Go digital: IT-Ausstattung beim dezentralen Arbeiten

Im Lau­fe der letz­ten zwei­ein­halb Jah­re hat sich die Büro­ar­beits­welt nach­hal­tig gewan­delt. Dezen­tra­les Arbei­ten ist gekom­men, um zu blei­ben. Andre­as Könin­ger, Digi­ta­li­sie­rungs­exper­te und Vor­stand der Sin­ka­Com AG, weiß, wor­auf es dabei in Sachen Tech­nik ankommt.

Für pro­duk­ti­ves Arbei­ten im Home­of­fice ist mehr nötig als nur ein Zugang zum Fir­men­netz­werk. Abbil­dung: Nord­wood The­mes, Unsplash

Immer noch ist der Glau­be weit ver­brei­tet, dass Büro­jobs ins Home­of­fice zu ver­la­gern tech­nisch nicht mehr bedeu­tet als Beschäf­tig­ten über deren per­sön­li­chen Note­books einen Zugang zum Fir­men­netz­werk zu ermög­li­chen. Ganz so ein­fach gestal­tet sich das Arbei­ten im Home­of­fice aus IT-Sicht jedoch nicht.

Hardware- und Software-Grundlagen

Die wich­tigs­te Vor­aus­set­zung stellt die Hard­ware dar. Im Ide­al­fall han­delt es sich dabei um einen vor­kon­fi­gu­rier­ten Com­pu­ter. Das kön­nen zwar auch die eige­nen Gerä­te der Mit­ar­bei­ten­den sein – sofern es die Unter­neh­mens­richt­li­ni­en zulas­sen –, trotz­dem emp­fiehlt sich eine kla­re Tren­nung von pri­va­ter und beruf­li­cher Nut­zung. Ins­be­son­de­re im Hin­blick auf den Fak­tor Sicher­heit. Dar­über hin­aus muss ein Fern­zu­griff ein­ge­rich­tet wer­den, etwa über eine ver­schlüs­sel­te VPN-Ver­bin­dung mit Zwei-Fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung. Um orts- und gerä­te­un­ab­hän­gig Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le offen zu hal­ten, benö­ti­gen Mit­ar­bei­ten­de Tele­fo­nie- und Kollaborationslösungen.

Am Anfang steht die Analyse

Es hilft wenig, moder­ne Pro­zes­se bis­he­ri­gen und even­tu­ell ver­al­te­ten Struk­tu­ren unter­zu­ord­nen. Daher soll­te beim Umzug ins Home­of­fice eine Ana­ly­se unter­neh­mens­spe­zi­fi­scher Merk­ma­le durch­ge­führt wer­den. Inter­ne Pro­zes­se, bestehen­de Poten­zia­le und die aktu­el­le Infra­struk­tur gilt es dabei eben­so zu berück­sich­ti­gen wie die Fra­ge, wel­che Mit­ar­bei­ten­den betrof­fen sind. Aus den Ana­ly­se­da­ten erge­ben sich Anfor­de­rungs­pro­fi­le, die bei­spiels­wei­se cloud­ba­sier­ten Lösun­gen für Tele­fon­an­la­gen und CRM- oder ERP-Sys­te­men Rech­nung tra­gen. Unter­neh­mens­ei­ge­ne Pro­gram­me kön­nen über pri­va­te Ser­ver Mit­ar­bei­ten­den im Home­of­fice zugäng­lich gemacht wer­den. Qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren (QeS), Doku­men­ten­ma­nage­ment, kom­plett digi­ta­li­sier­te Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­se, soweit die­se nicht durch for­mu­lar­ba­sier­te Sys­te­me abge­löst wer­den kön­nen, schaf­fen das Fun­da­ment. Par­al­lel dazu wird das soge­nann­te Edge-Com­pu­ting einen grö­ße­ren Raum ein­neh­men und Unter­neh­men bei Rechen­auf­ga­ben unter­stüt­zen, die nicht in der Cloud erle­digt wer­den kön­nen. So ist Daten­ver­ar­bei­tung mit ver­rin­ger­tem Netz­werk­ver­kehr in Echt­zeit mög­lich, was beson­ders Fir­men im länd­li­chen Raum ohne ent­spre­chen­de Breit­band­an­bin­dung zugutekommt.

Kosten der digitalen Transformation

Ins­be­son­de­re für KMUs mit weni­ger als 100 Mit­ar­bei­ten­den gehö­ren Digi­ta­li­sie­rung, Home­of­fice usw. zu den größ­ten Her­aus­for­de­run­gen. Um sie zu ent­las­ten, hat der Bund För­der­richt­li­ni­en bis 2024 ver­län­gert. Unter­neh­men, denen die finan­zi­el­len Mit­tel für ein tech­ni­sches Upgrade feh­len, greift „go-digi­tal“ unter die Arme. Im Rah­men die­ses Pro­gramms über­nimmt der Bund für die Ent­wick­lung einer indi­vi­du­el­len Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie bis zu 50 Pro­zent der Kos­ten. Zudem beglei­ten Bera­tungs­un­ter­neh­men wie die Sin­ka­Com AG den Pro­zess von Antrags­stel­lung bis Projektabschluss.

Abbil­dung: Sin­ka­Com AG Andre­as Könin­ger, Vor­stand, Sin­ka­Com AG. sinkacom.de