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Per MDS-Analyse zur idealen Druckerlandschaft

Dru­cker oder Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te (MFP) sind wie Schieds­rich­ter: Je weni­ger man sie wahr­nimmt, des­to bes­ser erle­di­gen sie ihren Job. Doch wehe, sie funk­tio­nie­ren nicht. Dann wird schnell klar, wie die Gerä­te den Betrieb am Lau­fen hal­ten. Das wis­sen auch die Exper­ten von TA Triumph-Adler.

Oft fehlt der Überblick, wer was wann und wie viel druckt. Abbildung: Michal Jarmoluk, Pixabay

Oft fehlt der Über­blick, wer was wann und wie viel druckt. Abbil­dung: Michal Jar­mo­luk, Pixabay

Der Ärger hat meist einen ein­fa­chen Grund: Über die Jah­re sind Gerä­te ver­schie­de­ner Her­stel­ler ange­schafft wor­den. So wächst im Lau­fe der Zeit ein kom­ple­xes Sys­tem her­an, an einer Stel­le, wo Kom­ple­xi­tät nur nervt. Der Aus­weg: den eige­nen Gerä­te­park ana­ly­sie­ren und im nächs­ten Schritt eine stim­mi­ge „Flot­te“ aufbauen.

Überblick verschaffen in drei Schritten

Hel­fen kann eine Mana­ged-Docu­ment-Ser­vices (MDS)-Analyse. Dabei unter­sucht ein spe­zia­li­sier­ter Dienst­leis­ter den bestehen­den Gerä­te­park. Ziel ist es, Schwach­stel­len und Ver­bes­se­rungs­po­ten­zia­le zu iden­ti­fi­zie­ren. Zur Opti­mie­rung der Drucker­land­schaft sind drei Schrit­te nötig.

#1 Ana­ly­se: Im ers­ten Schritt wird die Ist-Situa­ti­on erfasst und alle Dru­cker sowie Fax- und ähn­li­che Gerä­te wer­den regis­triert. Dabei schau­en sich die Exper­ten auch die IT-Umge­bung an, in der die Gerä­te betrie­ben wer­den und es wird bei­spiels­wei­se erör­tert, ob und wie Mobi­le Prin­ting mög­lich ist. Zusätz­lich wer­den die Pro­zes­se in Augen­schein genom­men. Abläu­fe sol­len schlan­ker, schnel­ler und effi­zi­en­ter wer­den. Des­halb wer­den Gesprä­che mit den Mit­ar­bei­ten­den geführt, um her­aus­zu­fin­den, wie zufrie­den sie mit den Gerä­ten sind. So lässt sich fest­stel­len, wo es der­zeit Pro­ble­me gibt – und wie sie sinn­voll zu besei­ti­gen sind.

#2 Kon­zept: Die Ergeb­nis­se der Ana­ly­se fügen sich zu einem stim­mi­gen Kon­zept für Hard­ware, Ser­vices und Soft­ware zusam­men. Denn die Hard­ware spielt die Musik. Um die Dru­cker­flot­te zu opti­mie­ren, gibt es ver­bind­li­che Vor­ga­ben, wie vie­le Gerä­te gebraucht wer­den und wo sie ste­hen sol­len. MFPs in Dru­cker­räu­men sind sinn­vol­ler und kos­ten­spa­ren­der als ein Dru­cker für jedes Büro. Die Auf­ga­ben umfas­sen, im ers­ten Schritt einen opti­mier­ten Mix aus Dru­ckern und MFPs zu skiz­zie­ren sowie die dafür nöti­gen Gerä­te aus­zu­tau­schen oder zu beschaffen.

#3 Umset­zung: For­mal umfasst dies vor allem die Instal­la­ti­on von Gerä­ten und die Imple­men­tie­rung von Soft­ware. Das greift aller­dings zu kurz, denn min­des­tens eben­so wich­tig wie die neue Tech­nik und die neu­en Work­flows sind die Beschäf­tig­ten, die tag­täg­lich damit umge­hen. Des­halb ist es wich­tig, bereits früh­zei­tig zu kom­mu­ni­zie­ren, inwie­weit neue Abläu­fe die Arbeit nicht nur effi­zi­en­ter, son­dern vor allem beque­mer machen. Dar­um soll­ten Mit­ar­bei­ter­schu­lun­gen immer Bestand­teil des Lösungs­pa­kets sein.

Mit der MDS-Analyse läuft’s besser

Die im Netz­werk instal­lier­te Soft­ware kennt alle Gerä­te der Dru­cker­flot­te. Sobald bei einem Gerät die Ver­brauchs­ma­te­ria­li­en zu Ende gehen, wird auto­ma­tisch Nach­schub bestellt. Im Fall eines tech­ni­schen Pro­blems wird der Part­ner infor­miert: Er kennt die Feh­ler­mel­dung bereits, wenn er zur Repa­ra­tur kommt. Da sich immer mehr Arbeits­ab­läu­fe digi­ta­li­sie­ren wer­den, lohnt es sich auch künf­tig, Pro­zes­se wei­ter zu opti­mie­ren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grund­la­gen der MDS-Ana­ly­se zurück­ge­grif­fen wer­den kann.

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