Geändertes Nachweisgesetz und digital signierte Arbeitsverträge

Seit dem 1. August 2022 gelten die vom Bundestag beschlossenen Änderungen im Nachweisgesetz. Die Expertin für E-Signaturen Daniela Becker erklärt, inwiefern diese Gesetzesänderungen Auswirkungen für Unternehmen haben, die Arbeitsverträge digital abschließen.

Digitale Signaturen bleiben ein solides Format für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen. Abbildung: rfstudio, Pexels

Hintergrund der Neuerung des Nachweisgesetzes war die Frist zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union, die bereits 2019 veröffentlicht wurde. Der Zweck dieser Richtlinie liegt in der Verbesserung der Arbeitsbedingungen, indem dem Arbeitgeber bestimmte Informationsverpflichtungen zum Arbeitsverhältnis auferlegt werden. Unternehmen müssen hierbei dem Arbeitnehmer bestimmte Details zu Arbeitsbedingungen und Arbeitsdauer schriftlich mitteilen. Während die EU-Richtlinie diese Mitteilungen im elektronischen und Papierformat erlaubt, überlässt sie den EU-Mitgliedstaaten das Recht, die Formalitäten der Richtlinie selbst festzulegen.

Bedenken und Sorge

Verständlicherweise hat das neue Nachweisgesetz bei Unternehmen Bedenken ausgelöst, wie viel Bürokratie nun nötig ist, um den Nachweisanforderungen Folge zu leisten. Dazu kommt die Sorge über eventuelle Bußgelder bis zu 2.000 Euro, die nun drohen können. Die erweiterten Anforderungen sollten jedoch nicht beeinflussen, wie Unternehmen digitales Signieren zu ihrem Vorteil nutzen können.

Weiterhin solide

Denn obwohl das neue Nachweisgesetz den Beginn des Arbeitsverhältnisses etwas komplexer macht, schließen diese Neuregelungen digitale Signaturen beim Abschluss von Arbeitsverträgen nicht aus. Digitale Signaturen – unter Berücksichtigung der relevanten lokalen Anforderungen – bleiben nach wie vor ein solides Format für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen. Die Verpflichtung zur schriftlichen Mitteilung der wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses bezieht sich nämlich nicht auf die eigentlichen Arbeitsverträge, sondern nur auf die Bedingungen.

Wichtiger Unterschied

Grundsätzlich gilt es, zwischen dem Arbeitsvertrag selbst und der Informationspflicht des Nachweisgesetzes zu unterscheiden. Während Arbeitsverträge weiterhin elektronisch geschlossen und unterschrieben werden können, muss die Informationspflicht auf Papier und mit händischer Unterschrift des Arbeitgebers erfolgen. Dies muss nicht zeitgleich mit dem Arbeitsvertrag geschehen, laut Nachweisgesetz aber spätestens am ersten Arbeitstag. In der Realität bedeutet dies, dass der angeforderte Nachweis einfach ein Teil der Onboarding-Materialien des neuen Mitarbeitenden sein kann. Ein wesentlicher Punkt ist zudem, dass der Nachweis lediglich vom Arbeitgeber, nicht jedoch vom Arbeitnehmer, signiert werden muss.

Das Nachweisgesetz und die Anforderungen an den Arbeitgeber sind nicht neu: Die EU-Richtlinie ist lediglich eine Aktualisierung der europäischen Richtlinie von 2019, die mehr oder weniger dieselben Informationsanforderungen enthält. Bereits die bisherige Version des Nachweisgesetzes, die am 1. August 2022 ersetzt wurde, hat das digitale Mitteilungsformat schon nicht zugelassen. Neu ist allerdings, dass Verstöße sanktioniert werden.