Drei Gründe für E-Mail-Anhänge via Cloud

Nach wie vor ist es beim Versenden von Dateien per E-Mail üblich, diese als lokale Anhänge beizufügen. Alternativ können jedoch auch Links zu einem Cloudspeicher versenden werden. Michal Bürger, CEO von eM Client, erläutert, welche Vorteile solche Cloudanhänge bieten.

Cloudanhänge machen das Versenden von Dateien schneller und einfacher. Abbildung: Shotkitimages, Unsplash

Unter Cloudanhängen versteht man Dateien, die zuerst in eine Cloud hochgeladen werden und zu denen dann ein Link in einer E-Mail führt. Empfänger klicken nach Erhalt der E-Mail auf den Link und können sich die Dateien entweder vom Cloudserver herunterladen oder sie dort direkt ansehen. Je nach Anbieter gibt es verschiedene Funktionen und Optionen dafür, was genau mit einem Cloudanhang getan werden kann. Oftmals ist der volle Funktionsumfang nur mit einem Premium-Abonnement des Cloudspeicherdienstes verfügbar. Die Verwendung von Cloudanhängen bietet viele Vorteile gegenüber lokalen Anhängen. Hier sind die drei wichtigsten:

#1 Geringe Größe der E-Mail

E-Mails mit Cloudanhängen sind deutlich kleiner als jene mit lokalen Anhängen. Das ist vor allem dann sehr nützlich, wenn Sie große Dateien wie Bilder oder Videos oder eine große Anzahl an Dateien versenden. Außerdem vermeiden Sie es, dass Ihre E-Mail vom Empfänger wegen eines zu großen Anhangs blockiert wird oder im Spam-Ordner landet. Zudem kann die E-Mail wegen der geringeren Größe schneller geöffnet werden, was insbesondere Nutzer in Gebieten mit schlechter Internetverbindung zu schätzen wissen. Schließlich gibt es keine Obergrenze für die Gesamtgröße der von Ihnen gesendeten Dateien – ganz im Gegensatz zu lokalen Anhängen. Die einzige Begrenzung ist die Ihres Cloudspeichers.

#2 Aktualität der Dokumente

Bereits gesendete Dateien können jederzeit weiter aktualisiert oder auch entfernt werden. So sieht der Empfänger stets die neueste Version der von Ihnen gesendeten Datei und kann mit dieser weiterarbeiten. Da Sie nicht bei jeder Änderung bzw. Aktualisierung eine neue E-Mail mit neuem Anhang schicken müssen, greift er immer auf den richtigen Anhang zu. Gerade für Teams, die oft an gemeinsamen Dokumenten arbeiten, ist das ein großer Vorteil.

#3 Sicherheitsoptionen einstellbar

Cloudanhänge ermöglichen Ihnen deutlich mehr Sicherheitseinstellungen als lokale Anhänge. So können Sie etwa durch einen Kennwortschutz und ein Verfallsdatum eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihre Dateien etablieren. Zudem können Sie definieren, wozu genau der Empfänger berechtigt sein soll, etwa ob er ein Dokument nur lesen oder auch bearbeiten darf. Das ermöglicht Ihnen eine bessere Kontrolle über Ihre Daten und macht das Senden von Dateien insgesamt sicherer.

Zahlreiche Vorteile von Cloudanhängen

Durch die Verwendung von Cloudanhängen statt lokaler Anhänge wird die E-Mail-Kommunikation schneller und einfacher. Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten fällt leichter, weil alle Teammitglieder stets die aktuellste Version erhalten. Das Plus an möglichen Sicherheitseinstellungen macht Cloudanhänge zur Methode der Wahl, wenn ein hohes Maß an Sicherheit bei der Zusammenarbeit gefordert ist.