Busi­ness-Knig­ge-Trai­ne­rin Susan­ne Beck­mann gibt Tipps, wie aus einer E-Mail eine pro­fes­sio­nel­le Nach­richt wird und wie eine Visi­ten­kar­te für einen posi­ti­ven ers­ten Ein­druck bei Ihrem Geschäfts­part­ner sorgt.

Wie wird aus einer E-Mail eine professionelle Nachricht? Susanne Beckmann gibt Tipps.

Wie wird aus einer E-Mail eine pro­fes­sio­nel­le Nach­richt? Susan­ne Beck­mann gibt Tipps. Foto: Pixabay

Täg­lich erhal­ten wir unzäh­li­ge E-Mails und müs­sen eben­so vie­le schrei­ben. Eini­ge Regeln soll­ten ein­ge­hal­ten wer­den, um beim Adres­sa­ten kei­nen schlech­ten Ein­druck zu hin­ter­las­sen.

E-Mail: Die Anrede

Die all­ge­mein übli­che Anre­de im geschäft­li­chen Bereich lau­tet: „Sehr geehr­te Frau Mey­er“. Etwas moder­ner, aber auch per­sön­li­cher ist „Guten Mor­gen“ oder „Guten Tag“. Erst wenn sich die Geschäfts­part­ner bes­ser ken­nen und einen weni­ger förm­li­chen Umgang mit­ein­an­der pfle­gen, kann man zu einem „Hal­lo“ über­ge­hen. Auf kei­nen Fall von Anfang an und auch spä­ter mit Bedacht zu wäh­len ist die Anre­de „Liebe/r“. Fra­gen Sie sich, ob die­se Anre­de im geschäft­li­chen Kon­text ange­mes­sen ist.

E-Mail: Der Inhalt

Da E-Mails Zeit­fres­ser sind, über­le­gen Sie genau, wer unbe­dingt in Kennt­nis gesetzt wer­den muss. Ach­ten Sie auf eine logi­sche, struk­tu­rier­te und posi­tiv for­mu­lier­te Schreib­wei­se mit kor­rek­ter Recht­schrei­bung. In der Kür­ze liegt die Wür­ze. Meh­re­re Aus­ru­fe- oder Fra­ge­zei­chen gehö­ren nicht in eine E-Mail, eben­so wenig wie Emo­ti­cons, da bei­des unhöf­lich, beleh­rend oder flap­sig wirkt.

E-Mail: Die Verabschiedung

Wäh­rend ein Erst­kon­takt oder ein offi­zi­el­les Schrei­ben immer mit „Mit freund­li­chen Grü­ßen“ endet, ist die Vari­an­te – wenn man sich bes­ser kennt – „Freund­li­che“, „Herz­li­che“ oder „Bes­te Grü­ße“ pas­send. „Lie­be Grü­ße“ hin­ge­gen klingt sehr per­sön­lich und ist im Geschäfts­le­ben distanz­los. Ein „Gruß“ wirkt kurz ange­bun­den und unhöf­lich. Abkür­zun­gen wie: „MfG“, „VG“ oder „LG“ sind in E-Mails tabu.

Der Umgang mit Visitenkarten

Die Visi­ten­kar­te gehört im Geschäfts­le­ben dazu, und wir hal­ten es für selbst­ver­ständ­lich, sie zu über­rei­chen. Doch es gibt eini­ges zu beach­ten, um einen posi­ti­ven ers­ten Ein­druck zu hin­ter­las­sen, statt Ihrem Geschäfts­part­ner ein schlech­tes Gefühl durch ein unan­ge­mes­se­nes Ver­hal­ten zu ver­mit­teln.

Die klei­nen prak­ti­schen Papier­kärt­chen mit wert­vol­len Kon­takt­da­ten soll­ten sepa­rat in einem eige­nen Etui auf­be­wahrt wer­den, damit sie nicht zer­kni­cken oder ver­schmut­zen. Schlech­ter Stil ist es, eine sol­che Visi­ten­kar­te aus der Jacken- oder Hosen­ta­sche zu zie­hen.

Die Visitenkarte verteilen

Bei einer Bespre­chung mit Geschäfts­part­nern wird die Kar­te am bes­ten vor dem Gespräch über­reicht. Bei einem Netz­werk­tref­fen hin­ge­gen über­gibt man gegen Ende des Gesprächs, wenn die Gesprächs­part­ner in Kon­takt blei­ben wol­len, sei­ne Kar­te.

Die Visi­ten­kar­te steht für die Iden­ti­tät des Gesprächs­part­ners und soll­te dar­um mit Respekt behan­delt wer­den. Der Kar­ten­in­ha­ber hält und über­gibt sei­ne Kar­te so, dass sein Gegen­über sie lesen kann.

Die Visitenkarte erhalten

Der­je­ni­ge, der die Kar­te erhält, schaut sie einen Moment an und liest zumin­dest den Namen, die Posi­ti­on des Kar­ten­in­ha­bers und den Fir­men­na­men. Die Visi­ten­kar­te unge­le­sen sofort in der Tasche ver­schwin­den zu las­sen, zeigt Des­in­ter­es­se. Machen Sie nie­mals in Gegen­wart Ihres Gesprächs­part­ners Noti­zen auf sei­ner Kar­te. Gege­be­nen­falls kön­nen sie sich nach dem Gespräch auf der Rück­sei­te der Kar­te einen Ver­merk machen.

Susanne Beckmann

Susan­ne Beck­mann ist Busi­ness-Knig­ge-Trai­ne­rin. Sie gibt in Unter­neh­men über alle Hier­ar­chie­ebe­nen hin­weg Semi­na­re zu moder­nen Umgangs­for­men im Geschäfts­le­ben.