Drucker oder Multifunktionsgeräte (MFP) sind wie Schiedsrichter: Je weniger man sie wahrnimmt, desto besser erledigen sie ihren Job. Doch wehe, sie funktionieren nicht. Dann wird schnell klar, wie die Geräte den Betrieb am Laufen halten. Das wissen auch die Experten von TA Triumph-Adler.
Oft fehlt der Überblick, wer was wann und wie viel druckt. Abbildung: Michal Jarmoluk, Pixabay
Der Ärger hat meist einen einfachen Grund: Über die Jahre sind Geräte verschiedener Hersteller angeschafft worden. So wächst im Laufe der Zeit ein komplexes System heran, an einer Stelle, wo Komplexität nur nervt. Der Ausweg: den eigenen Gerätepark analysieren und im nächsten Schritt eine stimmige „Flotte“ aufbauen.
Überblick verschaffen in drei Schritten
Helfen kann eine Managed-Document-Services (MDS)-Analyse. Dabei untersucht ein spezialisierter Dienstleister den bestehenden Gerätepark. Ziel ist es, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Zur Optimierung der Druckerlandschaft sind drei Schritte nötig.
#1 Analyse: Im ersten Schritt wird die Ist-Situation erfasst und alle Drucker sowie Fax- und ähnliche Geräte werden registriert. Dabei schauen sich die Experten auch die IT-Umgebung an, in der die Geräte betrieben werden und es wird beispielsweise erörtert, ob und wie Mobile Printing möglich ist. Zusätzlich werden die Prozesse in Augenschein genommen. Abläufe sollen schlanker, schneller und effizienter werden. Deshalb werden Gespräche mit den Mitarbeitenden geführt, um herauszufinden, wie zufrieden sie mit den Geräten sind. So lässt sich feststellen, wo es derzeit Probleme gibt – und wie sie sinnvoll zu beseitigen sind.
#2 Konzept: Die Ergebnisse der Analyse fügen sich zu einem stimmigen Konzept für Hardware, Services und Software zusammen. Denn die Hardware spielt die Musik. Um die Druckerflotte zu optimieren, gibt es verbindliche Vorgaben, wie viele Geräte gebraucht werden und wo sie stehen sollen. MFPs in Druckerräumen sind sinnvoller und kostensparender als ein Drucker für jedes Büro. Die Aufgaben umfassen, im ersten Schritt einen optimierten Mix aus Druckern und MFPs zu skizzieren sowie die dafür nötigen Geräte auszutauschen oder zu beschaffen.
#3 Umsetzung: Formal umfasst dies vor allem die Installation von Geräten und die Implementierung von Software. Das greift allerdings zu kurz, denn mindestens ebenso wichtig wie die neue Technik und die neuen Workflows sind die Beschäftigten, die tagtäglich damit umgehen. Deshalb ist es wichtig, bereits frühzeitig zu kommunizieren, inwieweit neue Abläufe die Arbeit nicht nur effizienter, sondern vor allem bequemer machen. Darum sollten Mitarbeiterschulungen immer Bestandteil des Lösungspakets sein.
Mit der MDS-Analyse läuft’s besser
Die im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte der Druckerflotte. Sobald bei einem Gerät die Verbrauchsmaterialien zu Ende gehen, wird automatisch Nachschub bestellt. Im Fall eines technischen Problems wird der Partner informiert: Er kennt die Fehlermeldung bereits, wenn er zur Reparatur kommt. Da sich immer mehr Arbeitsabläufe digitalisieren werden, lohnt es sich auch künftig, Prozesse weiter zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann.
