Adres­sen und Ter­mi­ne ver­wal­ten, per­so­na­li­sier­te Mai­lings sen­den, Rech­nun­gen erstel­len und Datei­en able­gen – mit moder­ner Unter­neh­mens­soft­ware lässt sich die täg­lich anfal­len­de Büro­ar­beit schnell und ein­fach erle­di­gen. Wir haben das Access-basier­te Pro­gramm Suc­cess­Con­trol getes­tet. Paul Sviha­lek berich­tet.

Wir haben die Unternehmenssoftware SuccessControl getestet. Die lokale Variante kostet gemietet 12 Euro pro Monat oder alternativ einmalig 285 Euro (netto) pro Nutzer.

Wir haben die Unter­neh­mens­soft­ware Suc­cess­Con­trol getes­tet. Die loka­le Vari­an­te kos­tet gemie­tet 12 Euro pro Monat oder alter­na­tiv ein­ma­lig 285 Euro (net­to) pro Nut­zer.

Im Bereich der Auftragsbearbeitung lassen sich Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Bestätigungen schnell und einfach erstellen.

Im Bereich der Auf­trags­be­ar­bei­tung las­sen sich Ange­bo­te, Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne und Bestä­ti­gun­gen schnell und ein­fach erstel­len.

Neben dem Formular zur Belegerstellung wird eine sich stets aktualisierende Druckvorschau angezeigt.

Neben dem For­mu­lar zur Bele­ger­stel­lung wird eine sich stets aktua­li­sie­ren­de Druck­vor­schau ange­zeigt.

Die Instal­la­ti­on von Suc­cess­Con­trol (Ver­si­on 5.05) gelingt rei­bungs­los. In nur acht Minu­ten ist die per Down­load­link her­un­ter­ge­la­de­ne 30 MB gro­ße EXE-Datei aus­ge­führt. Ich arbei­te mit MS Office 2010. Des­halb muss ich noch ein Run­ti­me-Modul instal­lie­ren, um MS Access zu star­ten. Wie das geht, ist sehr gut doku­men­tiert und klappt sofort.

Älteres Layout, aber sehr gute Orientierung

Ich gebe den Lizenz­schlüs­sel ein, und Suc­cess­Con­trol öff­net sich. Mein ers­ter Ein­druck: unge­wöhn­li­che Optik. Das Farb­sche­ma und die Schrift­ar­ten erin­nern etwas an zurück­lie­gen­de Zei­ten. Das redu­zier­te Retro-Design dient hier aber einer über­sicht­li­che­ren Struk­tu­rie­rung.

Durch fünf Rei­ter und zehn Menü­punk­te am rech­ten Rand stellt sich rasch der Über­blick ein. Ich kli­cke auf „Adres­sen“ oder „Ver­wal­tung“ und Rei­ter wie „Schnell­bu­chung“ oder „Kas­se“. Es öff­nen sich jeweils neue Fens­ter. Mit dem Tür-Sym­bol in der rech­ten Ecke gelan­ge ich zurück zum Haupt­me­nü. Hil­fen sind schnell parat. Die Start­ober­flä­che zeigt ein Hand­buch an, und in eini­gen Menü­punk­ten fin­det sich ein kur­zes Video zur jewei­li­gen Funk­ti­on. Ich fin­de mich gut zurecht.

Komfortable Adressverwaltung

Im rech­ten Menü kli­cke ich auf die Schalt­flä­che „Adres­sen“. Über dem But­ton „#Neu“ las­sen sich neue Kon­tak­te selbst­er­klä­rend anle­gen. Der Menü­punkt „Adres­sen“ bie­tet zudem die Erstel­lung von Ange­bo­ten und Rech­nun­gen sowie Funk­tio­nen zum Anle­gen von Kon­takt­his­to­ri­en und Zusatz­da­ten. Pro­blem­los lege ich neue Kon­tak­te an. Bereits bestehen­de Daten­sät­ze las­sen sich bequem aus Tabel­len­an­wen­dun­gen wie MS Excel, Lotus oder dBa­se impor­tie­ren. Durch die Ver­tei­ler­ka­te­go­ri­en kön­nen Kun­den gezielt auf bestimm­te Ange­bo­te hin­ge­wie­sen und pas­sen­de News­let­ter ver­sen­det wer­den. Zusätz­lich las­sen sich Infor­ma­tio­nen zu Kun­den fest­hal­ten, um Ange­bo­te pass­ge­nau abzu­stim­men. Beson­ders gefal­len hat mir die funk­tio­nie­ren­de TAPI-Schnitt­stel­le: Per Klick springt die Tele­fon­num­mer aufs Tele­fon und kann ange­wählt wer­den.

Leicht verständliche Angebotsverwaltung

Vom  Adress­da­ten-Fens­ter aus erstel­le ich über den Bereich „Auf­trags­be­ar­bei­tung“ ein Ange­bot sowie eine Rech­nung. Dies funk­tio­niert intui­tiv und vor allem mühe­los. Auf einer logisch geglie­der­ten For­mu­la­r­ober­flä­che wer­den die ein­zel­nen Daten ein­ge­tra­gen. Par­al­lel zeigt sich eine stets aktua­li­sier­te Druck­vor­schau, mit der sich das Doku­ment in Echt­zeit prü­fen und anpas­sen lässt. Beim anschlie­ßen­den Ver­sen­den wird MS Out­look effi­zi­ent ein­ge­bun­den. In wei­te­ren Rei­tern wer­den Buchun­gen vor­ge­nom­men und Zah­lun­gen archi­viert. Mit weni­gen Klicks las­sen sie sich nach MS Excel expor­tie­ren. For­mu­lar­vor­la­gen für Fak­tu­ra-Doku­men­te kön­nen weit­ge­hend indi­vi­du­ell ange­passt wer­den. Seri­en­brief-Vor­la­gen sind durch die Ver­knüp­fung mit MS Word sogar gänz­lich frei gestalt­bar.

Team-Management und Projektarbeit

Im Team-Kalen­der lege ich Ter­mi­ne via Schalt­flä­che „#Neu­er Kalen­der­ein­trag“ an. Durch die Ver­knüp­fun­gen zur Kun­den­kar­tei wird ein effi­zi­en­tes Team-Manage­ment mög­lich.

Zusätz­lich bie­tet Suc­cess­Con­trol eine Pro­jekt­ver­wal­tung an, die über die Schalt­flä­che „Ordner/Projekte“ geöff­net wird. Hier las­sen sich Ord­ner für jedes Pro­jekt anle­gen und anpas­sen. Daten bereits ange­leg­ter Ansprech­part­ner kön­nen im Hand­um­dre­hen in das jewei­li­ge Pro­jekt ein­ge­bun­den wer­den. Doku­men­te sind in einer Über­sicht erfasst und in einer auto­ma­tisch gene­rier­ten Ord­ner­struk­tur abge­legt. Alle Daten las­sen sich zur Wei­ter­ga­be, auf­be­rei­tet für MS Excel, expor­tie­ren.

Bedienung im Team und unterwegs

Zuletzt tes­ten wir gemein­sam den Zugriff auf die Soft­ware. Mit sechs Lizen­zen legen wir Doku­men­te ab, erfas­sen Adres­sen usw. Alles läuft par­al­lel und pro­blem­los.

Der Zugriff von unter­wegs ist mit unse­rer loka­len Vari­an­te aller­dings beschwer­lich. Das Öff­nen der 40 MB gro­ßen Adress­da­ten­bank auf unse­rem Ser­ver dau­ert per VPN-Tun­nel aus dem hei­mi­schen WLAN bei VDSL mit 50 MBit meh­re­re Minu­ten.

Wer von über­all schnell auf sei­ne Daten­bank zugrei­fen möch­te, für den ist aber die Online-Ser­ver-Vari­an­te von Suc­cess­Con­trol gedacht. Die­se Cloud­lö­sung ver­spricht so schnel­le Zugriffs­zei­ten wie bei einer loka­len Nut­zen.

Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Suc­cess­Con­trol kos­tet gemie­tet 12 Euro im Monat oder als Cloud­lö­sung samt MS Office 2019 39 Euro im Monat pro Nut­zer. Alter­na­tiv kann die Soft­ware für ein­ma­lig 285 Euro net­to pro Lizenz erwor­ben wer­den. Gera­de im Ver­gleich zu ähn­li­chen Pro­gram­men ist das fast ein Schnäpp­chen.

Begrün­dung:

Suc­cess­Con­trol stellt eine gro­ße Hil­fe im facet­ten­rei­chen Büro­all­tag dar. Schnell und kin­der­leicht las­sen sich Brie­fe, E-Mails, Ange­bo­te, Rech­nun­gen oder News­let­ter auf­zu­set­zen, ver­wal­ten und ver­schi­cken. Doch vor allem die ein­fa­che und zuver­läs­si­ge Ver­wal­tung der Kun­den­da­ten redu­ziert den Büro­st­ress enorm. Sehr bequem lässt sich über­bli­cken, wel­che Geschäf­te und Ver­trä­ge mit wel­chen Kon­tak­ten bereits statt­fan­den oder noch anlie­gen. Die Ver­knüp­fung und Ein­bet­tung der MS-Office-Anwen­dun­gen ist immer gewähr­leis­tet. Der Preis ist ein ech­ter Knül­ler. Und: An die Optik gewöhnt man sich.