Wir präsentieren: Tipps für die erfolgreiche Präsentation

Ob im Mee­ting oder bei einer Kon­fe­renz – die Qua­li­tät der Prä­sen­ta­ti­on macht den Unter­schied zwi­schen gefes­sel­ten Zuhö­rern und gäh­nen­dem Publi­kum aus. Wenn Sie unse­re Prä­sen­ta­ti­ons-Tipps befol­gen, wer­den Sie sehr wahr­schein­lich erfolg­reich sein. Von Ger­rit Krämer.

Eine Stu­die des Markt­for­schungs­un­ter­neh­mens GfK hat her­aus­ge­fun­den, dass der durch­schnitt­li­che Ange­stell­te cir­ca 48 Prä­sen­ta­tio­nen pro Jahr erstellt und dafür 20 Stun­den pro Monat braucht. 80 Pro­zent der Prä­sen­ta­tio­nen sind für inter­ne Mee­tings vor­ge­se­hen. Für das For­ma­tie­ren und Gestal­ten der Foli­en benö­ti­gen wir fast die Hälf­te der Zeit (43 Pro­zent). Das sind mehr als acht Stun­den im Monat, die sinn­vol­ler inves­tiert wer­den könn­ten, zum Bei­spiel für das Wesent­li­che: die Inhalte.

Prä­sen­tiert wird heu­te meist mit Power­Point-Unter­stüt­zung. Das Micro­soft-Pro­gramm hat einen Markt­an­teil von cir­ca 95 Pro­zent. Schät­zun­gen zufol­ge wer­den mit der Soft­ware aus Red­mond jeden Tag etwa 30 Mil­lio­nen Prä­sen­ta­tio­nen welt­weit erstellt. Es gibt aber bereits gute Alternativen.

Zu einem gelun­ge­nen Vor­trag gehört aller­dings mehr als nur Soft­ware. Auch Fak­to­ren wie Spra­che, Klei­dung, Auf­tre­ten sind wich­tig. Wer die fol­gen­den Rat­schlä­ge beher­zigt, begibt sich auf den Weg zur per­fek­ten Präsentation.

Präsentations-Tipp #1: Ziel definieren

Pla­nen Sie Ihren Vor­trag stra­te­gisch und psy­cho­lo­gisch und kon­zen­trie­ren sich auf die soge­nann­ten Bul­let­points – also auf die Argu­men­te, die bei Ihren Zuhö­ren ankom­men sol­len. Das setzt vor­aus, dass Sie beim Erstel­len Ihrer Prä­sen­ta­ti­on genau wis­sen, wel­ches Ziel Sie mit Ihrem Vor­trag errei­chen wol­len. Für die erfolg­rei­che Ver­mitt­lung die­ses Ziels müs­sen Sie selbst­ver­ständ­lich wis­sen, wer Ihre Kom­mu­ni­ka­ti­ons­part­ner sind, etwa Mit­ar­bei­ter, Chef­eta­ge oder Kun­den. Hilf­reich kann auch eine vor­her erstell­te Blau­pau­se der Prä­sen­ta­ti­on sein: Pla­nen Sie die Struk­tur und Argu­men­ta­ti­ons­ket­ten mit Stift und Papier oder auf einem White­board, bevor Sie eine Soft­ware öff­nen. Wie ein sol­cher ers­ter Ent­wurf des Vor­trags aus­se­hen kann, zeigt bei­spiels­wei­se die Speech-Pad-Metho­de.

Präsentations-Tipp #2: Kernbotschaft formulieren

Erstel­len Sie im nächs­ten Schritt eine Kern­bot­schaft und for­mu­lie­ren Sie die­se expli­zit. Bei­spiels­wei­se: „Mit mei­nem Vor­schlag kön­nen wir im kom­men­den Geschäfts­jahr den Umsatz um cir­ca zehn Pro­zent stei­gern.“ Die Kern­bot­schaft ist das Zen­trum Ihrer Prä­sen­ta­ti­on. Alle Daten, Fak­ten und Argu­men­te die­nen aus­schließ­lich dazu, die­se Bot­schaft zu unterstreichen.

Präsentations-Tipp #3: Üben, üben, üben

Einer der wich­tigs­ten Tipps über­haupt: Pro­ben, pro­ben, pro­ben. Über­las­sen Sie nichts dem Zufall, spre­chen Sie sich Ihren Vor­trag immer wie­der selbst vor. Üben Sie vor dem Spie­gel, und tra­gen Sie Ihre Prä­sen­ta­ti­on Ihrer Fami­lie oder Freun­den vor. Bit­ten Sie die­se um ehr­li­ches Feed­back. Pla­nen Sie in der Übungs­pha­se mög­li­che Hava­rien mit ein und haben Sie Lösun­gen für die­se parat, zum Bei­spiel einen zwei­ten Lap­top oder einen Ausdruck.

Soll­ten Sie sich beim Spre­chen nicht sicher füh­len, gibt es unzäh­li­ge Bücher, Rat­ge­ber­sei­ten, Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Rhe­to­rik­trai­ner sowie Semi­nar­an­ge­bo­te, mit denen Sie Ihre Kom­mu­ni­ka­ti­on ver­bes­sern kön­nen. Es gibt aller­dings auch Stim­men, die den Nut­zen von Rhe­to­rik­se­mi­na­ren grund­sätz­lich bestrei­ten. Nichts­des­to­we­ni­ger kann es nicht scha­den, sich über Tech­ni­ken und Tricks der Prä­sen­tier­pro­fis zu informieren.

Ein her­vor­ra­gen­des Trai­ning stellt auch die Pecha-Kucha-Tech­nik dar. Dabei sind Sie gezwun­gen, inner­halb von 20 Sekun­den etwas zu einem von Ihnen aus­ge­wähl­ten Bild zu erzäh­len. Ins­ge­samt müs­sen Sie 20 ver­schie­de­ne Bil­der beschrei­ben, deren Rei­hen­fol­ge Sie selbst fest­le­gen. So ler­nen Sie, inner­halb von nur sechs Minu­ten und 40 Sekun­den eine Geschich­te zu erzäh­len und nicht nur stumpf von Foli­en abzulesen.

Präsentations-Tipp #4: Angemessene Kleidung

An Ihrem gro­ßen Tag soll­ten Sie Klei­dung tra­gen, in der Sie sich wohl­füh­len und die gut sitzt. Ver­mei­den Sie, dass Sie sich ver­klei­det vor­kom­men. Sie müs­sen natür­lich trotz­dem dem Anlass ent­spre­chend geklei­det sein – weder over- noch under­dres­sed. Bei exter­nen Prä­sen­ta­tio­nen gilt: Gesetz­te und klas­si­sche Far­ben bevor­zu­gen, bun­te Out­fits ver­mei­den. Letz­te­re len­ken nur vom The­ma ab.

Präsentations-Tipp #5: Positive Körpersprache

Ges­tik und Kör­per­hal­tung kön­nen den Erfolg Ihrer Prä­sen­ta­ti­on maß­geb­lich beein­flus­sen. Eine selbst­si­che­re und posi­ti­ve Aus­strah­lung wird in der Regel mit der Auf­merk­sam­keit des Publi­kums belohnt. Ach­ten Sie dar­auf, gera­de und auf­recht zu ste­hen. Unse­ri­ös wirkt es, zu breit­bei­nig zu ste­hen. Unter­stüt­zen Sie Ihre Prä­sen­ta­ti­on mit Ges­ten, anstatt die Arme zu ver­schrän­ken oder die Hän­de in die Hosen­ta­schen zu stecken.

Präsentations-Tipp #6: Freundliche Mimik

Über­aus wich­tig sind ein freund­li­cher Gesichts­aus­druck und der Blick­kon­takt mit dem Publi­kum. Das signa­li­siert Auf­ge­schlos­sen­heit und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­reit­schaft. Ach­ten Sie dar­auf, pro Augen­blick immer nur eine Per­son anzu­se­hen. Das fällt den meis­ten Men­schen leich­ter und stei­gert die Selbst­si­cher­heit. Eine Win-win-Situation.

Präsentations-Tipp #7: Teilnehmer mit einbeziehen

Prä­sen­tie­ren­de soll­ten immer mit den Teil­neh­mern inter­agie­ren. „Touch, turn, talk“ – spre­chen Sie zu den Teil­neh­mern, nicht zur Wand. Sam­meln Sie Mei­nun­gen ein. Reden Sie frei. Fol­gen Sie nicht Foli­en, son­dern nut­zen Sie die­se zur Ver­an­schau­li­chung des von Ihnen Gesag­ten. Und machen Sie sich mit Ihrer Ziel­grup­pe ver­traut: Der Wurm muss dem Fisch schme­cken, nicht dem Angler.

Präsentations-Tipp #8: Stimme als Instrument nutzen

Nicht jeder ist mit einer wohl­klin­gen­den Sprech­stim­me geseg­net. Trotz­dem gibt es Metho­den und Tricks, die Zuhö­rer mit der eige­nen Stim­me in Bann zu zie­hen: Ver­mei­den Sie mono­to­nes Spre­chen. Soll die Span­nung erhöht wer­den, kön­nen Sie etwas lei­ser spre­chen. Wol­len Sie etwas beson­ders Wich­ti­ges sagen, spre­chen Sie lang­sa­mer und beto­nen Sie ein­zel­ne Sil­ben und Wör­ter. Gene­rell soll­ten Sie lang­sam, laut und deut­lich sprechen.

Präsentations-Tipp #9: Verständliche Sprache

Ihr Publi­kum muss Sie nicht nur akus­tisch ver­ste­hen kön­nen. Ver­wen­den Sie des­halb nur Fach­be­grif­fe oder Fremd­wör­ter, die Ihren Zuhö­rern geläu­fig sind. Erklä­ren Sie gege­be­nen­falls frag­li­che Begrif­fe. Außer­dem soll­te Ihre Rede klar struk­tu­riert sein und aus kur­zen Sät­zen bestehen. Ver­su­chen Sie, bild­haft zu spre­chen, mit leicht ver­ständ­li­chen Metha­pern oder Ver­glei­chen wie „Eine Rede ohne Ziel ist wie ein Zug ohne Schie­nen“. Durch ver­schie­de­ne sprach­li­che Stil­mit­tel kön­nen Sie eine Geschich­te erzäh­len, die Ihre Zuhö­rer fes­selt und in die von Ihnen gewoll­te Rich­tung lenkt. Gute Red­ner sind immer auch Geschich­ten­er­zäh­ler, sagt der Prä­sen­ta­ti­ons-Guru Garr Rey­nolds.

Präsentations-Tipp #10: Struktur durch sprachliche Stilmittel

Ein sehr wirk­sa­mes (von Ste­ve Jobs per­fek­tio­nier­tes) Stil­mit­tel stellt zum Bei­spiel auch die 3er-Regel dar. Hier wird die Prä­sen­ta­ti­on in drei Blö­cke geteilt: Vor­tei­le, Nach­tei­le, Resul­ta­te. Genannt wer­den immer nur drei Bei­spie­le, drei Pro- und drei Contra-Argumente.

Las­sen Sie sich einen krea­ti­ven Schluss ein­fal­len. Fas­sen Sie die Haupt­aus­sa­gen kurz zusam­men oder appel­lie­ren Sie an die Zuhö­rer. Ver­mei­den Sie belang­lo­se Abschieds­flos­keln wie „Vie­len Dank für Ihr Erschei­nen“. Blei­ben Sie nach dem Vor­trag im Raum und ste­hen Sie Ihren Zuhö­rern noch für Fra­gen zur Verfügung.

Präsentations-Tipp #11: Humor gezielt einsetzen

Auch der Humor soll­te nicht zu kurz kom­men. Das fan­den schon 1977 die bei­den Psy­cho­lo­gen Robert M. Kaplan und Gre­go­ry C. Pas­coe her­aus. Aller­dings soll­ten Sie es nicht über­trei­ben, denn schnell geht es auf Kos­ten Ihrer Serio­si­tät. Mit dem rich­ti­gen Maß an Humor und Schlag­fer­tig­keit soll­ten Sie aber jedes Publi­kum begeis­tern können.

Präsentations-Tipp #12: PowerPoint-Alternativen

In der Regel wird heu­te die Unter­stüt­zung durch Prä­sen­ta­ti­ons­soft­ware erwar­tet. Es muss aller­dings nicht immer Power­Point sein. Eine Alter­na­ti­ve wäre die Soft­ware Pre­zi, mit der Sie auf eine gro­ße Daten­bank mit Vor­la­gen zurück­grei­fen, Ihre Vor­trä­ge indi­vi­dua­li­sie­ren und anschlie­ßend ana­ly­sie­ren las­sen kön­nen. Es gibt noch wei­te­re (kos­ten­lo­se) Prä­sen­ta­ti­on­pro­gram­me.

Präsentations-Tipp #13: Templates benutzen

Anspre­chen­de Vor­la­gen zu nut­zen, kann viel Zeit spa­ren und optisch etwas her machen. Im Netz fin­det sich eine Viel­zahl an kos­ten­pflich­ti­gen und kos­ten­lo­sen Tem­pla­tes für Power­Point und Co. Die­se Mög­lich­keit soll­ten Sie nut­zen, sofern ggf. Ihre Cor­po­ra­te Iden­ti­ty gewahrt bleibt. Aber über­trei­ben Sie es nicht.

Präsentations-Tipp #14: Kurze, klare Texte

Ver­wen­den Sie kur­ze Sät­ze mit weni­gen, aber gut les­ba­ren Wör­tern. Als Faust­re­gel gilt: nicht mehr als vier Wör­ter pro Zei­le, nicht mehr als sechs Zei­len pro Chart. Beschrän­ken Sie sich auf das Wesent­li­che und wäh­len Sie kna­cki­ge Über­schrif­ten, denn Ihre Zuhö­rer wol­len beein­druckt, unter­hal­ten, ange­regt und infor­miert wer­den. Über die­se Rei­hen­fol­ge lässt sich zwar strei­ten. Im Netz ist man sich aber weit­ge­hend einig: Gelun­ge­ne Prä­sen­ta­tio­nen ori­en­tie­ren sich an Ste­ve Jobs, weni­ger gelun­ge­ne an Bill Gates.

Ver­wen­den Sie anstatt zu vie­ler Wör­ter lie­ber kla­re Bil­der und über­sicht­li­che Dia­gram­me und Gra­fi­ken. So kön­nen Sie die Auf­merk­sam­keit der Zuhö­rer hoch­hal­ten. Ver­wen­den Sie nicht vier Bal­ken­dia­gram­me auf einer Sei­te, son­dern ver­an­schau­li­chen Sie mit ein bis zwei (beweg­ten) Bal­ken, was Sie ver­mit­teln möch­ten. Auch hier gilt: Weni­ger ist mehr. Sind die Foli­en mit Bil­dern über­la­den, len­ken sie nur vom Inhalt des Vor­trags ab.

Eine Regel für die Gestal­tung von Foli­en hat sich beson­ders bewährt: KISS – Keep It Simp­le and Stupid/Straightforward.

Präsentations-Tipp #15: Copyrights beachten

Bei öffent­li­chen Prä­sen­ta­tio­nen und Vor­trä­gen müs­sen Sie immer die Per­sön­lich­keits- und Urhe­ber­rech­te bzw. Copy­rights beach­ten. Bil­der, Vide­os und Film­aus­schnit­te, Zita­te und Musik­stü­cke etc. bedür­fen einer Quel­len­an­ga­be, und ihre Nut­zung muss auto­ri­siert sein. Wenn Sie ein Zuschau­er wegen eines Ver­sto­ßes bei der GEMA mel­det oder sogar anzeigt, kann es schnell teu­er wer­den. Nut­zungs­li­zen­zen müs­sen erwor­ben wer­den, etwa in Foto­stocks wie Foto­lia. Eini­ge Bil­der las­sen sich aber auch kos­ten­los nut­zen, etwa die der Wiki­me­dia Com­mons, sofern eine Quel­len­an­ga­be erfolgt und die Bilder/Fotos vom jewei­li­gen Autor frei­ge­ge­ben sind (hier gilt es, genau zu recher­chie­ren). Platt­for­men wie Pix­a­bay for­dern für ihre lizenz­frei­en Fotos zwar kei­ne Quel­len­an­ga­ben. Es kann aller­dings nicht scha­den, auch hier auf Num­mer sicher zu gehen.

Präsentations-Tipp #16: Geeignete Präsentationstechnik

Meist wird noch mit­hil­fe von Pro­jek­to­ren prä­sen­tiert. Prü­fen Sie, wenn mög­lich, ob nicht noch eine geeig­ne­te­re Tech­nik ver­füg­bar ist. Soge­nann­te Lar­ge-For­mat-Dis­plays kön­nen eine ech­te Alter­na­ti­ve sein. Oder digi­ta­le White­boards, wenn Inter­ak­ti­on beson­ders gefor­dert ist. Oder Sie nut­zen eine App wie InFo­cus Light­Cast, mit der Sie jeden belie­bi­gen Bild­schirm­in­halt Ihres Hand­helds kabel­los auf einen Pro­jek­tor oder ein Dis­play über­tra­gen können.

Präsentations-Tipp #17: Whiteboards und Flipcharts nutzen

Es muss nicht immer Power­Point auf dem Lap­top oder eine App auf Ihrem Hand­held sein. Es gibt vie­le Sze­na­ri­en, in denen zur Ideen­fin­dung und Vor­stel­lung neu­er Impul­se sehr gut White­boards, Flip­charts und Stif­te benutzt wer­den kön­nen. Wenn Sie bei­spiels­wei­se ein neu­es Kon­zept anschau­lich prä­sen­tie­ren und mög­li­che Ideen Ihrer Zuhö­rer direkt auf­neh­men wol­len, eig­nen die­se sich beson­ders gut. Eine Aus­wahl von über­zeu­gen­den Lösun­gen fin­den Sie auf unse­rem Blog.

Präsentations-Tipp #18: Präsentation digital zur Verfügung stellen

Damit die Inhal­te Ihres Vor­trags den Teil­neh­mern auch spä­ter noch zur Ver­fü­gung ste­hen, kön­nen Sie Ihre Prä­sen­ta­ti­on unge­kürzt oder in Aus­zü­gen digi­tal anbie­ten. Ob zum Down­load auf Ihrer Web­site, auf dem fir­men­in­ter­nen Ser­ver oder in Ihren Blog inte­griert, bleibt dabei Ihnen über­las­sen. Als Medi­um bie­tet sich ein spei­cher­re­du­zier­tes Web-PDF an. So las­sen sich Zugriffs- und Lade­zei­ten optimieren.