Konzepte, sein Büro zu ordnen, gibt es viele. Zu den bekanntesten gehört die 5S-Kaizen-Methode. Sie bietet einfach anzuwendende Regeln für eine effiziente Arbeit im Office und hat sich vielfach bewährt.
Nach Kaizen führt ein sauberes und geordnetes Arbeitsumfeld zu qualitativ hochwertiger Arbeit. Foto: Pixabay
Hier sollte dringend die 5S-Methode angewendet werden. Foto: Pixabay
Eine gute Büroorganisation, zu der Aspekte wie die Zeit- und Aufgabenplanung, Teamkoordination und das Management von Dokumenten, E-Mails und Adressen gehören, basiert zuvorderst auf der Selbstverantwortung des einzelnen Beschäftigten. Darüber hinaus stellt sich aber auch für jedes Unternehmen die Frage, wie sich neben den individuell organisierten Schreibtischen ihrer Mitarbeiter eine firmenübergreifende Kultur aus Ordnung und Sauberkeit etablieren lässt – insbesondere dann, wenn Arbeitsutensilien gemeinschaftlich genutzt oder moderne Arbeitskonzepte wie Desk-Sharing praktiziert werden. Die Kaizen-Methode bietet sowohl für die individuelle Organisation als auch für einen firmenweiten Ansatz praktische Regeln.
Schrittweise Verbesserung
Ihren Ursprung hat Kaizen in Japan: Taiichi Ōno entwickelte das Prinzip für das Produktionssystem des Automobilherstellers Toyota. In der japanischen Praxis steht Kaizen vor allem für eine kontinuierliche Veränderung zum Besseren. Diese Verbesserung erfolgt in einer schrittweisen Optimierung eines Produktes oder Prozesses. Unter der Bezeichnung Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) wurde Kaizen in den 1950er Jahren auch in Europa übernommen, allerdings in abgewandelter Form: Während Kaizen in Japan eine umfassende Lebens- und Arbeitsphilosophie darstellt, entwickelte es die westliche Wirtschaft zu einem Managementsystem, bei dem die Qualitätssteigerung und Kostensenkung im Vordergrund steht. Unabhängig von der Ausrichtung lassen sich aber gerade im Büro die grundlegenden Gedanken von Kaizen sehr gut anwenden. Dort hat sich oft die Bezeichnung „Büro-Kaizen“ eingebürgert.
Sauber und sicher
Der ebenfalls aus Japan stammende 5S-Ansatz ist eine spezielle Variante von Kaizen und eine Vorgehensweise in fünf Stufen hin zu sauberen, sicheren und standardisierten Arbeitsplätzen. Dadurch soll das Büro so gestaltet werden, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann. Also: kein unnötiges Suchen, keine langen Transportwege und Wartezeiten. Grundlage ist die Überzeugung, dass ein sauberes und geordnetes Arbeitsumfeld zu qualitativ hochwertiger Arbeit führt.
Die 5S-Elemente der Kaizen-Methode
Sortieren: Am Anfang steht das Entrümpeln. Alles für den Arbeitsplatz Unnötige wird aussortiert und eine grundlegende Arbeitsplatzinventur durchgeführt. Nicht mehr benötigte Gegenstände werden in einer Quarantänezone gelagert, bis ihr endgültiger Verbleib geklärt ist.
Systematisieren: Im zweiten Schritt wird für alle verbliebenen Utensilien eine Ablage bestimmt. Ständig Benötigtes gehört auf den Schreibtisch, täglich Benötigtes in gut erreichbare Schubladen. Alles andere wird beschriftet und in zentralen Schranksystemen abgelegt.
Säubern: Zuerst werden Reinigungsstandards definiert, dann alle Arbeitsmittel und Stauflächen gründlich gereinigt und eine Check- und Mängelliste angelegt.
Standardisieren: Um die Sauberkeit und Ordnung zu bewahren, werden Standards für den Arbeitsbereich definiert, etwa Reinigungspläne, Stellplätze und Kennzeichnungen.
Ständig verbessern: Hierzu sind Selbstdisziplin bei der Einhaltung und ständige Verbesserung der Standards nötig. 5S-Audits und Maßnahmenpläne können dabei helfen. Oder wie wäre es mit einem monatlich stattfindenden Aufräum-Wettbewerb?
