E-Mails richtig schreiben: Die wichtigsten Tipps

Heu­te sind vie­le Office-Worker mit einer wah­ren E-Mail-Flut kon­fron­tiert. Da kann es schon ein­mal pas­sie­ren, dass die Sorg­falt beim Schrei­ben von E-Mails ver­nach­läs­sigt wird. Dies kann jedoch ver­hee­ren­de Fol­gen nach sich zie­hen. Robert Neh­ring erklärt, wor­auf Sie unbe­dingt ach­ten sollten.

Die E-Mail ist tot, es lebe die E-Mail! In den letz­ten Jah­ren ist die E-Mail oft tot­ge­sagt wor­den. New-Work-Fan­tas­ten haben zur Begrün­dung des­sen gern auf die Gene­ra­tio­nen Y und Z ver­wie­sen, die gewohnt sind, via Face­book, Whats­App, Snap­chat zu kom­mu­ni­zie­ren. Die pri­va­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le von Jugend­li­chen müs­sen aber nicht die geschäft­li­chen von Erwach­se­nen sein. Berufs­ein­stei­ger wer­den wohl auch nicht ihren Ted­dy mit ins Büro brin­gen. Und wem wäre etwa damit gehol­fen, dass geschäfts­re­le­van­te Ver­ein­ba­run­gen nach einer Wei­le auto­ma­tisch gelöscht wer­den? Nicht vielen.

Die E-Mail lebt – und wie: Eine Stu­die der Radi­ca­ti Group hat erge­ben, dass es bereits über 4,35 Mil­li­ar­den E-Mail-Accounts welt­weit gibt. Ihre Anzahl soll bis 2019 vor­aus­sicht­lich auf 5,59 Mil­li­ar­den anwach­sen. Laut Sta­tis­ta ist 2016 das E-Mail-Volu­men in Deutsch­land auf ein neu­es Rekord­hoch von 625,8 Mil­li­ar­den ange­stie­gen – ein Plus von 15 Pro­zent im Ver­gleich zum Vor­jahr. Damit hat sich die Anzahl der E-Mails seit 2010 ver­dop­pelt. Für 2017 geht das Sta­tis­tik­por­tal von 732,2 Mil­li­ar­den aus.

E-Mail-Tipp #1: Wirklich nötig?

Vor jeder E-Mail soll­ten Sie sich fra­gen, ob die­se wirk­lich not­wen­dig ist. Löst sich das Pro­blem viel­leicht in Kür­ze von selbst? Oder ist bereits alles geschrie­ben wor­den, nur noch nicht von Ihnen? Viel­leicht ist es in einem bestimm­ten Fall bes­ser, zu tele­fo­nie­ren oder ein­mal per­sön­lich beim Kol­le­gen vor­bei­zu­schau­en. Förm­li­che Ein­la­dun­gen wer­den übri­gens am bes­ten als Brief zuge­stellt. Die Orga­ni­sa­ti­on der Mit­tags­pau­se ist eher ein The­ma für den Gruppenchat.

Ins CC („car­bon copy“) kom­men die Emp­fän­ger, die für alle sicht­bar sein sol­len. Ins BCC („blind car­bon copy“) nur die­je­ni­gen, wel­che nicht von den ande­ren gese­hen wer­den dür­fen. Bei der Auf­nah­me von Mit­emp­fän­gern ist hohe Spar­sam­keit ange­sagt: Ist Ihre E-Mail wirk­lich (in allen Tei­len) für die gesam­te Abtei­lung relevant?

E-Mail-Tipp #2: HTML, alles andere ist Schwarz-Weiß-Fernsehen

In der Regel soll­ten Sie Ihre Mails im kom­for­ta­blen HTML-For­mat ver­sen­den. Nur in sehr spe­zi­el­len Fäl­len ist soge­nann­ter Plain­text rat­sam. Denn nur im HTML-For­mat wer­den Hyper­links, Bil­der und For­ma­tie­run­gen per CSS über­mit­telt. Außer­dem ist die Respon­se­quo­te von HTML-Mails höher. Zwar ist die Datei­grö­ße von Nur-Text-Mails gerin­ger und die­se sind etwas weni­ger ver­däch­tig für Spam­fil­ter und Viren­scan­ner. Aber Plain­text­nach­rich­ten wir­ken heu­te wie aus einer ver­gan­ge­nen Zeit.

Nut­zen Sie außer­dem übli­che, seriö­se Schrift­ar­ten, zum Bei­spiel Ari­al, Times New Roman, Cali­bri. Die­se wer­den bei den meis­ten Emp­fän­gern auch genau­so dar­ge­stellt und sind gut les­bar. Krea­ti­vi­tät kön­nen Sie beim Inhalt Ihrer E-Mail beweisen.

E-Mail-Tipp #3: Die Betreffzeile – wichtig und richtig

Es soll­te sofort und klar erkenn­bar sein, was das Anlie­gen der E-Mail ist. Kei­ne lan­gen, kryp­ti­schen For­mu­lie­run­gen, son­dern kurz und prä­gnant auf den Inhalt hin­wei­sen. Maxi­mal 50 Text­zei­chen. Manch­mal reicht schon ein Wort. Bes­ser sind aber etwas genaue­re Anga­ben, zum Bei­spiel: „Ange­bot grü­ne Tra­ge­ta­schen“ statt „Ange­bot“.

Recht­schreib­feh­ler in der Betreff­zei­le sind noch schlim­mer als im Anschrei­ben, denn die­se Zei­le lie­fert den ers­ten Ein­druck. Wenn durch vie­les Hin und Her Aw:/Aw:/Aw:-Bandwürmer ent­ste­hen, ist es erlaubt und rat­sam, den Betreff prä­gnant umzubenennen.

E-Mail-Tipp #4: Die Anrede – hier wird zuerst sehr geehrt

An wen eine E-Mail gerich­tet ist, ent­schei­det über Förm­lich­keit und Schreib­stil. Ein Erst­kon­takt soll­te im Geschäfts­le­ben mit „Sehr geehrte/r“ begin­nen, wobei es meist bes­ser ist, eine kon­kre­te Per­son anzu­spre­chen als „Damen und Her­ren“. Wenn es dann spä­ter die Situa­ti­on erlaubt, kann zum „Hal­lo“ oder „Guten Tag“ über­ge­wech­selt wer­den. Die Anre­de „Liebe/r“ ist im Geschäfts­le­ben bis auf weni­ge Aus­nah­men unan­ge­mes­sen.

All­ge­mein­gül­ti­ge Regeln gibt es in die­sem Bereich nicht. Wer mit Vor­ge­setz­ten kom­mu­ni­ziert, soll­te aber in der Regel eine Anre­de mit Namen wäh­len. Soll dem Kol­le­gen drei Räu­me wei­ter schnell etwas mit­ge­teilt wer­den, kann unter Umstän­den auf bei­des ver­zich­tet werden.

Ist eine E-Mail an meh­re­re Emp­fän­ger gerich­tet, gilt Rang vor Geschlecht: Zuerst wird die/der Rang­höchs­te angesprochen.

Man schreibt „Sehr geehr­ter Herr Pro­fes­sor Schnei­der“ statt „Sehr geehr­ter Prof. Schnei­der“. Ange­mes­sen ist heu­te auch eher „Frau Pro­fes­so­rin Mül­ler“ statt „Frau Pro­fes­sor Müller“.

Bei der Kor­re­spon­denz mit Adli­gen ist kor­rekt: „Sehr geehr­ter Herr Graf von Strie­se­low“. Blau­blüt­ler bevor­zu­gen zwar selbst „Sehr geehr­ter Graf Strie­se­low“. Üblich ist heu­te jedoch ein Mix aus bei­dem: „Sehr geehr­ter Graf von Strieselow“.

Natür­lich muss jeder Name rich­tig geschrie­ben wer­den. Auch ein Feh­ler bei der Anre­de (etwa Frau/Herr) macht einen sehr schlech­ten Eindruck.

E-Mail-Tipp #5: Der erste Satz – vielen Dank für Ihr Interesse

Der ers­te Satz nach der Anre­de ist beson­ders wich­tig. Er kann maß­geb­lich für den wei­te­ren Ver­lauf der Kom­mu­ni­ka­ti­on sein. Der Ein­lei­tungs­satz soll­te des­halb wie ein freund­li­ches Lächeln wir­ken, das Sie einer Per­son zur Begrü­ßung schen­ken. 20 pas­sen­de Bei­spie­le fin­den Sie auf Zeitblueten.com. Bei Ant­wort­mails kommt es ent­spre­chend gut an, sich zunächst für das ent­ge­gen­ge­brach­te Inter­es­se zu bedanken.

E-Mail-Tipp #6: Der Inhalt – kurz und bündig, keine Emoticons

Das Anlie­gen Ihrer E-Mail muss schnell zu erken­nen sein. Des­halb soll­ten Sie sich in der Regel kurz fas­sen, ohne aber damit die Les­bar­keit zu erschwe­ren. Spa­ren Sie sich lan­ge Ein­lei­tun­gen, in denen Sie für Ihr The­ma sen­si­bi­li­sie­ren. Erklä­run­gen kön­nen Sie ver­lin­ken oder anhän­gen. For­mu­lie­ren Sie aktiv, direkt, prä­gnant. Kom­men Sie schnell auf den Punkt. Schrei­ben Sie klar, infor­ma­tiv und ziel­füh­rend. Ver­mei­den Sie Füll­wör­ter und Schach­tel­sät­ze. Ver­schie­de­ne Din­ge kom­men in ver­schie­de­ne Absät­ze. Wenn meh­re­re Punk­te beant­wor­tet wer­den sol­len, num­me­rie­ren Sie diese.

In der geschäft­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on gilt außer­dem: kei­ne Emo­ti­cons! Die­se blei­ben dem Pri­va­ten vor­be­hal­ten. Das gilt auch für Inter­net-Abkür­zun­gen wie lol, hdl oder rofl. Außer­dem: kei­ne Ver­schwen­dung von Satz­zei­chen und auch kei­ne durch­gän­gi­ge Klein- oder Groß­schrei­bung. Das stört sogar im pri­va­ten Bereich. Es zeugt von man­geln­dem Respekt gegen­über dem Emp­fän­ger. Und Vor­sicht bei iro­ni­schen For­mu­lie­rung: Wenn der lus­ti­ge Gesichts­aus­druck dazu fehlt, wird Iro­nie oft nicht verstanden.

Schrei­ben Sie authen­tisch. Bri­ti­sche For­scher haben bereits Algo­rith­men ent­wi­ckelt, die Lügen in E-Mails erken­nen. Weni­ge Per­so­nal­pro­no­men, vie­le Adjek­ti­ve wie „her­vor­ra­gend“, „toll“ usw. sol­len ver­däch­tig machen.

Rich­ti­ge Gram­ma­tik und Recht­schrei­bung sind Grund­vor­aus­set­zun­gen. Nut­zen Sie auch die Kor­rek­tur­hil­fe. Man­che Exper­ten emp­feh­len, wich­ti­ge E-Mails für die Kor­rek­tur aus­zu­dru­cken. Das ist aller­dings nicht mehr zeitgemäß.

Spä­tes­tens gegen Ende soll­te ein Hand­lungs­vor­schlag erfol­gen. Wer soll jetzt was bis wann tun? Geht es um einen Ter­min, schla­gen Sie einen kon­kre­ten vor und erspa­ren Sie dem Adres­sa­ten Erläu­te­run­gen dazu, wann es Ihnen wes­halb viel­leicht nicht so gut pas­sen würde.

Ein klei­nes „Dan­ke im Vor­aus“ oder Ähn­li­ches vor dem Abschied hin­ter­lässt nicht nur einen guten Ein­druck. Laut einer Stu­die des Soft­ware-Anbie­ters Boo­me­rang erhöht es auch die Wahr­schein­lich­keit, dass die E-Mail beant­wor­tet wird. Die mit 65,7 Pro­zent höchs­te Ant­wort­ra­te erreich­te bei der Aus­wer­tung von mehr als 350.000 E-Mails übri­gens die For­mu­lie­rung „Vie­len Dank im Voraus“.

Zum Abschluss hat sich ein freund­li­ches „Ich freue mich, von Ihnen zu hören.“ bewährt.

E-Mail-Tipp #7: Die Verabschiedung – bleibender Eindruck

Zur Ver­ab­schie­dung wird das alt­ehr­wür­di­ge „Mit freund­li­chen Grü­ßen“ immer sel­te­ner ver­wen­det. An sei­ne Stel­le sind die etwas weni­ger förm­li­chen „Freund­li­che Grü­ße“ und die noch etwas unprä­ten­tiö­se­ren „Bes­te Grü­ße“ getre­ten. Sie stel­len die rich­ti­ge Wahl für den Erst­kon­takt dar. Wer sich dann bes­ser kennt, kann „Vie­le Grü­ße“ oder gar „Herz­li­che Grü­ße“ über­mit­teln. Die­se kön­nen auch abwech­selnd ver­teilt werden.

Grund­sätz­lich darf man hier durch­aus auch etwas indi­vi­du­el­ler for­mu­lie­ren, etwa „Schö­ne“ oder „Son­ni­ge Grü­ßen“ sen­den. Wie bei der Anre­de gilt aber: Geliebt wird nur zu Hau­se. Und flap­si­ge All­tags­flos­keln sind gene­rell zu vermeiden.

Gegrüßt wird übri­gens nicht aus, son­dern lie­ber nach, also bei­spiels­wei­se „Bes­te Grü­ße nach Ham­burg“. Das könn­te sonst unter Umstän­den etwas prah­le­risch wirken.

Nie­mals steht ein Kom­ma nach der Gruß­for­mel, obwohl jeder Zwei­te angeb­lich die­sen Feh­ler machen soll.

E-Mail-Tipp #8: Die Signatur – nicht zu groß, nicht als Bild!

Ganz am Ende der Mail muss in der geschäft­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on die Signa­tur des Sen­ders ste­hen. Sie soll­te min­des­tens aus for­ma­len Anga­ben wie Name und Funk­ti­on, Unter­neh­mens­na­me und -anschrift, E-Mail und Tele­fon­num­mer bestehen, und sie muss Pflicht­an­ga­ben wie Geschäfts­füh­rung und Rechts­form ent­hal­ten. Eine voll­stän­di­ge Signa­tur besteht aus:

1. Unter­neh­mens­na­me,
2. Name,
3. Posi­ti­on im Unternehmen,
4. Geschäfts­füh­rung (Pflicht­an­ga­be),
5. Adres­se,
6. E-Mail,
7. Tele­fon­num­mer,
8. Web­site,
9. Rechts­form (Pflicht­an­ga­be),
10. Sitz (Pflicht­an­ga­be) und
11. Regis­ter­ge­richt (Pflicht­an­ga­be).

Fügen Sie Ihre Signa­tur nie als Bild ein. Den­ken Sie an die­je­ni­gen, die Ihre Adress­da­ten in eine Daten­bank kopie­ren wol­len. Beim Abtip­pen ist die Feh­ler­wahr­schein­lich­keit hoch. Eine Signa­tur als Bild wür­de übri­gens auch nicht bei denen ankom­men, die in ihrem Post­fach nur Plain­text zulassen.

E-Mail-Tipp #9: Der Anhang – immer prüfen!

Jedem kann es pas­sie­ren, dass er ein fal­sches Doku­ment anhängt oder die Anla­ge ganz ver­gisst. Weil dies kei­nen guten Ein­druck beim Emp­fän­ger hin­ter­lässt und auf bei­den Sei­ten wert­vol­le Zeit kos­tet: Vor dem Sen­den immer prüfen!

Wer an chro­ni­scher Anhangs­lo­sig­keit lei­det, soll­te sich eine immer glei­che Rei­hen­fol­ge ange­wöh­nen: Ers­tens Text schrei­ben, zwei­tens Anhän­ge ein­fü­gen, drit­tens Betreff for­mu­lie­ren, vier­tens Emp­fän­ger eingeben.

Es gibt auch tech­ni­sche Hilfs­mit­tel. Gegen unab­sicht­li­che Feh­ler wie ver­ges­se­ne Anhän­ge, lee­re Betreff­zei­len oder fal­sche Absen­der­adres­sen hilft der Smart­Tools Mail-Assis­tent für Micro­soft Out­look. Fal­schen Anhän­gen beugt der Smart­Tools Anhang-Assis­tent für Out­look vor.

Ab Out­look 2013 gibt es die Ein­stel­lung „War­nen, wenn ich eine Nach­richt sen­den möch­te, an der ggf. eine Anla­ge fehlt“. Lei­der bezieht die­se Funk­ti­on nur den eng­li­schen Wort­schatz ein. Deut­sche Stich­wör­ter wie „anbei“, „im Anhang“ wer­den nicht erkannt.

Wie bei Bewer­bun­gen gilt: Kei­ne offe­nen Doku­men­te wie Word, Excel, Power­point, son­dern PDFs ver­schi­cken! Es sei denn, es han­delt sich um Arbeits­vor­la­gen oder Ähn­li­ches. Wenn die Mög­lich­keit besteht, ver­wen­den Sie statt Attach­ments bes­ser Links auf Web­sei­ten oder zugäng­li­che Clouds. Die Ver­lin­kun­gen soll­ten dann aber auch lang­fris­tig funktionieren.

Bereits E-Mails mit 10 MB wer­den von eini­gen Post­fä­chern als zu groß abge­wie­sen. Kom­pri­mie­ren Sie Spei­cher­in­ten­si­ves, ver­sen­den Sie in meh­re­ren E-Mails oder stel­len Sie am bes­ten gleich per Cloud zur Ver­fü­gung. Kos­ten­frei und unkom­pli­ziert ist zum Bei­spiel WeTrans­fer.

E-Mail-Tipp #10: Nach dem Schreiben lesen

Das gilt vor allem für die, die beim Tip­pen auf die Tas­ta­tur schau­en. Vor jedem Sen­den noch ein­mal Inhalt und Recht­schrei­bung prüfen!

Schrei­ben Sie E-Mails gene­rell nicht am Fließ­band und miss­brau­chen Sie sie schon gar nicht als Chat. Sehr emp­feh­lens­wert ist bei Out­look, das Häk­chen her­aus­zu­neh­men bei der Ein­stel­lung Datei/Optionen/Erweitert/Senden und Empfangen/Bei bestehen­der Ver­bin­dung sofort sen­den. Die E-Mails wer­den auf die­se Wei­se erst gesen­det, wenn Sie auf „Alle sen­den“ kli­cken. Da der Gedan­ken­blitz oft­mals direkt nach dem „Sen­den“ kommt, hilft ein zeit­li­cher Abstand zum Ver­schi­cken, um Feh­ler zu vermeiden.

E-Mail-Tipp #11: Worstcase – Falscher Empfänger, fehlende Anlage

Jetzt ist es doch pas­siert: Die Mail an Frau Schnei­der ging an Herrn Mül­ler, Frau Schnei­der wur­de als Herr ange­re­det, die Anla­ge fehlt oder alle, die ins BCC gehört hät­ten, befin­den sich sicht­bar im CC. Das wird einen schlech­ten Ein­druck machen. Zu Recht: Denn Sie waren unpro­fes­sio­nell! Eine mini­ma­le Chan­ce, Schlim­me­res zu ver­hin­dern, bie­tet die Out­look-Funk­ti­on „Nach­richt zurück­ru­fen“. In der Regel hat die E-Mail den Mail­ser­ver aber bereits ver­las­sen und wur­de zuge­stellt. In eini­gen Fäl­len wird dem Emp­fän­ger der Betreff der E-Mail nun durch­ge­stri­chen ange­zeigt. Er wird sie dann erst recht lesen.

E-Mail-Tipp #12: Der Autoresponder – ooo!

Eine Abwe­sen­heits­no­tiz gilt heu­te in vie­len Unter­neh­men als Pflicht. Wenn Sie frei ent­schei­den kön­nen, nut­zen Sie den Auto­re­spon­der nur, wenn wirk­lich nötig. Wer Ihnen eine E-Mail schreibt, will nicht wis­sen, dass Sie am Vor­mit­tag im Mee­ting sind. Wenn schnel­les Han­deln gefor­dert wäre, wür­de man Sie anru­fen. Stel­len Sie den Auto­re­spon­der außer­dem so ein, dass er über meh­re­re Tage nur beim ers­ten Mal an den Absen­der zuge­stellt wird.

Wer möch­te und darf, kann sei­nen Urlaub im Respon­der­text frü­her begin­nen und spä­ter enden las­sen, um ein paar Tage inko­gni­to im Büro zu haben.

Eini­ge glau­ben zu wis­sen, was Abwe­sen­heits­no­ti­zen in E-Mails wirk­lich bedeu­ten. Aber urtei­len Sie selbst.

Pas­sen­de Mus­ter­tex­te fin­den Sie hier.

Das sind zwei Uni­ver­sal­vor­la­gen, die sich bewährt haben:

Muster-Vorlage einer Abwesenheitsnotiz in Deutsch Vie­len Dank für Ihre E-Mail. Ich bin ab Wochen­tag, den XX.XX.XXXX, wie­der zu errei­chen. Ihre E-Mail wird nicht wei­ter­ge­lei­tet. In drin­gen­den Fäl­len wen­den Sie sich bit­te an Vor­na­me Nach­na­me, vorname.nachname@domain.de, Tel. +49 123 4567-89. Bes­te Grüße Vor­na­me Nachname Signa­tur

Muster-Vorlage einer Abwesenheitsnotiz in Englisch Thank you for your e-mail. I return to the office on day the XXth of month year. Your e-mail will not be for­ward­ed. For urgent mat­ters plea­se cont­act Vor­na­me Nach­na­me, vorname.nachname@domain.de, tel. +49 123 4567-89. Kind regards, Vor­na­me Nachname Signa­tur

E-Mail-Tipp #13: E-Mails verschlüsseln

Es gibt noch immer Office-Worker, die kei­ne E-Mail-Ver­schlüs­se­lung nut­zen. Dabei gibt es längst benut­zer­freund­li­che Mög­lich­kei­ten, um die elek­tro­ni­sche Post zu schüt­zen. Wer höchst Ver­trau­li­ches sen­det, soll­te unbe­dingt verschlüsseln.