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Drei Gründe für E-Mail-Anhänge via Cloud

Nach wie vor ist es beim Ver­sen­den von Datei­en per E-Mail üblich, die­se als loka­le Anhän­ge bei­zu­fü­gen. Alter­na­tiv kön­nen jedoch auch Links zu einem Cloud­spei­cher ver­sen­den wer­den. Michal Bür­ger, CEO von eM Cli­ent, erläu­tert, wel­che Vor­tei­le sol­che Clou­dan­hän­ge bieten.

Cloudanhänge machen das Versenden von Dateien schneller und einfacher. Abbildung: Shotkitimages, Unsplash

Clou­dan­hän­ge machen das Ver­sen­den von Datei­en schnel­ler und ein­fa­cher. Abbil­dung: Shot­ki­timages, Unsplash

Unter Clou­dan­hän­gen ver­steht man Datei­en, die zuerst in eine Cloud hoch­ge­la­den wer­den und zu denen dann ein Link in einer E-Mail führt. Emp­fän­ger kli­cken nach Erhalt der E-Mail auf den Link und kön­nen sich die Datei­en ent­we­der vom Cloud­ser­ver her­un­ter­la­den oder sie dort direkt anse­hen. Je nach Anbie­ter gibt es ver­schie­de­ne Funk­tio­nen und Optio­nen dafür, was genau mit einem Clou­dan­hang getan wer­den kann. Oft­mals ist der vol­le Funk­ti­ons­um­fang nur mit einem Pre­mi­um-Abon­ne­ment des Cloud­spei­cher­diens­tes ver­füg­bar. Die Ver­wen­dung von Clou­dan­hän­gen bie­tet vie­le Vor­tei­le gegen­über loka­len Anhän­gen. Hier sind die drei wichtigsten:

#1 Geringe Größe der E-Mail

E-Mails mit Clou­dan­hän­gen sind deut­lich klei­ner als jene mit loka­len Anhän­gen. Das ist vor allem dann sehr nütz­lich, wenn Sie gro­ße Datei­en wie Bil­der oder Vide­os oder eine gro­ße Anzahl an Datei­en ver­sen­den. Außer­dem ver­mei­den Sie es, dass Ihre E-Mail vom Emp­fän­ger wegen eines zu gro­ßen Anhangs blo­ckiert wird oder im Spam-Ord­ner lan­det. Zudem kann die E-Mail wegen der gerin­ge­ren Grö­ße schnel­ler geöff­net wer­den, was ins­be­son­de­re Nut­zer in Gebie­ten mit schlech­ter Inter­net­ver­bin­dung zu schät­zen wis­sen. Schließ­lich gibt es kei­ne Ober­gren­ze für die Gesamt­grö­ße der von Ihnen gesen­de­ten Datei­en – ganz im Gegen­satz zu loka­len Anhän­gen. Die ein­zi­ge Begren­zung ist die Ihres Cloudspeichers.

#2 Aktualität der Dokumente

Bereits gesen­de­te Datei­en kön­nen jeder­zeit wei­ter aktua­li­siert oder auch ent­fernt wer­den. So sieht der Emp­fän­ger stets die neu­es­te Ver­si­on der von Ihnen gesen­de­ten Datei und kann mit die­ser wei­ter­ar­bei­ten. Da Sie nicht bei jeder Ände­rung bzw. Aktua­li­sie­rung eine neue E-Mail mit neu­em Anhang schi­cken müs­sen, greift er immer auf den rich­ti­gen Anhang zu. Gera­de für Teams, die oft an gemein­sa­men Doku­men­ten arbei­ten, ist das ein gro­ßer Vorteil.

#3 Sicherheitsoptionen einstellbar

Clou­dan­hän­ge ermög­li­chen Ihnen deut­lich mehr Sicher­heits­ein­stel­lun­gen als loka­le Anhän­ge. So kön­nen Sie etwa durch einen Kenn­wort­schutz und ein Ver­falls­da­tum eine zusätz­li­che Sicher­heits­ebe­ne für Ihre Datei­en eta­blie­ren. Zudem kön­nen Sie defi­nie­ren, wozu genau der Emp­fän­ger berech­tigt sein soll, etwa ob er ein Doku­ment nur lesen oder auch bear­bei­ten darf. Das ermög­licht Ihnen eine bes­se­re Kon­trol­le über Ihre Daten und macht das Sen­den von Datei­en ins­ge­samt sicherer.

Zahlreiche Vorteile von Cloudanhängen

Durch die Ver­wen­dung von Clou­dan­hän­gen statt loka­ler Anhän­ge wird die E-Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on schnel­ler und ein­fa­cher. Die gemein­sa­me Arbeit an Doku­men­ten fällt leich­ter, weil alle Team­mit­glie­der stets die aktu­ells­te Ver­si­on erhal­ten. Das Plus an mög­li­chen Sicher­heits­ein­stel­lun­gen macht Clou­dan­hän­ge zur Metho­de der Wahl, wenn ein hohes Maß an Sicher­heit bei der Zusam­men­ar­beit gefor­dert ist.

Michal Bürger, Chief Executive Officer, eM Client.

Michal Bür­ger,

Chief Exe­cu­ti­ve Officer,
eM Client.

emclient.com

 

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