Durch die Digi­ta­li­sie­rung der Arbeits­welt wer­den auch an Büro­räu­me und deren Aus­stat­tung neue Anfor­de­run­gen gestellt. Sie müs­sen fle­xi­bel sein, wie die dar­in arbei­ten­den Men­schen, fin­det Alex­an­dra Gruhl­ke, Key Account Mana­ger Fur­ni­tu­re DACH bei Office Depot.

Office Depot - flexible Büros

Die Nowy Styl Group bie­tet fle­xi­ble Büro­ein­rich­tung für jeden Open-Space-Bereich. Foto: Nowy Styl Group

Office Depot - flexible Büros

C + P Möbel­sys­te­me sorgt mit fle­xi­blen und begrün­ten Trenn­wän­den für ein gutes Raum­kli­ma im Büro. Foto: C+P Möbel­sys­te­me GmbH & Co. KG

Office Depot - flexible Büros

Alex­an­dra Gruhl­ke, Key Account Mana­ger Fur­ni­tu­re DACH bei Office Depot. Foto: Office Depot

Eines ist sicher: Neue, krea­ti­ve Struk­tu­ren wer­den die künf­ti­ge Arbeits­welt domi­nie­ren. Daher drängt sich die Fra­ge auf: Sind die Büro­ar­beits­plät­ze des ana­lo­gen Zeit­al­ters noch zeit­ge­mäß, um den ver­än­der­ten Arbeits­wel­ten gerecht zu wer­den? Büro­ar­beit wird in den kom­men­den Jah­ren sicher nicht an Bedeu­tung ver­lie­ren. Aller­dings wer­den wir uns von lieb­ge­won­ne­nen Pro­zes­sen und Gewohn­hei­ten ver­ab­schie­den müs­sen. Dies wird direk­te Aus­wir­kun­gen auf die Gestal­tung der Büro­räu­me und der genutz­ten Büro­mö­bel haben.

Teamzonen und Einzelzellen

Fle­xi­bi­li­tät heißt das Gebot der Stun­de. Unter­neh­men for­dern sie immer stär­ker von ihren Mit­ar­bei­tern ein. Es ist daher logisch, dass auch moder­ne Büros die­ser Anfor­de­rung ent­spre­chen müs­sen. Die Vor­stel­lung, ein Arbeits­platz bestehe aus einem Schreib­tisch plus Com­pu­ter ist über­holt. Eine hier­ar­chi­sche Raum­ord­nung nach dem Mot­to „Das größ­te Büro für den Chef“ ist ein Aus­lauf­mo­dell. Team­ar­beit ist ein wesent­li­cher Schlüs­sel für den Erfolg. Die Lösung: Team­zo­nen, die sich schnell an die Bedürf­nis­se der Pro­jekt­grup­pen anpas­sen las­sen. Dazu müs­sen die genutz­ten Büro­räu­me mit Möbeln aus­ge­stat­tet wer­den, die eine fle­xi­ble Nut­zung unter­stüt­zen. Dies kön­nen mobi­le Wand­sys­te­me sein oder auch Tisch­ele­men­te, die belie­big ergänzt wer­den kön­nen. Es muss mög­lich sein, mit den­sel­ben Möbeln einer­seits Zonen für kon­zen­trier­te Ein­zel­ar­beit ein­zu­rich­ten und ande­rer­seits offe­ne Flä­chen für krea­ti­ves Arbei­ten zu schaf­fen. Die Büro­ein­rich­tung muss mit den Pro­jek­ten „atmen“ kön­nen.

Auf die­se vom Markt gefor­der­te Fle­xi­bi­li­tät hat sich Office Depot ein­ge­stellt. Ein brei­tes Part­ner­netz­werk, kom­bi­niert mit moder­ner Logis­tik und einem gro­ßen Lager­be­stand, macht es mög­lich, inner­halb von 24 Stun­den zu reagie­ren und die bestell­te Büro­aus­stat­tung zu lie­fern. Der Vor­teil von Office Depot bei der Pro­zess­ab­wick­lung ist die Lie­fe­ran­ten­bün­de­lung. Der Kun­de erhält alle Dienst­leis­tun­gen aus einer Hand.

Ein Job für professionelle Einrichtungsberater

Der Trend zu fle­xi­blen Lösun­gen ist laut der Stu­die „Büro- und Objekt­mö­bel in Deutsch­land bis 2020“ intakt und unum­kehr­bar. Obwohl fes­te Büro­ar­beits­plät­ze der­zeit noch die Regel sind (80 Pro­zent), ist das rea­le Arbeits­zeit­ver­hält­nis zwi­schen Ein­zel­ar­beit und Team­ar­beit in etwa aus­ge­gli­chen. Es müs­sen also kon­struk­ti­ve Lösun­gen inner­halb der gege­be­nen Büro­räu­me gefun­den wer­den. Der Krea­ti­vi­tät sind bei der Umset­zung kei­ne Gren­zen gesetzt. Vie­le Unter­neh­men sind mit die­ser Auf­ga­be jedoch über­for­dert. Emp­feh­lens­wert ist ein pro­fes­sio­nel­ler Ein­rich­tungs­ser­vice: Bei Office-Depot unter­stüt­zen geschul­te Exper­ten Unter­neh­men nicht nur bei der Aus­wahl der geeig­ne­ten Büro­aus­stat­tung, son­dern sie füh­ren auch eine After-Sales-Bera­tung durch, um das Poten­zi­al der Ein­rich­tung voll­stän­dig aus­zu­schöp­fen.

Büroräume als Innovationsmotoren

Der Bran­chen­ver­band bso Büro-, Sitz- und Objekt­mö­bel beleuch­tet in einer wis­sen­schaft­li­chen Stu­die das Inves­ti­ti­ons­ver­hal­ten von 800 Unter­neh­men mit min­des­tens 20 Büro­ar­beits­plät­zen, wel­che Fak­to­ren für Unter­neh­mer bei der Ein­rich­tung der Büro­räu­me eine vor­ran­gi­ge Rol­le spie­len. Es hat sich gezeigt, dass die Mit­ar­bei­ter­bin­dung einer der häu­figs­ten Inves­ti­ti­ons­grün­de ist. Neben zufrie­de­nen Mit­ar­bei­tern sehen die befrag­ten Unter­neh­men auch gro­ße Chan­cen im Recrui­ting-Bereich. Für poten­zi­el­le Mit­ar­bei­ter ist ein moder­ner Arbeits­platz ein Grund, sich für das Unter­neh­men zu ent­schei­den.

Die Aus­stat­tung der Büro­räum hat unmit­tel­ba­ren Ein­fluss auf die Pro­duk­ti­vi­tät der Mit­ar­bei­ter. Ent­schei­dend für den Arbeit­ge­ber ist es, die Arbeits­plät­ze so zu gestal­ten, dass die Mit­ar­bei­ter sich gebor­gen füh­len und auf eine ent­spre­chen­de Aus­stat­tung zugrei­fen kön­nen. Des­halb soll­te bei der Pla­nung von Büro­ar­beits­flä­chen berück­sich­tigt wer­den, dass Mit­ar­bei­ter unter­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren müs­sen und sich ver­net­zen kön­nen. Denn: Star­re Struk­tu­ren hem­men Inno­va­ti­ons­mög­lich­kei­ten.

Es reicht aber nicht, offe­ne Relax-Flä­chen wahl­los mit Zonen für kon­zen­trier­tes Arbei­ten zu kom­bi­nie­ren. Eine Unter­su­chung von Oxford Eco­no­mics hat her­aus­ge­fun­den, dass Lärm die Pro­duk­ti­vi­tät erheb­lich beein­flusst. Laut der Stu­die wird im Schnitt alle drei Minu­ten ein Mit­ar­bei­ter unter­bro­chen. Wei­te­re 23 Minu­ten dau­ert es, bis er sich wie­der der ursprüng­li­chen Auf­ga­be wid­men kann. Die Stu­die belegt, dass die Pro­duk­ti­vi­tät (plus 64 Pro­zent) und das Ver­mei­den von Feh­lern (plus 52 Pro­zent) erheb­lich ver­bes­sert wer­den kön­nen, wenn die­se Stör­fak­to­ren ver­mie­den wer­den.

Unter­neh­men sind im Zeit­al­ter von Indus­trie 4.0 und digi­ta­ler Trans­for­ma­ti­on gut bera­ten, die Fle­xi­bi­li­tät, die sie von den Mit­ar­bei­tern erwar­ten, durch ent­spre­chend fle­xi­ble Gestal­tung der Büro­ar­beits­flä­chen zu unter­stüt­zen.