Drucken in der Wolke: 5 Gründe für cloudbasierte Lösungen

Vie­le Unter­neh­men nut­zen für ihr Druck­ma­nage­ment immer noch loka­le Print­ser­ver, anstatt auf Soft­ware-as-a-Ser­vice (SaaS) zu set­zen. Der IT-Exper­te Apo­gee hat fünf Grün­de eva­lu­iert, wes­halb cloud­ba­sier­te Druck­lö­sun­gen klas­si­sche loka­le Druck­ser­ver über­flüs­sig machen.

Druck­ser­ver sind noch immer fes­ter Bestand­teil der Hard­ware­flot­te in vie­len Unter­neh­men: Ohne sie wären vie­le Dru­cker und Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te gar nicht netz­werk­fä­hig. Sie sor­gen zudem für rei­bungs­lo­se Druck­ab­läu­fe und ver­wal­ten die War­te­schlan­gen. Trotz­dem ste­hen sie in Zei­ten der Digi­ta­li­sie­rung wegen hoher Ver­wal­tungs­kos­ten immer mehr auf dem Prüf­stand. Die Alter­na­ti­ve für die Exper­ten von Apo­gee lau­tet: cloud­ba­sier­te Druck­lö­sun­gen. Sie mana­gen alle Druck­jobs zen­tral und lagern vie­le Auf­ga­ben an exter­ne Dienst­leis­ter aus.

#1 IT-Abteilung entlasten

Der offen­sicht­lichs­te Vor­teil einer SaaS-Lösung für das Druck­ma­nage­ment ist die Ent­las­tung des eige­nen IT-Per­so­nals. Durch den Ver­zicht auf loka­le Print­ser­ver fal­len weni­ger Ver­wal­tungs- und War­tungs­auf­ga­ben an. Zudem redu­ziert sie den Auf­wand für Help­desk-Arbei­ten: Die IT-Abtei­lung muss bei­spiels­wei­se nicht mehr sämt­li­che Trei­ber auf jedem ein­zel­nen End­ge­rät instal­lie­ren. Statt­des­sen ver­bin­den sich die Mit­ar­bei­ten­den ein­fach mit der Cloud und kön­nen so auf jedem ange­schlos­se­nen Gerät drucken.

#2 Geringere Kosten

Cloud­ba­sier­te Druck­lö­sun­gen sen­ken die Aus­ga­ben – zum einen durch den gerin­ge­ren Bedarf an Gerä­ten, zum ande­ren durch den nied­ri­ge­ren Per­so­nal­auf­wand für deren Ver­wal­tung und Instand­hal­tung. Auch soft­ware­sei­tig punk­ten SaaS-Lösun­gen für das Druck­ma­nage­ment, denn teu­re Lizen­zen für Betriebs­sys­te­me und ande­re Anwen­dun­gen für den Betrieb loka­ler Print­ser­ver fal­len rest­los weg.

#3 Nahtlos skalierbar

Einen Vor­teil haben alle Cloud-Ser­vices gemein: ihre Ska­lier­bar­keit. Auch Druck­lö­sun­gen, die in der Cloud lau­fen, sind in die­ser Hin­sicht kei­ne Aus­nah­me. Kon­kret heißt das, dass Unter­neh­men pro­blem­los die Nut­zer- oder Gerä­te­an­zahl erhö­hen kön­nen, ohne dafür neue Ser­ver­res­sour­cen bereit­stel­len zu müs­sen. Mehr Rechen­leis­tung oder Spei­cher­platz kön­nen sie bei Bedarf auf Knopf­druck hin­zu­bu­chen oder abbestellen.

#4 Drucken an jedem Ort

Immer mehr Men­schen arbei­ten mobil oder genie­ßen die Vor­zü­ge eines hybri­den Arbeits­mo­dells. Cloud­ba­sier­te Druck­lö­sun­gen sor­gen dafür, dass sie über­all auf die Dru­cker des Unter­neh­mens zugrei­fen kön­nen – egal an wel­chem Ort sie ihre Arbeit ver­rich­ten. Unter­neh­men soll­ten aller­dings dar­auf ach­ten, dass die ein­ge­setz­te SaaS-Lösung Zero-Trust-Ansät­ze unter­stützt, um die Sicher­heit des Netz­werks und der Daten zu gewähr­leis­ten. Auch Ende-zu- Ende-Ver­schlüs­se­lung der Kom­mu­ni­ka­ti­on ist obligatorisch.

#5 Bring your own device

Cloud­ba­sier­te Druck­lö­sun­gen sind nicht nur für den Ein­satz an jedem Ort geeig­net, sie sind zudem auf jedem Gerät ver­füg­bar. Mit­ar­bei­ten­de kön­nen mit Mac-, Win­dows- oder Linux-Rech­nern sowie mit mobi­len Gerä­ten wie Smart­phones oder Tablets auf die Dru­cker zugrei­fen. Dazu ist nicht ein­mal eine direk­te Ver­bin­dung zum Unter­neh­mens­netz­werk not­wen­dig. Da das gesam­te Druck­ma­nage­ment über die Cloud läuft, kön­nen zum Bei­spiel auch Kun­den oder Free­lan­cer auf den Gerä­ten Doku­men­te aus­dru­cken – vor­aus­ge­setzt sie haben dazu die Berech­ti­gung in Form eines Accounts.