Getrie­ben durch fle­xi­ble Arbeits­mo­del­le und -orte fin­det der Aus­tausch in Unter­neh­men oft über Col­la­bo­ra­ti­on-Tools statt: Slack, Wri­ke, Honey und der­glei­chen kom­men zum Ein­satz. Bedeu­tet das das Aus für die E-Mail? Der Anbie­ter von E-Mail-Cli­ent-Lösun­gen eM Cli­ent ist die­ser Fra­ge nach­ge­gan­gen.

Wird die E-Mail im Geschäftsleben durch andere Collaboration-Tools verdrängt? Abbildung: Pixabay

Wird die E-Mail im Geschäfts­le­ben durch ande­re Col­la­bo­ra­ti­on-Tools ver­drängt? Abbil­dung: Pixabay

Nach einem Bericht des US-Markt­for­schungs­in­sti­tuts Radi­ca­ti Group zur welt­wei­ten E-Mail-Nut­zung schrei­ben und erhal­ten rund 3,7 Mil­li­ar­den Men­schen täg­lich 269 Mil­li­ar­den E-Mails. Die For­scher pro­gnos­ti­zie­ren sogar eine Zunah­me der E-Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on: Von 6,32 Mil­li­ar­den im Jahr 2017 wird die Anzahl der E-Mail-Accounts um 22 Pro­zent auf 7,71 Mil­li­ar­den im Jahr 2021 klet­tern. Die Erklä­rung ist ein­fach: E-Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on ist nicht nur intui­tiv, son­dern die ein­zi­ge Lösung, die es ermög­licht, alle – auch exter­ne – Kon­tak­te zu errei­chen, sei es Geschäfts­part­ner, Behör­den oder pri­va­te Kon­tak­te. Auch der Ver­sand und die Ver­tei­lung von Doku­men­ten, ins­be­son­de­re mit sen­si­blen Infor­ma­tio­nen, sind durch E-Mails deut­lich ein­fa­cher und siche­rer. Außer­dem benö­tigt man E-Mail-Adres­sen, um online etwas zu bestel­len, sich bei Diens­ten anzu­mel­den oder sich für die Teil­nah­me an Ver­an­stal­tun­gen zu regis­trie­ren.

E-Mail Flut durch neue Tools

Ein Pro­blem von Chats und Col­la­bo­ra­ti­on-Tools ist, dass sie pro­prie­tä­re Lösun­gen sind, die nicht mit­ein­an­der kom­pa­ti­bel sind. Stellt ein Unter­neh­men bei­spiels­wei­se sei­ne haupt­säch­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on auf Col­la­bo­ra­ti­on-Tools um, muss es, um mit allen sei­nen Kun­den in Kon­takt zu blei­ben, unzäh­li­ge Lösun­gen ver­wen­den. Zusätz­lich dazu, dass dies nicht prak­ti­ka­bel ist, besteht bei vie­len gro­ßen Anbie­tern die­ser Diens­te die Ten­denz, die Benut­zer an ihre eige­nen Tools zu bin­den. Und obwohl das Haupt­au­gen­merk von Col­la­bo­ra­ti­on-Tools dar­auf liegt, die Kom­mu­ni­ka­ti­on zu ver­ein­fa­chen, tra­gen sie letzt­lich oft zur E-Mail-Flut bei. Denn durch die Nut­zung der Diens­te steigt die Anzahl der E-Mails im Post­ein­gang an, da die Tools meist zusätz­li­che E-Mails gene­rie­ren.

Wer liest mit?

Ende Mai 2018 tritt die neue EU-Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung in Kraft. Damit ver­schär­fen sich für Unter­neh­men die Regeln der Daten­spei­che­rung. Grund­sätz­lich gilt die Archi­vie­rung von Nach­rich­ten über das Archiv eines E-Mail-Post­fachs als unpro­ble­ma­ti­scher im Ver­gleich zur Nach­rich­ten­spei­che­rung in Col­la­bo­ra­ti­on-Tools, die oft­mals über US-Ser­ver läuft. Um die an sich auch nur mäßig siche­re E-Mail siche­rer zu machen, set­zen vie­le Unter­neh­men für ihre E-Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on auf E-Mail-Cli­ents, die im Ver­gleich zu Col­la­bo­ra­ti­on-Tools eine beson­ders geschütz­te Kom­mu­ni­ka­ti­on ermög­li­chen. So bie­tet zum Bei­spiel eM Cli­ent die Ver­schlüs­se­lungs­tech­no­lo­gie PGP an. Die­se kommt auch bei Goog­le-E-Mails zum Ein­satz: Dabei wer­den alle E-Mails, die von dem Cli­ent ver­sen­det wer­den, von die­sem selbst ver­schlüs­selt, sodass der Goog­le-Ser­ver sie bereits ver­schlüs­selt erhält.