Konzentriert im Einzelbüro, kommunikativ im Open Space oder aufgabenspezifisch beim Activity-Based-Working – welche Arbeitsform tatsächlich dominiert, beantwortet unter anderem der Optimaze Workplace Review 2020 des Beratungsunternehmens Rapal Oy.
Welche Arbeitsmethode dominiert in welcher Office-Umgebung? Der Optimaze Workplace Review 2020 gibt Antworten. Abbildung: proxyclick visitor management system, Pexels
Die sechste Ausgabe des Optimaze Workplace Review präsentiert einleitend, wie stark der prozentuale Anteil mobiler und (orts-)flexibler Arbeit seit 2008 angestiegen ist. Die Zahlen fallen etwas moderater aus als vielleicht erwartet. Die Anzahl der Menschen in Europa, die hin und wieder von zu Hause aus arbeiten, hat sich von 4,6 (2008) auf 7,2 Prozent (Anfang 2019) erhöht. Durch die Corona-Krise dürfte dieser Wert 2020 deutlich höher liegen. Die Initiatoren der Studie fragen unter anderem, ob und wie sich diese Entwicklung bis 2019 auf die Nutzung und Auslastung der Büroflächen ausgewirkt hat. Dazu wurden Daten aus 20 Ländern und über 2.300 Studien zu Arbeitsumgebungen mit einbezogen. Insgesamt wurden knapp 185.000 Einzelarbeitsplätze und 17.000 Meetingräume untersucht. Die entsprechende Bürofläche lag bei 2,4 Millionen m2.
64 Prozent bevorzugen Deep Work
Der Rapal-Report zeigt, dass, obwohl sich die untersuchten Branchen und Unternehmen teilweise stark voneinander unterscheiden, 2019 im europäischen Durchschnitt 64 Prozent der Büroarbeit (unabhängig von der Büroform) aus konzentrierter Einzelarbeit bestanden haben. 27 Prozent der Arbeitszeit wurden für die Zusammenarbeit mit mindestens einer zusätzlichen Person aufgewendet, vier Prozent entfielen auf Anrufe und Video-Calls, drei Prozent auf Pausen.
Der Report vergleicht die drei Bürotypen Einzelbüro, Activity-Based-Working und Open Space. Überraschenderweise zeigt sich, dass im Einzelbüro der Anteil der konzentrierten Einzelarbeit mit 58 Prozent am niedrigsten ausfällt. Kollaboration fällt in dieser Büroform mit 37 Prozent überdurchschnittlich oft an. Beim Activity-Based-Working und im Open Space liegt der Anteil der konzentrierten Einzelarbeit bei 65 bzw. 68 Prozent, die Kollaboration anteilig bei jeweils 25 bzw. 24 Prozent.
37 Prozent der Büroarbeitsplätze konstant belegt
Die Auswirkungen der gestiegenen Flexibilität der Arbeit haben sich deutlich bei der Auslastung der Schreibtische in den untersuchten Office-Umgebungen gezeigt. Laut Studie waren lediglich 37 Prozent aller Arbeitsplätze konstant belegt. Weitere 17 Prozent waren dauerhaft oder teilweise reserviert. Folglich waren 46 Prozent der Arbeitsplätze teilweise nicht besetzt. Erstaunlicherweise sind 29 Prozent der Schreibtische demnach zu keinem Zeitpunkt besetzt gewesen. In allen untersuchten Büroformen ist auch diese Tendenz deutlich geworden: Montags lag die Schreibtischauslastung um neun Prozent höher als freitags.
Trend zu Meetings mit weniger Teilnehmern
Dem Report zufolge haben an 78 Prozent aller Meetings vier oder weniger Personen teilgenommen. In 26 Prozent der Fälle wurde ein entsprechender Meetingraum nur von einer Person benutzt, etwa bei einem Video-Call. Meetings mit zehn bis 15 Personen in entsprechend großen Räumen machen nur noch vier Prozent des gesamten Meetingaufkommens aus. Es hat sich gezeigt, dass mit steigender Anzahl an Wänden und Einzelbüros der Anteil größer Meetings mit mehr Personen zunimmt. Im Open Space nehmen an zwei bis drei Prozent der Meetings bis zu 15 Personen teil, im Office mit vielen Einzelbüros sind es gute acht Prozent.
