OFFICE BRAND if5 anders arbeiten: Frohes Schaffen

Die if5 anders arbeiten GmbH & Co. KG steht für Markenqualität in Büroumgebungen. Das Beratungs- und Planungsunternehmen für reale und virtuelle Arbeits- und Büroumfelder ist eines von 35 Unternehmen, die im kürzlich veröffentlichten Sammelband „OFFICE BRANDS. Top-Marken für die Büroarbeit“ porträtiert werden.

Bernd Fels und Sven Iserloth gründeten if5 im Oktober 2011. Abbildung: if5

Beratungs- und Planungsunternehmen für neue Arbeitswelten – so nennt sich if5 ganz unprätentiös. Wird ihnen das im Kern gerecht? Nicht gänzlich. Arbeitsplatzkonzeption ist nämlich gar nicht so nüchtern und hölzern. Kein Algorithmus. Kein Einheitsbrei. if5 sind vielmehr leidenschaftliche Workplace-Enthusiasten, die ihre Rolle als Moderatoren, Berater und Umsetzer in Transformationsprojekten lieben. Dabei stets fest im Blick: Services, Technik, Raum, Organisation und vor allem – na klar: der Mensch.

Geschichte

Frohes Schaffen seit 2011. Oder in Zahlen ausgedrückt: mehr als zehn Jahre am Markt, plus 200 Jahre Erfahrung an Bord, mehr als 250 Projekte umgesetzt und mindestens 500.000 Arbeitsplätze neukonzipiert. Darauf ist if5 zu Recht stolz. Abzusehen war diese Entwicklung zunächst nicht: Hinter dem „i“ und dem „f“ von if5 verbergen sich mit Sven Iserloth und Bernd Fels die beiden Geschäftsführer und etablierte Szeneköpfe, die sich gemeinsam schon mehr als 50 Jahre in der Branche bewegen. Und die hatten das ambitionierte Ziel, bei der Planung und Beratung rund um das Thema neue Arbeitswelten zwei Dinge grundlegend anders zu machen: Planung und Beratung. Was seinerseits oft fehlte, waren eine konsequente Nutzerzentrierung und co-kreative Formate mit dem Blick über den Tellerrand hinaus. Denn erst eine partizipative Projektausrichtung führt zu Nutzerakzeptanz.

Beraten, planen und umsetzen. if5 hat den Blick für das Morgen. Beispiel Villeroy & Boch, Fabrik No9. Abbildung: if5

Die Nutzer wiederum tragen ein Projekt zum Erfolg. Diese Überzeugung findet sich nicht nur in der Beratungs-DNA, sondern prägt seit jeher auch die Kultur bei if5: Vertrauensarbeitsort und -zeit, Work und Life im Einklang, hierarchiefreie Aufbauorganisation und der Freiraum, seine eigene Persönlichkeit weiterzuentwickeln. Remote als es noch kein remote gab. New Work als nur die wenigsten von New Work sprachen. Pioniergeist par excellence sozusagen. Wie passend, dass mit dem ersten Projekt überhaupt eine „Gründer-Garage“ in Wolfsburg auf dem Volkswagen-Campus realisiert wurde. Der Firmensitz Wolfsburg ist aus dieser Zeit bis heute geblieben.

Gegenwart

Es steht außer Frage, dass die Coronapandemie unsere Welt ganz schön auf den Kopf gestellt hat. In puncto Arbeitswelten oft im positiven Sinne. Schon 2014/15 war if5 mit dem Thema „Third Places“ unterwegs. Also der damals noch steilen These, dass man auch super von zu Hause arbeiten kann, oder im Coworking Space oder im Bahnabteil unterwegs. Hören wollte das damals keiner so richtig. if5 fands gut. Auch wenn sie in kritischer Retrospektive unumwunden anerkennen, dass sie wohl einfach zu früh dran waren. Heute finden sie eine dezentrale Arbeitsorganisation immer noch gut. Sogar ausgezeichnet (wenn sie gut durchdacht ist). Warum? Sie ist sowieso kaum noch wegzuargumentieren. Sie begegnet neuzeitlichen Verkehrs- und Energieproblemen. Zudem triggert ein Perspektivwechsel andere Denkmuster. Diese Neuausrichtung der Unternehmen im sich erweiternden Arbeitsuniversum prägt if5 und ihre Projekte aktuell.

Ein bunter Haufen an unterschiedlichen Akteuren. Die „Spaces“, ein Beispiel für vielfältigste Events. Abbildung: if5

Zukunft

Aus der Neuausrichtung der Flächenstrategie ihrer Kunden ergeben sich zwangsläufig Fragestellungen, die Weitblick erfordern. Wie sieht die Arbeitswelt der Zukunft aus? Wie können wir uns stärker auf eine VUKA-Welt ausrichten? Hier lag if5 in der Vergangenheit nicht immer ganz daneben. Wenn Arbeit eben kein Ort mehr ist, sondern vielmehr ein Weg zum Ergebnis, bietet das unglaubliche Chancen, Flächen weit über Unternehmensgrenzen und monostrukturierte Gebäudekomplexe hinauszudenken. Zum Beispiel die „Stadt als Büro“ – ein Slogan, dem mehr und mehr Wahrheitsgehalt anhaftet. Und diesmal ist if5 mit solchen spinnerten Ideen wohl nicht mehr zu früh dran. Ihr Wissen um diesen Trend und ihre Weitwinkelperspektive fließen in ihre Projekte mit ein. Über die von ihnen gegründete Initiative spaces4future gestalten sie moderne Projekt-, Quartiers- und Stadtentwicklungen aktiv mit und denken beispielsweise Immobilienkonzepte vor, die unter anderem Arbeiten, Lernen, bürgernahe Dienste, Kultur, Events, Mobilität und Logistik vereinen. Die Zukunft der Arbeit und urbane Strukturen Hand in Hand auszurichten, finden sie auch gut. Die New Work SE sieht das genauso und hat ihr Engagement mit dem New Work Award in Silber ausgezeichnet. Fazit: Einen weitsichtigen Sparringspartner für Flächentransformation zu haben, ist wichtiger denn je.

Abbildung: if5 anders arbeiten

New Normal, also eine neue Normalität hat Unternehmen längst eingeholt: Junge Menschen, die in einer digitalisierten Welt und mit anderen Wertvorstellungen aufgewachsen sind, drängen auf den Arbeitsmarkt. Dezentrale Organisationsformen werden zum Standard. Wir erleben steigende Ansprüche an die Anpassungs- und Innovationsfähigkeit von Unternehmen. Hinzu kommen exogene Faktoren wie Corona und Umweltereignisse, die unser Handeln beeinflussen. Mir geht es nicht darum zu verunsichern. Mir geht es darum zu ermuntern. Wandel bedeutet Bewegung. Und das bringt Potenziale mit sich, die wir freilegen sollten. Wer das verinnerlicht, definiert für sich ein ‚Better Normal‘, also ein Zukunftsnarrativ, um zu wachsen: wirtschaftlich, organisatorisch aber vor allem kulturell.“

Bernd Fels,
Mitgründer & Geschäftsführender Gesellschafter.

Lösungen

Wir möchten bewusst und sehr deutlich ein Plädoyer für das Büro halten, das weiterhin klar im Fokus unserer Projekte steht, sagt if5: Auch wenn sich das Arbeitsuniversum erweitert und wir dezentraler arbeiten, das Büro bleibt. Es wird mehr und mehr zum Ausdruck der Unternehmenskultur und sozialem Knotenpunkt der Mitarbeiterschaft. Damit gewinnt es unserer Ansicht nach sogar noch an Bedeutung. Wenn auch in seiner Rolle stark verändert. Somit ist auch klar, dass das Büro an sich ebenfalls weiterhin im Fokus unserer Beratung liegt, jedoch immer eingebettet in einen größeren Gesamtzusammenhang.

Den eigenen Weg auf dem Weg zu New Work finden. Was benötigt eine Organisation „wirklich, wirklich“? Es gibt kein Falsch und kein Richtig. Abbildung: if5

Wenn wir von Beratung sprechen, dann meinen wir die Spezialdisziplin rund um das Thema Arbeitswelten mit dem Ziel der Weiterentwicklung in Richtung „New-Work-Organisation“. Unser Ziel ist es dabei, Organisationen, ihre Flächen und die Mitarbeitenden auf die Zukunft auszurichten. Und das mit der zwingend notwendigen Ernsthaftigkeit: Wir haben Projekte erlebt, in denen versucht wurde, Flächenoptimierung als „neues Arbeiten“ zu verkaufen. So wird New Work zur Farce, zur Floskel und kurzweiligen Modeerscheinung. Es ist logisch, dass die Ergebnisse mit Großraumbüros und Open Space auf Teufel komm raus inklusive wegrationalisierter Erlebnis-, Rückzugs- und Aufenthaltsqualität keinen nachhaltigen Erfolg brachten. „Arbeiten wie die Hähnchen auf der Grillstange“, wie uns jüngst ein Teilnehmender in einem Nutzerworkshop so treffend entgegnete. Doch Rationalisierung und Optimierung lassen das Beraterherz ja eigentlich erst richtig aufblühen. Rechtfertigen sie doch das Mandat und zeigen Erfolge anhand von Zahlen, schmackhaft und häppchenweise in PowerPoint zubereitet. Klingt zu einfach? Finden wir auch. Dennoch sind das zuweilen immer noch Bilder und Vorurteile, die wir vorab entkräften müssen.

Es bedarf einer weitaus differenzierteren Betrachtung jenseits von stereotypischen und trendgetriebenen Flächenkonzepten, in der der Nutzer mit seinen tatsächlichen Anforderungen im Mittelpunkt steht. Am Anfang gilt es dabei, ein gemeinsames Narrativ zu entwickeln, um daraus eine Story mit individuellem Fahrplan abzuleiten. Wo will das Unternehmen eigentlich hin? Welchen Evolutionssprung verkraftet es als sensibler Organismus? Wie binden wir die Mitarbeitenden an welcher Stelle ein? Je nachdem, wie solche Fragen beantwortet werden, hat das einen grundlegenden Einfluss auf die gesamte Projektausrichtung.

if5 anders arbeiten GmbH & Co. KG

Berater und Planer für reale und virtuelle Arbeits- und Büroumfelder
Gegründet: 2011
Standort: Wolfsburg
Mitarbeitende: 16
if5.org

Nicht minder wichtig ist ein Prozessverständnis für die betroffenen Organisationseinheiten mit der übergeordneten Fragestellung: Wie arbeiten sie und welche Tätigkeitsprofile stehen im Detail dahinter? Prozesse zu verstehen, zu hinterfragen und neu geordnet auf eine Fläche zu bringen, das ist ein wesentlicher Teil in unseren Projekten. Die Achillesferse liegt dabei im passenden Flächenmix aus offen und geschlossen, laut und leise sowie Gemeinschaft und Rückzug. Wir sprechen auch von Körnung. Und eben jene Körnung sollte bestmöglich passen. Die vorangegangenen Zeilen implizieren auch: Neue Arbeitswelten sind mehr als „alle Wände raus und krawattenloser Freitag“.

Erst wenn die nötige Vorarbeit sauber erarbeitet ist, können wir uns dem eigentlichen Projektkern, dem Thema Fläche zuwenden. Wir sind dann – nicht bloß aus Nostalgiegründen – in der „Ravensburger-Spielecke“ aufzufinden. In anderen Worten ausgedrückt: Wir puzzlen gemeinschaftlich eine Flächenstruktur mit Nutzvertretergruppen. Wieso? Erstens sind andauernde Frontalvorträge einfach schnöde. Zudem entwickeln sich immer wieder erstaunliche Dynamiken aus der eigenen Mann- oder Frauschaft heraus, ohne dass die Gefahr besteht, die Spielwiese zu weit zu verlassen. Im Endergebnis entsteht dann ein augenscheinlich schon recht rundes Flächenkonzept. Das kann auch so sein, muss es aber nicht. Meist fallen noch einige Späne zugunsten des obligatorischen Feinschliffs, bis eine Entwurfsplanung entsteht. Um auf dieser Teilstrecke die Reibungsverluste zu minimieren, haben wir vor fünf Jahren ein Innenarchitektur-Studio gegründet: if5 design. Hier tummeln sich unsere echten Architekturliebhaber, die den wilden Konzeptideen detailversessen Leben einhauchen.

Die Flipboards von if5 unterstützen bei der Meinungsbildung, denn diese ist so bunt wie die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Abbildung: if5

Was für die Organisation und die Mitarbeitenden gilt, gilt auch für die Räume. Räume sind wirksam, Räume verändern. Abbildung: if5

Was darüber hinaus nicht fehlen sollte, ist ein weiteres Plädoyer. Das Plädoyer auf die Unvollkommenheit. „Beta and better“ nennen wir diesen Ansatz. Das bedeutet, dass wir jedes unserer Projekte in dem Bewusstsein starten, niemals eine 100-Prozent-Lösung zu erreichen (bezogen auf die Nutzerbedarfe). Denn das wäre viel zu aufwendig, am Ende des Tages mehr ein pseudowissenschaftlicher Wert als ein praxisnahes Verständnis unserer Arbeit und steht zudem in keinem Verhältnis zur Halbwertszeit einer Arbeitswelt: Organisationen werden immer mehr zu Organismen. Anpassungsfähigkeit ist damit eine viel ertragreichere Zielkonstante als eine theoretische Vollerfüllung von überwiegend temporären Bedarfen. „Beta and better“ impliziert damit auch, entsprechende Ressourcen vorzuhalten, um Anpassungsbedarfe in iterativen Prozessen freizulegen und umzusetzen. Hierbei geht es mehr darum, ein gemeinsames Verständnis der Flächennutzung aufzubauen, als tatsächlich in die Flächenstruktur einzugreifen.

In einer Sache legen wir uns für jedes unserer Projekte fest: Die Zukunft der Arbeit bleibt spannend, bleibt fesselnd und wird uns auch die kommenden Jahre faszinieren. Mündet unsere Arbeit dabei in einem Zustand, der unseren Namenszusatz „anders arbeiten“ und unser Credo „frohes Schaffen“ verbindet, gilt unser selbst gestecktes Ziel als erreicht.

BUCHTIPP:

OFFICE BRANDS. Top-Marken für die Büroarbeit

Der im Berliner PRIMA VIER Verlag erschienene Sammelband „OFFICE BRANDS. Top-Marken für die Büroarbeit“ stellt mit seinen 176 hochwertig produzierten Seiten ein opulentes Kompendium dar. Die 35 Top-Marken für Office, Homeoffice und dritte Arbeitsorte werden auf jeweils vier DIN-A4-Seiten ausführlich und reich bebildert porträtiert. Es handelt sich um erstklassige Hersteller, Zulieferer, Händler, Planer und Berater. Zusätzlich leiten Beiträge renommierter Markenexperten den Band ein. In diesen geht es um Purpose Brands, ein Leitsystem zur Selbstreflexion, zeitgemäße Markenführung und Brand Driven Transformation.

„OFFICE BRANDS. Top-Marken für die Büroarbeit“, Robert Nehring (Hg.), PRIMA VIER Nehring Verlag, Berlin 2022, 176 Seiten, DIN A4.

Erhältlich unter: my-officebrands.de.