Kurz­fris­tig eine Prä­sen­ta­ti­on pla­nen und hal­ten – vor die­ser Her­aus­for­de­rung ste­hen Berufs­tä­ti­ge immer wie­der. Meist unver­hofft. Sechs Tipps, wie Sie im Hand­um­dre­hen eine über­zeu­gen­de Prä­sen­ta­ti­on kon­zi­pie­ren, gibt Dr. Gud­run Fey.

Schritt für Schritt vor­be­rei­tet, ver­lie­ren Prä­sen­ta­tio­nen ihren Schre­cken. Foto: Pixabay

1. Das Ziel definieren

Ange­nom­men Ihr Chef bit­tet Sie mor­gens früh um 8 Uhr, der Geschäfts­lei­tung zwei Stun­den spä­ter, also um 10 Uhr, einen 10-minü­ti­gen Bericht über den Stand Ihres Pro­jekts zu geben. Dann soll­ten Sie sich zunächst fra­gen: Was ist mein Anlie­gen bzw. Ziel bei der Prä­sen­ta­ti­on? Zum Bei­spiel mehr Res­sour­cen bekom­men? Oder der Geschäfts­lei­tung ver­mit­teln „Alles läuft wie geschmiert“?

2. Einen Zwecksatz formulieren

Wenn Sie das Ziel ken­nen, soll­ten Sie die­ses in einem Zweck­satz for­mu­lie­ren – zum Bei­spiel: „Ich möch­te errei­chen, dass …“  Die­ser Satz hilft Ihnen, das für die Prä­sen­ta­ti­on Wich­ti­ge zu erken­nen. Das redu­ziert die Gefahr, dass Sie sich beim Prä­sen­tie­ren ver­zet­teln und vom Hun­derts­tel ins Tau­sends­tel kom­men. Und weil Sie wis­sen, was Sie wol­len, kön­nen Sie Ihre Prä­sen­ta­ti­on auch so auf­bau­en und gestal­ten, dass sie über­zeu­gend ist. Das erhöht die Wahr­schein­lich­keit, dass Sie Ihr Ziel errei­chen.

Ange­nom­men Ihr Pro­jekt läuft wie geschmiert. Dann kann es Ihr Anlie­gen sein, genau dar­auf hin­zu­wei­sen – mit dem Ziel, dass Ihr Anse­hen bei der Geschäfts­lei­tung steigt. Oder dass die­se die Zügel locke­rer lässt und Sie sel­te­ner zum Rap­port bit­tet. Dann könn­te Ihr Zweck­satz lau­ten: „Ich möch­te der Geschäfts­lei­tung ver­mit­teln, dass das Pro­jekt ter­min­ge­recht fer­tig wird und wir den Kos­ten­rah­men vor­aus­sicht­lich um zehn Pro­zent unter­schrei­ten, wes­halb sie …“

Doch Pro­jek­te ver­lau­fen sel­ten wie geplant. Also kann Ihr Zweck­satz auch lau­ten: „Ich möch­te der Geschäfts­lei­tung ver­mit­teln, dass wir aus den Grün­den a, b und c, um den geplan­ten Ter­min zu hal­ten, noch eine Hilfs­kraft benö­ti­gen, und errei­chen, dass die­se bewil­ligt wird.“

3. Daten, Fakten und Argumente sammeln

Wenn der Zweck­satz for­mu­liert ist, beginnt die Stoff­samm­lung. Nun tra­gen Sie alle für Ihr Anlie­gen rele­van­ten Daten, Fak­ten und Argu­men­te zusam­men und schrei­ben die­se jeweils auf ein DIN-A7-Kärt­chen – noch unsor­tiert. Das dürf­te cir­ca 15 Minu­ten dau­ern.

4. Die Präsentation zielführend aufbauen

Nach der Stoff­samm­lung beginnt das Pla­nen des Auf­baus Ihrer Prä­sen­ta­ti­on. Das ist sehr ein­fach. Sie müs­sen hier­für nur die Kärt­chen in eine Rei­hen­fol­ge brin­gen, die aus Ihrer War­te logisch, psy­cho­lo­gisch geschickt und ziel­füh­rend ist. Und was zum Errei­chen des Ziels über­flüs­sig ist? Das las­sen Sie ein­fach weg.

Bewährt hat sich beim Pla­nen des Auf­baus einer Prä­sen­ta­ti­on die „Pro­blem­lö­sungs­for­mel“:

  1. Was ist die aktu­el­le Situa­ti­on?
  2. Wie soll­te die Situa­ti­on sein?
  3. Wie kön­nen wir das errei­chen?
  4. Vor­tei­le und Nut­zen der vor­ge­schla­ge­nen Lösung
  5. Auf­for­dern­der Schluss­satz (zum Bei­spiel: „Wir hal­ten den Ter­min sicher, wenn Sie uns eine Hilfs­kraft gewäh­ren. Des­halb bit­te ich Sie …“)

Für das Ord­nen Ihrer Kärt­chen gemäß die­ser Glie­de­rung benö­ti­gen Sie etwa 10 bis 15 Minu­ten.

5. Die Präsentation laut üben

Danach soll­ten Sie Ihre Prä­sen­ta­ti­on anhand der sor­tier­ten Kärt­chen laut üben. Das ist wich­tig! Denn beim lau­ten Spre­chen mer­ken Sie, wo Ihre Prä­sen­ta­ti­on noch hol­pert und Sie zum Bei­spiel noch ein Argu­ment oder einen Über­gangs­satz brau­chen.

Kal­ku­lie­ren Sie für das Üben und Über­ar­bei­ten ein­zel­ner Pas­sa­gen Ihrer Prä­sen­ta­ti­on cir­ca 20 Minu­ten. Erst danach soll­ten Sie über­le­gen: Brau­che ich zur Visua­li­sie­rung Power­point-Charts, oder wirkt es über­zeu­gen­der, wenn ich mein Anlie­gen mit den Kärt­chen, die ich als Spick­zet­tel nut­ze, frei vor­tra­ge – und den Zuhö­rern dabei in die Augen schaue?

6. Entspannt einen Tee oder Kaffee trinken

Wenn Sie für die Prä­sen­ta­ti­on tat­säch­lich zwei, drei Charts benö­ti­gen, haben Sie für deren Gestal­tung noch aus­rei­chend Zeit. Denn seit Ihnen Ihr Chef den Prä­sen­ta­ti­ons­auf­trag erteil­te, ist maxi­mal eine Stun­de ver­gan­gen. Also kön­nen Sie vor der Prä­sen­ta­ti­on auch noch relaxt eine Tas­se Tee oder Kaf­fee trin­ken.

Dr. Gud­run Fey ist geschäfts­füh­ren­de Gesell­schaf­te­rin des Trai­nings- und Bera­tungs­un­ter­neh­mens stu­dy & train, Stutt­gart.