Auslaufmodell Fax

Das Fax ist ein kurio­ser Ana­chro­nis­mus, ein Sym­bol für die ver­schla­fe­ne Digi­ta­li­sie­rung in Deutsch­land. In vie­len deut­schen Büros gehö­ren Fax­ge­rä­te wei­ter­hin zur Stan­dard­aus­stat­tung. Obwohl sie nicht ein­mal DSGVO-kon­form sind. Ein Plä­doy­er für mehr digi­ta­les Kom­mu­ni­zie­ren von Marc Pac­zi­an von Dropbox.

Wie dra­ma­tisch die Lage wirk­lich ist, haben staat­li­che Insti­tu­tio­nen und die öffent­li­che Ver­wal­tung in den ver­gan­ge­nen Mona­ten ein­drucks­voll unter Beweis gestellt: Wenn schnel­les Han­deln Leben ret­ten kann, sind Mel­de­ket­ten oft­mals inef­fek­tiv und viel zu lang­sam. Hän­disch erfolgt die Durch­sicht und Abla­ge ein­ge­gan­ge­ner Faxe in den Ein­rich­tun­gen des RKI und den Gesund­heits­äm­tern. Ver­wal­tungs­an­ge­stell­ten bleibt der Gang ins Home­of­fice ver­wehrt, weil ihr Arbeits­platz dort ist, wo das Fax­ge­rät steht.

DSGVO-Konformität nicht erfüllt

Ganz aktu­ell wur­de ein neu­es Pro­blem auf den Tisch gespült: Die Bre­mer Lan­des­da­ten­schutz­be­auf­trag­te stell­te fest, dass die Über­mitt­lung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten per Fax nicht DSGVO-kon­form ist. Begrün­det wur­de dies damit, dass – und das las­se man sich auf der Zun­ge zer­ge­hen – Faxe mitt­ler­wei­le nicht per Ende-zu-Ende-Ver­schlüs­se­lung ihren Weg zum End­ge­rät fän­den, son­dern die Über­mitt­lung genau den glei­chen Weg beschrei­te wie eine unver­schlüs­sel­te E-Mail, näm­lich über das Internet.

Dar­an zeigt sich in aller Deut­lich­keit, dass wir es hier nicht nur mit einer ver­al­te­ten, son­dern auch mit einer unsi­che­ren, den eige­nen Stan­dards unge­nü­gen­den Tech­nik zu tun haben. Dabei gibt es schon längst siche­re Alter­na­ti­ven. E-Mails DSGVO-kon­form und sicher zu ver­schlüs­seln, ist mit­hil­fe von Zer­ti­fi­ka­ten wie PGP und S/Mime bei digi­ta­li­sier­ten und daten­schutz­sen­si­blen Unter­neh­men bereits Stan­dard. Die Lan­des­be­auf­trag­te für Daten­schutz in Bre­men emp­fiehlt genau aus die­sem Grund zwei alt­be­kann­te Alter­na­ti­ven: die ver­schlüs­sel­te E-Mail oder eben doch, ganz her­kömm­lich, die Post.

Das Faxen in der heu­ti­gen Zeit noch als ver­läss­li­ches Mit­tel zur Wah­rung von engen Fris­ten zu betrach­ten, zeugt davon, wie kon­ser­va­tiv, knö­chern und unfle­xi­bel die Behör­den und Ver­wal­tun­gen in Deutsch­land arbei­ten. Eigent­lich schei­ter­te schon so eini­ges am Sys­tem „Fax“: Ich erin­ne­re nur an den geplatz­ten Wech­sel Chou­po-Motings vom HSV zum 1. FC Köln, der vor zehn Jah­ren die Sport­welt in Atmen hielt und die Tücken einer bestimm­ten Tech­nik ein­drucks­voll zur Schau stell­te. An einer Fax-Pan­ne schei­ter­te die­ser poten­ti­el­le Deal. Doch so weit müs­sen wir gar nicht zurück­ge­hen. Erschre­cken­der­wei­se arbei­ten unse­re Gesund­heits­äm­ter noch immer mit Fax und über­mit­teln auf die­sem Weg ihre (werk-)täglichen Infek­ti­ons­zah­len an das RKI.

Digital faxen als Übergangslösung

Das zeigt: Das Fax hat aus­ge­dient, doch selbst die treu­es­ten Faxlieb­ha­ber kön­nen die Abschaf­fung des Faxes ganz har­mo­nisch und ohne Ent­zugs­er­schei­nun­gen Schritt für Schritt voll­zie­hen. Denn ent­spre­chen­de Tools wie Fax.Plus, HelloFax oder eFax machen das Faxen ganz ohne End­ge­rät und digi­tal mög­lich. Das eröff­net ver­schie­de­ne Trans­for­ma­ti­ons­sze­na­ri­en für Behör­den und Unternehmen.

Die inter­ne Abschaf­fung des Fax­ge­rä­tes kann durch den Ein­satz digi­ta­ler Fax-Tools einen har­mo­ni­schen Über­gang fin­den. Denn Unter­neh­men kön­nen ihre Fax­num­mern behal­ten und das Fax online erhal­ten. Sie müs­sen nicht gleich alle Fax-Ver­bin­dun­gen zur Außen­welt mit einem Schlag kap­pen, und fax­ge­bun­de­ne Work­flows blei­ben grund­sätz­lich mög­lich. Das Pro­blem, dass Mit­ar­bei­tern der Gang ins Home­of­fice nicht ohne Wei­te­res mög­lich ist, wenn sie auf den Ein- und Aus­gang von Faxen ange­wie­sen und damit an den Stand­ort eines Geräts gebun­den sind, erüb­rigt sich so voll­stän­dig. Die elek­tro­ni­schen und papier­los über­mit­tel­ten Daten sind dabei sogar ver­schlüs­sel­bar, etwas, das ein her­kömm­li­ches Fax gar nicht leis­ten kann. Außer­dem sorgt die Papier­lo­sig­keit für Ord­nung auf dem Schreib­tisch, läs­ti­ges Aus­dru­cken und Ein­scan­nen spielt kei­ne Rol­le mehr. Sind mit der Umstel­lung auf das Digi­tal­fax bereits alle Schwä­chen des Faxens aus­ge­räumt und die Work­flows aus­rei­chend digitalisiert?

Rechtssicherheit ist auch digital gegeben

Die Ant­wor­tet lau­tet: Die Schrit­te gehen in die rich­ti­ge Rich­tung und kom­men dem Ziel des digi­ta­len Arbeits­plat­zes ein gro­ßes Stück näher. Eine wei­te­re Säu­le für siche­re digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on ist die Inte­gra­ti­on von E-Signa­tu­ren in Arbeits­pro­zes­se. Wer hier sei­ne Pro­zes­se erfolg­reich trans­for­miert hat, der spielt bereits um den Auf­stieg in die Bun­des­li­ga der Digi­ta­li­sie­rung. Voll­stän­dig mit E-Signa­tu­ren zu arbei­ten, rückt auch die Rea­li­tät des papier­lo­sen Büros end­lich in greif­ba­re Nähe. Nie­mand will mehr ber­ge­wei­se Papier auf sei­nen Schreib­tisch bekom­men oder auf die Post war­ten, wenn sie bereits erfolg­reich mit eSi­gna­tur-Lösun­gen gear­bei­tet haben.

Mit ein paar Klicks ist das Unter­schrifts­pro­ze­de­re voll­zo­gen. Bin­nen weni­ger Minu­ten kön­nen Unter­schrift, Kopie und Abla­ge erfol­gen. Qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren (QES) ste­hen in Sachen Rechts­ver­bind­lich­keit ihren hand­schrift­li­chen Schwes­tern in nichts nach – vor Jah­ren schon wur­den mit eIDAS und UETA die juris­ti­schen Grund­la­gen geschaf­fen. Ganz anders als das Fax – denn per Fax über­mit­tel­te Unter­schrif­ten waren nie rechts­gül­tig – sind die­se auch DSGVO-konform.

Marc Pac­zi­an, Head of Chan­nel Solu­ti­ons EMEA, Dropbox. dropbox.de