Kon­zep­te, sein Büro zu ord­nen, gibt es vie­le. Zu den bekann­tes­ten gehört die 5S-Kai­zen-Metho­de. Sie bie­tet ein­fach anzu­wen­den­de Regeln für eine effi­zi­en­te Arbeit im Office und hat sich viel­fach bewährt.

Nach Kaizen führt ein sauberes und geordnetes Arbeitsumfeld zu qualitativ hochwertiger Arbeit. Foto: Pixabay

Nach Kai­zen führt ein sau­be­res und geord­ne­tes Arbeits­um­feld zu qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ger Arbeit. Foto: Pixabay

Hier sollte dringend die 5S-Methode angewendet werden. Foto: Pixabay

Hier soll­te drin­gend die 5S-Metho­de ange­wen­det wer­den. Foto: Pixabay

Eine gute Büro­or­ga­ni­sa­ti­on, zu der Aspek­te wie die Zeit- und Auf­ga­ben­pla­nung, Team­ko­or­di­na­ti­on und das Manage­ment von Doku­men­ten, E-Mails und Adres­sen gehö­ren, basiert zuvor­derst auf der Selbst­ver­ant­wor­tung des ein­zel­nen Beschäf­tig­ten. Dar­über hin­aus stellt sich aber auch für jedes Unter­neh­men die Fra­ge, wie sich neben den indi­vi­du­ell orga­ni­sier­ten Schreib­ti­schen ihrer Mit­ar­bei­ter eine fir­men­über­grei­fen­de Kul­tur aus Ord­nung und Sau­ber­keit eta­blie­ren lässt – ins­be­son­de­re dann, wenn Arbeits­uten­si­li­en gemein­schaft­lich genutzt oder moder­ne Arbeits­kon­zep­te wie Desk-Sharing prak­ti­ziert wer­den. Die Kai­zen-Metho­de bie­tet sowohl für die indi­vi­du­el­le Orga­ni­sa­ti­on als auch für einen fir­men­wei­ten Ansatz prak­ti­sche Regeln.

Schrittweise Verbesserung

Ihren Ursprung hat Kai­zen in Japan: Taiichi Ōno ent­wi­ckel­te das Prin­zip für das Pro­duk­ti­ons­sys­tem des Auto­mo­bil­her­stel­lers Toyo­ta. In der japa­ni­schen Pra­xis steht Kai­zen vor allem für eine kon­ti­nu­ier­li­che Ver­än­de­rung zum Bes­se­ren. Die­se Ver­bes­se­rung erfolgt in einer schritt­wei­sen Opti­mie­rung eines Pro­duk­tes oder Pro­zes­ses. Unter der Bezeich­nung Kon­ti­nu­ier­li­cher Ver­bes­se­rungs­pro­zess (KVP) wur­de Kai­zen in den 1950er Jah­ren auch in Euro­pa über­nom­men, aller­dings in abge­wan­del­ter Form: Wäh­rend Kai­zen in Japan eine umfas­sen­de Lebens- und Arbeits­phi­lo­so­phie dar­stellt, ent­wi­ckel­te es die west­li­che Wirt­schaft zu einem Manage­ment­sys­tem, bei dem die Qua­li­täts­stei­ge­rung und Kos­ten­sen­kung im Vor­der­grund steht. Unab­hän­gig von der Aus­rich­tung las­sen sich aber gera­de im Büro die grund­le­gen­den Gedan­ken von Kai­zen sehr gut anwen­den. Dort hat sich oft die Bezeich­nung „Büro-Kai­zen“ ein­ge­bür­gert.

Sauber und sicher

Der eben­falls aus Japan stam­men­de 5S-Ansatz ist eine spe­zi­el­le Vari­an­te von Kai­zen und eine Vor­ge­hens­wei­se in fünf Stu­fen hin zu sau­be­ren, siche­ren und stan­dar­di­sier­ten Arbeits­plät­zen. Dadurch soll das Büro so gestal­tet wer­den, dass die Arbeit stö­rungs­frei ablau­fen kann. Also: kein unnö­ti­ges Suchen, kei­ne lan­gen Trans­port­we­ge und War­te­zei­ten. Grund­la­ge ist die Über­zeu­gung, dass ein sau­be­res und geord­ne­tes Arbeits­um­feld zu qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ger Arbeit führt.

Die 5S-Elemente der Kaizen-Methode

Sor­tie­ren: Am Anfang steht das Ent­rüm­peln. Alles für den Arbeits­platz Unnö­ti­ge wird aus­sor­tiert und eine grund­le­gen­de Arbeits­platz­in­ven­tur durch­ge­führt. Nicht mehr benö­tig­te Gegen­stän­de wer­den in einer Qua­ran­tä­ne­zo­ne gela­gert, bis ihr end­gül­ti­ger Ver­bleib geklärt ist.

Sys­te­ma­ti­sie­ren: Im zwei­ten Schritt wird für alle ver­blie­be­nen Uten­si­li­en eine Abla­ge bestimmt. Stän­dig Benö­tig­tes gehört auf den Schreib­tisch, täg­lich Benö­tig­tes in gut erreich­ba­re Schub­la­den. Alles ande­re wird beschrif­tet und in zen­tra­len Schrank­sys­te­men abge­legt.

Säu­bern: Zuerst wer­den Rei­ni­gungs­stan­dards defi­niert, dann alle Arbeits­mit­tel und Stau­flä­chen gründ­lich gerei­nigt und eine Check- und Män­gel­lis­te ange­legt.

Stan­dar­di­sie­ren: Um die Sau­ber­keit und Ord­nung zu bewah­ren, wer­den Stan­dards für den Arbeits­be­reich defi­niert, etwa Rei­ni­gungs­plä­ne, Stell­plät­ze und Kenn­zeich­nun­gen.

Stän­dig ver­bes­sern: Hier­zu sind Selbst­dis­zi­plin bei der Ein­hal­tung und stän­di­ge Ver­bes­se­rung der Stan­dards nötig. 5S-Audits und Maß­nah­men­plä­ne kön­nen dabei hel­fen. Oder wie wäre es mit einem monat­lich statt­fin­den­den Auf­räum-Wett­be­werb?