich zu Anfang Kom­p­lika­tio­nen und Verzögerun­gen auftreten und der Pro­tokol­lant später nicht hin­ter­herkommt.

Meeting-Tipp #20: Nutzen Sie Vorlagen und digitale Sofortprotokolle

Vor­la­gen und Tem­plates kön­nen die Arbeit des Pro­tokol­lanten erhe­blich vere­in­fachen. Mit einem dig­i­tal­en Sofort­pro­tokoll und entsprechen­der App kön­nen die Ergeb­nisse zum Beispiel direkt auf Ihrem Smart­phone oder Tablet fest­ge­hal­ten wer­den. Ein weit­er­er Vorteil: Die Umset­zung lässt sich mit der gle­ichen Soft­ware im näch­sten Meet­ing direkt kon­trol­lieren.

Meeting-Tipp #21: 10 Finger, Handschrift oder Smartpen

Kom­men solche Hil­f­s­mit­tel nicht infrage, müssen Sie mitschreiben oder -tip­pen. Wenn Sie die Zehn-Fin­ger-Tipptech­nik beherrschen, kön­nen Sie get­rost Ihren Lap­top nutzen. Für alle anderen empfehlen wir ein hand­schriftlich­es Pro­tokoll, da man beim Mit­tip­pen dazu neigt, Fehler direkt beheben zu wollen, was wiederum Zeit und Aufmerk­samkeit kostet. Die Mitschrift kön­nen Sie dann später dig­i­tal­isieren.

Wenn Sie sich den Schritt des Über­tra­gens sparen wollen, kön­nen Sie auch einen Smart­pen benutzen, der Ihre Hand­schrift direkt dig­i­tal­isiert und spe­ichert.

Meeting-Tipp #22: Protokoll zeitnah zur Verfügung stellen

Das Pro­tokoll sollte so bald wie möglich nach dem Meet­ing fer­tiggestellt und bere­it­gestellt wer­den. Lassen Sie es am besten noch vorher abseg­nen. Wenn Sie sich in einem Punkt unsich­er sind, fra­gen Sie bei anderen Teil­nehmern nach.

Meeting-Tipp #23: Kontrollieren Sie die Umsetzung der Maßnahmen

Was nützen fest­ge­hal­tene Entschei­dun­gen, wenn sie nicht umge­set­zt wer­den? Die Umset­zung der beschlosse­nen Maß­nah­men muss spätestens beim näch­sten Meet­ing kon­trol­liert wer­den. Sollte der Ter­min für die Umset­zung in weit­er Ferne liegen, sor­gen Sie dafür, dass über den Fortschritt der Maß­nah­men informiert wird. Dies kann anhand von hand­schriftlichen Ver­merken oder nachträglichen dig­i­tal­en Zusatzbe­merkun­gen im Pro­tokoll erfol­gen oder aber über die oben genan­nten Apps. Alter­na­tiv kön­nen Sie auch einen Außen­ste­hen­den als Con­troller beauf­tra­gen. Dies ist jedoch in der Regel mit zusät­zlichen Kosten ver­bun­den, die Sie bei sorgfältiger Pla­nung und Umset­zung der beschlosse­nen Maß­nah­men ver­mei­den kön­nen.