Getrieben durch flexible Arbeitsmodelle und -orte findet der Austausch in Unternehmen oft über Collaboration-Tools statt: Slack, Wrike, Honey und dergleichen kommen zum Einsatz. Bedeutet das das Aus für die E-Mail? Der Anbieter von E-Mail-Client-Lösungen eM Client ist dieser Frage nachgegangen.
Wird die E-Mail im Geschäftsleben durch andere Collaboration-Tools verdrängt? Abbildung: Pixabay
Nach einem Bericht des US-Marktforschungsinstituts Radicati Group zur weltweiten E-Mail-Nutzung schreiben und erhalten rund 3,7 Milliarden Menschen täglich 269 Milliarden E-Mails. Die Forscher prognostizieren sogar eine Zunahme der E-Mail-Kommunikation: Von 6,32 Milliarden im Jahr 2017 wird die Anzahl der E-Mail-Accounts um 22 Prozent auf 7,71 Milliarden im Jahr 2021 klettern. Die Erklärung ist einfach: E-Mail-Kommunikation ist nicht nur intuitiv, sondern die einzige Lösung, die es ermöglicht, alle – auch externe – Kontakte zu erreichen, sei es Geschäftspartner, Behörden oder private Kontakte. Auch der Versand und die Verteilung von Dokumenten, insbesondere mit sensiblen Informationen, sind durch E-Mails deutlich einfacher und sicherer. Außerdem benötigt man E-Mail-Adressen, um online etwas zu bestellen, sich bei Diensten anzumelden oder sich für die Teilnahme an Veranstaltungen zu registrieren.
E-Mail Flut durch neue Tools
Ein Problem von Chats und Collaboration-Tools ist, dass sie proprietäre Lösungen sind, die nicht miteinander kompatibel sind. Stellt ein Unternehmen beispielsweise seine hauptsächliche Kommunikation auf Collaboration-Tools um, muss es, um mit allen seinen Kunden in Kontakt zu bleiben, unzählige Lösungen verwenden. Zusätzlich dazu, dass dies nicht praktikabel ist, besteht bei vielen großen Anbietern dieser Dienste die Tendenz, die Benutzer an ihre eigenen Tools zu binden. Und obwohl das Hauptaugenmerk von Collaboration-Tools darauf liegt, die Kommunikation zu vereinfachen, tragen sie letztlich oft zur E-Mail-Flut bei. Denn durch die Nutzung der Dienste steigt die Anzahl der E-Mails im Posteingang an, da die Tools meist zusätzliche E-Mails generieren.
Wer liest mit?
Ende Mai 2018 tritt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Damit verschärfen sich für Unternehmen die Regeln der Datenspeicherung. Grundsätzlich gilt die Archivierung von Nachrichten über das Archiv eines E-Mail-Postfachs als unproblematischer im Vergleich zur Nachrichtenspeicherung in Collaboration-Tools, die oftmals über US-Server läuft. Um die an sich auch nur mäßig sichere E-Mail sicherer zu machen, setzen viele Unternehmen für ihre E-Mail-Kommunikation auf E-Mail-Clients, die im Vergleich zu Collaboration-Tools eine besonders geschützte Kommunikation ermöglichen. So bietet zum Beispiel eM Client die Verschlüsselungstechnologie PGP an. Diese kommt auch bei Google-E-Mails zum Einsatz: Dabei werden alle E-Mails, die von dem Client versendet werden, von diesem selbst verschlüsselt, sodass der Google-Server sie bereits verschlüsselt erhält.
