Immer digitaler: Büroautomatisierung im Zeitalter der KI

Neue Arbeits­for­men sol­len das Enga­ge­ment der Mit­ar­bei­ten­den und deren Freu­de an der Arbeit erhö­hen. Das erfor­dert Inves­ti­tio­nen in den Arbeits­platz. Wor­in die­se der­zeit flie­ßen, weiß Debo­rah Haw­kins von Key­po­int Intel­li­gence, einem Bera­tungs­un­ter­neh­men aus der Bildverarbeitungsbranche.

In einer sich stän­dig ver­än­dern­den Welt und mul­ti­plen Kri­sen, haben wir uns lang­sam von der Pan­de­mie erholt. Mit stei­gen­dem Geschäfts­tem­po und der Dring­lich­keit, sich zu moder­ni­sie­ren und rele­vant zu blei­ben, haben Inves­ti­tio­nen in die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on (DX) enorm zuge­nom­men. Im Gespräch mit Mar­cus Putsch­li, Grün­der und CEO der e-dox AG, kris­tal­li­sier­te sich her­aus, dass der­zeit ein Umsatz­schwer­punkt in der „Auto­ma­ti­sie­rung“ liegt. Für den Chef des Leip­zi­ger Anbie­ters von IT-Lösun­gen rückt die Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten und Pro­zes­sen immer mehr in den Mit­tel­punkt. Wie vie­le Büro­ge­rä­te­händ­ler hat auch e-dox ihren Ursprung in der Druck­in­dus­trie, die für Unter­neh­men immer noch von ent­schei­den­der Bedeu­tung ist, sich aber im Lau­fe der Zeit wei­ter­ent­wi­ckelt hat und heu­te so viel mehr umfasst.

Grundbaustein Drucken

Unter­su­chun­gen von Key­po­int Intel­li­gence zei­gen eine Ver­schie­bung der Ver­wen­dung von Druck­sa­chen am Arbeits­platz: weg vom rei­nen Aus­druck, der als Teil eines Geschäfts­pro­zes­ses erfor­der­lich ist, hin zum optio­na­len Druck. KMUs set­zen ver­mehrt auf digi­ta­le Doku­men­ten­pro­zes­se. Neben Scan­nern wer­den Pro­zes­se wie das Intel­li­gent Docu­ment Pro­ces­sing (IDP) benö­tigt, die von Ein­zel­funk­ti­ons- oder Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­ten unter­stützt wer­den. Nur so wird sicher­ge­stellt, dass Doku­men­te jeder­zeit in Bewe­gung sind und den rich­ti­gen Abla­ge­ort finden.

Digi­tal-Con­tent-Manage­ment ist nicht neu. DMS-Lösun­gen gibt es seit Jahr­zehn­ten, aber die Tech­nik hat sich wei­ter­ent­wi­ckelt. IDP-Sys­te­me kön­nen Doku­men­te nun in ver­wert­ba­re Daten umwan­deln und mit­hil­fe von künst­li­cher Intel­li­genz aus die­sen Daten ler­nen, Mus­ter fin­den sowie prä­dik­ti­ve Ergeb­nis­se ohne mensch­li­ches Ein­grei­fen erzie­len. Eine der gro­ßen Her­aus­for­de­run­gen für heu­ti­ge Tech­no­lo­gie­an­bie­ter, weil vie­le End­kun­den wol­len ihr Ver­hal­ten nicht ändern. „Die Arbeits­welt stär­kend für unse­re Kun­den zu gestal­ten, um den stän­di­gen Ver­än­de­run­gen zu begeg­nen, gehört zum täg­li­chen Geschäft“, sagt Mar­cus Putschli.

Automatisierung

Die Angst vor neu­en Tech­no­lo­gien ist groß, aber die Vor­tei­le der Auto­ma­ti­sie­rung sind für den moder­nen Arbeits­platz hoch. Der Fokus der Büro­kom­mu­ni­ka­ti­ons­bran­che auf Doku­men­te erweist sich für Kun­den auf dem Weg der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on als äußerst wert­voll, da die­se Bran­che ver­steht, wie man Tech­nik in die Cloud migriert und die Daten- und Doku­men­ten­si­cher­heit gewähr­leis­tet. Der Ein­satz von moder­ner Tech­no­lo­gie wie KI, Auto­ma­ti­sie­rung und DX dient maß­geb­lich dazu, Men­schen in ihren Rol­len zu stär­ken sowie Inter­es­se für unse­re Indus­trie zu wecken.

Hybride Arbeit

Ein Mega­trend, der hybri­de Arbeits­plät­ze betrifft, ist die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gie. Wäh­rend der Lock­downs erleb­ten vir­tu­el­le Mee­tings ihren Boom und sind heu­te fes­ter Teil des Arbeits­le­bens. Dabei geht es nicht nur um Head­sets und digi­ta­le Zusam­men­künf­te. „Die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­nik geht weit über Head­sets und Note­book-Kame­ras hin­aus. Die digi­ta­le Arbeits­welt kon­kur­riert mit den all­täg­li­chen Arbeits­plät­zen in Qua­li­tät und Effi­zi­enz und darf der rea­len Welt in nichts nach­ste­hen”, sagt Putsch­li. „Die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­nik hat sich auf ein neu­es Niveau ent­wi­ckelt. Es ist groß­ar­tig zu sehen, wel­che Inno­va­ti­on und Krea­ti­vi­tät aus die­sem Bereich kommt, sei es in der Gerä­te- oder Raum­ver­wal­tung, im Mee­ting­er­leb­nis oder auf Kollaborationsplattformen.“

Flexibles Arbeiten

Fle­xi­bles Arbei­ten ist ein wei­te­rer Trend, auch unter­stützt von Cowor­king Spaces. Selbst die Insol­venz des Cowor­king-Unter­neh­mens WeWork spie­gelt nicht die kon­ti­nu­ier­li­che Wei­ter­ent­wick­lung die­ses hoch­fle­xi­blen Ange­bots sowohl für Unter­neh­men als auch für Pri­vat­per­so­nen wider. Exper­ten pro­gnos­ti­zie­ren, dass Cowor­king wei­ter­hin zwei­stel­lig wach­sen wird, da sol­che Spaces Start-ups und Frei­be­ruf­ler ver­schie­de­ner Bran­chen anzie­hen. Es kann auch beob­ach­tet wer­den, dass der Trend zum „Work­place-as-a-Ser­vice“ geht. Der Kun­de sucht nicht nur einen Arbeits­platz, son­dern ein stim­mi­ges, moder­nes Ange­bot für sei­ne Bedürf­nis­se rund ums Arbeiten.

Ein Fazit

Die Welt hat sich wei­ter­ent­wi­ckelt und setzt Tech­nik mit rasan­ter Geschwin­dig­keit ein. Wir alle müs­sen uns dar­an gewöh­nen, lebens­lang zu ler­nen. Schu­lun­gen und Werk­zeu­ge sind unum­gäng­lich, um sich anzu­pas­sen sowie die eige­ne Arbeits­welt agil zu hal­ten. Ein ver­trau­ens­wür­di­ger Part­ner, der über neue Tech­nik und aktu­el­le Trends auf dem Lau­fen­den ist und dabei hel­fen kann, einen Wan­del zu voll­zie­hen, ist ent­schei­dend, um klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men auf ihrem Weg durch die Trans­for­ma­ti­on zu begleiten.

Abbil­dung: Key­po­int Intelligence Debo­rah Hawkins, Group Direc­tor Office Team, Key­po­int Intelligence. keypointintelligence.com