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OFFICE PIONEER Stefan Huth: Bürokommunikation. Zunehmende Entgrenzung positiv gestalten

Ste­fan Huth ist ein Office Pioneer, wie er im Buche steht. Denn mit die­sem Bei­trag ist der Mar­ke­ting-Lei­ter der Fran­co­typ-Pos­ta­lia Ver­trieb und Ser­vice GmbH auch in dem Sam­mel­band »OFFICE PIONEERS: Aus­bli­cke auf das Büro 2030« präsent.

Stefan Huth, Leiter Marketing Francotyp-Postalia Vertrieb und Service GmbH. Abbildung: Francotyp-Postalia

Ste­fan Huth, Lei­ter Mar­ke­ting Fran­co­typ-Pos­ta­lia Ver­trieb und Ser­vice GmbH. Abbil­dung: Francotyp-Postalia

Stel­len Sie sich vor, wie sich Ihre Arbeits­welt immer stär­ker mit Ihrem Pri­vat­le­ben ver­mischt: Kin­der sprin­gen durch vir­tu­el­le Vor­stands­sit­zun­gen, Kol­le­gen und Kun­den gril­len gemein­sam auf dem grü­nen Fir­men­dach oder Ihre Che­fin klin­gelt per Video-Call durch, wäh­rend Sie unter der Dusche ste­hen. Eini­ges ist wün­schens­wert, eini­ges sicher nicht.

Die zuneh­men­de Ent­gren­zung zwi­schen Arbeits­welt und Pri­vat­sphä­re kann sinn­voll gestal­tet oder zum Alb­traum wer­den. Man wird es nie allen recht machen kön­nen, aber die Grund­be­dürf­nis­se von Büro­men­schen kön­nen im Grun­de leicht erfüllt wer­den: Kom­mu­ni­ka­ti­on, kon­zen­trier­tes Arbei­ten und aus­rei­chend Pri­vat­sphä­re zum Energietanken.

Als Her­stel­ler und Händ­ler von Fran­kier­ma­schi­nen und Dienst­leis­ter für wei­te­re Lösun­gen zur Post­be­ar­bei­tung und Tele­fo­nie ler­nen mei­ne Kol­le­gen und ich bei Fran­co­typ-Pos­ta­lia (FP) jeden Tag die ver­schie­dens­ten Büros in mehr als 20 Län­dern von innen ken­nen. Wir bie­ten klei­ne Sys­te­me für klei­ne Brief­auf­kom­men an, wie zum Bei­spiel in Arzt­pra­xen, mitt­le­re für Rat­häu­ser und Gemein­den sowie Lan­des- und Bun­des­be­hör­den und sehr gro­ße für Ver­wal­tungs­stand­or­te von Ver­si­che­run­gen oder Ver­sor­gungs­un­ter­neh­men. Aktu­ell betreu­en wir rund 200.000 Kun­den welt­weit, das heißt, wir sehen seit 1923 rela­tiv genau, wel­che Büro­säue alle paar Jah­re durchs Dorf gejagt wer­den – und wel­che die jewei­li­gen Zei­ten überstehen.

Bis 2030 erle­ben wir sicher noch eini­ge Evo­lu­ti­ons­sprün­ge, sowohl bei den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gien als auch bei den sozia­len Aus­wir­kun­gen auf die Art und Wei­se, wie wir arbei­ten. Und eben­so viel­fäl­tig gestal­ten sich die Kanä­le, über die Büro­men­schen intern und extern kom­mu­ni­zie­ren. Doch auch 2030 wird Papier als Medi­um wei­ter­hin eine bedeu­ten­de Rol­le spie­len. Denn wer denkt, er kön­ne im Büro der Zukunft die rea­le Welt aus­blen­den und auf das Hap­ti­sche, Phy­si­sche oder Kör­per­li­che ver­zich­ten, der irrt. Wir sind sozia­le Wesen, und wie wenig wir auf phy­si­sche Begeg­nun­gen ver­zich­ten kön­nen, zeig­te sich deut­lich in der Corona-Krise.

Tech­no­kra­ti­sche Visio­nen hal­ten sich zwar hart­nä­ckig, aber soll­ten künst­li­che Intel­li­genz und Robo­ter in Zukunft alle Arbeit erle­di­gen, wür­den auch Büros aus­ster­ben. Wenn wir also über die Büros der Zukunft dis­ku­tie­ren, dann spre­chen wir über das Leben von Men­schen, die bis­her ihre Arbeits­zeit aus­schließ­lich in Büros ver­bracht haben. Die­se Ära geht vor­bei. Zukünf­tig wer­den leben­di­ge, fle­xi­ble – also agi­le – Orga­ni­sa­ti­ons­mo­del­le und Tech­no­lo­gien wich­ti­ger, sowohl im Büro als auch im Home­of­fice und unter­wegs. Weil die Arbeits­stät­te nicht mehr iden­ti­täts­stif­tend ist, erlebt die Bezeich­nung »Wis­sens­ar­bei­ter« für die­se Men­schen eine Renaissance.

Erlösung aus starren Modellen

Wir haben gelernt, dass kein ein­zi­ges Büro- oder Arbeits­mo­dell für alle Men­schen gleich gut passt. Also muss die Visi­on einer zukünf­ti­gen Büro­welt viel­fäl­tig sein: Wir wer­den uns an ver­schie­de­ne Dua­lis­men gewöh­nen, wie Home­of­fice und Büro, Groß­raum und Ein­zel­zel­le, drin­nen und im Strand­ca­fé, E-Mail und Papier­brief, Dienst­rei­sen und Video-Call sowie sta­tio­nä­re Arbeits­si­tua­tio­nen und mobi­les Arbei­ten. Daher gehört den Shared Works­paces und Ser­viced Offices die Zukunft.

Für ver­schie­de­ne Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­dürf­nis­se wird ein Mix aus unter­schied­li­chen Ange­bo­ten ein­ge­setzt, die nicht mit­ein­an­der kon­kur­rie­ren, son­dern sich ergän­zen. Mit­ar­bei­ter wäh­len je nach Situa­ti­on aus: Video-Call, Tele­fon­ge­spräch, direk­te Kom­mu­ni­ka­ti­on, E-Mail, Brief oder Paket. Alle Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gien wer­den sich im Arbeits­all­tag für jeden pas­send zurechtrütteln.

Das bedeu­tet für Füh­rungs­kräf­te, dass sie auch nach dem Coro­na-Schock fle­xi­ble Ange­bo­te machen müs­sen. Wir wer­den uns vom Für-und-Wider-Den­ken ver­ab­schie­den müs­sen, zuguns­ten ver­schie­de­ner Sowohl-als-auch-Sze­na­ri­en. Das fällt Füh­rungs­kräf­ten, die men­tal im 20. Jahr­hun­dert geblie­ben sind, äußerst schwer, aber deren Pro­ble­me gehen dem­nächst mit ihnen in Rente.

Mobil und flexibel

Weil phy­si­scher Kon­takt nach Covid-19 kei­ne Selbst­ver­ständ­lich­keit mehr sein wird, kom­mu­ni­zie­ren Wis­sens­ar­bei­ter künf­tig noch weni­ger per­sön­lich mit­ein­an­der – auch weil sie immer mobi­ler werden.

2030 trifft man sich dann viel­leicht auf dem Holo­deck oder spricht in Echt­zeit mit einer holo­gra­fi­schen Pro­jek­ti­on, wie wir es aus Star Trek und Star Wars ken­nen. Aber auch Video wird über­schätzt: Wir sehen durch die Coro­na-Kri­se sehr deut­lich, dass Audio sei­ne Exis­tenz­be­rech­ti­gung behält. Stän­di­ge Video-Erreich­bar­keit wird wei­ter Sci­ence-Fic­tion blei­ben, denn Dreh­buch­au­toren und Influ­en­cer über­schät­zen das Bedürf­nis, sein Gesicht zu zei­gen, enorm.


Wir wer­den uns vom Für-und-wider-Den­ken ver­ab­schie­den müs­sen, zuguns­ten ver­schie­de­ner Sowohl-als-auch-Szenarien.“

Ste­fan Huth, Lei­ter Mar­ke­ting Fran­co­typ-Pos­ta­lia Ver­trieb und Ser­vice GmbH


Tele­fo­nie wird es im Arbeits­all­tag der Zukunft also wei­ter­hin geben. Mit unse­rer FP-Cloud-Tele­fon­an­la­ge bie­ten wir bereits jetzt eine Art akus­ti­sches Holo­deck: Jeder ist über eine per­sön­li­che Num­mer erreich­bar, egal ob auf sei­nem Smart­pho­ne, Note­book oder Tisch­ge­rät – und es gibt tele­fo­ni­sche Kon­fe­renz­räu­me, die für belie­big vie­le Grup­pen stän­dig reser­viert bleiben.

Eines steht aber wirk­lich fest: Wis­sens­ar­bei­ter müs­sen die Mög­lich­keit erhal­ten, kon­zen­triert nach­den­ken zu kön­nen. Eine Umfra­ge des Indus­trie­ver­bands Büro und Arbeits­welt hat 2020 erge­ben, dass 95 Pro­zent der Büro­mit­ar­bei­ter ein ruhi­ges Umfeld als idea­len Arbeits­platz empfinden.

Daher wer­den Arbeit­ge­ber künf­tig sowohl mehr Home­of­fice-Zeit vor­se­hen, als auch aus­rei­chend Räu­me pro Büro­eta­ge zur Ver­fü­gung stel­len, in denen ihre Mit­ar­bei­ter voll­kom­men unge­stört arbei­ten können.

Oder sie bie­ten das umge­kehr­te Modell an, bei dem jeder, der nicht im Home­of­fice arbei­ten kann, ein Ein­zel­bü­ro erhält, des­sen Tür das Bit­te-nicht-stö­ren-Schild ersetzt. Dann soll­ten die Arbeit­ge­ber pro Büro­eta­ge wie­der­um aus­rei­chend frisch­luft­kli­ma­ti­sier­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zo­nen zur Ver­fü­gung stel­len, um den Team­geist zu fördern.

Coworking & Concierge

Wir kön­nen fol­gen­de Trends in der Pra­xis ganz klar bestä­ti­gen: mehr Ruhe­zo­nen in Groß­raum­bü­ros und mehr Kom­mu­ni­ka­ti­ons­flä­chen in Ein­zel­bü­ro­kom­ple­xen. Einer der unbe­streit­bar hei­ßes­ten Trends sind jedoch Coworking-Spaces.

Doch auch locke­re Gemein­schaf­ten im Cowor­king-Space brau­chen Tele­fon­an­la­gen, Fran­kier­ma­schi­nen und Tech­nik für die Ver­wal­tung ein­ge­hen­der Brief­sen­dun­gen, Päck­chen und Pake­te. Denn wenn es einen Emp­fangs­tre­sen gibt, dann gibt es mit dem Office-Mana­ger auch eine Per­son, die für die Post ver­ant­wort­lich ist und Wich­ti­ge­res zu tun hat, als Brief­mar­ken auf­zu­kle­ben. Außer­dem gibt es einen Lager­raum, wo Post­pa­ke­te gesta­pelt wer­den, denn Cowor­ker las­sen sich Waren­sen­dun­gen nicht mehr nach Hau­se schicken.

Bereits jetzt küm­mern sich Office-Mana­ger nicht nur um die Annah­me und Wei­ter­ga­be von Post­sen­dun­gen, son­dern sie neh­men Bügel­wä­sche und Piz­za ent­ge­gen, ver­wal­ten Zweit­schlüs­sel und küm­mern sich um wei­te­re Dienst­leis­tun­gen wie Cate­rings für grö­ße­re Mee­tings. Zukünf­tig wer­den sie auch in Deutsch­land mit den Hun­den der Cowor­ker wäh­rend der Arbeits­zeit Gas­si gehen, wenn es sein muss.

 

Die Kommunikation zwischen Office-Workern wird künftig verstärkt virtuell stattfinden. Abbildung: Shutterstock (Nr. 1507949690)

Die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen Office-Workern wird künf­tig ver­stärkt vir­tu­ell statt­fin­den. Abbil­dung: Shut­ter­stock (Nr. 1507949690)

Neben Cowor­king-Spaces sprie­ßen auch soge­nann­te Ser­viced Offices aus dem Boden: Arbeits­im­mo­bi­li­en, in denen Cowor­kern ein Con­cier­ge zur Ver­fü­gung gestellt wird und manch­mal sogar ein Baris­ta, der stets frisch gemah­le­nen Kaf­fee ser­viert. Es wird neben ita­lie­ni­schen Espres­so-Bars und ergo­no­mi­schen Delu­xe-Büro­mö­beln auch ein Scan­ser­vice ange­bo­ten, bei dem die ein­ge­hen­den Papier­brie­fe der Cowor­ker ein­ge­scannt und per Mail an sie wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Die­ser Ser­vice, den wir bei FP bereits im gro­ßen Stil für Ban­ken und Ver­si­che­run­gen über­neh­men, wird zukünf­tig auch für Solo-Selbst­stän­di­ge nutz­bar sein.

Office-Mana­ger und Con­cier­ges sind bereits jetzt für vie­le zur Schnitt­stel­le zwi­schen digi­ta­lem und rea­lem Leben gewor­den, und die­ser Trend wird wei­ter zuneh­men. Das Manage­ment Ihrer Post und Waren­sen­dun­gen etwa geben Sie zukünf­tig in die Hän­de Ihres Con­cier­ges oder Office-Mana­gers, der mit einer App die Ver­sandund Zustel­lungs­zei­ten steu­ert: Ins­be­son­de­re in den USA arbei­ten bereits vie­le Mit­ar­bei­ter der Berei­che Emp­fang, Post­stel­le und Waren­ein­gang mit unse­rer Lösung FP QTrack zur Ver­fol­gung von Ein­gangs­sen­dun­gen. Sol­che Anwen­dun­gen stel­len genaue Infor­ma­tio­nen zum Sta­tus und zum Bestim­mungs­ort der ein­ge­hen­den Sen­dun­gen bereit, und nie­mand muss mehr sei­ne Zeit mit der Suche nach ver­miss­ten oder falsch zuge­stell­ten Sen­dun­gen verplempern.

Papier und Datensicherheit

Werb­li­che Kun­den­an­spra­che ist zum erbit­ter­ten Kampf um die Auf­merk­sam­keit der Ziel­grup­pen ent­brannt. Direct-E-Mai­ling ist als Spam geäch­tet, ana­lo­ges TV ver­liert Reich­wei­te und erhöht gleich­zei­tig die Kos­ten – und bald kommt man auch über Inter­net­platt­for­men zu kei­nem ver­nünf­ti­gen Preis mehr in Kon­takt mit B2C-, geschwei­ge denn mit B2B-Ziel­grup­pen. Ins­ge­samt steigt der finan­zi­el­le Ein­satz der Wer­be­trei­ben­den für Reich­wei­te, Ver­triebs­chan­cen und Abschlüs­se signi­fi­kant. Das alles führt zu einer Renais­sance des Briefs als Wer­be­trä­ger, der wegen sei­ner ver­meint­lich hohen Kos­ten zwi­schen­zeit­lich ins Hin­ter­tref­fen gera­ten war. Ich emp­feh­le zur Ver­an­schau­li­chung die ent­spre­chen­de Key­note von Phil­ipp Wes­ter­mey­er auf der OMR-Kon­fe­renz 2019. Nicht umsonst set­zen sogar eta­blier­te Online-Unter­neh­men inzwi­schen wie­der auf den phy­si­schen Brief als beglei­ten­den Wer­be­trä­ger. Je vir­tu­el­ler unser All­tag wird, des­to wich­ti­ger wird alles Physische.

Doch nicht alles, was in Ame­ri­ka in Mode ist, kommt auto­ma­tisch auch nach Euro­pa. Wir Euro­pä­er haben bei­spiels­wei­se ein ande­res Ver­hält­nis zu unse­ren per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten, und so man­che US-Lösun­gen gel­ten bei uns als zwie­lich­tig. Die digi­ta­len Ange­bo­te von FP wer­den auf deut­schen Ser­vern gehos­tet, und bei den ver­schie­de­nen Sicher­heits­stu­fen unse­rer digi­ta­len Unter­schrift FP Sign arbei­ten wir mit dem BSI und der Bun­des­dru­cke­rei zusammen.

Auch mit der Ver­wal­tung des Por­tos auf unse­ren Fran­kier­sys­te­men hat es in der gesam­ten Fir­men­ge­schich­te seit 1923 noch nie ein Sicher­heits­pro­blem gege­ben: Unse­re Kryp­to­gra­fie-Tech­no­lo­gie schützt 1,2 Mil­li­ar­den Euro jähr­lich an Port­o­be­trä­gen, und wir bie­ten hoch­si­che­re Machi­ne-to-Machi­ne-Kom­mu­ni­ka­ti­on im indus­tri­el­len Inter­net der Din­ge (IIoT).

Das Wett­rüs­ten im Kampf um die bes­te Sicher­heits­lö­sung in digi­ta­len Struk­tu­ren ist auch ein Kampf um die bes­ten mensch­li­chen Köp­fe. Denn wer auch immer die­se IT-Kory­phä­en rekru­tiert, muss ihnen einen attrak­ti­ven Arbeits­platz zur Ver­fü­gung stel­len. So schließt sich der Kreis.

Und wie kommt die Unter­schrift unter den Arbeits­ver­trag? Sie laden das Doku­ment hoch, tra­gen alle ein, die es digi­tal rechts­kon­form unter­schrei­ben sol­len, und das Sys­tem erin­nert auto­ma­tisch jeden, der noch fehlt, per E-Mail. Unser ent­spre­chen­des Pro­dukt FP Sign kann das bereits. Es ist cloud­ba­siert, das heißt, man braucht nichts zu instal­lie­ren und kann es auch mobil nut­zen, bei­spiels­wei­se im Home­of­fice: Arbeits­ver­trä­ge, Miet­ver­trä­ge, Rei­se­an­trä­ge, Steu­er­erklä­run­gen, Urlaubs­an­trä­ge, Bud­get­frei­ga­ben, Bestel­lun­gen, Buchun­gen, Bedarfs­an­for­de­run­gen etc. Dar­über hin­aus kann man qua­si lebens­lang auf alle Ver­trä­ge zurück­grei­fen, die so unter­schrie­ben wur­den. Wir ent­wi­ckeln das Ver­fah­ren wei­ter, und in zehn Jah­ren wird sich der Authen­ti­fi­zie­rungs­pro­zess von Ver­trags­part­nern höchst­wahr­schein­lich auf bio­me­tri­sche Daten stüt­zen, aber gewiss wird 2030 kaum jemand mehr einen Fül­ler zücken, um einen Ver­trag zu unterzeichnen.

Man darf zukünf­tig nur eben nicht immer wie­der den­sel­ben Feh­ler machen und sich nur auf ein ein­zi­ges Arbeits­mo­dell stützen.

Der Cowor­king- und Ser­viced-Office-Trend ist unauf­halt­sam. 2030 wird er sich garan­tiert auf bis­her struk­tur­schwä­che­re länd­li­che Gebie­te aus­ge­wei­tet haben. Ich sah bereits so man­chen Land­gast­hof, der dank High-Speed-Inter­net eine Wie­der­ge­burt als Team­buil­ding-Event-Loca­ti­on erlebt hat: Chai Lat­te und Lap­top an Tisch 1, Schaf­kop­fen und Leber­käs an Tisch 2. Hier zeigt sich, dass eine strik­te Tren­nung von Work auf der einen Sei­te und Life auf der ande­ren immer weni­ger Sinn hat. Ent­gren­zung kann eben auch sehr schön sein.

Ich plä­die­re daher dafür, das Bes­te aus den ver­schie­de­nen Wel­ten zusam­men­zu­füh­ren und den Mit­ar­bei­tern viel­fäl­ti­ge Ange­bo­te zu machen. So kön­nen sie sich für ihre indi­vi­du­ell bes­te Lösung frei ent­schei­den. Da sich bei mensch­li­chen Mit­ar­bei­tern die Bedürf­nis­se natur­ge­mäß ändern, ist das kei­ne leich­te Auf­ga­be für die Füh­rungs­kräf­te, aber überfällig.


Francotyp-Postalia

  • Anbie­ter von Lösun­gen und Dienst­leis­tun­gen zur Kon­so­li­die­rung von Geschäfts­post und Post­ver­ar­bei­tung für Unter­neh­men und Behörden
  • Gegrün­det: 1923
  • Mit­ar­bei­ten­de: 1.058
  • Stand­ort: Berlin
  • francotyp.de

OFFICE PIONEERS: Ausblicke auf das Büro 2030. Visionen. Chancen. Herausforderungen.

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„OFFICE PIONEERS: Aus­bli­cke auf das Büro 2030. Visio­nen. Chan­cen. Her­aus­for­de­run­gen.“, Robert Nehring (Hg.), PRIMA VIER Nehring Ver­lag, 2., aktua­li­sier­te Auf­la­ge, Ber­lin 2021, 208 S., DIN A4, 49,90 € (E-Book 39,90 €).

Erhält­lich unter: OFFICE-PIONEERS.DE

 

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