Die meis­ten Unter­neh­men wol­len heu­te Online-Bewer­bun­gen. Ein Duden-Rat­ge­ber ver­rät, wie Sie sich per E-Mail rich­tig in Sze­ne set­zen.

Wei­te­re Tipps, wie Sie über das Inter­net zur Traum­stel­le kom­men, fin­den Sie in „Duden Rat­ge­ber – Online­be­wer­bung kom­pakt. Alles Wich­ti­ge zu Stel­len­su­che, E-Mail-Bewer­bung und Co. – prak­tisch und über­sicht­lich“, Duden­ver­lag 2014, 96 S., 7,99 €.

Im Prin­zip unter­schei­det sich eine gute E-Mail-Bewer­bung kaum von einer klas­si­schen Bewer­bungs­map­pe, die Sie per Post ver­sen­den. Sie besteht wie Letz­te­re aus

  • Anschrei­ben,
  • Lebens­lauf mit Foto und
  • Anla­gen, zu denen Zeug­nis­se, Nach­wei­se und ggf. Arbeits­pro­ben gehö­ren. […]

Die E-Mail-Bewer­bung soll­ten Sie so gestal­ten, dass ein Per­so­nal­ver­ant­wort­li­cher oder Head­hun­ter sie leicht öff­nen und lesen und eben­so leicht abspei­chern, wie­der auf­ru­fen und bei Bedarf aus­dru­cken kann. Aus die­sem Grund emp­fiehlt sich der Ver­sand einer kur­zen E-Mail, an die die eigent­li­che Bewer­bung als voll­stän­di­ges PDF-Doku­ment (inklu­si­ve Anschrei­ben) ange­hängt wird. […]

PDF aus allen Unter­la­gen erstel­len

Inte­grie­ren Sie sämt­li­che Doku­men­te, die zu Ihrer Bewer­bung gehö­ren, in eine ein­zi­ge Datei. Kein Per­so­nal­ver­ant­wort­li­cher, Fir­men­chef oder Head­hun­ter wäre glück­lich über eine E-Mail, an die zehn oder noch mehr Datei­en ange­hängt sind, die er alle ein­zeln öff­nen, abspei­chern oder aus­dru­cken muss. Sei­en Sie außer­dem vor­sich­tig mit ver­schie­de­nen Datei­for­ma­ten. Längst nicht jeder Emp­fän­ger kann mühe­los eine PPT-, TIF- oder BMP-Datei öff­nen. Die ein­zel­nen Rech­ner sind tech­nisch sehr unter­schied­lich aus­ge­stat­tet, und was der eine als gän­gi­ges Datei­for­mat betrach­tet, muss für den ande­ren noch lan­ge nicht Stan­dard sein.

All­ge­mein aner­kannt und auf den meis­ten Rech­nern les­bar sind PDF-Doku­men­te. Die Abkür­zung steht für „Por­ta­ble Docu­ment For­mat“ und bedeu­tet über­setzt „Über­trag­ba­res Doku­men­ten­for­mat“. PDF-Doku­men­te sind ide­al, da sie unab­hän­gig vom Aus­ga­be­ge­rät mit der ent­spre­chen­den Soft­ware gut les­bar sind und immer ein­heit­lich dar­ge­stellt wer­den. PDF-Datei­en sind zudem auf jeden Fall viren­frei. Mit diver­sen Pro­gram­men aus dem Inter­net kön­nen Sie aus den ver­schie­de­nen Doku­men­ten, die zu Ihrer Bewer­bung gehö­ren, pro­blem­los ein ein­zi­ges PDF erstel­len, das Sie dann an Ihre E-Mail anhän­gen. […]

E-Mail-For­mat

Beim E-Mail-Ver­sand haben Sie die Wahl zwi­schen dem Nur-Text-For­mat und dem HTML-For­mat. Bei­des hat Vor- und Nach­tei­le. Zwar bie­tet das HTML-For­mat die Mög­lich­keit, den E-Mail-Text gra­fisch nach Ihren Wün­schen zu gestal­ten, mit einem far­bi­gen Hin­ter­grund zu ver­se­hen, ver­schie­de­ne Schrift­ar­ten, -grö­ßen und -far­ben zu wäh­len und Bil­der oder Gra­fi­ken ein­zu­bau­en. Aber nicht jeder Emp­fän­ger kann sol­che HTML-Mails mit sei­nem E-Mail-Pro­gramm auch ein­wand­frei dar­stel­len. Sie wis­sen daher nie genau, wie Ihre E-Mail auf dem Bild­schirm des Emp­fän­gers tat­säch­lich aus­se­hen wird.

Anders als bei Nur-Text-Nach­rich­ten ist bei E-Mails im HTML-For­mat auch nicht garan­tiert, dass sie frei von Viren und Tro­ja­nern sind, was man­chen Emp­fän­ger abschre­cken dürf­te, HTML-Mails über­haupt als sol­che zu öff­nen. Das sind gute Grün­de, Ihr Mail­pro­gramm auf den Nur-Text-Ver­sand ein­zu­stel­len. Damit umge­hen Sie sol­che Schwie­rig­kei­ten von vorn­her­ein, neh­men dafür aber bil­li­gend in Kauf, dass weder Fett­druck noch Kur­siv­schrift noch Bil­der oder gra­fi­sche Gestal­tun­gen bei die­sem E-Mail-For­mat mög­lich sind. Dar­auf kön­nen Sie aber gut ver­zich­ten. Alle not­wen­di­gen gestal­te­ri­schen Ele­men­te soll­ten Sie ohne­hin auf das eigent­li­che Doku­ment im E-Mail-Anhang beschrän­ken. […]

Test­ver­sand

Bevor Sie Ihre Bewer­bungs-E-Mail mit­samt Anhang an den gewünsch­ten Emp­fän­ger sen­den, sen­den Sie sie pro­be­hal­ber zunächst an sich selbst oder an eine Per­son Ihres Ver­trau­ens ab. Damit kön­nen Sie prü­fen, ob die E-Mail so aus­sieht, wie Sie sich das vor­ge­stellt haben. Außer­dem sehen Sie dann, ob Sie nicht etwa den Anhang ver­ges­sen haben.

Erst wenn Sie sich von der Voll­stän­dig­keit und Kor­rekt­heit über­zeugt haben, schi­cken Sie die E-Mail erneut ab – dies­mal an den rich­ti­gen Emp­fän­ger.