Durch die Dig­i­tal­isierung der Arbeitswelt wer­den auch an Büroräume und deren Ausstat­tung neue Anforderun­gen gestellt. Sie müssen flex­i­bel sein, wie die darin arbei­t­en­den Men­schen, find­et Alexan­dra Gruh­lke, Key Account Man­ag­er Fur­ni­ture DACH bei Office Depot.

Office Depot - flexible Büros

Die Nowy Styl Group bietet flex­i­ble Büroein­rich­tung für jeden Open-Space-Bere­ich. Foto: Nowy Styl Group

Office Depot - flexible Büros

C + P Möbel­sys­teme sorgt mit flex­i­blen und begrün­ten Tren­nwän­den für ein gutes Raumk­li­ma im Büro. Foto: C+P Möbel­sys­teme GmbH & Co. KG

Office Depot - flexible Büros

Alexan­dra Gruh­lke, Key Account Man­ag­er Fur­ni­ture DACH bei Office Depot. Foto: Office Depot

Eines ist sich­er: Neue, kreative Struk­turen wer­den die kün­ftige Arbeitswelt dominieren. Daher drängt sich die Frage auf: Sind die Büroar­beit­splätze des analo­gen Zeital­ters noch zeit­gemäß, um den verän­derten Arbeitswel­ten gerecht zu wer­den? Büroar­beit wird in den kom­menden Jahren sich­er nicht an Bedeu­tung ver­lieren. Allerd­ings wer­den wir uns von liebge­wonnenen Prozessen und Gewohn­heit­en ver­ab­schieden müssen. Dies wird direk­te Auswirkun­gen auf die Gestal­tung der Büroräume und der genutzten Büromö­bel haben.

Teamzonen und Einzelzellen

Flex­i­bil­ität heißt das Gebot der Stunde. Unternehmen fordern sie immer stärk­er von ihren Mitar­beit­ern ein. Es ist daher logisch, dass auch mod­erne Büros dieser Anforderung entsprechen müssen. Die Vorstel­lung, ein Arbeit­splatz beste­he aus einem Schreibtisch plus Com­put­er ist über­holt. Eine hier­ar­chis­che Rau­mord­nung nach dem Mot­to „Das größte Büro für den Chef“ ist ein Aus­lauf­mod­ell. Tea­mar­beit ist ein wesentlich­er Schlüs­sel für den Erfolg. Die Lösung: Team­zo­nen, die sich schnell an die Bedürfnisse der Pro­jek­t­grup­pen anpassen lassen. Dazu müssen die genutzten Büroräume mit Möbeln aus­ges­tat­tet wer­den, die eine flex­i­ble Nutzung unter­stützen. Dies kön­nen mobile Wandsys­teme sein oder auch Tis­chele­mente, die beliebig ergänzt wer­den kön­nen. Es muss möglich sein, mit densel­ben Möbeln ein­er­seits Zonen für konzen­tri­erte Einze­lar­beit einzuricht­en und ander­er­seits offene Flächen für kreatives Arbeit­en zu schaf­fen. Die Büroein­rich­tung muss mit den Pro­jek­ten „atmen“ kön­nen.

Auf diese vom Markt geforderte Flex­i­bil­ität hat sich Office Depot eingestellt. Ein bre­ites Part­ner­net­zw­erk, kom­biniert mit mod­ern­er Logis­tik und einem großen Lagerbe­stand, macht es möglich, inner­halb von 24 Stun­den zu reagieren und die bestellte Büroausstat­tung zu liefern. Der Vorteil von Office Depot bei der Prozess­ab­wick­lung ist die Liefer­an­ten­bün­delung. Der Kunde erhält alle Dien­stleis­tun­gen aus ein­er Hand.

Ein Job für professionelle Einrichtungsberater

Der Trend zu flex­i­blen Lösun­gen ist laut der Studie „Büro- und Objek­t­mö­bel in Deutsch­land bis 2020“ intakt und unumkehrbar. Obwohl feste Büroar­beit­splätze derzeit noch die Regel sind (80 Prozent), ist das reale Arbeit­szeitver­hält­nis zwis­chen Einze­lar­beit und Tea­mar­beit in etwa aus­geglichen. Es müssen also kon­struk­tive Lösun­gen inner­halb der gegebe­nen Büroräume gefun­den wer­den. Der Kreativ­ität sind bei der Umset­zung keine Gren­zen geset­zt. Viele Unternehmen sind mit dieser Auf­gabe jedoch über­fordert. Empfehlenswert ist ein pro­fes­sioneller Ein­rich­tungsser­vice: Bei Office-Depot unter­stützen geschulte Experten Unternehmen nicht nur bei der Auswahl der geeigneten Büroausstat­tung, son­dern sie führen auch eine After-Sales-Beratung durch, um das Poten­zial der Ein­rich­tung voll­ständig auszuschöpfen.

Büroräume als Innovationsmotoren

Der Branchen­ver­band bso Büro-, Sitz- und Objek­t­mö­bel beleuchtet in ein­er wis­senschaftlichen Studie das Investi­tionsver­hal­ten von 800 Unternehmen mit min­destens 20 Büroar­beit­splätzen, welche Fak­toren für Unternehmer bei der Ein­rich­tung der Büroräume eine vor­rangige Rolle spie­len. Es hat sich gezeigt, dass die Mitar­beit­erbindung ein­er der häu­fig­sten Investi­tion­s­gründe ist. Neben zufriede­nen Mitar­beit­ern sehen die befragten Unternehmen auch große Chan­cen im Recruit­ing-Bere­ich. Für poten­zielle Mitar­beit­er ist ein mod­ern­er Arbeit­splatz ein Grund, sich für das Unternehmen zu entschei­den.

Die Ausstat­tung der Büroräum hat unmit­tel­baren Ein­fluss auf die Pro­duk­tiv­ität der Mitar­beit­er. Entschei­dend für den Arbeit­ge­ber ist es, die Arbeit­splätze so zu gestal­ten, dass die Mitar­beit­er sich gebor­gen fühlen und auf eine entsprechende Ausstat­tung zugreifen kön­nen. Deshalb sollte bei der Pla­nung von Büroar­beits­flächen berück­sichtigt wer­den, dass Mitar­beit­er untere­inan­der kom­mu­nizieren müssen und sich ver­net­zen kön­nen. Denn: Starre Struk­turen hem­men Inno­va­tion­s­möglichkeit­en.

Es reicht aber nicht, offene Relax-Flächen wahl­los mit Zonen für konzen­tri­ertes Arbeit­en zu kom­binieren. Eine Unter­suchung von Oxford Eco­nom­ics hat her­aus­ge­fun­den, dass Lärm die Pro­duk­tiv­ität erhe­blich bee­in­flusst. Laut der Studie wird im Schnitt alle drei Minuten ein Mitar­beit­er unter­brochen. Weit­ere 23 Minuten dauert es, bis er sich wieder der ursprünglichen Auf­gabe wid­men kann. Die Studie belegt, dass die Pro­duk­tiv­ität (plus 64 Prozent) und das Ver­mei­den von Fehlern (plus 52 Prozent) erhe­blich verbessert wer­den kön­nen, wenn diese Stör­fak­toren ver­mieden wer­den.

Unternehmen sind im Zeital­ter von Indus­trie 4.0 und dig­i­taler Trans­for­ma­tion gut berat­en, die Flex­i­bil­ität, die sie von den Mitar­beit­ern erwarten, durch entsprechend flex­i­ble Gestal­tung der Büroar­beits­flächen zu unter­stützen.