Selbstbewusst einsetzen: Am Einsatz von KI führt im Büro kein Weg vorbei

Die Akzep­tanz von KI in mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men bewegt sich zwi­schen Hype und Skep­sis. Dani­el Kim­mig, Direc­tor AI & Soft­ware Deve­lo­p­ment Engi­nee­ring beim Soft­ware-Unter­neh­men GoTo, erläu­tert die Vor­tei­le von KI für die Büro­ar­beit. Grund­la­ge sind Stu­di­en­ergeb­nis­se sei­nes Arbeitgebers.

In den Anfän­gen von künst­li­cher Intel­li­genz (KI) war ihr Ein­satz auf­grund hoher Kos­ten und begrenz­ter Ver­füg­bar­keit oft auf gro­ße Unter­neh­men und Tech­no­lo­gie-Teams mit hoher Prio­ri­tät beschränkt. Glück­li­cher­wei­se ist dies nicht mehr der Fall. Dank der Viel­zahl an KI-Anwen­dun­gen, die mitt­ler­wei­le auch für klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men (KMU) erschwing­lich sind, nut­zen fast alle Bran­chen KI, um effi­zi­en­ter zu arbei­ten. Den­noch blei­ben eini­ge Her­aus­for­de­run­gen bestehen.

Aufgaben priorisieren

Eine GoTo-Stu­die hat gezeigt, dass 95 Pro­zent der befrag­ten deut­schen Arbeit­neh­mer der Mei­nung sind, mit KI pro­duk­ti­ver zu arbei­ten. KI ist ein zen­tra­les Ele­ment der moder­nen Arbeits­welt gewor­den. 25 Pro­zent der Arbeit­neh­mer in Deutsch­land set­zen sie fünf Tage pro Woche ein. Der Stu­die zufol­ge kön­nen Arbeit­neh­mer mit dem rich­ti­gen Ansatz durch­schnitt­lich bis zu zwei Arbeits­stun­den pro Tag ein­spa­ren. Dadurch kön­nen sie sich auf wich­ti­ge­re Auf­ga­ben kon­zen­trie­ren, die mensch­li­ches Ein­grei­fen erfordern.

KI hält in fast allen Berei­chen der Geschäfts­ab­läu­fe Ein­zug, ins­be­son­de­re bei der Eli­mi­nie­rung ein­fa­cher manu­el­ler oder sich wie­der­ho­len­der Auf­ga­ben. Tat­säch­lich kön­nen KI-Tools laut des Pare­to-Prin­zips bis zu 80 Pro­zent die­ser Tätig­kei­ten zuver­läs­sig über­neh­men. Bei­spiels­wei­se das Zusam­men­fas­sen von Bespre­chungs­no­ti­zen, die Ver­wal­tung von Kalen­dern und die Erstel­lung von Berich­ten. Dies spart nicht nur Zeit und Res­sour­cen, son­dern kann auch weni­ger erfah­re­nen Mit­ar­bei­ten­den dabei hel­fen, kom­ple­xe­re Auf­ga­ben zu über­neh­men. Bei­spiels­wei­se ermög­li­chen KIge­stütz­te Scrip­ting-Tools weni­ger erfah­re­nen IT-Mit­ar­bei­ten­den das Schrei­ben und Aus­füh­ren kom­ple­xer Skrip­te, die sonst sehr wahr­schein­lich Zeit und Res­sour­cen von erfah­re­ne­ren IT-Team­mit­glie­dern bean­spru­chen würden.

Skeptizismus begegnen

Obwohl KI-Tools eini­ge Vor­tei­le bie­ten, zei­gen Daten, dass vie­le Mit­ar­bei­ten­de unsi­cher sind, wie sie den vol­len Wert der Tech­no­lo­gie aus­schöp­fen kön­nen. Sie erken­nen nicht, ob KI die ver­spro­che­nen Ver­än­de­run­gen wirk­lich mit sich bringt. So hält mehr als die Hälf­te der von GoTo befrag­ten Deut­schen KI für überbewertet.

Dies könn­te auf man­geln­des Ver­ständ­nis und feh­len­de Erfah­rung im Hin­blick auf die Nut­zung der Vor­tei­le von KI zurück­zu­füh­ren sein. Nur 52 Pro­zent der Beschäf­tig­ten in Deutsch­land haben ange­ge­ben, dass sie sehr oder eini­ger­ma­ßen mit den prak­ti­schen Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten von KI in ihrer täg­li­chen Arbeit ver­traut sind. Die­ses man­geln­de Ver­ständ­nis beschränkt sich nicht auf die älte­ren Gene­ra­tio­nen – 34 Pro­zent der Mit­ar­bei­ten­den der Gene­ra­ti­on Z haben zuge­ge­ben, dass sie nur wenig oder gar nicht mit dem prak­ti­schen Ein­satz von KI im Beruf ver­traut sind. Die Ver­wir­rung über die tat­säch­li­chen Vor­tei­le von KI unter­streicht die Not­wen­dig­keit von Schu­lun­gen und Weiterbildungen.

KI in Büroräumen

Die Aus­wir­kun­gen der KI auf den Arbeits­platz kön­nen für Remo­te- und Hybrid-Mit­ar­bei­ten­de beson­ders aus­ge­prägt sein. Tat­säch­lich glau­ben 34 Pro­zent der Deut­schen, dass KI tra­di­tio­nel­le Büro­räu­me zukünf­tig irgend­wann über­flüs­sig machen wird. 56 Pro­zent sag­ten sogar, dass sie KI-gestütz­te Remo­te-Arbeit der Arbeit im Büro vor­zie­hen wür­den. Auch wenn es zwei­fel­haft ist, dass alle Büro­räu­me voll­stän­dig ver­schwin­den wer­den, deu­tet die von uns wahr­ge­nom­me­ne Stim­mung auf eine brei­te­re Abkehr von tra­di­tio­nel­len Büro­um­ge­bun­gen hin.

Selbst attrak­ti­ve Büro­vor­tei­le haben nicht mehr den Ein­fluss, den sie frü­her hat­ten. Fast die Hälf­te der von GoTo Befrag­ten hat ange­ge­ben, dass sie es vor­zie­hen wür­de, wenn ihr Arbeit­ge­ber in KI-Tools inves­tie­ren wür­de anstatt in hoch­wer­ti­ge Büro­räu­me oder luxu­riö­se Annehm­lich­kei­ten. Etwa die glei­che Anzahl gab auch an, dass Inves­ti­tio­nen in KI-Tools die Pro­duk­ti­vi­tät, Moti­va­ti­on und das Enga­ge­ment viel mehr ver­bes­sern wür­den als Inves­ti­tio­nen in schö­ne Büros oder Benefits.

KI als Eckpfeiler

Der Ein­fluss von KI ist am Arbeits­platz spür­bar. Sie gestal­tet Arbeits­ab­läu­fe neu, stei­gert die Effi­zi­enz und för­dert Inno­va­tio­nen. Um das vol­le Poten­zi­al der KI aus­zu­schöp­fen, reicht es jedoch nicht aus, ein­fach nur neue Tools ein­zu­füh­ren. Es gilt, Ver­trau­en auf­zu­bau­en, Schu­lun­gen und Anlei­tun­gen anzu­bie­ten sowie eine trans­pa­ren­te Kom­mu­ni­ka­ti­on auf allen Ebe­nen des Unter­neh­mens zu gewähr­leis­ten. Die Schaf­fung eines Umfelds, in dem die Mit­ar­bei­ten­den in die Lage ver­setzt wer­den, KI selbst­be­wusst ein­zu­set­zen, wird für Unter­neh­men von ent­schei­den­der Bedeu­tung sein.

Abbil­dung: GoTo Dani­el Kim­mig, Direc­tor AI & Soft­ware Deve­lo­p­ment Engineering, GoTo. goto.de