Infor­ma­tio­nen erfas­sen, Doku­men­te ver­wal­ten, Daten aus­wer­ten, Pro­zes­se opti­mie­ren, die Zusam­men­ar­beit ver­bes­sern: Das sind täg­li­che Auf­ga­ben in Unter­neh­men. Die pas­sen­de Soft­ware erleich­tert sie. Eini­ge Pro­gram­me haben in ihrer neu­en Ver­si­on zusätz­li­che Fea­tures erhal­ten. Eine Über­sicht.

Schreibtisch frei – alle Daten und Prozesse im Griff. Ein gutes ECM (Enterprise-Content-Management) macht’s möglich. Foto: DocuWare Group

Schreib­tisch frei – alle Daten und Pro­zes­se im Griff. Ein gutes ECM (Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment) macht’s mög­lich. Foto: Docu­Wa­re Group

Die Vorschaufunktion in AMAGNO 5 zeigt alle Dateien großflächig und zentral an.

Die Vor­schau­funk­ti­on in AMAGNO 5 zeigt alle Datei­en groß­flä­chig und zen­tral an.

In PhantomPDF von Foxit lassen sich einzelne Abschnitte von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien beim Erstellen eines PDFs auswählen.

In Phan­tomPDF von Foxit las­sen sich ein­zel­ne Abschnit­te von Word-, Excel- und Power­Point-Datei­en beim Erstel­len eines PDFs aus­wäh­len.

Alle Aufgaben im Blick: Office Manager DMS. Foto: Softwarebüro Krekeler

Alle Auf­ga­ben im Blick: Office Mana­ger DMS. Foto: Soft­ware­bü­ro Kreke­ler

AMAGNO

Eine neue Doku­men­ten­vor­schau ist der Clou in AMAGNO 5. Das Antip­pen eines belie­bi­gen Begriffs in der Vor­schau, zum Bei­spiel der Rech­nungs-, Auf­trags-, Per­so­nal- oder Ver­trags­num­mer, von Fach­be­grif­fen oder Arti­kel­be­zeich­nun­gen, führt den Anwen­der zu allen kor­re­spon­die­ren­den Doku­men­ten. Dabei kann es sich unter ande­rem um E-Mails oder Bele­ge han­deln. Die umfas­sen­de Vor­schau­funk­ti­on zeigt alle Datei­en groß­flä­chig und zen­tral an und erlaubt es, sie mit Anmer­kun­gen oder digi­ta­len Stem­peln zu ver­se­hen.

DocuWare

Das Release 6.11 von Docu­Wa­res Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment-Sys­tem bie­tet den kom­plet­ten Funk­ti­ons­um­fang im Brow­ser an. Auf­wen­di­ge Soft­ware­instal­la­tio­nen am ein­zel­nen Arbeits­platz ent­fal­len. Kon­fi­gu­ra­ti­ons-Apps ermög­li­chen, die Soft­ware an indi­vi­du­el­le Bedürf­nis­se anzu­pas­sen. Detail­ver­bes­se­run­gen hat der Work­flow-Mana­ger erfah­ren. Geschäfts­ab­läu­fe las­sen sich jetzt fle­xi­bler gestal­ten und Ad-hoc-Work­flows ohne Pro­gram­mier­auf­wand star­ten. So kön­nen wie­der­keh­ren­de Pro­zes­se nach einem genau fest­ge­leg­ten Zeit­plan ein­fach defi­niert wer­den – bei­spiels­wei­se mit täg­li­chem, wöchent­li­chem oder monat­li­chem Start-End-Punkt. Eska­la­ti­ons­stu­fen (Erin­ne­rung, Fäl­lig­keit, Neu­zu­wei­sung) sor­gen dafür, dass Auf­ga­ben nicht uner­le­digt lie­gen­blei­ben. Kom­plett neu­ge­stal­tet wur­de das Modul zur Out­look-Inte­gra­ti­on. Benut­zer kön­nen nun direkt in ihrem E-Mail-Pro­gramm neue Kon­fi­gu­ra­tio­nen anle­gen und Abla­ge­op­tio­nen aus­wäh­len.

ELO

Neu in der Ver­si­on 10.1 der ECM-Sui­te von ELO ist die Kom­po­nen­te ELO Ana­ly­tics. Sie berei­tet umständ­li­chen Aus­wer­tun­gen gro­ßer Daten­men­gen ein Ende. Umfang­rei­che Infor­ma­tio­nen aus Daten­ban­ken, E-Mails, Pro­zess­zu­stän­den oder Datei­en kön­nen nun bin­nen Sekun­den ana­ly­siert und in einem leicht zu bedie­nen­den Cock­pit auf viel­fäl­ti­ge Wei­se visua­li­siert wer­den. ELOs iSe­arch erhielt, zusätz­lich zu einer ver­bes­ser­ten Such­tech­nik, benut­zer­freund­li­che und kom­bi­nier­ba­re Such­fil­ter für eine geziel­te­re Suche. Die Mul­ti-Cli­ent-Stra­te­gie wur­de auf eine Mul­ti-Ser­ver-Stra­te­gie aus­ge­wei­tet. Künf­tig erhö­hen meh­re­re phy­si­ka­li­sche Ser­ver die Aus­fall­si­cher­heit sowie Ska­lier­bar­keit und erleich­tern die War­tung bei Updates und die Pfle­ge des Sys­tems. Die bewähr­ten Col­la­bo­ra­ti­on-Tools kön­nen durch die erwei­ter­te Micro­soft-Office-Inte­gra­ti­on nun auch in Out­look ver­wen­det wer­den. Ergänzt wur­de zudem die Mög­lich­keit, direkt in den ELO-For­mu­la­ren eine Unter­schrifts­kom­po­nen­te zu ver­wen­den. Dies schafft mehr Trans­pa­renz und Sicher­heit bei behörd­li­chen Ver­wal­tungs­ab­läu­fen. Wei­ter­hin wich­ti­ger Bestand­teil sind die Apps ELO 10 for Mobi­le Devices und ELO Quick­Scan für den mobi­len Zugriff auf das Archiv bezie­hungs­wei­se das Scan­nen von unter­wegs. Glei­ches gilt für ELOs Busi­ness Solu­ti­ons Invoice und Con­tract, die eben­falls im Rah­men der Ver­si­on 10.1 erwei­tert und ergänzt wur­den.

Office Manager DMS

Der Office Mana­ger DMS hat in der Ver­si­on 16.1 eine neue Anbin­dung an Fuji­t­sus ScanS­nap erhal­ten. Anwen­der kön­nen jetzt direkt im Office Mana­ger eige­ne Scan­pro­fi­le anle­gen und den Fuji­tsu-Scan­ner ansteu­ern. Scan­pro­fi­le ermög­li­chen eine Auto­ma­ti­sie­rung beim Scan­nen und Archi­vie­ren von Papier­do­ku­men­ten. Mit der neu­en Gerä­te­schnitt­stel­le mel­det sich der Office Mana­ger als regu­lä­re Benut­zer-App am ScanS­nap-Mana­ger an. Dadurch muss der Anwen­der kei­ne Ein­stel­lun­gen mehr im ScanS­nap-Mana­ger aus­füh­ren, son­dern kann die­se direkt im Scan­pro­fil des Office Mana­ger hin­ter­le­gen. Wei­te­rer Vor­teil: Die von den Scan­pro­fi­len bekann­ten Sta­pel­tren­nun­gen sind jetzt auch in den Import­pro­fi­len mög­lich. Somit kön­nen bei­spiels­wei­se PDFs von einem Netz­werk­scan­ner oder einer belie­bi­gen PDF-Soft­ware in ein­zel­ne Doku­men­te zer­legt wer­den.

Foxit

In der Ver­si­on 8.2 ver­fügt der PDF-Edi­tor Phan­tomPDF von Foxit über eine Web-Kon­ver­tie­rungs­funk­ti­on, die es ermög­licht, aus­ge­wähl­te Sei­ten einer Web­site oder eine gan­ze Web­prä­senz ein­fach in ein PDF zu wan­deln. Dadurch spa­ren Anwen­der, die archi­vie­ren, Mark-ups hin­zu­fü­gen, Berich­te gene­rie­ren oder Moment­auf­nah­men von Infor­ma­tio­nen und Inhal­ten auf Web­sites erstel­len wol­len, wert­vol­le Zeit. Prak­tisch ist außer­dem eine linea­ri­sier­te Kon­ver­tie­rungs­funk­ti­on. Mit ihr kön­nen gro­ße PDFs, die online gespei­chert oder gehos­tet wer­den, sofort zur Ansicht geöff­net wer­den, bevor das gesam­te Doku­ment her­un­ter­ge­la­den wird. Neu ist auch die Mög­lich­keit, bestimm­te Abschnit­te von Word-, Excel- und Power­Point-Datei­en beim Erstel­len eines PDFs aus­zu­wäh­len.