Ordnung im Büro: 15 Organisationstipps

Ord­nung ist das hal­be Leben. Und was man nicht plant, pas­siert nicht. Die­se Weis­hei­ten bewahr­hei­ten sich vor allem im Büro immer wie­der. Mit unse­ren Tipps kom­men Sie ent­spann­ter durch den Arbeits­all­tag. Von Ger­rit Krämer.

Die phy­si­sche Orga­ni­sa­ti­on des Büro­ar­beits­plat­zes tritt durch die Digi­ta­li­sie­rung mehr und mehr in den Hin­ter­grund. Dies führt aller­dings nicht zu grö­ße­rer Über­sicht­lich­keit und weni­ger Stress, ganz im Gegen­teil. Der Vor­marsch der digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­ti­on hat für eine Infor­ma­ti­ons­flut gesorgt, die vie­le nicht mehr beherr­schen. In ihrer Gefähr­dungs­ba­ro­me­ter-Stu­die 2017 haben die Orga­ni­sa­ti­ons­psy­cho­lo­gen des EO-Insti­tuts fest­ge­stellt, dass 61 Pro­zent der deut­schen Beschäf­tig­ten von der Infor­ma­ti­ons­flut über­for­dert sind. Außer­dem ver­fü­gen 47 Pro­zent oft nicht über die Infor­ma­tio­nen, die für ihre Tätig­keit wich­tig wären.

Organisationstipp #1: Rituale vor der Arbeit

Neh­men Sie sich genü­gend Zeit vor der Arbeit. Es gibt nichts Schlim­me­res, als mor­gens gehetzt oder ver­schwitzt zu sein, weil Sie zu spät auf­ge­stan­den sind. Eine wie­der­keh­ren­de Rei­hen­fol­ge von Tätig­kei­ten am Mor­gen schafft Rou­ti­ne und gibt Kraft und Sicher­heit für den Tag: Nach dem Duschen einen Kaf­fee, dann das Früh­stück mit Zei­tung, den Tag pla­nen usw. Nach einer Wei­le wis­sen Sie, wie viel Zeit Sie sich für die ein­zel­nen Punk­te gön­nen wol­len und kön­nen die Weck­zeit opti­mal dar­auf abstimmen.

Organisationstipp #2: Morgendliche Rituale am Arbeitsplatz

Was für zu Hau­se gilt, lässt sich auch auf den Arbeits­platz über­tra­gen. Begrü­ßen Sie zuerst den Chef, dann alle Kol­le­gen, legen Sie die Jacke ab, ver­stau­en Sie Ihre Tasche, trin­ken einen Kaf­fee, lesen E-Mails usw. Die Rei­hen­fol­ge ist belie­big. Jeden Mor­gen die­sel­ben Ritua­le im Büro durch­zu­füh­ren, struk­tu­riert den Arbeits­tag. Am bes­ten schaf­fen Sie sich gleich­blei­ben­de Abläu­fe für den gesam­ten Tag.

Organisationstipp #3: Ziele setzen

Um sich Ritua­le, wie mor­gens kalt zu duschen oder vor der Arbeit Sport zu trei­ben, anzu­ge­wöh­nen, ist ein star­ker Wil­le nötig. Set­zen Sie sich Zie­le oder Chal­lenges. Wenn Sie eine sol­che Auf­ga­be 30 Tage durch­hal­ten, pushen Sie nicht nur Ihr Ego und das Wohl­be­fin­den. Nach 30 Tagen soll­ten Ihnen die Ritua­le in Fleisch und Blut über­ge­gan­gen sein. Vor­schlä­ge für mög­li­che per­sön­li­che Her­aus­for­de­run­gen fin­den Sie hier.

Organisationstipp #4: Zentrale Terminverwaltung

Es ist sinn­voll, geschäft­li­che (und pri­va­te) Ter­mi­ne, wich­ti­ge Noti­zen, Nach­rich­ten und Vor­gän­ge nicht auf ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen (Out­look, Brow­ser­le­se­zei­chen, Word-Doku­ment, Schmier­zet­tel) zu sichern. Nut­zen Sie statt­des­sen eine Soft­ware, die alle Funk­tio­nen ver­eint. Es exis­tie­ren meh­re­re Tools, die dafür prä­de­sti­niert sind.

Organisationstipp #5: Die richtigen Prioritäten setzen

Zu vie­le Auf­ga­ben und kei­ne Prio­ri­tä­ten­struk­tur bei der Bewäl­ti­gung füh­ren ins Cha­os, egal ob bei Team­ar­beit oder bei Ein­zel­kämp­fern. Wo anfan­gen und womit wei­ter­ma­chen? Abhil­fe kön­nen Orga­ni­sa­ti­ons­me­tho­den wie das Eisen­hower-Prin­zip und die ABC-Ana­ly­se schaffen.

Das Eisen­hower-Prin­zip: Die­se Metho­de teilt alle Auf­ga­ben in (vier) Fel­der ein, deren ein­zi­ge Kri­te­ri­en Wich­tig­keit (wich­tig und unwich­tig) und Dring­lich­keit (eilig und nicht eilig) sind. Jede Auf­ga­be des Arbeits­ta­ges lässt sich in eines von vier mög­li­chen Fel­dern (eilig und wich­tig, eilig aber unwich­tig, nicht eilig aber wich­tig sowie nicht eilig und unwich­tig) ein­ord­nen, wodurch die Prio­ri­tä­ten der ent­spre­chen­den Auf­ga­be sofort zuge­ord­net und effi­zi­en­ter abge­ar­bei­tet wer­den können.

Die ABC-Ana­ly­se: Die­se Metho­de teilt jede Auf­ga­be in die drei Berei­che A = sehr wich­tig oder dring­lich, B = wich­tig oder dring­lich sowie C = weni­ger wich­tig oder dring­lich ein. Es zeigt sich, dass auf den Bereich A nur cir­ca zehn bis zwölf Pro­zent aller Auf­ga­ben ent­fal­len, die­se aber fast 75 Pro­zent der gesam­ten Arbeits­zeit ver­brau­chen. In Bereich B fal­len 15 Pro­zent der Auf­ga­ben, die cir­ca 20 Pro­zent der Zeit bean­spru­chen. Bereich C deckt 75 Pro­zent der Auf­ga­ben ab, die knapp zehn Pro­zent der Arbeits­zeit ver­an­schla­gen. Es lohnt sich, beson­ders den Bereich A zu ana­ly­sie­ren, da hier das größ­te Opti­mie­rungs- bzw. Zeit­ein­spa­rungs­po­ten­zi­al schlummert.

Get­ting Things Done (GTD): Die­se Metho­de lässt Ihnen eini­ge Frei­hei­ten: Es gibt kei­nen fes­ten Ablauf­plan beim Bewäl­ti­gen der Auf­ga­ben. Das Prin­zip ist, dass alle anste­hen­den Auf­ga­ben in einem Sys­tem (ana­log oder digi­tal) notiert wer­den. Durch das Nie­der­schrei­ben der ein­zel­nen Auf­ga­ben ist der Kopf frei für die aktu­ell zu erle­di­gen­den Pro­jek­te. Die Pro­duk­ti­vi­tät wird gestei­gert, der Stress redu­ziert. Außer­dem wer­den ein­zel­ne Auf­ga­ben nicht mehr ver­ges­sen, da sie notiert wur­den. Es emp­fiehlt sich eine Glie­de­rung aller Auf­ga­ben in fünf Phasen:

1. Sam­meln: Alle Gedan­ken, Daten, E-Mails, Noti­zen usw. wer­den aufgeschrieben.
2. Ver­ar­bei­ten: Anschlie­ßend wird jede Notiz nach fol­gen­dem Pro­zess ver­ar­bei­tet: Um was han­delt es sich (Auf­ga­be, Ter­min)? Wel­che Akti­on ist erfor­der­lich (Wenn kei­ne Erfor­der­nis: Weg­wer­fen oder Wie­der­vor­la­ge)? Was ist der nächs­te, kon­kre­te Schritt?
3. Orga­ni­sie­ren: Ord­nen Sie die zu erle­di­gen­den Auf­ga­ben und Schrit­te einer bestimm­ten Lis­te zu. Ein Bei­spiel: „Kol­le­ge x wegen Mee­ting anru­fen“ gehört auf die Lis­te „Anru­fe“.
4. Kon­trol­le: Alle Lis­ten soll­ten ein­mal pro Tag mit dem Kalen­der abge­gli­chen wer­den. Aus­sor­tie­ren und Pla­nen sind Pflichtaufgaben.
5. Erle­di­gen: Der Name ist Pro­gramm. Anfan­gen und abarbeiten.

Die Not-to-do-Lis­te: Nicht ganz so bekannt wie ihr Pen­dant, die To-do-Lis­te, aber den­noch wir­kungs­voll. Der Grund­ge­dan­ke: Alles, was heu­te nicht erle­digt wer­den muss, weil es unwich­tig ist, gehört auf die Lis­te. Die Vor­tei­le: Sie kön­nen Wich­ti­ges von Unwich­ti­gem bes­ser unter­schei­den, opti­mie­ren die Abstim­mung mit den Kol­le­gen und ler­nen zu dele­gie­ren. Ein Bei­spiel: Alle dele­gier­ba­ren Auf­ga­ben gehö­ren auf Ihre Not-to-do-Lis­te. Das spart Zeit und macht pro­duk­ti­ver. Beden­ken Sie aber, dass die­se Auf­ga­ben bei Ihren Kol­le­gen die To-do-Lis­te anschwel­len lasssen.

Organisationstipp #6: Ordnung im Büro

Struk­tu­rie­ren Sie Ihre Büro­ein­rich­tung über­sicht­lich: Ver­mei­den Sie Stol­per­fal­len auf dem Weg zum Kopie­rer, ord­nen Sie den Akten­schrank alpha­be­tisch, beschrif­ten Sie Rega­le. Sor­gen Sie dafür, dass Ihre Abla­gen nicht über­quel­len. Ver­wen­den Sie statt vie­len nur einen über­sicht­li­chen Kalen­der.

Als beson­ders effek­ti­ves Kon­zept zur Ord­nung in Büro­räu­men hat sich die 5S-Kai­zen-Metho­de eta­bliert. Die fünf S ste­hen für Sortie­ren, Syste­ma­ti­sie­ren, Säubern, Stan­dar­di­sie­ren und stän­dig verbessern.

Längst gibt es auch die Mög­lich­keit, die Büro­ein­rich­tung nach eige­nen Bedürf­nis­sen pro­du­zie­ren zu las­sen. So kön­nen Sie Ihre Arbeit noch bes­ser organisieren.

Organisationstipp #7: Ordnung im Stauraum

Für vie­le Doku­men­te im Büro gibt es Auf­be­wah­rungs­fris­ten (Ver­trä­ge, Rech­nun­gen, Lohn­be­le­ge usw.), und auch die Kor­re­spon­denz mit wich­ti­gen Geschäfts­part­nern soll­te nicht sofort besei­tigt wer­den. Eine über­sicht­li­che Sor­tie­rung in ent­spre­chen­den Ord­nern ist unab­ding­bar. Die Beschrif­tung der Ord­ner muss prä­zi­se sein, am bes­ten gleich mit der ent­spre­chen­den Ver­jäh­rungs­frist auf dem Eti­kett. Auch hier gilt aber: Was nicht unbe­dingt auf­ge­ho­ben wer­den muss, kann getrost in den Akten­ver­nich­ter. Eine sol­che Orga­ni­sa­ti­on der Ord­ner soll­te abtei­lungs­über­grei­fend statt­fin­den und nicht nur von ein­zel­nen Kol­le­gen durch­ge­führt werden.

#8: Ordnung auf dem Schreibtisch

Krea­ti­ves Cha­os ist eine Aus­re­de! Ein unauf­ge­räum­ter Schreib­tisch lenkt nur ab und gro­ße Papier­sta­pel sor­gen schlicht für län­ge­re Such­zei­ten. Schon weni­ge Abla­ge­kör­be rei­chen, zum Bei­spiel Post­ein­gang, To-do und Post­aus­gang. Der Post­ein­gangs­korb soll­te regel­mä­ßig geleert wer­den. Sonst wis­sen Sie nie genau, was gera­de Neu­es dazu­ge­kom­men ist. Machen Sie kei­nen über­mä­ßi­gen Gebrauch von Haft­no­ti­zen. Ein Schreib­tisch vol­ler Post-its sorgt immer für opti­sche Unru­he. Und packen Sie das Smart­phone weg, wenn es nicht zu Ihren Arbeits­mit­teln gehört. Es lenkt Sie ab und hin­dert nur Ihren Arbeitsfluss.

Abla­ge- und Orga­ni­sa­ti­ons­sys­te­me ver­schie­de­ner Her­stel­ler kön­nen den Umgang mit Akten, Ver­trä­gen und Doku­men­ten erheb­lich erleichtern.

Schreib­tischab­la­gen für Stif­te, Klam­mern, Sche­ren, USB-Sticks usw., soge­nann­te Tisch-Orga­ni­zer, brin­gen Ord­nung in den Klein­kram des Büro­ar­beits­plat­zes und soll­ten, wo noch mit Stift und Papier gear­bei­tet wird, unbe­dingt vor­han­den sein. Alles lose auf dem Tisch lie­gen zu las­sen, ist ein No-Go.

Jeden Abend den Schreib­tisch auf­zu­räu­men, garan­tiert einen unbe­las­te­ten Start in den nächs­ten Arbeits­tag. In vie­len Unter­neh­men, beson­ders in denen mit wech­seln­der Benut­zung der Arbeits­plät­ze, herrscht eine Clean-Desk-Poli­cy. Der auf­ge­räum­te Schreib­tisch zum Fei­er­abend ist dort Pflicht. Gewöh­nen Sie sich die­se Tech­nik an. Tren­nen Sie abends das Wich­ti­ge vom Unwich­ti­gen. Das wird Ihre Effi­zi­enz erheb­lich steigern.

Organisationstipp #9: Ordnung auf dem Desktop

Ein ordent­li­cher, auf­ge­räum­ter Desk­top erleich­tert auch die digi­ta­le Arbeit erheb­lich. Gene­rell gilt: je weni­ger auf dem Start­bild­schirm, des­to bes­ser. Alles Unwich­ti­ge soll­te gelöscht wer­den oder in Unter­ord­nern ver­schwin­den, und alles, was bereits abge­ar­bei­tet wur­de, in ent­spre­chen­den Ver­zeich­nis­sen abge­legt wer­den. Es gibt vie­le hilf­rei­che Tools zum Auf­räu­men des Desk­tops. Die­se Über­sicht hilft bei der Auswahl.

Struk­tu­rie­ren Sie Ihre Datei­en in den Unter­ord­nern mit einem über­sicht­li­chen Sys­tem. Die­ses soll­te auch für Drit­te gut nach­voll­zieh­bar sein, falls Sie krank oder im Urlaub sind. Ein gutes ECM (Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment) kann hier­bei hel­fen und den Work­flow erhö­hen. Mit ihm haben Sie alle ent­schei­den­den Daten und Pro­zes­se Ihres Unter­neh­mens im Blick.

Organisationstipp #10: Ordnung in der Cloud

Cloud­com­pu­ting, das Spei­chern von Daten auf exter­nen Ser­vern, ist wei­ter auf dem Vor­marsch. Laut einer aktu­el­len Stu­die des Digi­tal­ver­bands Bit­kom ver­wen­de­ten 2016 bereits cir­ca 65 Pro­zent der befrag­ten Unter­neh­men ein Soft­ware-as-a-Ser­vice-Pro­dukt (SaaS). Die Orga­ni­sa­ti­on der Cloud soll­te von oben durch die Geschäftsführung/Abteilungsleiter struk­tu­riert wer­den (im Ide­al­fall nach Rück­spra­che mit den Mit­ar­bei­tern): Wel­cher Mit­ar­bei­ter bekommt wel­che Zugriffs­rech­te, wo wer­den ent­spre­chen­de Doku­men­te abge­legt, mit wel­chen und wie vie­len Unter­ord­nern usw.

Organisationstipp #11: Die E-Mail-Flut beherrschen

Las­sen Sie ein­ge­hen­de E-Mails nicht Ihren Arbeits­tag regie­ren. Eine gemein­sa­me Stu­die der AKAD-Hoch­schu­le in Leip­zig und vom Büro-Kai­zen hat her­aus­ge­fun­den, dass durch E-Mails und Ablen­kun­gen nur an drei von fünf Tagen die Woche effek­tiv gear­bei­tet wer­den kann. Zur Besei­ti­gung die­ses Pro­blems lässt sich wie­der die Büro-Kai­zen-Metho­de anwen­den. Auf den Umgang mit E-Mails bezo­gen, soll­ten Sie Fol­gen­des beherzigen:

1. Löschen: Alles, was für Sie nicht rele­vant ist, löschen Sie sofort!
2. Weiterleiten/delegieren: Was von jemand ande­rem zu bear­bei­ten ist, lei­ten Sie direkt weiter.
3. Able­gen: Muss etwas nur zur Kennt­nis genom­men wer­den, tun Sie es und legen die E-Mail im Erle­digt-Ord­ner ab.
4. Bear­bei­ten: Nut­zen Sie die Fünf-Minu­ten-Regel: Wenn die Auf­ga­be inner­halb von fünf Minu­ten zu erle­di­gen ist, tun Sie es sofort!
5. Ter­mi­nie­ren: Wenn die Bear­bei­tung der E-Mail län­ger als fünf Minu­ten dau­ert, legen Sie sie auf Termin.

Das soll­te Ihr Post­fach merk­lich entschlacken.

Außer­dem: Kon­trol­lie­ren Sie nicht stän­dig Ihr Post­fach. Schal­ten Sie auto­ma­ti­sche Benach­rich­ti­gun­gen aus. Das E-Mail-Ein­gangs-Pling nervt auch ande­re. Set­zen Sie sich statt­des­sen fes­te Zei­ten, zu denen Sie Ihre Nach­rich­ten che­cken. Bear­bei­ten Sie dann mit Hil­fe der obi­gen fünf Punkte.

Organisationstipp #12: Organisation vor dem Urlaub

Um ent­spannt in den Urlaub gehen und die­sen auch genie­ßen zu kön­nen, soll­ten eini­ge Punk­te beach­tet wer­den. Wich­ti­ge Vor­gän­ge soll­ten vor dem Urlaub abge­schlos­sen wer­den. Ach­ten Sie dabei trotz­dem auf mög­lichst stress­freie letz­te Arbeits­ta­ge. Erstel­len Sie ein Über­ga­be­pro­to­koll: Wer soll was tun? Wo sind Ihre Pass­wör­ter, Daten usw.? Eine E-Mail-Abwe­sen­heits­no­tiz mit den wich­tigs­ten Daten ist sinn­voll, also: Wann ste­hen Sie wie­der zur Ver­fü­gung und wer (Name, E-Mail-Adres­se und Tele­fon­num­mer) ist Ihre Ver­tre­tung? Räu­men Sie Ihre phy­si­sche und digi­ta­le Abla­ge auf, das erleich­tert Ihnen den Ein­stieg nach dem Urlaub.

Organisationstipp #13: Der Notfall-Ordner

Fällt der Geschäfts­füh­rer oder ein lei­ten­der Ange­stell­ter kurz­fris­tig für län­ge­re Zeit aus, kann schnell blan­kes Cha­os herr­schen. Denn es gibt häu­fig kei­ne Ver­tre­tun­gen, die in alle Pro­zes­se invol­viert sind. Für die­se Fäl­le soll­te ein Not­fall-Ord­ner ange­legt wer­den, über des­sen Stand­ort und Inhalt ein oder zwei Per­so­nen infor­miert sind. Der Ord­ner soll­te min­des­tens Fol­gen­des ent­hal­ten: Ver­trä­ge, Voll­mach­ten, Pass­wör­ter, Nach­wei­se über Zweit­schlüs­sel, Not­fall­an­wei­sun­gen und Ver­tre­tungs­re­ge­lun­gen, Arbeits­platz­be­schrei­bun­gen der Mit­ar­bei­ter, Ver­si­che­run­gen und wich­ti­ge Adressen.

Organisationstipp #14: Projekte und Teamarbeit planen

Agi­les Arbei­ten in klei­nen und mitt­le­ren Teams erfor­dert fle­xi­ble Struk­tu­ren bei Mit­ar­bei­ter­ein­tei­lung und Arbeits­ab­läu­fen. Damit die­se rei­bungs­los funk­tio­nie­ren, sind neue Orga­ni­sa­ti­ons­me­tho­den not­wen­dig. Zwei Ansät­ze haben sich bewährt, um Pro­jek­te beson­ders effi­zi­ent abzu­schlie­ßen: Scrum und Kan­ban.

Die Scrum-Metho­de zer­legt kom­ple­xe Pro­jek­te in ein­zel­ne und über­sicht­li­che Schrit­te, um Unklar­hei­ten durch Zwi­schen­er­geb­nis­se zu mini­mie­ren. Es kann fle­xi­bler auf even­tu­el­le Pro­ble­me ein­ge­gan­gen wer­den. Lang­fris­ti­ge und kom­ple­xe Pro­jek­te las­sen sich effi­zi­en­ter organisieren.

Kan­ban ist in der Grund­form ein Visua­li­sie­rungs­tool, das Pro­jek­te in die drei Tei­le „Noch zu tun“, „In Arbeit“ und „Abge­schlos­sen“ glie­dert. Die Idee dahin­ter ist die Visua­li­sie­rung der ein­zel­nen Pro­jekt­be­stand­tei­le von Anfang bis Ende. Die Metho­de bie­tet eine hohe Über­sicht­lich­keit der Arbeitsschritte.

Organisationstipp #15: Tools für ortsunabhängiges Arbeiten

Remo­te-Arbeit klingt nach Frei­heit und Unab­hän­gig­keit. Aber auch die will orga­ni­siert sein. Damit die Arbeit rei­bungs­los abläuft, müs­sen Tools wie Sicher­heits­soft­ware, Pro­gram­me für die Ein­tei­lung und Kon­trol­le von Pro­jekt­auf­ga­ben und Pro­zes­sen etc. allen Betei­lig­ten zur Ver­fü­gung ste­hen und syn­chro­ni­siert wer­den. Ein Star­ter-Kit für alle, die sich in ihrem Remo­te-Job umfas­send und effi­zi­ent orga­ni­sie­ren wol­len, fin­det sich hier.