Ortsunabhängige Arbeit ist ein wichtiger Faktor bei der Neugestaltung der Arbeitswelt: Die Anwesenheit im Büro würde sich bei allen Mitarbeitern um 22 Prozent verringern, bestünde die Möglichkeit, den Arbeitsort frei zu wählen. So ein zentrales Ergebnis des Optimaze Workplace Review 2018 von Rapal.
Rapal hat unter anderem den Einfluss des Bürokonzepts auf die Mitarbeiterzufriedenheit analysiert. Abbildung: Pexels
Der obere Balken zeigt die tatsächlichen Arbeitsorte, der untere die gewünschte Verteilung zwischen mehreren Arbeitsorten. Es ist ein starker Wunsch erkennbar, im Home-Office zu arbeiten. Abbildung: Rapal Oy 2018
Kein Bürokonzept fördert signifikant zufriedenere Mitarbeiter. Die Unterschiede zwischen Activity-Based-Working-, Kombibüro-, Zellenbüro- und Open-Space-Konzepten sind kaum relevant. Abbildung: Rapal Oy 2018
Konzentrierte Arbeit macht fast zwei Drittel der gesamten Office-Arbeit aus, gefolgt von kollaborativer Arbeit mit 30 Prozent. Abbildung: Rapal Oy 2018
Zum vierten Mal hat das finnische Unternehmen für Gebäude- und Arbeitsplatzmanagement Rapal seinen Benchmark zur Nutzung von Büroarbeitsflächen veröffentlicht. Die Studie von 2018 versucht, unter anderem Bürokonzepte (Open Space, Zellenbüro etc.) und Büroausstattung mit der Zufriedenheit der Mitarbeiter in Verbindung zu setzen. Denn aus dieser Perspektive lasse sich am besten ermitteln, ob ortsunabhängiges, agiles Arbeiten und Desk-Sharing wirklich zu glücklicheren Wissensarbeitern führen kann. Und falls verbesserte Kollaboration für höhere Produktivität und mehr Innovation sorgt, welche Faktoren beeinflussen dann Kollaboration? Zur Beantwortung dieser und ähnlicher Fragen wurden die Ergebnisse von 846 Untersuchungen aus den Jahren 2016 und 2017 ausgewertet. Darin wurden 229 Bürogebäude mit circa 70.700 Arbeitsplätzen analysiert. Insgesamt flossen circa 860.000 m2 Arbeitsfläche und die Aktivitäten von 42.200 Mitarbeitern in die Untersuchung ein.
Mobilität und Home-Office
Unabhängig von der Art des Büros werden von allen Mitarbeitern rund 86 Prozent der Aufgaben am eigentlichen Hauptarbeitsplatz erledigt und sechs Prozent im Home-Office. 39 Prozent aller Befragten haben zeitweise Teile ihre Aufgaben außerhalb ihres eigentlichen Firmensitzes abgearbeitet. Könnten die Mitarbeiter ihren Arbeitsort frei wählen – in Übereinstimmung mit Firmenrichtlinien und entsprechender Ausstattung –, würden nur noch 64 Prozent der Arbeitsaufgaben am Hauptarbeitsplatz erledigt. Rund 21 Prozent der Mitarbeiter würden stattdessen das Home-Office wählen, knapp fünf Prozent ihre Arbeit direkt beim Kunden erledigen.
63 Prozent der Befragten gaben an, dass sie keine Möglichkeit haben, im Home-Office zu arbeiten. Von denjenigen, die im Home-Office arbeiten dürfen, haben 83 Prozent an einem Arbeitstag pro Woche zu Hause gearbeitet. Knapp 12 Prozent haben mehr als einen Tag pro Woche im Home-Office verbracht. Wenn es firmenintern möglich wäre, würden mehr als 25 Prozent aller Befragten weniger als 50 Prozent ihrer Arbeitszeit im angestammten Büro verbringen.
Unterschiedliche Aktivitäten
Zwei Drittel der Büroarbeit (65 Prozent) besteht bei allen Befragten aus konzentrierter Einzelarbeit. Dabei spielt es keine Rolle, ob alleine in einem Raum gearbeitet wird oder zusammen mit anderen Mitarbeitern (Open Space). Rund 30 Prozent der Arbeit entfallen auf Kollaboration, also auf die Zusammenarbeit von zwei oder mehr Personen. Jeweils zwei Prozent werden für Pausen und Telefonieren aufgewendet.
Messbare Kollaboration ist am häufigsten in Zellenbüros beobachtet worden: 37 Prozent aller Aktivitäten können dort so bezeichnet werden. Wohingegen jeweils nur 28 bzw. 27 Prozent kollaborative Arbeit in Activity-Based-Working- bzw. Open-Space-Landschaften gemessen wurden. Gründe dafür könnten in der höheren Wahrscheinlichkeit von zufälligen Begegnungen im Open Space liegen und in der Möglichkeit, sich über Schreibtische hinweg auszutauschen. Diese Art der Kollaboration ist im Gegensatz zu der in Zellenbüros nicht exakt messbar.
Zufriedenheit vs. Bürokonzept
Die Daten zur Zufriedenheit der Angestellten wurden ausschließlich von den knapp 6.500 finnischen Teilnehmern der Studie erhoben. Es hat sich gezeigt, dass, auf einer Skala von eins bis sechs (sechs stellt die größte Zufriedenheit dar), alle Bürokonzepte zufriedenstellend für die jeweiligen Angestellten waren. In einer Zeit, in der agiles Arbeiten und Activity Based Working einen extremen Hype erleben, ist es allerdings aufschlussreich, dass in Zellenbüros bei Zufriedenarbeit, Wohlfühlen und Effektivität jeweils der Spitzenwert unter den vier Bürokonzepten Activity Based Working, Kombibüro, Zellenbüro und Open Space erreicht worden ist.
