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DMS-Software: So steigert sie die Produktivität in Unternehmen

Obwohl papier­ba­sier­te Pro­zes­se die Pro­duk­ti­vi­tät von Mit­ar­bei­ten­den aus­brem­sen kön­nen, sind sie in vie­len Unter­neh­men ver­brei­tet. Auch bereits digi­ta­li­sier­te Daten lie­gen oft in Silos und sind dadurch schwer zugäng­lich. Ein Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem, wie das von Scope­vi­sio, bie­tet Abhilfe.

Wer seine Akten in die Cloud verlagert, arbeitet effizienter. Abbildung: Andrey_Popov, Shutterstock

Wer sei­ne Akten in die Cloud ver­la­gert, arbei­tet effi­zi­en­ter. Abbil­dung: Andrey_Popov, Shutterstock

Ana­lo­ge Work­flows auf­grund von papier­ba­sier­tem Arbei­ten sind in vie­len Unter­neh­men noch gän­gi­ge Pra­xis. Jedoch sind sol­che Pro­zes­se im digi­ta­len Zeit­al­ter zuneh­mend inef­fi­zi­ent. Die­se Inef­fi­zi­enz steigt mit der Grö­ße des Unter­neh­mens und der Kom­ple­xi­tät der Pro­zess­land­schaft. Die Fol­ge: Mit­ar­bei­ten­de ver­brin­gen eine lan­ge Zeit mit Such­tä­tig­kei­ten, die Feh­ler­an­zahl steigt, die Pro­duk­ti­vi­tät sinkt.

Digitalisierung und Herausforderung

Auch in Fäl­len, in denen Daten bereits digi­ta­li­siert wur­den, lie­gen sie oft in meh­re­ren unter­schied­li­chen Soft­ware-Sys­te­men. Sie müs­sen dann ein­zeln aus jeder Lösung abge­ru­fen und ver­ar­bei­tet wer­den. Hin­zu kommt, dass Unter­neh­men heu­te auf­grund gesetz­li­cher Vor­schrif­ten und Regu­lie­rung, etwa der DSGVO, Aus­künf­te inner­halb bestimm­ter Zeit­räu­me ertei­len müs­sen. Sind die Ver­ar­bei­tungs­pro­zes­se zu lang­sam und feh­ler­be­haf­tet, kann das ihre Aus­kunfts­fä­hig­keit gefährden.

Das Arbeitsklima leidet

Auch die Zusam­men­ar­beit im Unter­neh­men kann sich auf­grund lang­sa­mer ana­lo­ger Work­flows ver­kom­pli­zie­ren: Da Mit­ar­bei­ten­de immer län­ger nach Daten und Infor­ma­tio­nen suchen, wer­den Infor­ma­tio­nen und Anwei­sun­gen zeit­ver­zö­gert wei­ter­ge­ge­ben. Hin­zu kommt der erhöh­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­auf­wand: Bei unter­neh­mens­über­grei­fen­den Pro­jek­ten muss jede Abtei­lung und jede betei­lig­te Per­son oft ein­zeln per E-Mail ange­schrie­ben oder ange­ru­fen wer­den. Als Resul­tat ver­schlech­tert sich die Koor­di­na­ti­on und die Zusam­men­ar­beit zwi­schen Fachabteilungen.

Dadurch lei­det nicht nur die Pro­duk­ti­vi­tät, son­dern auch das Arbeits­kli­ma. Eben­so wird die Bezie­hung zu Kun­den nega­tiv beein­flusst. Und unterm Strich kann dadurch die Wett­be­werbs­fä­hig­keit des gesam­ten Unter­neh­mens geschwächt werden.

Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen

Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­te­me (DMS) kön­nen bei der Lösung die­ser Pro­ble­me eine wert­vol­le Unter­stüt­zung bie­ten. Ent­ge­gen einer manch­mal noch anzu­tref­fen­den Mei­nung bie­tet DMS-Soft­ware heu­te viel mehr als nur eine Archi­vie­rung. Mit­hil­fe von DMS-Lösun­gen las­sen sich Silos in Unter­neh­men auf­bre­chen: Daten und Infor­ma­tio­nen kön­nen dadurch zen­tral ver­füg­bar gemacht und revi­si­ons­si­cher gespei­chert werden.

In Dokumenten-Management-Systemen sind alle Dokumente zentral verfügbar. Cloud-Lösungen machen den Zugriff darauf sehr einfach. Abbildung: Song_about_summer, Shutterstock

In Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­te­men sind alle Doku­men­te zen­tral ver­füg­bar. Cloud-Lösun­gen machen den Zugriff dar­auf sehr ein­fach. Abbil­dung: Song_about_summer, Shutterstock

Dadurch ent­fällt die Not­wen­dig­keit, Soft­ware­lö­sun­gen ein­zeln nach bestimm­ten Infor­ma­tio­nen zu durch­su­chen. Suchen Mit­ar­bei­ten­de im Unter­neh­men nach bestimm­ten Doku­men­ten, müs­sen sie dafür nicht mehr auf jede ein­zel­ne infra­ge kom­men­de Soft­ware zugrei­fen. Durch eine DMS-Lösung ist es mög­lich, Insel­lö­sun­gen zu eli­mi­nie­ren und mit einer Benut­zer­ober­flä­che alle rele­van­ten Daten­be­stän­de im Unter­neh­men zu durchsuchen.

Bessere Zusammenarbeit im Unternehmen

Ein DMS ermög­licht allen berech­tig­ten Betei­lig­ten einen zen­tra­len Zugriff auf Infor­ma­tio­nen und Daten. So las­sen sich Zeit und Auf­wand im Umgang mit Doku­men­ten spa­ren. Durch einen 360 Grad Blick, der dann ent­steht, kön­nen sich etwa neue Mit­ar­bei­ten­de sowie Krank­heits- und Urlaubs­ver­tre­tun­gen schnell mit ihren Auf­ga­ben ver­traut machen.

Seit der Coro­na­pan­de­mie arbei­ten Ange­stell­te häu­fi­ger aus dem Home­of­fice. Die­ser Trend, der laut Umfra­gen fort­be­stehen wird, stellt das Unter­neh­men vor neue Her­aus­for­de­run­gen. Eine davon ist, Mit­ar­bei­ten­den einen zuver­läs­si­gen Zugang zu den erfor­der­li­chen Daten zu gewähr­leis­ten. Dabei müs­sen auch Fra­gen im Zusam­men­hang mit sen­si­blen und ver­trau­li­chen Daten berück­sich­tigt wer­den. DMS-Soft­ware unter­stützt mobi­les Arbei­ten und ermög­licht einen orts­un­ab­hän­gi­gen Daten­zu­gang. Des Wei­te­ren las­sen sich Zugangs­pro­fi­le und Berech­ti­gun­gen ange­le­gen, die sicher­stel­len, dass Mit­ar­bei­ten­de nur auf die Daten zugrei­fen kön­nen, für die sie berech­tigt sind.

Weitere produktivitätssteigernde Funktionen

Ein Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem bie­tet jedoch noch wei­te­re Vor­tei­le. So kön­nen Ände­run­gen an Doku­men­ten lücken­los ver­folgt wer­den. Und nach einer Bear­bei­tung eines Doku­men­tes besteht die Opti­on, Ände­run­gen und Kor­rek­tu­ren zu akzep­tie­ren oder zu ver­wer­fen. DMS-Soft­ware ent­hält dar­über hin­aus wei­te­re nütz­li­che Fea­tures, wie bei­spiels­wei­se eine Ver­sio­nie­rung. Dies stellt sicher, dass Nut­zer immer auf die neus­te Ver­si­on eines Doku­men­tes zugrei­fen können.

Auch Rech­nun­gen, die ein­ge­hen, las­sen sich digi­ta­li­sie­ren und auto­ma­tisch in ent­spre­chen­de Pro­zes­se zum Prü­fen und Frei­ge­ben ein­spei­sen. Hilf­reich in die­sem Zusam­men­hang ist auch die Mög­lich­keit der Rech­nungs­zu­stel­lung an eine spe­zi­ell dafür vor­ge­se­he­ne E-Mail-Adres­se. Alles in allem kom­men Unter­neh­men mit der Ein­füh­rung einer DMS-Lösung dem Ziel zum papier­lo­sen Büro, effi­zi­en­ten Zugriff auf Unter­neh­mens­da­ten und zur adäqua­ten Daten­si­che­rung einen gro­ßen Schritt näher.


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