Jeden Mor­gen, wenn die Post kommt, sind Sie dabei: die Ein­gangs­rech­nun­gen auf Papier, die zur Prü­fung und Frei­ga­be ihren Weg durch das Unter­neh­men antre­ten. Die­ser papier­ba­sier­te Pro­zess gehört ins letz­te Jahr­hun­dert.  Digi­tal lässt er sich viel schnel­ler bewäl­ti­gen.

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Abbil­dung: Shut­ter­stock

Bekannte Probleme aus dem Arbeitsalltag

Läuft auch bei Ihnen das Hand­ling von Ein­gangs­rech­nun­gen noch papier­ba­siert ab? Dann sind Ihnen fol­gen­de Pro­ble­me viel­leicht bekannt: Rech­nun­gen blei­ben lie­gen, weil Zustän­di­ge im Urlaub sind. Skon­to-Fris­ten  ver­strei­chen, weil sich die manu­el­le Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen hin­zieht. Mah­nun­gen tref­fen ein, weil Rech­nun­gen im Prüf­pro­zess hän­gen geblie­ben oder womög­lich ver­schwun­den sind. All das lässt sich ver­mei­den, wenn die Abläu­fe rund um den Rech­nungs­ein­gang digi­tal abge­bil­det wer­den.

Unternehmen auf der digitalen Überholspur

Vie­le Unter­neh­men haben die Kos­ten- und Effi­zi­enz­vor­tei­le, die sich aus einer digi­ta­len Rech­nungs­ein­gangs­ver­ar­bei­tung erge­ben, längst erkannt. So bevor­zugt inzwi­schen die Hälf­te der Unter­neh­men den Ver­sand und den Emp­fang von Rech­nun­gen in digi­ta­ler Form, wie eine Stu­die des Bera­tungs­hau­ses ibi rese­arch her­aus­fand. 46 Pro­zent der Rech­nungs­ver­sen­der und 53 Pro­zent der Rech­nungs­emp­fän­ger gaben an, dass sie die digi­ta­le gegen­über der Papier­rech­nung bevor­zu­gen.

Den­noch ist das Digi­ta­li­sie­rungs­po­ten­zi­al wei­ter­hin groß: Vier von zehn Unter­neh­men dru­cken ein­ge­hen­de elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen tat­säch­lich zur wei­te­ren Bear­bei­tung aus. Eben­falls ana­chro­nis­tisch: Digi­ta­le Rech­nungs­da­ten wer­den manu­ell in inter­ne Sys­te­me ein­ge­ge­ben, obwohl die Rech­nungs­da­ten bereits in digi­ta­ler Form vor­lie­gen. Hier man­gelt es offen­bar an durch­gän­gi­gen Lösun­gen, die den Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess von A bis Z digi­tal beglei­ten.

Das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio

Das Rech­nungs­ein­gangs­buch von Scope­vi­sio bie­tet genau die­se durch­gän­gi­ge Unter­stüt­zung an. Dazu wer­den vor­ab indi­vi­du­el­le Prüf- und Frei­ga­be-Work­flows fest­ge­legt. So wird zum Bei­spiel defi­niert, dass die Rech­nung für die Büro­ma­te­ria­li­en vom Sekre­ta­ri­at geprüft und von Abtei­lungs­lei­ter A frei­ge­ben wird, wohin­ge­gen die Rech­nung für EDV-Bedarf von den Admi­nis­tra­to­ren geprüft und von Abtei­lungs­lei­ter B frei­ge­ben wird. Urlaubs­ver­tre­tun­gen kön­nen eben­falls hin­ter­legt wer­den. Die Wei­ter­ga­be an die zustän­di­gen Per­so­nen erfolgt elek­tro­nisch.

Der Weg ins System

 

Abbildung: Scopevisio

Abbil­dung: Scope­vi­sio

Doch wie gelan­gen die Rech­nun­gen in die Soft­ware? Um manu­el­le Arbeit zu ver­mei­den, wer­den Lie­fe­ran­ten gebe­ten, ihre Rech­nun­gen direkt an die Soft­ware zu sen­den. Das funk­tio­niert über eine spe­zi­el­le E-Mail-Adres­se. Danach wer­den die ein­ge­hen­den Rech­nun­gen mit­tels Tex­ter­ken­nung (OCR) auto­ma­ti­siert aus­ge­le­sen. Dabei wer­den zum Bei­spiel Rech­nungs­stel­ler und ande­re Details iden­ti­fi­ziert.

Freigabe- und Prüfkette

Jede Rech­nung wird dann – auf der Basis von zuvor defi­nier­ten Regeln – dem ent­spre­chen­den Work­flow zuge­ord­net. Der zustän­di­ge Prü­fer fin­det sie sodann in sei­nem digi­ta­len Ein­gangs­korb. Ganz gleich, ob er im Büro sitzt oder gera­de unter­wegs ist – er kann die Rech­nung direkt prü­fen und mit einem Klick sach­lich frei­ge­ben.

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Die Rech­nung geht dann auf den nächs­ten Ver­ant­wort­li­chen über. Die­ser kann die Zah­lungs­frei­ga­be eben­falls orts- und zeit­un­ab­hän­gig ertei­len, denn die Scope­vi­sio-Lösung gibt es auch als mobi­le App.

Nach der Zah­lungs­frei­ga­be wird die Rech­nung auto­ma­ti­siert an die Buch­hal­tung wei­ter­ge­lei­tet, die sich um Zah­lung und Buchung küm­mert. Rech­nun­gen kön­nen bei Unklar­hei­ten auch zurück­ge­stellt wer­den.

Fazit

Der digi­ta­le Rech­nungs­ein­gang redu­ziert manu­el­les Arbei­ten und beschleu­nigt den Rech­nungs­durch­lauf enorm. Dar­aus erge­ben sich vie­le Vor­tei­le:

  • Sie spa­ren Pro­zess­kos­ten ein.
  • Sie kön­nen Skon­to bes­ser aus­nut­zen.
  • Sie ver­mei­den Mah­nun­gen und stär­ken Ihre Repu­ta­ti­on bei Lie­fe­ran­ten.
  • Sie wis­sen immer, wel­chen Sta­tus eine Rech­nung hat und von wel­chem Ver­ant­wort­li­chen sie gera­de bear­bei­tet wird.
  • Die Doku­men­ta­ti­on aller Vor­gän­ge rund um die Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen und die revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung der Bele­ge erfül­len die Anfor­de­run­gen der GoBD.

Kurz­um: Stan­dar­di­sier­te und teil­au­to­ma­ti­sier­te Abläu­fe machen die Rech­nungs­be­ar­bei­tung schnell und sicher wie nie. Da sie außer­dem sys­temsei­tig doku­men­tiert wer­den, erfül­len sie sozu­sa­gen „neben­bei“ die Anfor­de­run­gen der GoBD.