Video als Kommunikationsform ist auf dem Vormarsch. In Zeiten flexibler, digitaler Arbeitswelten bringt sie über den Globus verteilte Kunden, Partner und Kollegen effizient und unkompliziert im virtuellen Meetingraum zusammen.
Kamera und Speaker zwischen zwei Bildschirmen auf Augenhöhe. Abbildung: Logitech
Die Logitech MeetUp im kleinen Meetingraum. Abbildung: Logitech
Kamera und Bildschirm auf einer Linie mit der Mitte des Konferenztisches. Abbildung: Logitech
Die Rally Kamera überzeugt durch Video in Studioqualität. Abbildung: Logitech
Die Lösung für den kleinen Meetingraum – die Logitech MeetUp in Kombination mit einem Display. Abbildung: Logitech
Eine dedizierte Umgebung für Videokonferenzen und Collaboration, die Innovationen und Produktivität fördert, sollte daher in keinem modernen Büro fehlen, muss aber gleichzeitig bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um den professionellen Ansprüchen gerecht zu werden. Logitech hat daher den “Logitech Meetingraum Design Guide” erstellt und zeigt, in welcher Umgebung und mit welchen Produkten Video-Meetings zum Erfolg werden.
Meetingraum: Wohin soll die Reise gehen?
Zur Gestaltung der Meetingumgebung müssen zuerst die konkreten Anforderungen definiert werden: Wie sehen Arbeitsweise und Meetingkultur aus? Wie und wo arbeiten die Angestellten? Wie viele Personen nehmen in der Regel an Meetings und Konferenzen teil? Welche Räumlichkeiten stehen zur Verfügung? Wie viele große Board Rooms und wie viele kleinere Meetingräume und Rückzugsecken für spontane Arbeitstreffen sind notwendig? All das sind Fragen, deren Beantwortung entscheidend für die Ausgestaltung der Konferenzräume und die Implementierung entsprechender Video- und Collaborationlösungen ist.
Dem Echo keine Chance
Steht das Konzept für die neue Büroumgebung, kann die Ausstattung der Räume festgelegt werden. Ob mittelgroßer Konferenzraum oder kleine Meeting-Ecke, mit Blick auf Videokonferenzen gilt der Grundsatz: möglichst wenig reflektierende Flächen. Außenfenster oder andere große Glasflächen sollten vermieden werden. Das verringert nicht nur optische Störungen, sondern beeinflusst auch die Akustik des Raumes positiv. Schallschluckende Teppichböden und Akustikdeckenplatten tragen ebenfalls zur besseren Audioqualität eines virtuellen Meetings bei, ohne dass der Charakter eines Tonstudios entsteht.
Darüber hinaus ist ein durchdachtes Lichtmanagement von Vorteil, denn bei gleichmäßiger Beleuchtung können Kameras Farben besser darstellen und bieten eine bessere Bildqualität. Als Lichtquelle sind die in vielen Büros vorhandenen Streulichtleuchten bestens geeignet. Außerdem sollten helle Farben und auffällige Farbmuster im Bildhintergrund vermieden werden. Optimal sind durchgehend graue beziehungsweise neutral gehaltene Wände und möglichst wenig visuelle Ablenkung in der Sichtlinie der Kamera.
Die Raumgröße ist entscheidend
Ein entscheidender Schritt zum perfekten Meetingraum ist die Auswahl der für die jeweilige Umgebung optimalen Videokonferenzlösung. Ein kleiner Meetingraum für drei bis vier Personen verlangt nach einem anderen System als der Konferenzraum für 20 Personen, sowohl visuell als auch aus Soundgesichtspunkten. Neben der Reichweite der Mikrofone und Qualität der Lautsprecher sind das Sichtfeld der Kamera sowie die Bildschirmgröße entscheidende Faktoren.
Maßgeschneiderte Produkte für jeden Anwendungsfall
In kleinen Räumen sind zum Beispiel Lösungen wie die Logitech MeetUp mit einem entsprechend weiten 120°-Sichtfeld gefragt. So ist sichergestellt, dass alle Teilnehmer im Raum auf einen Blick zu sehen sind und verzerrungsfrei abgebildet werden können, auch wenn sie nahe vor der Kamera positioniert sind. Gleichzeitig sorgt das All-in-One-System mit integrierten Beamforming-Mikrofonen für eine klare Klangübertragung in lebensechter Audioqualität.
Auf mittelgroße und große Räume sind Lösungen wie die Logitech Rally perfekt angepasst. Das Videokonferenzsystem besteht aus flexibel einsetzbaren Audio- und Kamerabausteinen und lässt sich so optimal in den Raum integrieren. Die Rally-Kamera bietet Video in Studioqualität und setzt mit ihrem intelligenten Schwenk- und Zoom-Funktionen den jeweils gerade sprechenden Teilnehmer perfekt in Szene. Die modularen Speaker lassen sich unter den Displays anbringen, während die Standalone-Mikrofone auf dem Konferenztisch platziert werden. Durch die Trennung von Mikrofonen und Lautsprechern und die Verbindung von Videobild und Ton aus Richtung der Sprecher wird die natürliche Anmutung einer Konversation von Angesicht zu Angesicht geschaffen.
Auf Augenhöhe
In Hinblick auf die Frage nach dem richtigen Bildschirm empfiehlt sich – um allen Teilnehmern gleich gute Sicht auf die Inhalte zu ermöglichen – ein großer HD-Bildschirm, optimalerweise angebracht an der Wand auf einer Linie mit der Mitte des passend dimensionierten Konferenztisches. Dort sollte auch die Kamera beziehungsweise All-in-One-Videolösung montiert werden, denn die Teilnehmer blicken meist automatisch in Richtung Display. Damit entsteht auch für das Gegenüber ein stimmiger Eindruck, denn alle Teilnehmer haben Bildschirm und Kamera gleichzeitig im Blick.
In größeren Räumen kann ein zusätzlicher zweiter Bildschirm die Zusammenarbeit erleichtern. Das bietet den Vorteil, dass auf dem einen Display Inhalte wie Präsentationen oder Bilder geteilt werden können, während auf dem zweiten Monitor weiterhin die zugeschalteten Teilnehmer zu sehen sind. Darüber hinaus erlauben zwei Bildschirme die perfekte Positionierung der Kamera, nämlich auf Augenhöhe zwischen den beiden Displays.
Alle im Blick
Nicht zu vernachlässigen ist außerdem das Mobiliar. Grundsätzlich sollten Tisch und Stühle so angeordnet sein, dass jede Person von der Kamera erfasst wird, was durch die beschriebene Positionierung der Kamera am Kopfende des Tisches gewährleistet werden kann. Darüber hinaus trägt die Form des Konferenztisches selbst zur Sichtbarkeit der Teilnehmer bei. Eine abgeschrägte Form, beispielsweise ein Trapez mit dem breiteren Ende in Richtung Kamera, erhöht die Anzahl der sichtbaren Teilnehmer und sorgt umgekehrt für einen besseren Blick dieser auf den Bildschirm.
