Stefan Schubert: Warum Sie den Papierberg abschaffen sollten

Chan­cen für klei­ne Unter­neh­men – Im vor­he­ri­gen Gast­bei­trag erläu­ter­te Ste­fan Schu­bert von Canon, auf wel­che fünf Kri­te­ri­en Klein­un­ter­neh­mer bei der Wahl ihrer IT-Part­ner ach­ten soll­ten, um den digi­ta­len Wan­del zu meis­tern. Im fol­gen­den Bei­trag stellt er dar, war­um gera­de auch klei­ne Unter­neh­men die Digi­ta­li­sie­rung ihrer Daten vor­an­trei­ben sollten.

Klei­ne Unter­neh­men sind das Rück­grat der euro­päi­schen Wirt­schaft. Vie­le Klein­un­ter­neh­mer wer­den jedoch von der täg­li­chen Ver­wal­tungs­ar­beit so sehr bean­sprucht, dass sie kei­ne Zeit haben, sich aus­rei­chend auf die Din­ge zu kon­zen­trie­ren, auf die es für die Ent­wick­lung ihres Unter­neh­mens ankommt. Im Unter­schied zu grö­ße­ren Unter­neh­men fehlt es häu­fig an den Res­sour­cen, um Geschäfts­pro­zes­se fort­lau­fend zu ver­bes­sern und gleich­zei­tig wett­be­werbs­fä­hi­ge Kun­den­ser­vices anzubieten.

Eine To-do-Lis­te, die trotz aller Anstren­gun­gen nicht kür­zer wird und Arbeits­stun­den, bei denen man nicht weiß, wo sie eigent­lich geblie­ben sind – falls Ihnen das bekannt vor­kommt, sind Sie nicht allein. Denn wie eine aktu­el­le Stu­die von ICM im Auf­trag von Canon Euro­pe bestä­tigt, bil­den Ver­wal­tung, Schreib­ar­beit und Büro­kra­tie die­je­ni­gen Auf­ga­ben, auf die Klein­un­ter­neh­men die meis­te Zeit ver­wen­den. Immer­hin einer von fünf Geschäfts­in­ha­bern ver­bringt den über­wie­gen­den Teil sei­ner Zeit mit sol­chen Aufgaben.

Ent­spre­chend feh­len dann die für Ver­wal­tungs­auf­ga­ben bereit­ge­stell­ten Res­sour­cen an ande­rer Stel­le: Euro­pa­weit sind der Stu­die zufol­ge 31 Pro­zent der Klein­un­ter­neh­mer der Auf­fas­sung, dass Schreib­ar­beit und Ver­wal­tung zen­tra­le Her­aus­for­de­run­gen für ihr Unter­neh­men dar­stel­len. 28 Pro­zent wür­den ger­ne mehr Zeit für Kun­den und den Kun­den­ser­vice auf­wen­den. Mehr als 29 Pro­zent der Befrag­ten erklä­ren, nicht genü­gend Zeit damit zu ver­brin­gen, neu­es Geschäft zu generieren.

Die Tech­nik bie­tet jedoch einen Aus­weg aus die­sem Dilem­ma. Die Ein­füh­rung neu­er Lösun­gen hilft, begrenz­te Res­sour­cen von zeit­auf­wen­di­gen Auf­ga­ben zu befrei­en und der Pro­duk­ti­vi­tät und Ertrags­kraft einen deut­li­chen Schub zu verleihen.

Fin­den indi­vi­du­el­ler Lösungen

Die Geschäfts­in­ha­ber ste­hen unter dem Druck, agi­ler zu wer­den und mit weni­ger Mit­teln mehr zu errei­chen. Begrenz­te finan­zi­el­le Res­sour­cen und eine dün­ne Per­so­nal­de­cke füh­ren häu­fig dazu, dass die Inha­ber und ihre Fir­men­part­ner die Haupt­last der täg­li­chen Arbeit tra­gen und Ver­wal­tung sowie Doku­men­ten­ma­nage­ment übernehmen.

Um Gewinn zu erwirt­schaf­ten muss ein Unter­neh­men jedoch pro­duk­tiv sein. Pro­duk­ti­vi­tät wie­der­um lässt sich nur schwer erzie­len, wenn die Geschäfts­in­ha­ber stän­dig aus ihren Kern­auf­ga­ben her­aus­ge­zo­gen wer­den und gegen eine end­lo­se Papier­flut kämp­fen müs­sen, statt sich auf das geschäft­li­che Wachs­tum und den Dienst am Kun­den zu konzentrieren.

Obwohl sie auf der Prio­ri­tä­ten­lis­te nied­ri­ger ange­sie­delt ist, soll­te für die Ver­wal­tungs­ar­beit daher der glei­che Vier-Schrit­te-Ent­schei­dungs­pro­zess wie für geschäfts­kri­ti­sche­re Ent­schei­dun­gen ver­wen­det werden:

1. Still­stand, Pro­ble­me und kri­ti­sche Punk­te erkennen

2. Alter­na­ti­ven erfor­schen und bewerten

3. Pas­sen­de Lösun­gen ein­kau­fen und implementieren

4. Erfolg über­prü­fen und wei­te­re The­men angehen

Es ist für jedes Unter­neh­men wich­tig, sei­ne eige­nen kri­ti­schen Punk­te zu bestim­men und die bes­te ver­füg­ba­re Infor­ma­ti­on-Manage­ment-Lösung aus­zu­wäh­len; denn was für das eine Unter­neh­men passt, muss nicht not­wen­di­ger­wei­se bei einem ande­ren Unter­neh­men funktionieren.

Res­sour­cen- und Zeitersparnis

Ein effek­ti­ver Infor­ma­ti­on-Manage­ment-Pro­zess unter­stützt Unter­neh­men bei der Digi­ta­li­sie­rung, Ana­ly­se und Spei­che­rung von Doku­men­ten und Daten aus ver­schie­de­nen Kanä­len. Die Inves­ti­ti­on in eine ver­läss­li­che, netz­werk­fä­hi­ge Tech­nik spart klei­nen Unter­neh­men sowohl Zeit als auch Geld. Mit funk­ti­ons­fä­hi­gen Lösun­gen für die täg­li­che Arbeit, die auch auf Rei­sen naht­lo­se Arbeits­ab­läu­fe ermög­li­chen, lässt sich wert­vol­le Zeit opti­mal nutzen.

Durch das Zusam­men­spiel von mobi­ler Anbin­dung und Cloud­Com­pu­ting kön­nen die Mit­ar­bei­ter mit ihren Mobil­ge­rä­ten unter­wegs aktu­el­le Infor­ma­tio­nen wie Kauf­ver­trä­ge und Rech­nun­gen abru­fen. Statt bei der Rück­kehr ins Büro einen Papier­berg abar­bei­ten zu müs­sen, kön­nen sie Ver­wal­tungs­ar­bei­ten von über­all aus erledigen.

Inha­ber klei­ner Unter­neh­men soll­ten den digi­ta­len Wan­del an ihrem Fir­men­sitz fort­füh­ren. Durch den Ein­satz fort­schritt­li­cher Druck­tech­nik kön­nen sie eine elek­tro­ni­sche Ver­si­on ihrer Auf­zeich­nun­gen erstel­len und damit Pro­duk­ti­on und Ver­ar­bei­tung von geschäft­li­chen Infor­ma­tio­nen bes­ser unter Kon­trol­le bekommen.

Für Start-up-Unter­neh­men und klei­ne Fir­men ohne zen­tra­li­sier­te IT-Sys­te­me gilt gene­rell: Je eher ein Papier­do­ku­ment in eine elek­tro­ni­sche Datei kon­ver­tiert wird, umso schnel­ler, kos­ten­ef­fek­ti­ver und prä­zi­ser kann es ver­ar­bei­tet wer­den. Im Gesund­heits­we­sen lässt sich zum Bei­spiel die Gesamtef­fi­zi­enz erhö­hen, wenn Auf­zeich­nun­gen für Pati­en­ten­ak­ten ein­ge­scannt wer­den statt sie zu über­tra­gen, bevor sie im Sys­tem gespei­chert wer­den. Das sorgt für Zeit­ein­spa­run­gen, die den Pati­en­ten zugu­te kommen.

Fle­xi­bi­li­tät und dyna­mi­sche Ent­schei­dungs­pro­zes­se sind die Eck­pfei­ler eines erfolg­rei­chen Unter­neh­mens und ein not­wen­di­ger Teil der Geschäfts­ent­wick­lung. Zu häu­fig ersti­cken eine aus­ufern­de Ver­wal­tung und Schreib­ar­beit wach­sen­de Unter­neh­men, indem sie ihnen die Zeit und die Res­sour­cen für wich­ti­ge­re gewinn­brin­gen­de Tätig­kei­ten nimmt und die Pro­duk­ti­vi­tät behin­dert. Durch die Ver­rin­ge­rung der admi­nis­tra­ti­ven Belas­tung kön­nen Unter­neh­mer mehr Zeit auf Wachs­tums­chan­cen verwenden.

Ein ver­bes­ser­ter Infor­ma­ti­ons­fluss ver­setzt Geschäfts­in­ha­ber und Mit­ar­bei­ter in die Lage, sich stär­ker auf die bei­den Aspek­te ihres Unter­neh­mens zu kon­zen­trie­ren, die am wich­tigs­ten sind: den Dienst am Kun­den und das geschäft­li­che Wachs­tum. Ein zufrie­de­ner Kun­de ist schließ­lich ein treu­er Kunde.