Der Euro­päi­sche Gerichts­hof hat ent­schie­den, dass Arbeit­ge­ber schon bald dazu ver­pflich­tet wer­den kön­nen, die Arbeits­zei­ten ihrer Mit­ar­bei­ter voll­stän­dig zu erfas­sen. Apps könn­ten dann eine gro­ße Hil­fe sein.

Mobile Zeiterfassung: „Ein- und Ausstempeln“ auf dem Smartphone. Abbildung: Mobile2b GmbH

Mobi­le Zeit­er­fas­sung: „Ein- und Aus­stem­peln“ auf dem Smart­pho­ne. Abbil­dung: Mobile2b GmbH

Schon jetzt nut­zen die meis­ten Unter­neh­men Sys­te­me zur Erfas­sung von Arbeits­zei­ten. Eine kon­se­quen­te Umset­zung der neu­en Geset­zes­vor­ga­ben wäre aber häu­fig nur mit gro­ßem Auf­wand mög­lich. Bei­spiels­wei­se bei Ver­triebs­mit­ar­bei­tern oder im Field Ser­vice. Die­se Mit­ar­bei­ter erfas­sen ihre Arbeits­zei­ten häu­fig noch auf Papier oder in Excel-Lis­ten und rei­chen die­se dann beim Innen­dienst zur Wei­ter­ver­ar­bei­tung ein. Dort wer­den die Daten in die fir­men­ei­ge­ne Zeit­er­fas­sung ein­ge­pflegt.

Mobile Arbeitszeiterfassung mit dem Smartphone

Mobi­le Arbeits­zeit­er­fas­sung über App auf dem Smart­pho­ne oder dem Tablet kann die­sen Pro­zess enorm ver­ein­fa­chen. Dies gilt nicht nur für Mit­ar­bei­ter im Außen­dienst. Auch in Büros oder Pro­duk­ti­ons­stät­ten kann eine App-basier­te Lösung ein­ge­setzt wer­den. Eben­so ist eine Arbeits­zeit­er­fas­sung über sta­tio­nä­re Tablet-Ter­mi­nals mög­lich. Das ist nicht nur eine kos­ten­güns­ti­ge Vari­an­te der Zeit­er­fas­sung, sie ermög­licht auch umfas­sen­de Aus­wer­tungs­mög­lich­kei­ten. Zudem kann das Tablet auch für ande­re inter­ne Pro­zes­se ver­wen­det wer­den – bei­spiels­wei­se zur Besu­cher­an­mel­dung.

Auch die Mobile2b GmbH aus Köln bie­tet mit ihrer Cloud­lö­sung myBusiness.AI die Mög­lich­keit, Arbeits­zei­ten per App zu erfas­sen und aus­zu­wer­ten. Für die Mit­ar­bei­ter wird ein Kon­to im Backend ange­legt. Dann laden sich die Benut­zer die Zeit­er­fas­sungs-App im jewei­li­gen Store (iOS oder Andro­id) her­un­ter. Über Benut­zer­na­men und Pass­wort mel­den sich die Mit­ar­bei­ter ein­ma­lig an und schon kön­nen sie sich auf dem Smart­pho­ne oder dem Tablet „ein- und aus­stem­peln“. Dabei spielt es kei­ne Rol­le, ob eine Inter­net­ver­bin­dung besteht. Off­line wer­den die Daten in der App lokal gespei­chert. Sobald eine Inter­net­ver­bin­dung zustan­de kommt, wer­den sie über­tra­gen.

Verwaltungsaufwand entfällt bei Zeiterfassung per App

Im Backend wer­den die Arbeits­zei­ten für den Innen­dienst über­sicht­lich dar­ge­stellt. Dort kön­nen die Büro­an­ge­stell­ten auch sehen, wel­che Mit­ar­bei­ter nicht gestem­pelt haben und deren Zei­ten im Not­fall hän­disch nach­tra­gen. Für den Innen­dienst bedeu­tet die Arbeits­zeit­er­fas­sung per App zudem eine deut­li­che Ent­las­tung: Er muss die Arbeits­zei­ten der Außen­dienst­mit­ar­bei­tern nicht mehr selbst ein­pfle­gen. Alle erfass­ten Arbeits­zei­ten lau­fen direkt ins IT-Sys­tem und wer­den dort aus­ge­wer­tet. Auch Pau­sen, Urlaubs- und Krank­heits­ta­ge wer­den auto­ma­tisch berück­sich­tigt und flie­ßen in die Aus­wer­tung mit ein.

USP im Vergleich

Auf myBusiness.AI kön­nen aber nicht nur Arbeits­zei­ten erfasst wer­den. Die App bie­tet dar­über hin­aus noch die Mög­lich­keit, Geschäfts­pro­zes­se schnell und ein­fach zu digi­ta­li­sie­ren. Statt Papier­for­mu­la­ren wer­den digi­ta­le Check­lis­ten auf dem Smart­pho­ne oder dem Tablet abge­ar­bei­tet. Arbeits­zei­ten las­sen sich auch mit Pro­jek­ten, Auf­trä­gen oder Kun­den ver­knüp­fen. Somit kann genau erfasst wer­den, wie viel Zeit ein Mit­ar­bei­ter bei­spiels­wei­se für ein bestimm­tes Pro­jekt auf­ge­bracht hat.