Aufgeräumt ins neue Jahr

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Wich­ti­ge Doku­men­te archi­vie­ren, Altes ent­rüm­peln, Platz für neue Pro­jek­te schaf­fen: Wie­der­ab­lös­ba­re Ord­ner-Eti­ket­ten orga­ni­sie­ren die Abla­ge effizient.

MIt den wie­der­ab­lös­ba­ren Ord­ner-Eti­ket­ten von Avery Zweck­form ist über­sicht­li­ches Arbei­ten garantiert.

Weih­nachts­zeit = besinn­li­che Zeit? Ja, wenn nicht wie immer der stres­si­ge Abschluss des Geschäfts­jah­res vor der Tür stün­de. Ein paar ein­fa­che Tipps und der Ein­satz von Ord­ner-Eti­ket­ten ent­span­nen die Lage und sor­gen für den rich­ti­gen Über­blick. Die wie­der­ab­lös­ba­ren Ord­ner-Eti­ket­ten von Avery Zweck­form haf­ten zuver­läs­sig und las­sen sich gleich­zei­tig rück­stands­frei wie­der­ab­lö­sen.  Für alle Ord­ner-Eti­ket­ten-For­ma­te stellt Avery Zweck­form kos­ten­lo­se, pro­fes­sio­nel­le Vor­la­gen zur Gestal­tung und Bedruckung zur Ver­fü­gung, die sich ein­fach indi­vi­dua­li­sie­ren lassen.

Fristen beachten

Die Kor­re­spon­denz mit Geschäfts­part­nern, Lie­fer­schei­ne, Lohn­be­le­ge, Rech­nun­gen und Ver­trä­ge – im Lau­fe eines Jah­res fällt jede Men­ge Papier­kram an. Auf­he­ben oder weg­wer­fen? In vie­len Fäl­len gibt es gesetz­li­che Vor­schrif­ten, was wie lan­ge auf­be­wahrt wer­den muss. Die wich­tigs­ten Auf­be­wah­rungs­fris­ten sind in der Abga­ben­ord­nung (AO), im Han­dels­ge­setz­buch (HGB) und im Umsatz­steu­er­ge­setz (UStG) gere­gelt. So besteht für alle Han­dels- und Geschäfts­brie­fe eine Auf­be­wah­rungs­frist von sechs Jah­ren. Für Buchungs­be­le­ge, Han­dels­bü­cher und Jah­res­ab­schlüs­se sind es sogar zehn Jahre.

Tipp: Eine Ord­ner-Sor­tie­rung nach Art der Doku­men­te anle­gen (zum Bei­spiel „Bestell- und Auf­trags­un­ter­la­gen 2016“) und auf dem Ord­ner-Eti­kett neben dem Inhalt gleich das Ende der Auf­be­wah­rungs­frist ver­mer­ken (bei­spiels­wei­se „bis Ende 2021 auf­be­wah­ren“). Nach Ablauf der Frist kann der Ord­ner­in­halt ohne erneu­te Prü­fung sofort ent­sorgt wer­den. Die nun geleer­ten Ord­ner sind pro­blem­los wie­der­ver­wend­bar. Dafür ein­fach das wie­der­ab­lös­ba­re Eti­kett abzie­hen und ein neu­es Eti­kett aufkleben.

Mehr Infor­ma­tio­nen zu den Avery Zweck­form Ord­ner-Eti­ket­ten sind hier zu finden.

Abteilungsübergreifend arbeiten

Was nutzt es, wenn die eige­ne Abla­ge tipp­topp ist, aber der Kol­le­ge einen Lose-Blatt-Sta­pel auf sei­ner Fens­ter­bank kul­ti­viert? Ner­vi­ges Suchen ist damit schon vor­pro­gram­miert. Daher soll­te für auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Unter­la­gen eine gemein­sa­me Abla­ge orga­ni­siert wer­den. Alle Rech­nun­gen eines Jah­res kom­men bei­spiels­wei­se in einen dafür vor­ge­se­he­nen Ord­ner – egal, von wem in der Abtei­lung sie aus­ge­stellt wurden.

Tipp: Ord­ner-Eti­ket­ten bedru­cken und nicht per Hand beschrif­ten. So ist sicher­ge­stellt, dass alle die Beschrif­tung lesen kön­nen und kein Kryp­to­lo­ge zu Rate gezo­gen wer­den muss.

Wer nicht müh­sam eige­ne Druck­vor­la­gen erstel­len will, greift auf die kos­ten­lo­sen Design-Vor­la­gen von Avery Zweck­form zurück. Die­se sind nicht nur pass­ge­nau, son­dern bie­ten auch eine Viel­zahl an schö­nen vor­ge­stal­te­ten Designs zur Auswahl.