Sein Mot­to lau­tet: „Für immer auf­ge­räumt“. Jür­gen Kurz ist ein Pro­fi, was Büro-Orga­ni­sa­ti­on betrifft. Im Inter­view ver­rät der Buch­au­tor und Fach­mann für kla­re Struk­tu­ren am Arbeits­platz, wie eine effek­ti­ve Zusam­men­ar­beit mit Kol­le­gen im digi­ta­len Zeit­al­ter rich­tig funk­tio­niert.

Unklarheiten und Überforderung führen zu Stress am Arbeitsplatz. Abbildung: Yan/Pexels

Unklar­hei­ten und Über­for­de­rung füh­ren zu Stress am Arbeits­platz. Abbil­dung: Yan/Pexels

OFFICE ROXX: Herr Kurz, was unterscheidet Büroarbeitsplätze von heute von Arbeitsplätzen rund um die Jahrtausendwende?

Jür­gen Kurz: Die heu­ti­gen Büro­räu­me sind immer fle­xi­bler gewor­den. Der klas­si­sche Schreib­tisch, an dem ein Mit­ar­bei­ter die nächs­ten 20 Jah­re ver­brin­gen wird, ist immer sel­te­ner anzu­tref­fen. Ein Mit­ar­bei­ter hat in der heu­ti­gen Zeit unter Umstän­den gar kei­nen eige­nen Arbeits­platz mehr, son­dern wech­selt die­sen even­tu­ell mehr­fach am Tag.

Büro­räu­me sind mehr und mehr für unter­schied­li­che Arbeits­si­tua­tio­nen aus­ge­legt. Das Groß­raum­f­lair mit zahl­rei­chen Arbeits­plät­zen ergän­zen Mee­ting- und Brain­stor­ming-Räu­me. Je nach Anfor­de­run­gen der Arbeits­si­tua­ti­on sind die­se Räu­me ent­spre­chend ein­ge­rich­tet, heißt: Der Bespre­chungs­raum ist für Video­mee­tings mit einem gro­ßen Flat­s­creen, einer 360-Grad-Kame­ra und einem Sound­sys­tem mit Mikro­fon aus­ge­stat­tet. Im Raum für krea­ti­ves Arbei­ten hin­ge­gen fin­den sich ein gro­ßes White­board, eine Couch sowie eine Viel­zahl an Stif­ten und ande­ren Arbeits­ma­te­ria­li­en.

Dar­über hin­aus ist es heu­te inner­halb des Büros mög­lich, sich mit sei­nem Note­book – egal ob am Schreib­tisch oder im Bespre­chungs­raum – in weni­gen Sekun­den ein­zu­log­gen und somit direk­ten Zugriff auf all sei­ne Datei­en zu haben. Papier­un­ter­la­gen wer­den meist nur noch dort auf­be­wahrt, wo sie benö­tigt wer­den. Dass hier­für Ord­nung im Büro herr­schen muss und vol­le Schreib­ti­sche die­se Form der Arbeit unmög­lich machen, ist, den­ke ich, selbst­er­klä­rend.

Aber es gibt noch wei­te­re Unter­schie­de. So ist der Wunsch nach Gesund­heit in der heu­ti­ge Zeit gewach­sen. Höhen­ver­stell­ba­re Schreib­ti­sche und ande­re ergo­no­mi­sche Büro-Uten­si­li­en wer­den lang­sam zum Stan­dard. Und dank des tech­ni­schen Fort­schritts wer­den aus­ge­druck­te Unter­la­gen auf Papier immer unwich­ti­ger. Es wird weni­ger Platz im Büro für die Abla­ge und Ähn­li­ches benö­tigt, denn immer häu­fi­ger wird digi­tal archi­viert.

Und zu guter Letzt ist das The­ma Home-Office aktu­el­ler denn je. Zur Jahr­tau­send­wen­de wur­de zum ers­ten Mal das „Von-Zuhau­se-aus-Arbei­ten“ popu­lär. Bedingt durch die Coro­na-Pan­de­mie hat das Home-Office einen enor­men Schub erfah­ren.

Was sind die größten Hindernisse für effizientes Arbeiten im modernen Büroarbeitsalltag?

Moder­nes, agi­les und fle­xi­bles Arbei­ten im Büro und vor allem im Team kann nur dann funk­tio­nie­ren, wenn es kla­re Spiel­re­geln zur Datei­ab­la­ge und zur Kom­mu­ni­ka­ti­on gibt. In einer gemein­sa­men Stu­die mit der AKAD-Hoch­schu­le Leip­zig haben wir her­aus­ge­fun­den, dass es ver­schie­de­ne Fak­to­ren gibt, die inef­fi­zi­en­tes Arbei­ten begüns­ti­gen: man­geln­de Kon­zen­tra­ti­on, Ablen­kung sowie unzu­rei­chen­de Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on.

Unwich­ti­ge Anru­fe oder das War­ten auf Kol­le­gen sowie Ent­schei­dun­gen von Vor­ge­set­zen unter­bre­chen immer wie­der den kon­zen­trier­ten Arbeits­fluss. Aber auch das Suchen nach digi­ta­len Datei­en, Bil­dern oder Kon­takt­da­ten sowie nach Unter­la­gen und Akten kos­tet Arbeits­zeit – laut der Stu­die gut eine Stun­de pro Tag. Enorm viel Zeit geht eben­falls durch inef­fi­zi­en­te Kom­mu­ni­ka­ti­on wie durch das dop­pel­te Lesen von E-Mails oder unkla­re Abspra­chen ver­lo­ren, aber auch durch fal­sches oder gar kein Prio­ri­sie­ren der eige­nen Auf­ga­ben.

Durchschnittlich sind im Büro nur drei von fünf Arbeitstagen effizient. Abbildung: Marcus Fache/tempus.de

Durch­schnitt­lich sind im Büro nur drei von fünf Arbeits­ta­gen effi­zi­ent. Abbil­dung: Mar­cus Fache/tempus.de

Wie gelangt man zu mehr Effizienz und weniger Stress?

Stress ent­steht durch feh­len­de Klar­heit und Über­for­de­rung. Über­for­de­rung tritt dann ein, wenn es unmög­lich scheint, alle Auf­ga­ben zu erle­di­gen. Daher bil­det ein durch­dach­ter Work­flow die Grund­la­ge für effi­zi­en­tes Arbei­ten. Gera­de weil man nicht alle Auf­ga­ben erle­di­gen kann, soll­te man sich auf die wich­ti­gen Din­ge kon­zen­trie­ren, die eine lang­fris­ti­ge und posi­ti­ve Ver­än­de­rung bewir­ken.

Eine extrem fei­ne Prio­ri­sie­rung kann aber nicht das Ziel sein. Dann wird nach­her mehr Zeit mit dem Prio­ri­sie­ren ver­bracht als mit dem wirk­li­chen Erle­di­gen der Auf­ga­ben. Und in der Zwi­schen­zeit haben sich Dring­lich­keit oder Bedeu­tung der Auf­ga­ben wie­der geän­dert, sodass eine erneu­te Prio­ri­sie­rung not­wen­dig wür­de. Des­halb soll­ten Sie sich fra­gen: Was ist die eine Sache, die mich jetzt am Wei­te­tes­ten nach vor­ne bringt? Dann erle­di­gen Sie die­se Auf­ga­be und stel­len sich die glei­che Fra­ge erneut. Und eben­falls enorm wich­tig ist: Auch mal Nein sagen – zu irrele­van­ten Auf­ga­ben.

Wie bekommen wir unsere digitale Welt dauerhaft in den Griff?

Die Prin­zi­pi­en des effi­zi­en­ten Arbei­tens müs­sen von jedem ver­in­ner­licht wer­den. Daher braucht es ein Sys­tem, an das sich jeder hält und es benö­tigt Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on. Jeder Mit­ar­bei­ter soll­te sei­nen eige­nen Work­flow fin­den und das idea­ler­wei­se unter Beach­tung des Prin­zips des digi­ta­len Mini­ma­lis­mus.

Welche digitalen Tools helfen, den Büroalltag besser zu organisieren?

Für erfolg­rei­ches Selbst­ma­nage­ment sind tat­säch­lich nur fünf Pro­gram­me not­wen­dig, die jedem im Büro­all­tag geläu­fig sei­en soll­ten:

  1. Out­look zur E-Mail Ver­ar­bei­tung und Ter­min- und Auf­ga­ben­pla­nung,
  2. One-Note als per­sön­li­ches Notiz­buch,
  3. One-Dri­ve als per­sön­li­che Datei­ab­la­ge sowie als Trans­fer­ord­ner für Exter­ne,
  4. Share-Point für die gemein­sa­me Datei­ab­la­ge und
  5. Teams zur inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on und Pro­jekt­pla­nung.

Da sich Selbst­ma­nage­ment und Team­ma­nage­ment nicht immer strikt tren­nen las­sen, müs­sen bei­spiels­wei­se bestimm­te Datei­en, an denen meh­re­re Leu­te arbei­ten, für alle zugäng­lich sein. Die Welt von Micro­soft 365 ermög­licht einen in sich schlüs­si­gen Work­flow. Die ein­zel­nen Pro­gram­me las­sen sich mit­ein­an­der ver­knüp­fen. Genau das muss das Ziel sein. Die Auf­ga­ben mit den Ter­mi­nen, der Abla­ge und der Wie­der­vor­la­ge so zu ver­knüp­fen, dass alles zusam­men­spielt. Damit zün­det man einen neu­en Effi­zi­enz­tur­bo. Sobald die­ser Work­flow ein­mal klar defi­niert ist, läuft die Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on qua­si wie von selbst.

Den­noch gilt: Das eine Tool oder die eine Metho­de für mehr Effi­zi­enz im Arbeits­all­tag gibt nicht. Vie­le Tools und Metho­den kön­nen hel­fen, uns bes­ser zu orga­ni­sie­ren. Prin­zi­pi­en und ein durch­dach­ter Work­flow sind es, auf was es am Ende ankommt. Ob jetzt Plan­ner, Asa­na oder Trel­lo für die Visua­li­sie­rung der anste­hen­den Auf­ga­ben genutzt wird, ist eher zweit­ran­gig.

Jürgen Kurz, Autor und Profi für innovative Büro-Organisation. buero-kaizen.de Abbildung: Kurz Büro-Kaizen GmbH

Jür­gen Kurz, Autor und Pro­fi für inno­va­ti­ve Büro-Orga­ni­sa­ti­on. buero-kaizen.de Abbil­dung: Kurz Büro-Kai­zen GmbH

Wie funktioniert effizientes Teammanagement im digitalen Zeitalter?

Grund­la­ge für ein effi­zi­en­tes Team­ma­nage­ment ist ein funk­tio­nie­ren­des Selbst­ma­nage­ment der Team­mit­glie­der und klar defi­nier­te Spiel­re­geln bei der Kom­mu­ni­ka­ti­on und der Datei­ab­la­ge. Für die Zusam­men­ar­beit in Pro­jekt­teams eig­net sich aus mei­ner Sicht ins­be­son­de­re Micro­soft Teams her­vor­ra­gend, weil dort alles unter einer Ober­flä­che behei­ma­tet ist. Sowohl die Kom­mu­ni­ka­ti­on als auch die Datei­ab­la­ge und Pro­jekt­pla­nung erfol­gen mit einer ein­zi­gen Anwen­dung. Den­noch soll­ten für eine effi­zi­en­te Team­ar­beit mit dem Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tool bestimm­te Regeln defi­niert und von jedem beach­tet wer­den, so zum Bei­spiel: Wer in der Grup­pen­kom­mu­ni­ka­ti­on direkt benannt wird, muss die Nach­richt lesen; wer nicht erwähnt wird, kann sie lesen. Chats wer­den aus­schließ­lich für die Kom­mu­ni­ka­ti­on zu zweit genutzt. Kanä­le nur, wenn es meh­re­re Men­schen betrifft. Dar­über hin­aus gilt für die Datei­ab­la­ge im Team: Per­sön­li­che Doku­men­te gehö­ren in One-Dri­ve, gemein­sa­me Datei­en gehö­ren in Share-Point.

Wie können wir uns selbst besser organisieren?

Das ist eine der wich­tigs­ten Fra­gen. Zu oft wird die Fra­ge gestellt, wie man das Team bes­ser orga­ni­sie­ren kann, bevor man sei­ne Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on in den Griff bekom­men hat. Dabei ist eine funk­tio­nie­ren­de Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on der Grund­stein für erfolg­rei­ches Zusam­men­ar­bei­ten im Team.

Dann bleibt die Fra­ge, wo fängt man an? Ein guter Start­punkt ist oft das eige­ne E-Mail-Post­fach. Um von einem lee­ren Post­ein­gang zu pro­fi­tie­ren, muss jeder eigent­lich nur eins tun: E-Mails ver­ar­bei­ten, statt nur sich­ten. Hier­für emp­feh­le ich eine Fünf-Schrit­te-Stra­te­gie:

  1. Löschen: E-Mails, die nicht benö­tigt wer­den, kom­men sofort in den Papier­korb.
  2. Wei­ter­lei­ten: E-Mails, für die jemand ande­res zustän­dig ist, wer­den direkt an die­se Per­son wei­ter­ge­lei­tet.
  3. Archi­vie­ren: E-Mails, die nur Infor­ma­tio­nen ent­hal­ten, wer­den archi­viert.
  4. Die Fünf-Minu­ten-Regel: E-Mails, die inner­halb von fünf Minu­ten zu bear­bei­ten sind, wer­den sofort erle­digt.
  5. Ter­mi­nie­ren: Alle übri­gen E-Mails wer­den ter­mi­niert oder in eine Auf­ga­be umge­wan­delt.

Hier­bei gilt der ein­fach Satz: Geben Sie Din­gen eine Hei­mat. Defi­nie­ren Sie kla­re Abla­ge­or­te – sowohl ana­log als auch digi­tal.

Das digi­ta­le Arbei­ten macht vie­les leich­ter. Den­noch müs­sen Sie nicht kom­plett digi­tal wer­den. Gut ist, was Ihnen gut tut. Wenn Sie sich Noti­zen lie­ber ana­log machen, ist das voll­kom­men in Ord­nung. Stel­len Sie aber sicher, dass auch dann alle dar­auf Zugriff haben, die ihn benö­ti­gen.

Vie­len Dank.

Die Fra­gen stell­te Chris­ti­an Marx

Erfolgreich digital zusammen arbeiten: Effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365 von Jürgen Kurz, Patrick Kurz, Marcel Miller.BUCHTIPP:

Jür­gen Kurz, Patrick Kurz, Mar­cel Mil­ler: Erfolg­reich digi­tal zusam­men arbei­ten: Effi­zi­en­te Team­ar­beit mit Micro­soft 365, GABAL, 252 S., 24,90 €.