Büros wer­den auch 2020 nicht ohne Papier aus­kom­men. Aber die Ver­zah­nung von digi­ta­len und ana­lo­gen Infor­ma­tio­nen wird inten­si­ver. In die­sem Span­nungs­feld hat der Her­stel­ler von Büro­tech­nik Koni­ca Minol­ta fünf Trends iden­ti­fi­ziert, die den Office-Bereich neben der Coro­na-Kri­se prä­gen könn­ten.

Digitaler und flexibler arbeiten: ohne die richtige Ausstattung nicht möglich. Abbildung: Konica Minolta

Digi­ta­ler und fle­xi­bler arbei­ten: ohne die rich­ti­ge Aus­stat­tung nicht mög­lich. Abbil­dung: Koni­ca Minol­ta

#1: Lösungen für New Work

Bis 2025 wer­den laut einer Stu­die von Quo­cir­ca zwei Drit­tel der Arbeit mobil durch­ge­führt. Das bedeu­tet, dass smar­tes und siche­res digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment zwin­gend erfor­der­lich sein wird. Unter­neh­men soll­ten bereits jetzt in der­ar­ti­ge Lösun­gen inves­tie­ren, denn das kön­ne sich aus­zah­len: Die Soci­al-Col­la­bo­ra­ti­on-Stu­die der TU Darm­stadt hat gezeigt, dass Unter­neh­men, die häu­fig Col­la­bo­ra­ti­on-Tools ein­set­zen, 50 Pro­zent effi­zi­en­ter arbei­ten. Den Mit­ar­bei­tern sind die Vor­zü­ge dabei bewuss­ter als den IT-Ent­schei­dern. Wäh­rend für 62 Pro­zent der Ent­schei­der Papier wich­tig bleibt, sehen das nur 36 Pro­zent der Beleg­schaft so.

#2: Bewusstsein für Sicherheit

Fle­xi­bles Arbei­ten führt dazu, dass mehr Infor­ma­tio­nen stand­ortu­n­ab­hän­gig digi­tal bear­bei­tet wer­den. Unter­neh­men ste­hen des­halb vor der Her­aus­for­de­rung, die Infor­ma­ti­ons­in­fra­struk­tur effi­zi­en­ter zu gestal­ten. Dabei müs­sen der Doku­men­ten-Work­flow und die Infor­ma­tio­nen vor Angrif­fen geschützt wer­den. Wenn Unter­neh­men ihre Sys­te­me und Infra­struk­tur moder­ni­sie­ren, ist ent­schei­dend, dass sie Doku­men­te zen­tral ver­wal­ten und sicher auf die­se zugrei­fen kön­nen. Außer­dem müs­sen die Mit­ar­bei­ter sen­si­bi­li­siert wer­den. Denn Sicher­heits­be­wusst­sein, im Manage­ment wie bei Mit­ar­bei­tern, bleibt ein Erfolgs­fak­tor.

#3: Künstliche Intelligenz

Die Wei­ter­ent­wick­lun­gen im Bereich der Künst­li­chen Intel­li­genz füh­ren dazu, dass immer mehr Mit­ar­bei­ter künf­tig KI-Unter­stüt­zung erhal­ten – ins­be­son­de­re bei beson­ders feh­ler­an­fäl­li­gen Rou­ti­ne­vor­gän­gen. Von smar­ten, auto­ma­ti­sier­ten Funk­tio­nen pro­fi­tiert unter ande­rem auch das Doku­men­ten­ma­nage­ment. Mit cloud­ba­sier­ten Mana­ged-Print-Ser­vices wird in einem nächs­ten Schritt auch Pre­dic­tive Main­ten­an­ce mög­lich – schon vor ers­ten Ver­schleiß­erschei­nun­gen wird klar, wann ein Wech­sel ansteht.

#4: Ökologischer Megatrend

Das The­ma Nach­hal­tig­keit wird signi­fi­kan­te Aus­wir­kun­gen auf Unter­neh­men, ihre Ent­schei­dun­gen und ihren Erfolg haben. Unter­neh­men erken­nen zuneh­mend ihre öko­lo­gi­sche Ver­ant­wor­tung und reflek­tie­ren ihre Wert­schöp­fungs­ket­ten: Öko­lo­gi­sche und öko­no­mi­sche Nach­hal­tig­keit wer­den zu einem Wett­be­werbs­fak­tor. Koni­ca Minol­ta hat sich das Ziel gesetzt, die eige­nen CO2-Emis­sio­nen bis 2050 um 80 Pro­zent gegen­über 2005 zu sen­ken. 2020 wird auch in Deutsch­land das Clean-Pla­net-Pro­gramm star­ten. Direkt­kun­den erhal­ten dann die Opti­on, ihre Toner­kar­tu­schen unkom­pli­ziert abho­len und wie­der­ver­wer­ten zu las­sen.

#5: Multifunktionssysteme

Der Trend weg von Papier hin zum digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ment ver­stärkt sich 2020. Beson­ders jun­ge Mit­ar­bei­ter for­cie­ren die­se Ent­wick­lung. Eine IDC-Stu­die hat belegt, dass neun von zehn Mit­tel­ständ­lern das Druck- und Doku­men­ten­ma­nage­ment für ele­men­tar bei der Digi­ta­li­sie­rung ihrer Geschäfts­pro­zes­se hal­ten. Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me (MFP) sind dabei der Kata­ly­sa­tor: Daten müs­sen nicht län­ger vom Papier hän­disch über­nom­men wer­den – smar­te MFPs bie­ten Funk­tio­nen wie auto­ma­ti­sche Tex­ter­ken­nung und Über­set­zung von Inhal­ten direkt an.